Jak zaktualizować dane produktów, będących na stanie, razem z ich stanami magazynowymi za pomocą pliku importu

Jak zaktualizować dane produktów za pomocą pliku importu?

Podczas aktualizacji bazy produktów, zacznij od standardowej procedury importu.

Przejdź do zakładki Ustawienia > Import. Z belki po lewej stronie wybierz opcję Importuj produkty. 

W polu Plik importu wybierz przygotowany plik z danymi produktów z dysku urządzenia. Zatwierdź wgrany plik przyciskiem Dalej. 



Po wczytaniu danych przez program kliknij przycisk Przejrzyj dane i importuj, by przejść do kroku 2. 

Aby nie importować wiersza z nazwami kolumn, zaznacz checkbox przy opcji Plik posiada nagłówek.

Różnice między importem produktów, a aktualizacją bazy pojawiają się w kroku 2, gdzie dostępne są dwie opcje do wyboru Importuj jako nowe pozycje oraz Aktualizuj pozycje. Aby zaktualizować aktualną bazę produktów zaznacz checkbox przy opcji Aktualizuj pozycje. 



Następnie w wierszu KLUCZ wybierz parametr, po którym system wyszuka produkty przeznaczone do aktualizacji. Przy wybranym parametrze zaznacz checkbox. W naszym przykładzie kluczem będzie Nazwa produktu. 

W kolejnym wierszu AKTUALIZUJ wybierz parametry produktu, które mają zostać zaktualizowane na podstawie pliku importu. Przykładowa baza produktów wymaga aktualizacji następujących danych Kod produktu, Cena zakupu netto i Cena zakupu brutto. Przy tych kolumnach w wierszu AKTUALIZUJ zaznaczamy checkboxy. 



Zatwierdź import pliku przyciskiem Importuj dane na dole strony. 

Po zakończeniu procesu na liście importów pojawi się informacja odnośnie zaimportowanych rekordów oraz ewentualnych błędów. Szczegółowe informacje możesz sprawdzić klikając przycisk Zobacz.


 

Skąd pobrać plik importu produktów?
 

Przykładowy plik importu możesz pobrać bezpośrednio z poziomu konta. Przejdź do zakładki Ustawienia > Import > Importuj produkty. Po prawej stronie na niebieskim tle dostępny jest przykładowy plik importu produktów do pobrania. 



Możesz pobrać również własną bazę produktów, jeśli chcesz zaktualizować dane o produktach. Przejdź do zakładki Magazyn > Produkty lub Produkty, a następnie kliknij ikonę zębatki w prawym, górnym rogu i wybierz opcję Eksport do XLS. System wygeneruje plik na podstawie Twojej bazy produktów, który możesz edytować. 
 

 

Aktualizowanie stanów magazynowych produktów za pomocą importu pliku 

 

Podczas aktualizacji danych produktów za pomocą pliku importu możesz również skorygować (aktualizować) stany magazynowe. Wystarczy wpisać odpowiednie stany w kolumnie Stany magazynowe pliku XLS.



Po zapisaniu pliku importu i wgraniu go w dedykowanym miejscu importu produktów, w kroku 2 należy przyporządkować dla kolumny ze stanami magazynowymi zmienną warehouse_quantity : stany magazynowe. Tylko właściwe przyporządkowanie zmiennych zgodne z wartością kolumny, pozwoli na prawidłowy import danych.



Aby zatwierdzić import skorzystaj z przycisku Importuj dane. 

W kroku 2 importu dostępna jest możliwość wyboru sposobu aktualizacji ilości produktu. Dostępne opcje to Zastąp i Sumuj.

Opcja Sumuj powoduje sumowanie ilości produktu dostępnej na wybranym magazynie z ilością podaną w pliku importu. Na przykład na Magazynie Głównym dostępna ilość towaru A to 10 sztuk. W pliku importu w kolumnie stan magazynowy dla produktu A podano 15 sztuk. Po wykonaniu importu z opcją Sumuj i wybraniu w ustawieniach dodatkowych Magazynu Głównego stan magazynowy produktu A wyniesie 25 sztuk.

Jeśli w pliku nie jest podany numer ID magazynu (warehouse_id) oraz w dodatkowych ustawieniach importu w polu Magazyn nie wybierzesz żadnego magazynu, sumowanie stanów magazynowych będzie dotyczyć magazynu, który na koncie oznaczony jest jako główny. 

Opcja Zastąp zastępuje stan produktu na wybranym magazynie na ten, który podano w pliku importu. Jeśli w Magazynie Głównym dostępna ilość produktu A to 5 sztuk, a w pliku importu w kolumnie stan magazynowy podano 10 sztuk, to po imporcie z opcją Zastąp, stan magazynowy wyniesie 10 sztuk. 


