Kategoria - czym jest i jak z niej korzystać?

Utworzono: 2023-01-20
Ostatnia aktualizacja: 2024-06-05
Liczba odwiedzin posta: 2202

W ramach ustawień systemu Fakturownia możesz skorzystać z opcji dodawania kategorii. Kategorie można przypisywać do klientów, produktów oraz dokumentów związanych z przychodami i wydatkami. Dodanie kategorii pozwoli Ci podzielić dane w systemie według ustalonych kryteriów. Może to być pomocne, gdy chcesz wyszukać klientów z określonego kraju lub podzielić produkty na te dostępne stacjonarnie i online. Kategoryzowanie danych w systemie ułatwi Ci zawężanie informacji według wybranych filtrów, co pozwoli na generowanie raportów i wykresów w rozbiciu na kategorie. Opcja dodawania kategorii jest dostępna w każdym planie Fakturowni. Z tego artykułu dowiesz się, jak dodać kategorię oraz jak skorzystać z opcji filtrowania według tego parametru.

Spis treści artykułu: 
.  
Instrukcja

Dowiedz się, jak skorzystać z tej funkcji, korzystając z interaktywnego przewodnika.

Jak dodać kategorię w systemie?


Kategorie możesz dodać z poziomu ustawień. Aby dodać kategorie w ramach swojego konta, przejdź do zakładki Ustawienia > Kategorie

Panel główny Fakturowni z widocznymi opcjami tworzenia dokumentów, takich jak faktura, faktura proforma, faktura zaliczkowa, oraz menu 'Ustawienia' z rozwiniętą opcją 'Kategorie'.

Pojawi się okno, w którym można dodać kategorie przy pomocy przycisku Dodaj. Jeśli wcześniej dodałeś już kategorie, zobaczysz tutaj listę wszystkich utworzonych wcześniej kategorii.

Strona z listą kategorii w Fakturowni, z dużym niebieskim przyciskiem 'Dodaj nową kategorię' oraz instrukcją o znaczeniu kategorii w przypisywaniu do przychodów i wydatków.

Po kliknięciu przycisku Dodaj system wyświetli formularz dodania kategorii. Nadaj jej nazwę w rubryce Nazwa. Opcjonalnie możesz dodać również opis, który będzie stanowił uzupełnienie nazwy głównej. Nie będzie natomiast widoczny na żadnym dokumencie. 

Formularz dodawania nowej kategorii w Fakturowni, z polami do wpisania nazwy i opisu kategorii oraz przyciskiem 'Zapisz'.

Kategorie będą wyświetlały się jako lista. Z tego miejsca dodane Kategorie można również edytować lub usunąć korzystając z zębatki po prawej stronie. Po jej kliknięciu pojawią się opcje Zobacz, Edytuj i Kasuj.

Strona kategorii w Fakturowni, z listą kategorii i opcjami do edytowania, zobaczenia lub usunięcia kategorii, oraz przyciskiem 'Dodaj' po lewej stronie

UWAGA! Kategoria faktury jest ważniejsza! Oznacza to, że tylko jeśli do danej faktury NIE JEST przypisana kategoria, wtedy brane pod uwagę będą kategorie z produktów znajdujących się na tej fakturze.
 

Filtrowanie faktur po kategorii


W systemie dostępna jest opcja filtrowania dokumentów według przypisanej do nich kategorii.

Aby wyfiltrować dokumenty za pomocą tej opcji, przejdź na listę dokumentów poprzez zakładkę Przychody > Wszystkie lub wybierz konkretny typ dokumentu. Opcja ta dostępna jest również po stronie wydatków.  

W panelu filtrującym, który znajduje się po lewej stronie, dostępna jest rubryka Kategoria. Po kliknięciu pola, system wylistuje wszystkie kategorie dodane w ramach konta. 

Możesz wybrać niezbędne kategorie, klikając ich nazwę. Jeśli chcesz wybrać więcej niż jedną kategorię, każdorazowo musisz kliknąć pole Kategoria i wyświetlić listę jeszcze raz. 

Po kliknięciu w to pole możesz również wyszukać kategorię, wpisując jej nazwę. System w takim przypadku podpowie najbardziej pasujące opcje, których wybór zatwierdzisz, klikając nazwę kategorii. 

Po wybraniu kategorii, zatwierdź wyszukiwanie przyciskiem Szukaj. System wyświetli dokumenty, które mają przypisane wybrane kategorie. 

Ekran przeglądu przychodów w Fakturowni z wyświetlonymi kategoriami produktów, opcjami filtrowania i listą faktur, w tym faktur korygujących i proform.

Opcja filtrowania dostępna jest również dla bazy klientów i produktów. Po przejściu do zakładki Klienci lub Produkty, system pozwala również na filtrowanie po kategorii. 

Panel zarządzania klientami w Fakturowni z opcją dodawania klientów, filtrowania według kategorii i rodzaju oraz listą klientów z różnym dostępem do danych.


