Import klientów (lub produktów) z plików EXCEL do Fakturowni

Jak zaimportować klientów do Fakturowni? 

W celu zaimportowania bazy klientów do Fakturowni przygotuj plik z danymi, a następnie:

1. przejdź do zakładki Ustawienia > Import > Importuj klientów (opcja importu klientów dostępna jest również z poziomu zakładki Klienci - kliknij ikonę zębatki w prawym, górnym roku i wybierz Import klientów z CSV); 
   
   
    
2. w polu Plik importu wgraj przygotowany plik, a następnie kliknij Dalej; 
   
   
    
3. po przetworzeniu pliku przez system kliknij przycisk Przejrzyj i importuj, by przejść do kroku 2 importu; 
   
   
    
4. zaznacz checkbox Plik posiada nagłówek, jeśli w przygotowanym pliku oprócz danych znajduje się również wiersz z nazwą kolumn (pozwoli to uniknąć błędu przy imporcie);
5. w kroku drugim importu zweryfikuj poprawność zmiennych przypisanych do kolumn - aby system mógł prawidłowo zaimportować klientów, treść kolumny musi być zgodna z nazwą kolumny, czyli przypisaną zmienną;  
   
   
    
6. jeśli zmienna nie jest zgodna z zawartością kolumny kliknij tytuł i wybierz z dostępnych opcji zmienną zgodną co do zawartości lub pomiń; 
   
   
    
7. po dopasowaniu odpowiednich zmiennych zatwierdź import przyciskiem Importuj dane.

Jak zaimportować produkty do Fakturowni? 

1. przejdź do zakładki Ustawienia > Import > Importuj produkty (opcja importu produktów dostępna jest również z poziomu zakładki Produkty - kliknij ikonę zębatki w prawym, górnym roku i wybierz Import produktów); 
   
   
    
2. w polu Plik importu wgraj przygotowany plik, a następnie kliknij Dalej; 
3. po przetworzeniu pliku przez system kliknij przycisk Przejrzyj i importuj, by przejść do kroku 2 importu; 
4. zaznacz checkbox Plik posiada nagłówek, jeśli w przygotowanym pliku oprócz danych znajduje się również wiersz z nazwą kolumn (pozwoli to uniknąć błędu przy imporcie);
5. w kroku drugim importu zweryfikuj poprawność zmiennych przypisanych do kolumn - aby system mógł prawidłowo zaimportować klientów, treść kolumny musi być zgodna z nazwą kolumny, czyli przypisaną zmienną;  
   
   
    
6. po dopasowaniu odpowiednich zmiennych zatwierdź import przyciskiem Importuj dane.

Jak uzyskać plik CSV z danymi do importu? 

Plik CSV oddzielony przecinkami można uzyskać eksportując z programu EXCEL, Open Office lub Google Docs w następujący sposób :

1. rozwinąć zakładkę Plik, a następnie wybierz Zapisz jako;
2. w polu Nazwa pliku wpisz nazwę dla Twojego pliku;
3. w polu Typ pliku wybierz opcję Tekstowy plik CSV lub Tekst (CSV);
4. ustaw separator pól dla pliku CSV (opcjonalnie) - z reguły separatorem jest przecinek;

Jak zaktualizować zaimportowane dane?

Co się dzieje, jeżeli będziemy chcieli zaktualizować poprzedni import klientów lub produktów poprzez nadpisanie danych innym plikiem importu?

Jeżeli chodzi o dane klientów, podczas importowania pliku z zaktualizowanymi danymi program wyszukuje numery NIP klientów i automatycznie aktualizuje inne dane.

Aktualizacja danych dostępna jest z poziomu kroku 2 importu. Zaznacz checkbox przy opcji Aktualizuj pozycje. Następnie w wierszu KLUCZ zaznacz checkbox przy tej kolumnie, po której system ma znaleźć klientów na Twoim koncie. W wierszu AKTUALIZUJ zaznacz checkbox przy tych kolumnach, z których system ma zaczytać nowe dane klientów. 

Jeżeli chodzi o aktualizację danych produktów szczegółową instrukcję znajdziesz w artykule Jak zaktualizować dane produktów, będących na stanie, razem z ich stanami magazynowymi za pomocą pliku importu.

Na podstawie pliku możesz również zaimportować faktury. O tym jak przenieść faktury pomiędzy oddzielnymi kontami w systemie przeczytasz w artykule Import faktur pomiędzy oddzielnymi kontami w Fakturowni (plik .XLS).

Pełną listę zmiennych wraz z tłumaczeniami dostępnych do wykorzystania przy importach znajdziesz w artykule zmienne do wykorzystania w imporcie danych na konto.

Jeżeli podczas importu pojawią się problemy, prosimy o kontakt pod adrsesem helpdesk@fakturownia.pl.

FAQ - pytania i odpowiedzi

• jednostkę produktu - w pliku dodaj kolumnę z jednostką produktu i podczas importu przypisz do niej zmienną quantity_unit : Jednostka;
• kod dostawcy - w pliku dodaj kolumnę z kodem dostawy i podczas importu przypisz do niej zmienną supplier_code : Kod u dostawcy;
• produkt aktywny/nieaktywny -  w pliku dodaj kolumnę, gdzie określisz wartość true, jeśli oznaczasz produkt jako nieaktywny i false jest ma być oznaczony jako aktywny, podczas importu do kolumny przypisz zmienną disabled : Nieaktywny;
• kod produktu - w pliku dodaj kolumnę z kodem produktu i podczas importu przypisz do niej zmienną position.code " pozycja - Kod produktu,
• kategorię - w pliku dodaj kolumnę z kategorią i w każdym wierszu podaj ID kategorii - ID kategorii znajdziesz w pasku URL po przejściu do podglądu kategorii poprzez zakładkę Ustawienia > Kategorie i kliknięcie jej nazwy, w zapisie /categories/131571, gdzie numer to właśnie ID kategorii, który należy podać w pliku - podczas importu do kolumny przypisz zmienną category_id,
• oznaczenie usługa - w pliku dodaj kolumnę, w której wskażesz czy produkt jest usługą, czy towarem i podczas importu do kolumny przypisz zmienną service : Usługa, jeśli produkt to usługa, przypisz do niego w pliku wartość 1 (true), jeśli towar przypisz 0 (false).