 

Dodatkowo w imporcie można ocenić stan produktu, korzystając z dwóch kolumn: warehouse_quantity oraz stock_level. W przypadku, gdy oba te atrybuty zostaną podane w imporcie, to uwzględniamy tylko jeden z nich, w zależności od określonych warunków:
.

• w przypadku, gdy magazyn jest WYŁĄCZONY, system bierze pod uwagę wartość stock_level;
• w przypadku, gdy magazyn jest WŁĄCZONY, to wartość warehouse_quantity brana jest pod uwagę przez system, a stock_level jest uwzględniany jedynie w sytuacji, gdy w pliku w ogóle nie podano wartości warehouse_quantity.

W pliku importu możesz dodać również kolumnę z ID magazynu, a w momencie importu przypisać do niej zmienna warehouse_id. Zmienna ta odpowiada za przypisanie wskazanego dla produktu stanu magazynowego do właściwego magazynu, jeśli w ramach konta prowadzisz kilka magazynów. 

Podczas tworzenia dokumentu magazynowego i aktualizacji ilości produktów, system będzie korzystał z następujących źródeł w celu określenia warehouse_id:
.

• w pierwszej kolejności system będzie brał warehouse_id z pozycji produktu w pliku importu;
• jeśli pole warehouse_id w pozycji będzie puste, system będzie korzystał z ustawień znajdujących się w 2 kroku importu, gdzie w sekcji Dodatkowe ustawienia w polu Magazyn możesz przypisać właściwy magazyn; 
  
  
   
• jeśli zarówno pole warehosue_id na pozycji jak i ustawienia w polu Magazyn w sekcji Dodatkowe ustawienia będą puste, system automatycznie wykorzysta wartość warehouse_id z magazynu, który w ramach konta oznaczony jest jako główny. 

ID magazynu możesz sprawdzić po przejściu do zakładki Magazyn > Magazyny. Przy wybranym magazynie kliknij ikonę zębatki i wybierz opcję Zobacz. W adresie URL, po nazwie Twojego konta, pojawi się wartość np. warehouses/110433, gdzie ciąg cyfr to ID magazynu. 

Aktualizacja stanu magazynowego przy kilku magazynach

Program daje możliwość aktualizacji stanu magazynowego na konkretnym magazynie. Należy jednak pamiętać o zasadzie sumowania stanów ilościowych dla całej dostępnej ilości danego towaru w programie.

Załóżmy, że Produkt A znajduje się na stanie Magazynu Opole w ilości 10 sztuk oraz na stanie Magazynu Warszawa w ilości 20 sztuk. Sumaryczny stan Produktu A to na ten moment 30 sztuk.



Jeśli chcemy dodać 5 dodatkowych sztuk do Magazynu Warszawa, to w przygotowanym wcześniej pliku musimy podać stan magazynowy (warehouse_quantity) jako 5 sztuk, w sposobie aktualizowania ilości produktu wybrać opcję Sumuj i w rubryce Magazyn wybrać Magazyn Warszawa.



Na stanie Magazynu Opole pozostanie 10 sztuk, a na stanie Magazynu Warszawa będzie 25 sztuk. Co w sumie dostępnej ilości da 35 sztuk. 

Aktualizując stany magazynowe, w przypadku włączonych magazynów, program doda odpowiednio do systemu dokument PZ (jeżeli aktualizowaliśmy większe stany magazynowe dla konkretnych produktów) i dokument WZ (jeżeli aktualizowane przez nas stany produktów były mniejsze od poprzednich stanów w systemie). 

Jeżeli nie prowadzimy magazynu i nie używamy dokumentów magazynowych, to po aktualizacji stanów produktów program zmieni dane w rubryce Dostępna ilość na kartach produktów. 
 

Jak zaktualizować stawkę VAT dla wszystkich produktów na podstawie pliku importu?

Aby zaktualizować stawkę VAT na podstawie importu, w pliku znajdź kolumnę stawka VAT i dla produktów dodaj właściwą stawkę podatku. 
 

Dzięki temu stawka VAT zaktualizuje się prawidłowo na 5% zamiast 5,0%, które system zaczyta, gdy w pliku podasz stawkę 5 bez dodatkowego znacznika. Jeśli edytując pole przy produkcie, w kolumnie odpowiadającej za stawkę VAT widzisz zapis 'stawka podatku np. '23, system zaktualizuje stawkę podatku prawidłowo. 

Aktualizując stawkę podatku możesz wybrać od jakiej ceny, netto czy brutto, system ma obliczać stawkę podatku i którą wartość aktualizować. 
 

 

1. Aktualizacja na podstawie pliku - wyliczanie netto na podstawie brutto

 

Jeżeli w kroku 2 importu w wierszu KLUCZ zaznaczysz checkbox w kolumnie name : Nazwa, a w wierszu AKTUALIZUJ zaznaczysz checkbox w kolumnie tax : VAT, system dokona wyliczenia ceny netto na podstawie ceny brutto w karcie produktu. 

