[Fakturownia - Baza wiedzy](https://pomoc.fakturownia.pl.md) / [KSeF](https://pomoc.fakturownia.pl/integracja-z-ksef.md)

# [Najczęstsze błędy przy wysyłce faktur do KSeF i sposoby ich rozwiązania](https://pomoc.fakturownia.pl/najczestsze-bledy-przy-wysylce-faktur-do-ksef-i-sposoby-ich-rozwiazania.md)

Jeżeli wysyłka dokumentu do KSeF zakończy się błędem, na liście faktur w kolumnie **KSeF** pojawi się symbol **❗**. Aby sprawdzić przyczynę problemu, kliknij tę ikonę przy wybranej fakturze. W wyświetlonym oknie znajdziesz szczegółowy komunikat zwrócony przez system. Wskaże on jaki element faktury wymaga poprawienia, by wysyłka mogła zakończyć się powodzeniem.

Poniżej opisaliśmy najczęściej występujące błędy podczas wysyłki do KSeF oraz sposoby ich rozwiązania.
## AUTORYZACJA I UPRAWNIENIA
### Najpierw zautoryzuj się w KSeF
Błąd oznacza, że połączenie z KSeF nie zostało jeszcze nawiązane lub sesja wygasła.
💡 **Rozwiązanie:** 
Przejdź do ustawień integracji KSeF i ponownie wykonaj autoryzację.
### Brak wskazanego właściciela certyfikatu
Komunikat oznacza, że użytkownik nie został prawidłowo przypisany do certyfikatu wykorzystywanego przez integrację.
💡 **Rozwiązanie:** 
Sprawdź konfigurację użytkowników i uprawnień po przejściu do zakładki **Ustawienia > Integracje i dodatki > KSeF > Ustawienia > Szczegóły i uprawnienia** zgodnie z instrukcją [**uprawnienia użytkowników w Fakturowni – kto może wysyłać dokumenty i jak to ustawić**](https://pomoc.fakturownia.pl/159675649-ksef-uprawnienia-uzytkownikow-w-fakturowni-kto-moze-wysylac-dokumenty-i-jak-to-ustawic).
### Dokument nie może zostać przesłany do KSeF, ponieważ Sprzedawca nie jest zautoryzowany z Krajowym Systemem e-Faktur
Połączenie zostało utworzone, ale użytkownik nie posiada wymaganych uprawnień.
💡 **Rozwiązanie:**
1. Przejdź do zakładki **Ustawienia > Integracje i dodatki > KSeF > Ustawienia > Szczegóły i uprawnienia**.
2. Nadaj odpowiednie uprawnienia w Aplikacji Podatnika.
3. Odśwież sesję KSeF.


### Nie udało się wysłać dokumentu (błąd 403)
Nie posiadasz odpowiednich uprawnień do wysyłania faktur.
💡 **Rozwiązanie:**
1. Nadaj odpowiednie uprawnienia w Aplikacji Podatnika.
2. Skontaktuj się z obsługą Fakturowni w celu odświeżenia sesji.
3. 
Więcej informacji znajdziesz w artykule [**najczęstsze problemy z konfiguracją integracji z KSeF**](https://pomoc.fakturownia.pl/201145164-najczestsze-problemy-z-konfiguracja-integracji-z-ksef#10).

### Faktura była wysłana przed nawiązaniem połączenia z KSeF
Dokument został przygotowany do wysyłki jeszcze przed aktywacją integracji.
💡 **Rozwiązanie:** 
Ponów wysyłkę faktury po prawidłowym połączeniu z KSeF.

### Unieważniony certyfikat po stronie Aplikacji Podatnika
Certyfikat wykorzystywany do komunikacji z KSeF został unieważniony.
💡 **Rozwiązanie:** 
Wygeneruj nowy certyfikat w Aplikacji Podatnika i ponownie skonfiguruj połączenie.

### Przekroczono liczbę prób wysyłki faktury do KSeF
Ten komunikat wymaga dodatkowej weryfikacji przez dział techniczny.
💡 **Rozwiązanie:** 
Skontaktuj się z obsługą Fakturowni i podaj numer dokumentu, którego dotyczy problem. Prześlij zgłoszenie poprzez [**LINK**](https://app.fakturownia.pl/goto/helpdesk) z przypisaną kategorią KSeF. W celu weryfikacji dokumentu nadaj również [**dostęp dla pomocy technicznej**](https://pomoc.fakturownia.pl/148038-pomoc-techniczna-jak-udzielic-do-niej-dostepu). 

