[Fakturownia - Baza wiedzy](https://pomoc.fakturownia.pl/index.md) / [Pytania i odpowiedzi](https://pomoc.fakturownia.pl/pytania-i-odpowiedzi.md)

# [Faktura końcowa w Fakturowni, gdy faktura zaliczkowa była wystawiona w innym programie - co należy zrobić?](https://pomoc.fakturownia.pl/faktura-koncowa-w-fakturowni-gdy-faktura-zaliczkowa-byla-wystawiona-w-innym-programie-co-nalezy-zrobic.md)

## FAQ: Faktura końcowa w Fakturowni, gdy faktura zaliczkowa była wystawiona w innym programie

### Problem
Klient wystawił fakturę zaliczkową poza systemem Fakturownia (w innym programie księgowym). Teraz chce wystawić fakturę końcową w Fakturowni, pomniejszoną o wcześniej zapłaconą zaliczkę — jednak faktura zaliczkowa nie istnieje w systemie.

---

### Rozwiązanie
System Fakturownia może uwzględnić na fakturze końcowej **tylko te faktury zaliczkowe, które istnieją w systemie**. Zaliczki wystawione w innym programie muszą zostać najpierw odwzorowane w Fakturowni.

> **Ważne:** Przed wdrożeniem poniższego schematu warto skonsultować się z księgowością, aby upewnić się, że przyjęty sposób postępowania jest zgodny z przyjętą polityką rachunkową firmy.

---

### Schemat postępowania

#### Wariant 1 – Pełny schemat (zalecany)

1. **Utwórz Zamówienie** w Fakturowni:
   - Zamówienie to dokument nieksięgowy — nie trzeba go przekazywać wysyłać do KSeF.
   - Wypełnij je jak fakturę, podając całkowite wartości towarów/usług.
   - **Uwaga:** Zwróć uwagę, aby data wystawienia zamówienia była taka sama jak data oryginalnej faktury zaliczkowej (a nie data bieżąca) — zapewni to zachowanie poprawnej chronologii dokumentów.
2. **Odwzoruj fakturę zaliczkową** z innego programu:
   - Z poziomu podglądu zamówienia kliknij **„Więcej opcji"** > **„Wystaw zaliczkową"**.
   - Wprowadź tę samą datę i kwoty, które widnieją na oryginalnej fakturze zaliczkowej.
   - **Nie wysyłaj tej faktury zaliczkowej do KSeF** (zaliczka była już wystawiona wcześniej w innym systemie).
   - Aby uniknąć zdublowania zaliczki w ewidencji VAT i JPK, w opcjach dodatkowych faktury zaliczkowej zaznacz checkboxy **„nie księguj"** przy polach „Data księgowania podatku VAT" i „Data księgowania podatku dochodowego".
3. **Wystaw fakturę końcową**:
   - Z poziomu podglądu faktury zaliczkowej kliknij **„Więcej opcji"** > **„Wystaw końcową"**.
   - Fakturę końcową **wyślij do KSeF** — zawiera ona wszystkie informacje o zaliczce i zamówieniu.

---

#### Wariant 2 – Skrócony schemat (nowsza opcja)

1. **Utwórz dokument Faktura zaliczkowa** (bez wcześniejszego tworzenia zamówienia).
   - Aby uniknąć zdublowania zaliczki w ewidencji VAT i JPK, w opcjach dodatkowych faktury zaliczkowej zaznacz checkboxy **„nie księguj"** przy polach „Data księgowania podatku VAT" i „Data księgowania podatku dochodowego".
2. Pod pozycjami na fakturze zaliczkowej **dodaj Zamówienie**.
   - Faktury zaliczkowej ani zamówienia **nie wysyłaj do KSeF**.
   - **Uwaga:** Zwróć uwagę, aby data wystawienia zamówienia była taka sama jak data oryginalnej faktury zaliczkowej (a nie data bieżąca) — zapewni to zachowanie poprawnej chronologii dokumentów.
3. Do faktury zaliczkowej **wystaw fakturę końcową** i **wyślij ją do KSeF**.

---

### Ważne informacje dotyczące KSeF
- **Faktura zaliczkowa odwzorowana z innego programu** → ❌ nie wysyłamy do KSeF
- **Zamówienie** → ❌ nie wysyłamy do KSeF
- **Faktura końcowa** → ✅ wysyłamy do KSeF

> Aby uniknąć przypadkowego wysłania dokumentów do KSeF, warto tymczasowo wyłączyć automatyczną wysyłkę:
> **Ustawienia → Ustawienia KSeF → Ustawienia**

---

### Sytuacja standardowa (zaliczka i końcowa wystawiane na bieżąco w Fakturowni)
Jeśli zarówno zamówienie, faktury zaliczkowe, jak i faktura końcowa są wystawiane bezpośrednio w Fakturowni, wszystkie faktury (zaliczkowe i końcowa) mogą być wysyłane do KSeF w normalnym trybie.

---

### Przydatne linki
- [Tworzenie faktury zaliczkowej do zamówienia](https://pomoc.fakturownia.pl/431820-Tworzenie-faktury-zaliczkowej-do-zamowienia)
- [Wystawienie faktury końcowej z faktury zaliczkowej powiązanej z zamówieniem](https://pomoc.fakturownia.pl/3682977-wystawienie-faktury-koncowej-z-faktury-zaliczkowej-powiazanej-z-zamowieniem)
- [Automatyczne wysyłanie faktur do KSeF](https://pomoc.fakturownia.pl/199488736-jak-wysylac-faktury-z-fakturowni-do-ksef#automatyczne)