[Fakturownia - Baza wiedzy](https://pomoc.fakturownia.pl/index.md) / [Dla biur księgowych](https://pomoc.fakturownia.pl/dla-biur-ksiegowych.md)

# [Jak wysłać przypomnienie o komplecie dokumentów z poziomu panelu biura?](https://pomoc.fakturownia.pl/komplet-dokumentow-jak-przypominac-klientom-o-dostarceniu-dokumentow.md)

Funkcja **komplet dokumentów** pozwala biurom rachunkowym wysłać klientowi e-mail z prośbą o zebranie faktur za dany miesiąc i odebrać od niego potwierdzenie, że dokumenty są gotowe do zaksięgowania. Biuro klika **przypomnij o komplecie** przy wybranej firmie — klient otwiera link w mailu, widzi listę faktur i klika **Potwierdzam komplet**, a biuro po odświeżeniu listy firm zobaczy zaktualizowany status. Przypomnienie możesz wysłać ręcznie, do wielu firm jednocześnie lub ustawić automatyczną wysyłkę w wybranym dniu miesiąca. Funkcja działa wyłącznie dla kont z aktywnym [**modułem biura rachunkowego**](https://pomoc.fakturownia.pl/629768-modul-dla-biur-ksiegowych-w-fakturowni).

## Jak wysłać przypomnienie o komplecie dokumentów?

Na liście obsługiwanych firm w [**panelu biura**](https://pomoc.fakturownia.pl/199798050-panel-biura-lista-firm-i-obsluga-klientow) przy wybranej firmie kliknij ikonę **trzech kropek**, a następnie wybierz **Przypomnij o komplecie**. 

![Lista firm obsługiwanych w ramach modułu biura księgowego z opcją wysłania przypomnienia o komplecie dokumentów.](6610c46047a7-PRZYPOMNIJ_O_KOMPLECIE_lista_firm.png)

W oknie, które się pojawi, możesz:

1. sprawdzić adres e-mail odbiorcy - system automatycznie wybiera właściciela konta, administratora lub użytkownika (w tej kolejności, na podstawie uzupełnionego adresu e-mail),
2. edytować treść wiadomości - pola z nazwą biura, linkiem i miesiącem uzupełnią się automatycznie,
3. zaznaczyć opcję **Zapisz jako mój domyślny szablon**, żeby ta sama treść była proponowana przy kolejnych przypomnieniach o brakujących dokumentach,
4. kliknąć **Wyślij**, aby wysłać przypomnienie.

![Formularz ze szczegółami firmy, miesiącem oraz treścią wysyłaną do klienta.](b201f669654b-PRZYPOMNIJ_O_KOMPLECIE_komunikat.png)

<div style="background:#fffbeb;border:1px solid #f59e0b;padding:5px 10px;color:#000000;"><strong style="color:#b45309;">UWAGA! </strong>Jeśli przy danej firmie opcja <strong style="color:#000000;">Przypomnij o komplecie</strong> jest wyszarzona, zobacz wyjaśnienie w sekcji FAQ poniżej — <a href="https://pomoc.fakturownia.pl/komplet-dokumentow-jak-przypominac-klientom-o-dostarceniu-dokumentow#faq---pytania-i-odpowiedzi" style="color:#000000;text-decoration:underline;">Dlaczego opcja "Przypomnij o komplecie" bywa niedostępna</a>.</div>

## Jak ustawić automatyczne przypomnienia o komplecie?

W tym samym oknie włącz opcję **Wyślij przypomnienie automatycznie** i wybierz dzień miesiąca, w którym system ma wysłać wiadomość. Automatyczne przypomnienie o zebraniu faktur wychodzi jednorazowo - w dokładnie wskazanym dniu (jeśli miesiąc ma mniej dni, wysyłka spada na ostatni dzień miesiąca). Jeśli klient nie potwierdził kompletu do końca miesiąca, kolejna wysyłka automatyczna nastąpi dopiero w tym samym dniu następnego miesiąca.