Cena brutto w karcie produktu pozostanie bez zmian, a na podstawie zmienionej stawki VAT system zaktualizuje cenę netto. 

Jako przykład posłuży nam produkt Nasiona chia 100g, który ma ustaloną stawkę podatku VAT 0%. Stawka podatku dla ceny sprzedaży musi zostać zaktualizowana na 5%. 

Cena netto i brutto sprzedaży wynosi 16,99 zł. 

Poprzez zakładkę Ustawienia > Import > Importuj produkty wgraj plik importu z nową stawką VAT. 

W kroku 2 importu zaznaczamy opcję Aktualizuj pozycje, by masowo zmienić stawkę podatku dla produktów.

W wierszu KLUCZ zaznaczamy checkbox w kolumnie name : Nazwa, a w wierszu AKTUALIZUJ zaznaczymy checkbox w kolumnie tax : VAT. Dokładnie tak samo jak na zrzucie ekranu wyżej. Zatwierdzamy import przyciskiem Importuj dane.

 Po zaimportowaniu danych system dla produktu Nasiona chia 100g zmienił w karcie produktu stawkę VAT na 5% oraz cenę netto na 16,18 zł.. Cena brutto pozostała bez zmian.

 

2. Aktualizacja na podstawie pliku - wyliczanie brutto na podstawie netto

Jeżeli w kroku 2 importu w wierszu KLUCZ zaznaczysz checkbox w kolumnie name : Nazwa, a w wierszu AKTUALIZUJ zaznaczysz checkbox w kolumnie tax : VAT oraz w kolumnie price_net : Cena netto, system dokona wyliczenia ceny brutto na podstawie ceny netto w karcie produktu. 

Cena netto w karcie produktu pozostanie bez zmian, a w oparciu o zmienioną stawkę VAT system zaktualizuje cenę brutto.

Dla wskazania zmian w cenach przy aktualizacji stawki VAT za pomocą pliku importu wykorzystamy produkt Słonecznik prażony 250 g, którego cena netto i brutto sprzedaży wynosi 14,99 zł dla stawki vat 0%. 

Zaktualizujemy stawkę podatku na 5% tak, by cena netto sprzedaży pozostała bez zmian, a w oparciu o nową stawkę podatku system wyliczył cenę brutto. 
 

Poprzez zakładkę Ustawienia > Import > Importuj produkty wgraj plik importu z nową stawką VAT. 

W kroku 2 importu zaznaczamy opcję Aktualizuj pozycje, by masowo zmienić stawkę podatku dla produktów.

W wierszu KLUCZ zaznaczamy checkbox w kolumnie name : Nazwa, a w wierszu AKTUALIZUJ zaznaczymy checkbox w kolumnie tax : VAT oraz price_net : Cena netto. Dokładnie tak samo jak na zrzucie ekranu wyżej. Zatwierdzamy import przyciskiem Importuj dane.

Po zaimportowaniu danych system dla produktu Słonecznik prażony 250 g zmienił w karcie produktu stawkę VAT na 5% oraz cenę brutto na 15,74 zł.. Cena netto pozostała bez zmian.

3. Aktualizacja ręczna stawki podatku w karcie produktu

Stawkę podatku możesz zaktualizować również ręcznie z poziomu karty produktu. Opcja ta nie pozwala na masową zmianę dla wielu produktów. 

Aby zmienić stawkę podatku, przejdź do karty produktu i skorzystaj z opcji Edytuj. 



W polu VAT wybierz z listy nową stawkę podatku, którą chcesz przypisać do produktu. Przy ręcznej zmianie system wyświetli komunikat: Czy zmienić stawkę podatku w cenach zakupu i dokumentach magazynowych?

Jeśli wybierzesz OK zmieni się również stawka podatku w cenie zakupu produktu. Jeśli wybierzesz Anuluj zmieni się tylko stawka podatku w cenie sprzedaży. 

Pamiętaj, by wprowadzone zmiany zatwierdzić przyciskiem Zapisz na dole strony.



Zmiana stawki podatku zaktualizuje cenę brutto sprzedaży. Cena netto pozostanie bez zmian. 


 

Najczęściej pojawiające się pytania

 

• Czy można importować zestawy produktów?

Do programu można importować produkty. Jeśli produkt jest zestawem, czyli zbiorem poszczególnych produktów, nie ma możliwości dodania go do systemu za pomocą importu. Zestawy należy do systemu wprowadzać ręcznie.
.

• Czy produkty aktualizowane poprzez plik importu dodadzą stan magazynowy produktu czy go zmienią?

System dokona zmian w stanie magazynowym produktu zgodnie z wybranym sposobem aktualizacji ilości produktu. W przypadku wybrania opcji Sumuj doda ilość podaną w pliku do ilości dostępnej w danym magazynie. W przypadku opcji Zastąp zamieni stan produktu na wybranym magazynie zgodnie z ilością podaną w pliku importu.