Kategorie przychodów i wydatków (po dokumentach księgowych i produktach)

Fakturownia daje Użytkownikom możliwość przypisywania odpowiednich kategorii zarówno do faktur przychodowych, jak i kosztowych. Dzięki temu możesz precyzyjniej filtrować dokumenty lub generować raporty z rozbiciem danych na poszczególne kategorie. W tym artykule wskażemy jak masowo przypisywać kategorie do dokumentów oraz jak wykorzystać kategoryzowanie dokumentów przy generowaniu raportów na koncie.

Kategorie przychodów i wydatków (po dokumentach księgowych i produktach)

Opcja tworzenia kategorii pozwoli Ci dokładniej filtrować dokumenty na koncie w zależności jakich danych potrzebujesz. Jeśli np. sprzedajesz produkty z różnych kategorii, przypisanie ich do dokumentów pozwoli sprawdzić jak sprzedaż rozkłada się w danym okresie czy w porównaniu do innych kategorii. Szczegółowy opis jak dodać kategorię do faktury znajdziesz w artykule Kategoryzacja przychodów i wydatków.

Kategorię możesz przypisać z poziomu tworzenia/edycji dokumentów. Jeśli jednak zacząłeś tworzyć kategorie w trakcie aktywnego korzystania z konta, możesz je przypisać do dokumentów masowo.

Aby to zrobić:

• przejdź do wybranej listy dokumentów poprzez zakładkę Przychody lub Wydatki;

  
• zaznacz checkboxy przy tych fakturach, dla których chcesz przypisać wybraną kategorię;

• ponad listą dokumentów pojawi się dodatkowe menu podręczne, z którego wybierz opcję Zmień;

  
• następnie wybierz opcję Kategoria i z listy wybierz tę kategorię, którą chcesz przypisać dla wybranych dokumentów (pamiętaj, jeśli kategorii nie ma na liście, musisz ją najpierw utworzyć w zakładce Ustawienia > Kategorie);
• zaczekaj aż system zakończy proces przypisywania kategorii i przeładuje stronę;

• jeśli na liście faktur masz aktywną kolumnę z kategorią, zobaczysz tam przypisane kategorie.

  

Jeśli chcesz sprawdzić, czy kategoria prawidłowo przypisała się do dokumentu, przejdź do edycji faktury. W polu Kategoria powinna pojawić się nazwa przypisanej kategorii. Aby zweryfikować czy dokument ma przypisaną kategorię, możesz aktywować widok dodatkowej kolumny Kategoria. Na liście faktur kliknij ikonę zębatki obok przycisku Eksport/Wydruki i skorzystaj z opcji Dostosuj wyświetlanie kolumn. Zaznacz checkbox przy opcji Kategoria i zapisz zmiany. Szczegółową instrukcję znajdziesz w tym artykule.

Do stworzenia nazwy kategorii możesz też użyć danych personalnych pracowników. Wystarczy, że w zakładce Ustawienia > Kategorie utworzysz kategorię o nazwie np. Handlowiec Jan Kowalski. Jeśli każdy handlowiec, który tworzy dokumenty na koncie przypisze swoją kategorię do dokumentu, w łatwy sposób sprawdzisz jaką sprzedaż wygenerowała dana osoba.

Takie statystyki są zebrane w raportach odnoszących się do kategorii.

Raportowanie dokumentów i produktów po kategoriach

Na podstawie przyporządkowanych kategorii możesz generować raporty dotyczące przychodów i wydatków oraz produktów, które sprzedajesz.

Aby wygenerować raport, który uwzględni kategoryzacje dokumentów:

• przejdź do zakładki Raporty > Lista raportów;

  
• przejdź do sekcji Finanse lub Produkty w zależności jakich danych potrzebujesz;

• wybierz raport Kategorie przychodów i wydatków lub raport Kategorie przychodów i wydatków (kategorie produktów);

  
• dostosuj parametry takie jak zakres dat oraz skorzystaj z dodatkowych ustawień (dostępne po kliknięciu frazy więcej opcji ↓);
• kliknij przycisk Generuj raport, by system wyświetlił podsumowanie zgodnie z wybranymi filtrami.

• po dokumentach (raport kategorie przychodów i wydatków) - liczy faktury używając tylko kategorii przypisanej do faktury (category_include_products=0)
• po produktach (raport kategorie przychodów i wydatków (kategorie produktów)) - liczy faktury używając kategorii na fakturze LUB na jej pozycjach/produktach (category_include_products=1)

Przykładowy raport przychodów i wydatków w odniesieniu do wystawionych dokumentów przedstawia:

A – zebrane kategorie, które przypisano do dokumentów sprzedażowych i kosztowych,
B i C – liczba faktur po stronie przychodów i wydatków, jakie zostały przypisane do danych kategorii,
D i E – oddzielne zliczanie przychodów i wydatków według danych kategorii,
F – podliczanie zysków i strat.

Przykładowy raport przychodów i wydatków w odniesieniu do produktów na wybranych dokumentach księgowych – w odróżnieniu od poprzedniego raportu – dotyczy produktów w kolumnach ilość sprzedaży oraz ilość wydatków i ma wyszczególnione konkretne ilości produktów sprzedanych na danych fakturach z odpowiednimi kategoriami.

Należy pamiętać, że produkt na fakturze, która ma przypisaną wybraną kategorię nie będzie miał automatycznie przypisanej kategorii.

Może się zdarzyć, że produkt mający przypisaną konkretną kategorię będzie sprzedawany na fakturze, która jest przydzielona do innej kategorii. W tej sytuacji w raporcie dla kategorii produktów będą one przypisane do kategorii z faktur.

Dlaczego liczby w raporcie mogą się różnić w zależności od trybu, z którego pobierają dane?

Różnice w liczbie faktur pomiędzy raportami po dokumentach księgowych i po produktach wynikają ze sposobu przypisywania kategorii.

Raport po dokumentach księgowych uwzględnia wyłącznie faktury, które mają daną kategorię przypisaną bezpośrednio do dokumentu.

Z kolei raport po produktach obejmuje faktury, na których co najmniej jedna pozycja (produkt) została przypisana do danej kategorii - nawet jeśli sama faktura nie posiada przypisanej kategorii.

Kliknięcie liczby faktur w raporcie otwiera listę dokumentów z automatycznie zastosowanym filtrem dopasowanym do trybu raportu:

• po dokumentach → filtrowanie wyłącznie po kategorii przypisanej do faktury
• po produktach → filtrowanie po kategorii faktury lub kategorii produktu

UWAGA! Na liście faktur dostępny jest filtr Szukaj też w produktach, który określa, czy wyszukiwanie uwzględnia również kategorie produktów. Domyślnie opcja ta jest włączona, dlatego przy porównywaniu wyników z raportem 'po dokumentach księgowych' należy upewnić się, że sposób filtrowania jest spójny z wybranym trybem raportu.