![Formularz wysyłki przypomnienia o komplecie dokumentów z aktywną opcją automatycznej wysyłki w wybrany dzień miesiąca.](ee4707787f86-PRZYPOMNIJ_O_KOMPLECIE_automat.png)

<div style="background:#eff6ff;border:1px solid #3b82f6;padding:5px 10px;color:#000000;"><strong style="color:#1d4ed8;">WSKAZÓWKA! </strong>Dzień automatycznego przypomnienia ustawiasz osobno dla każdego klienta — różne firmy mogą mieć różne daty wysyłki. Jeśli klient już potwierdził komplet za dany miesiąc, system pominie automatyczną wysyłkę dla tego klienta.</div>

## Wysyłka przypomnienia do wielu klientów naraz

Zaznacz checkboxy przy wybranych firmach na liście, a następnie skorzystaj z opcji wysyłki masowej dostępnej nad listą. Po wysyłce zobaczysz podsumowanie: do ilu firm przypomnienie zostało wysłane, a ile zostało pominiętych (np. bo klient już potwierdził komplet za dany miesiąc, albo nie udało się ustalić odbiorcy e-maila).

<div style="background:#fffbeb;border:1px solid #f59e0b;padding:5px 10px;color:#000000;"><strong style="color:#b45309;">UWAGA! </strong>W jednym żądaniu możesz wysłać przypomnienie maksymalnie do <strong style="color:#000000;">500 firm</strong>. Jeśli obsługujesz więcej klientów, podziel wysyłkę na kilka partii.</div>

![Lista firm w wybranymi oraz menu ogólnym dla zaznaczonych firm w tym z opcją wysyłki przypomnienia o komplecie.](c3fa5ddfca27-PRZYPOMNIJ_O_KOMPLECIE_menu.png)

## Co widzi klient po otrzymaniu przypomnienia?

Klient otrzymuje e-mail z linkiem ważnym do końca kolejnego miesiąca. 

![Wiadomość systemowa z linkiem do potwierdzenia kompletu dokumentów wysyłany w ramach modułu.](df1b66476b5c-PRZYPOMNIJ_O_KOMPLECIE_wiadomość.png)

Po kliknięciu klient widzi:

- nazwę swojej firmy i miesiąc, którego dotyczy przypomnienie,
- liczbę faktur przychodowych i kosztowych za dany miesiąc (klikalne — prowadzą do podglądu dokumentów),
- przycisk **Potwierdzam komplet**.

![Komunikat systemowy potwierdzający komplet dokumentów z wylistowaną liczbą przychodów i wydatków.](b8171eb05313-PRZYPOMNIJ_O_KOMPLECIE_przycisk.png)
Po potwierdzeniu dokumentów komunikat będzie wskazywał datę i godzinę potwierdzenia.
![Komunikat systemowy z widoczną datą i godziną potwierdzenia kompletu dokumentów.](2b0601cd0dcb-PRZYPOMNIJ_O_KOMPLECIE_potwierdzone.png)
Liczba faktur widoczna na stronie potwierdzenia jest aktualizowana na bieżąco — jeśli między wysłaniem przypomnienia a kliknięciem przycisku do konta klienta wpłyną nowe dokumenty, klient zobaczy ich zaktualizowaną liczbę.

Po kliknięciu **Potwierdzam komplet** biuro otrzymuje e-mail z informacją, że można przystąpić do księgowania.

![Wiadomość systemowa wysłana do biura z informacją o potwierdzeniu przez klienta kompletu dokumentów.](7608398df900-PRZYPOMNIJ_O_KOMPLECIE_biuro.png)

Jeśli link wygasł lub jest nieprawidłowy, klient zobaczy komunikat z prośbą o kontakt z biurem w celu otrzymania nowego linku.

