[Fakturownia - Baza wiedzy](https://pomoc.fakturownia.pl.md) / [Pytania i odpowiedzi](https://pomoc.fakturownia.pl/pytania-i-odpowiedzi.md)

# [Zarządzanie fakturami kosztowymi i zakupowymi na przykładzie sieci aptek - podział na działy](https://pomoc.fakturownia.pl/zarzadzanie-fakturami-kosztowymi-i-zakupowymi-na-przykladzie-sieci-aptek-podzial-na-dzialy.md)

## FAQ: Zarządzanie fakturami kosztowymi i zakupowymi w sieci aptek — podział na działy i automatyzacja

### Opis problemu

Niniejszy wpis dotyczy firm posiadających wiele lokalizacji (np. sieci aptek), które:
- otrzymują dużą liczbę faktur dziennie (zakupowe i kosztowe),
- działają na kilku numerach NIP,
- chcą automatycznie przypisywać dokumenty do konkretnych oddziałów/działów,
- potrzebują filtrowania i raportowania kosztów według jednostek organizacyjnych.

---

### Klasyfikacja dokumentów w systemie

Wszystkie faktury zakupowe (np. z hurtowni farmaceutycznych) oraz faktury kosztowe (np. za media: prąd, gaz, wodę) są w Fakturowni klasyfikowane jako **wydatki** i trafiają do zakładki **Wydatki**.

Jeśli potrzebujesz rozróżnienia między typami dokumentów, możesz skorzystać z **kategorii**:
1. Na liście dokumentów zaznacz checkboxy obok wybranych faktur.
2. Z menu u góry wybierz **Zmień > Kategoria**.
3. Przypisz odpowiednią kategorię.

Kategorie umożliwiają zbiorcze oznaczanie dokumentów i późniejsze filtrowanie.

---

### Pobieranie faktur z KSeF — czy można pobierać tylko wybrane faktury?

**Nie ma możliwości pobierania z KSeF wyłącznie wybranych typów faktur** (np. tylko kosztowych z pominięciem zakupowych). Wszystkie faktury trafiają do zakładki Wydatki.

Możliwe jest natomiast:
- **ręczne przypisywanie faktur do działów** (poprzez zaznaczenie checkboxów na liście > **Zmień > Dział**),
- **filtrowanie dokumentów według kategorii** po ich wcześniejszym oznaczeniu,
- **filtrowanie według NIP-u** kontrahenta.

---

### Podział struktury organizacyjnej — działy i pododdziały

System nie obsługuje pododdziałów, jednak można utworzyć **osobne działy dla każdej lokalizacji** — nawet jeśli działają na tym samym numerze NIP.

**Jak to zrobić:**
1. Przejdź do **Ustawienia > Dane firmy**.
2. Dodaj nowy dział z tymi samymi danymi (NIP), ale **inną nazwą i nazwą skróconą** odpowiadającą konkretnej aptece/lokalizacji.
3. Powtórz dla każdej jednostki.

> Szczegółowe wskazówki dotyczące dodawania działów znajdziesz w dokumentacji Fakturowni.

---

### Automatyczne przypisywanie faktur do działów

System automatycznie przypisuje faktury kosztowe do działów według następującego schematu (kolejność ma znaczenie):

1. **Nazwa działu** — system szuka działu o nazwie zgodnej z danymi na fakturze; jeśli znajdzie kilka pasujących, wybiera najstarszy.
2. **Nazwa skrócona działu** — jeśli krok 1 nie dał wyniku, system szuka po nazwie skróconej.
3. **NIP działu** — jeśli krok 2 nie dał wyniku, system szuka po numerze NIP.
4. **Dział główny** — jeśli żaden z powyższych kroków nie dopasował działu, faktura trafia do działu oznaczonego jako główny.

#### Wewnętrzne numery ID aptek

Obecnie **nie ma możliwości wprowadzenia wewnętrznego numeru ID** oddziału w ustawieniach działu w celu automatycznego dopasowania faktur.

**W praktyce:** aby system poprawnie przypisywał faktury do konkretnych aptek, zadbaj o to, by **nazwa skrócona działu** była unikalna i rozpoznawalna przez system na podstawie danych zawartych na fakturze.

---

### Raportowanie kosztów według działów i kategorii

W zakładce **Raporty > Lista raportów** dostępne są m.in.:
- **Kategorie przychodów i wydatków**
- **Kategorie przychodów i wydatków (kategorie produktów)**

Raporty te umożliwiają analizę kosztów z podziałem na przypisane kategorie.

---

### Dodatkowe wskazówki konfiguracyjne

#### Format NIP w ustawieniach firmy
Upewnij się, że NIP we wszystkich działach jest zapisany **jako ciągła liczba, bez myślników i spacji** (np. **1234567890**). Zapis z myślnikami może powodować błędy przy tworzeniu korekt faktur.

#### Automatyczne dodawanie produktów do bazy
Jeśli otrzymujesz wiele faktur kosztowych (np. za media), rozważ zmianę ustawień w **Ustawienia > Ustawienia konta > Konfiguracja > Produkty**:
- Wyłącz opcję **automatycznego dodawania produktów do bazy**.
- Włącz opcję **„Wybierz na fakturze zakupowej, czy chcesz dodać produkt do bazy"**.

Pozwoli to kontrolować, które pozycje trafiają do bazy produktów.

---

### Podsumowanie

| Funkcjonalność | Dostępność |
|---|---|
| Pobieranie tylko wybranych faktur z KSeF | ❌ Niedostępne |
| Podział na działy według lokalizacji | ✅ Dostępne (ręczna konfiguracja) |
| Automatyczne przypisywanie do działów (po nazwie/NIP) | ✅ Dostępne |
| Automatyczne przypisywanie po wewnętrznym ID apteki | ❌ Niedostępne (w planach) |
| Masowe ręczne przypisywanie do działów | ✅ Dostępne |
| Filtrowanie i raportowanie według kategorii | ✅ Dostępne |
| Obsługa 200–300 faktur dziennie | ✅ Bez ograniczeń |