Wyświetlanie kolumny z kategorią na liście faktur


System umożliwia wyświetlanie dodatkowych kolumn na liście dokumentów dzięki opcji dostosowania wyświetlania kolumn. Wśród widocznych kolumn możesz wybrać także kolumnę dotyczącą kategorii. W ten sposób z poziomu listy będzie widoczna informacja, czy dany dokument ma przypisaną kategorię, oraz jaka to jest kategoria. 

Aby aktywować wyświetlanie kolumny z kategorią na liście faktur:
.
  1. przejdź na listę faktur poprzez zakładkę Przychody > Wszystkie

    Panel główny Fakturowni z menu rozwijanym 'Przychody', pokazującym różne typy dokumentów przychodowych, takie jak faktury, paragony, zamówienia.
     
  2. kliknij ikonę zębatki widoczną w prawym, górnym rogu obok przycisku Eksport/Wydruki i z listy wybierz Dostosuj wyświetlanie kolumn

    Ekran główny Fakturowni pokazujący listę przychodów z opcją dostosowania wyświetlania kolumn, eksportu i wydruków w prawym górnym rogu.
     
  3. zaznacz checkbox przy opcji Kategoria, by aktywować wyświetlanie kolumny; 

    Menu dostosowywania wyświetlania kolumn w Fakturowni, z zaznaczonymi opcjami 'Produkt/usługa' i 'Kategoria' oraz przyciskiem 'Zapisz' na dole.
     
  4. zatwierdź zmiany przyciskiem Zapisz na końcu okna. 

Zmiana będzie widoczna dla wszystkich list z fakturami po stronie przychodów. Kolumnę z kategorią możesz aktywować w ten sam sposób również w zakładce wydatki

Lista przychodów w Fakturowni z kolumnami takimi jak numer, wartość netto, wartość brutto, klient, data wystawienia, data płatności, produkt/usługa, kategoria, i status.


Filtrowanie faktur po kategorii - szukaj też w produktach


W filtrowaniu faktur po kategorii dostępna jest dodatkowa opcja Szukaj też w produktach. Funkcja ta pozwala na bardziej precyzyjne wyszukiwanie niezbędnych faktur. 

Jeśli faktura nie będzie miała przypisanej kategorii, ale produkt na fakturze już tak, zaznaczona opcja Szukaj też w produktach sprawi, że na liście dokumentów pojawią się nie tylko faktury z wybraną kategorią, ale również faktury, na których jedynie produkt ma przypisaną daną kategorię. Rozszerza to znacznie wyszukiwanie po kategorii.

Jeśli zależy Ci tylko na dokumentach, które mają przypisaną wybraną kategorię lub nie mają żadnej, pamiętaj, by odznaczyć checkbox przy opcji Szukaj też w produktach

Panel zarządzania przychodami w Fakturowni z listą faktur, filtrem według wybranej kategorii oraz opcją wyszukiwania również w produktach.

W osobnych artykułach opisujemy szczegółowo jak przypisać kategorie do klientów, produktów, przychodów i wydatków: .
Sprawdź również: Jak znaleźć starsze / historyczne faktury na koncie?
Sprawdź działanie systemu korzystając z interaktywnej instrukcji

Interaktywny przewodnik poprowadzi Cię krok po kroku na rzeczywistych ekranach Fakturowni, umożliwiając łatwe zrozumienie i wykonanie potrzebnych działań.

Kliknij Start aby rozpocząć, a następnie klikaj w niebieskie pola, lub użyj strzałek w prawym dolnym rogu do nawigowania po instrukcji.



Powrót


Komentarze

Avatar sugester medium
Krzysztof Marciniak
Czy jest możliwość automatycznego przypisywania kategorii do dokumentu sprzedaży po Kliencie?
NP: jeżeli wystawiam fakturę na klienta X to automatycznie przypisze do dokumentu kategorię Gmina 1

2023-04-20 20:17


milenasz
milenasz
Odpowiedź główna   Dzień dobry,

jeśli kategoria jest przypisana do klienta w karcie klienta, to nie ma to wpływu na przypisanie kategorii do wystawianej faktury.

Nawet jeśli w karcie klienta w rubryce 'Kategoria' dodane zostanie Gmina 1, to podczas wystawiania faktury z danymi tego Kontrahenta, rubryka 'Kategoria' widoczna obok rubryki 'Data sprzedaży' pozostaje pusta. Dla wystawianego dokumentu należy kategorię przypisać oddzielnie.

Przypisanie kategorii do klienta, bezpośrednio w karcie klienta, pozwala generować raporty dotyczące Klientów, czyli raport Klienci lub Bilans Klientów używając jako filtra kategorii właśnie. Jeśli chcieliby Państwo skorzystać z raportów dotyczących faktur, tylko przypisanie kategorii do dokumentu, pozwoli znaleźć w systemie dokumenty utworzone dla tej kategorii.

Pozdrawiam
Milena

2023-04-21 10:52


Dodaj komentarz