<div style="background:#f2dede;border:1px solid #f2dede;padding:5px 10px;color:#000000;"><span style="color:#e74c3c;"><strong>WAŻNE!</strong></span>&nbsp;Potwierdzenie kompletu jest nieodwracalne — ani klient, ani biuro nie może cofnąć kliknięcia <strong style="color:#000000;">Potwierdzam komplet</strong>. Jeśli po potwierdzeniu okaże się, że brakuje dokumentu, klient musi skontaktować się z biurem bezpośrednio poza tym mechanizmem.</div>

## Jak sprawdzić status potwierdzenia na liście firm?

Przy każdej firmie na liście zobaczysz ikonę informującą o bieżącym statusie:

| Ikona | Znaczenie |
| --- | --- |
| **Zielony znacznik** | Klient potwierdził komplet za wybrany miesiąc. Po najechaniu kursorem zobaczysz datę potwierdzenia. |
| **Szary zegar** | Klient jeszcze nie potwierdził kompletu za wybrany miesiąc. |

![Lista firm dodanych w ramach modułu biura rachunkowego z oznaczeniami czy firma potwierdziła dokumenty, czy nie.](c699c1ad28ae-PRZYPOMNIJ_O_KOMPLECIE_znaczniki.png)
<div style="background:#eff6ff;border:1px solid #3b82f6;padding:5px 10px;color:#000000;"><strong style="color:#1d4ed8;">WSKAZÓWKA! </strong>System nie pokazuje historii wysłanych przypomnień — widzisz tylko bieżący status: czy komplet za dany miesiąc został potwierdzony, czy nie.</div>

## FAQ - pytania i odpowiedzi

Dlaczego opcja "Przypomnij o komplecie" bywa niedostępna

Przypomnienie trafia zawsze do jednej, konkretnej osoby po stronie klienta. System szuka jej w takiej kolejności: najpierw Właściciel konta, potem Administrator, na końcu Użytkownik — role Księgowy i Operator nigdy nie są brane pod uwagę.

Opcja jest wyszarzona z komunikatem "Brak użytkownika po stronie klienta", gdy zajdzie jedna z dwóch sytuacji:

- na koncie klienta nikt nie ma roli Właściciel, Administrator ani Użytkownik (są tylko osoby z rolą Księgowy/Operator, albo nie ma tam nikogo poza dostępem Twojego biura),
- osoba z jedną z tych ról jest lub kiedykolwiek była dodana jako użytkownik na koncie Twojego biura rachunkowego — system uznaje ją wtedy za osobę z biura, a nie prawdziwego klienta, i pomija ją.

ℹ️ Najczęstszy przypadek: gdy tworzysz klientowi nowe konto w ramach paczki, automatycznie stajesz się jego Właścicielem. Dopóki nie dodasz samego klienta jako osobnego użytkownika, opcja pozostanie niedostępna.

Jak to naprawić: dodaj klienta jako użytkownika na jego koncie po przejściu do zakładki [Ustawienia > Użytkownicy](https://app.fakturownia.pl/goto?after_url=account_users). 

---

## Powiązane

- [Dostęp dla księgowego - jakie uprawnienia ma księgowy dodany do konta?](https://pomoc.fakturownia.pl/dostep-dla-ksiegowego-jakie-uprawnienia-ma-ksiegowy-dodany-do-konta.md)
- [Znacznik zaksięgowane na liście faktur](https://pomoc.fakturownia.pl/177187686-znacznik-zaksiegowane-na-liscie-faktur.md)
- [Dostęp dla księgowego - link z zaproszeniem](https://pomoc.fakturownia.pl/22849747-dostep-dla-ksiegowego-link-z-zaproszeniem.md)
- [Łatwiejsza współpraca z Twoim biurem księgowym](https://pomoc.fakturownia.pl/629769-latwiejsza-wspolpraca-z-twoim-biurem-ksiegowym.md)