## PROBLEMY Z DATAMI
### Nieprawidłowy format daty na fakturze
Brak pełnej daty sprzedaży lub wpisano jedynie rok i miesiąc.
💡 **Rozwiązanie:** 
Uzupełnij datę w formacie RRRR-MM-DD. Przykład: 2026-02-03
### Błąd: „invalid date” / Error: Element P_6 is not a valid value of the atomic type
Data wykonania usługi została wpisana w nieprawidłowym formacie.
💡 **Rozwiązanie:** 
Wybierz datę z kalendarza dostępnego przy polu „Data wykonania usługi”. Data musi mieć format RRRR-MM-DD.
## PROBLEMY ZE STAWKAMI VAT
### Stawka VAT jest nieprawidłowa
KSeF akceptuje wyłącznie stawki obowiązujące w Polsce.
**Poprawne stawki:**

- 23
- 8
- 5
- 0
- zw
- np

Dla stawek nieliczbowych należy używać małych liter.
### Rodzaj dokonywanej sprzedaży nie może być pusty
Dotyczy faktur ze stawką „np”.
💡**Rozwiązanie:** 
Wybierz rodzaj dokonywanej sprzedaży przed wysłaniem dokumentu. Sekcja ta jest dostępna na formularzu tworzenia faktury pod pozycjami. Więcej informacji w artykule [**określ rodzaj dokonywanej sprzedaży dla faktur ze stawką NP**](https://pomoc.fakturownia.pl/154377931-okresl-rodzaj-dokonywanej-sprzedazy-dla-faktur-ze-stawka-np).
### Podstawa zwolnienia z podatku VAT nie może być pusta
Dotyczy faktur ze stawką „zw”.
**Rozwiązanie:**
W danych firmy ustaw domyślną stawkę VAT „zw” oraz podstawę zwolnienia z VAT. Następnie zapisz zmiany. Więcej informacji, jak przypisać domyślną stawkę podatku dla działu znajdziesz w artykule [**domyślna stawka podatku na dokumentach działu**](https://pomoc.fakturownia.pl/151200144-Domyslna-stawka-podatku-na-dokumentach-dzialu).
## PROBLEMY Z NUMERAMI IDENTYFIKACYJNYMI
### NIP – wybrany rodzaj dokumentu wymaga podania przedrostka kraju
Najczęściej dotyczy faktur WDT.
💡 **Rozwiązanie:** 
Dodaj kod kraju przed numerem NIP sprzedawcy. Przykład: PL1234567890.
### NIP – pole nie może być korygowane
W KSeF nie ma możliwości korekty numeru NIP.
💡 **Rozwiązanie:**
1. Wystaw korektę całkowitą.
2. Wystaw nową fakturę z poprawnym numerem NIP.
Jeżeli NIP nie był zmieniany, sprawdź zgodność danych pomiędzy fakturą pierwotną i korektą. Czy wystawienie korekty będzie poprawne dla Twojej transakcji skonsultuj z księgowością lub informacją podatkową. Wskazane rozwiązanie dotyczy wyłącznie aspektów technicznych.

### Odbiorca – NIP nie może być puste
💡 **Rozwiązanie:**
- Jeżeli odbiorca jest osobą prywatną, zaznacz opcję **Osoba prywatna**.
- Jeżeli faktura ma zostać wystawiona dla firmy bez NIP, dodaj odpowiednie wartości w słowniku numerów identyfikacyjnych, a następnie na fakturze wybierz opcję **brak**. Jak dodać w słownikach dodatkowe oznaczenia dla numerów identyfikacyjnych przeczytasz w artykule [**jak zmienić typ numery identyfikacyjnego**](https://pomoc.fakturownia.pl/132690-jak-zmienic-typ-numeru-identyfikacyjnego-u-sprzedawcy-lub-kupujacego).


## PROBLEMY Z DANYMI ADRESOWYMI

### Kraj – wybierz kraj Sprzedawcy z listy
Kraj został wpisany ręcznie lub wybrano nieprawidłową pozycję.
💡 **Rozwiązanie:**
1. Wybierz kraj z listy systemowej.
2. Jeżeli problem nadal występuje:
    - wybierz tymczasowo inny kraj,
    - zapisz dokument,
    - ponownie wybierz właściwy kraj,
    - zapisz zmiany.

### Miejscowość – nie może być puste
💡 **Rozwiązanie:** 
Uzupełnij miejscowość w dedykowanym polu „Miejscowość”.

## PROBLEMY Z KOREKTAMI

### Brakuje danych faktury korygowanej

Przy aktywnej integracji z KSeF nie można wystawić korekty do dokumentu, którego nie ma w systemie.
💡 **Rozwiązanie:** 
Odtwórz dokument pierwotny w systemie, a następnie wystaw do niego korektę zgodnie z instrukcją [**korekta danych na fakturze**](https://pomoc.fakturownia.pl/3540508-korekta-danych-na-fakturze).

### Do faktury została wystawiona faktura korygująca – wysyłka do KSeF jest zablokowana
Jeżeli istnieje już korekta, wysłanie faktury pierwotnej może spowodować niespójność danych.
💡 **Rozwiązanie:**
1. Najpierw wyślij fakturę pierwotną do KSeF - jeśli wystawiłeś już korektę, usuń ją z systemu.
2. Następnie wystaw korektę.
3. Wyślij korektę do KSeF.


