Funkcja komplet dokumentów pozwala biurom rachunkowym wysłać klientowi e-mail z prośbą o zebranie faktur za dany miesiąc i odebrać od niego potwierdzenie, że dokumenty są gotowe do zaksięgowania. Biuro klika przypomnij o komplecie przy wybranej firmie — klient otwiera link w mailu, widzi listę faktur i klika Potwierdzam komplet, a biuro po odświeżeniu listy firm zobaczy zaktualizowany status. Przypomnienie możesz wysłać ręcznie, do wielu firm jednocześnie lub ustawić automatyczną wysyłkę w wybranym dniu miesiąca. Funkcja działa wyłącznie dla kont z aktywnym modułem biura rachunkowego.
Jak wysłać przypomnienie o komplecie dokumentów?
Na liście obsługiwanych firm w panelu biura przy wybranej firmie kliknij ikonę trzech kropek, a następnie wybierz Przypomnij o komplecie.
W oknie, które się pojawi, możesz:
- sprawdzić adres e-mail odbiorcy - system automatycznie wybiera właściciela konta, administratora lub użytkownika (w tej kolejności, na podstawie uzupełnionego adresu e-mail),
- edytować treść wiadomości - pola z nazwą biura, linkiem i miesiącem uzupełnią się automatycznie,
- zaznaczyć opcję Zapisz jako mój domyślny szablon, żeby ta sama treść była proponowana przy kolejnych przypomnieniach o brakujących dokumentach,
- kliknąć Wyślij, aby wysłać przypomnienie.
Jak ustawić automatyczne przypomnienia o komplecie?
W tym samym oknie włącz opcję Wyślij przypomnienie automatycznie i wybierz dzień miesiąca, w którym system ma wysłać wiadomość. Automatyczne przypomnienie o zebraniu faktur wychodzi jednorazowo - w dokładnie wskazanym dniu (jeśli miesiąc ma mniej dni, wysyłka spada na ostatni dzień miesiąca). Jeśli klient nie potwierdził kompletu do końca miesiąca, kolejna wysyłka automatyczna nastąpi dopiero w tym samym dniu następnego miesiąca.
Wysyłka przypomnienia do wielu klientów naraz
Zaznacz checkboxy przy wybranych firmach na liście, a następnie skorzystaj z opcji wysyłki masowej dostępnej nad listą. Po wysyłce zobaczysz podsumowanie: do ilu firm przypomnienie zostało wysłane, a ile zostało pominiętych (np. bo klient już potwierdził komplet za dany miesiąc, albo nie udało się ustalić odbiorcy e-maila).
Co widzi klient po otrzymaniu przypomnienia?
Klient otrzymuje e-mail z linkiem ważnym do końca kolejnego miesiąca.
Po kliknięciu klient widzi:
- nazwę swojej firmy i miesiąc, którego dotyczy przypomnienie,
- liczbę faktur przychodowych i kosztowych za dany miesiąc (klikalne — prowadzą do podglądu dokumentów),
- przycisk Potwierdzam komplet.
Po potwierdzeniu dokumentów komunikat będzie wskazywał datę i godzinę potwierdzenia.
Liczba faktur widoczna na stronie potwierdzenia jest aktualizowana na bieżąco — jeśli między wysłaniem przypomnienia a kliknięciem przycisku do konta klienta wpłyną nowe dokumenty, klient zobaczy ich zaktualizowaną liczbę.
Po kliknięciu Potwierdzam komplet biuro otrzymuje e-mail z informacją, że można przystąpić do księgowania.
Jeśli link wygasł lub jest nieprawidłowy, klient zobaczy komunikat z prośbą o kontakt z biurem w celu otrzymania nowego linku.
Jak sprawdzić status potwierdzenia na liście firm?
Przy każdej firmie na liście zobaczysz ikonę informującą o bieżącym statusie:
| Ikona | Znaczenie |
|---|---|
| Zielony znacznik | Klient potwierdził komplet za wybrany miesiąc. Po najechaniu kursorem zobaczysz datę potwierdzenia. |
| Szary zegar | Klient jeszcze nie potwierdził kompletu za wybrany miesiąc. |
FAQ - pytania i odpowiedzi
Dlaczego opcja “Przypomnij o komplecie” bywa niedostępna
Przypomnienie trafia zawsze do jednej, konkretnej osoby po stronie klienta. System szuka jej w takiej kolejności: najpierw Właściciel konta, potem Administrator, na końcu Użytkownik — role Księgowy i Operator nigdy nie są brane pod uwagę.
Opcja jest wyszarzona z komunikatem “Brak użytkownika po stronie klienta”, gdy zajdzie jedna z dwóch sytuacji:
- na koncie klienta nikt nie ma roli Właściciel, Administrator ani Użytkownik (są tylko osoby z rolą Księgowy/Operator, albo nie ma tam nikogo poza dostępem Twojego biura),
- osoba z jedną z tych ról jest lub kiedykolwiek była dodana jako użytkownik na koncie Twojego biura rachunkowego — system uznaje ją wtedy za osobę z biura, a nie prawdziwego klienta, i pomija ją.
ℹ️ Najczęstszy przypadek: gdy tworzysz klientowi nowe konto w ramach paczki, automatycznie stajesz się jego Właścicielem. Dopóki nie dodasz samego klienta jako osobnego użytkownika, opcja pozostanie niedostępna.
Jak to naprawić: dodaj klienta jako użytkownika na jego koncie po przejściu do zakładki Ustawienia > Użytkownicy.