## PROBLEMY Z POZYCJAMI FAKTURY

### Dodatkowe pole na pozycjach faktury is not included in the list: GTIN, PKWiU, PKOB, CN
KSeF akceptuje wyłącznie następujące pola:
- GTIN
- PKWiU
- PKOB
- CN
💡 **Rozwiązanie:** 
Usuń własną kolumnę z pozycji faktury przed wysyłką do KSeF. Edytuj dokument i w sekcji pozycje skorzystaj z przycisku **ukryj **[nazwa kolumny]. Więcej informacji w artykule [**dodatkowe pole na pozycjach faktury**](https://pomoc.fakturownia.pl/107562-nowe-pola-na-fakturze-i-ich-edycja-dodatkowe-pole-na-pozycjach-faktury). 

### Opis pozycji nr X przekracza limit 256 znaków
Opis produktu jest zbyt długi.
💡 **Rozwiązanie:**
1. Włącz wyświetlanie opisu produktu na pozycjach faktury zgodnie z instrukcją [**opis produktu wyświetlany na fakturze**](https://pomoc.fakturownia.pl/1906729-opis-produktu-wyswietlany-na-fakturze).
2. Skróć lub usuń opis.
3. Zapisz fakturę.
4. Ponownie wyślij dokument do KSeF.

### Pole „Kod produktu” nie może przekraczać 50 znaków
Kod produktu może zawierać maksymalnie 50 znaków.
💡 **Rozwiązanie:** 
Skróć kod produktu i zapisz dokument. Jeśli nie widzisz kodu produktu na fakturze, aktywuj jego wyświetlanie w ustawieniach konta zgodnie z instrukcją [**wyświetlaj kod produktu**](https://pomoc.fakturownia.pl/367757-jak-dodac-kod-produktu-lub-towaru-na-fakture).

## PROBLEMY Z RODZAJEM DOKUMENTU

### Ten typ dokumentu nie wymaga wysyłki do KSeF
Najczęściej przyczyną jest użycie innego rodzaju numeru identyfikacyjnego niż NIP lub próba wysłania dokumentu nieobsługiwanego przez KSeF.
**Sprawdź:**
- czy w danych firmy wybrano numer identyfikacyjny typu „NIP”,
- czy dokument jest obsługiwany przez KSeF - pełną listę dokumentów objętych obowiązkiem wysyłki do KSF znajdziesz w artykule [**jakie typy dokumentów w systemie Fakturownia podlegają wysyłce do KSeF**](https://pomoc.fakturownia.pl/199488736-jak-wysylac-faktury-z-fakturowni-do-ksef#jakie). Jeśli Twój dokument jest zgodny z listą, ale błąd nadal występuje, sprawdź czy w ustawieniach konta [**nie zmieniłeś nazwy dokumentu wyłączonego z obowiązku KSeF na własną**](https://pomoc.fakturownia.pl/902247-wlasne-nazwy-dokumentow). 


### Nie można utworzyć w KSeF faktury zaliczkowej bez utworzenia zamówienia
Faktura zaliczkowa musi być powiązana z zamówieniem.
💡 **Rozwiązanie:**
1. Utwórz zamówienie na pełną wartość transakcji.
2. Powiąż z nim fakturę zaliczkową.
3. Ponownie wyślij dokument.
Jak wystawić fakturę zaliczkową do zamówienia przeczytasz w artykule [**tworzenie faktury zaliczkowej do zamówienia**](https://pomoc.fakturownia.pl/431820-tworzenie-faktury-zaliczkowej-do-zamowienia).

## DUPLIKATY I LIMITY WYSYŁKI

### Duplikat faktury
Faktura została już wcześniej prawidłowo przesłana do KSeF.
KSeF identyfikuje duplikaty na podstawie:
- NIP sprzedawcy,
- numeru faktury,
- rodzaju faktury.
Ponowne wysłanie identycznego dokumentu nie będzie możliwe.

---

## Powiązane

- [Najczęstsze problemy z konfiguracją integracji z KSeF](https://pomoc.fakturownia.pl/201145164-najczestsze-problemy-z-konfiguracja-integracji-z-ksef.md)
- [Jak połączyć Fakturownię z KSeF 2.0 – Uwierzytelnienie automatyczne integracji - certyfikaty generowane w KSeF przez Fakturownię](https://pomoc.fakturownia.pl/200856394-jak-polaczyc-fakturownie-z-ksef-2-0-uwierzytelnienie-automatyczne-integracji-certyfikaty-generowane-w-ksef-przez-fakturownie.md)
- [KSeF w Fakturowni – od czego zacząć, prosto i krok po kroku](https://pomoc.fakturownia.pl/200767698-ksef-w-fakturowni-od-czego-zaczac-prosto-i-krok-po-kroku.md)
- [Jak połączyć Fakturownię z KSeF 2.0 - Uwierzytelnienie manualne – wgranie certyfikatów (uwierzytelniający i offline) z KSeF do Fakturowni](https://pomoc.fakturownia.pl/200350226-jak-polaczyc-fakturownie-z-ksef-2-0-uwierzytelnienie-manualne-wgranie-certyfikatow-uwierzytelniajacy-i-offline-z-ksef-do-fakturowni.md)