Eksport faktury do KSeF XML (FA(3)) w Fakturowni i import do Aplikacji Podatnika 2.0
Ostatnia aktualizacja: 2026-01-30
Zobacz, jak wyeksportować fakturę z Fakturowni do pliku KSeF XML w strukturze FA(3), jak zaimportować go do Aplikacji Podatnika 2.0 oraz jak przypisać numer KSeF do dokumentu w Fakturowni.
Plik XML KSeF to ustrukturyzowany plik faktury elektronicznej, zgodny z wymaganiami Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). Jest to oficjalny format faktur elektronicznych, który umożliwia automatyczne przesyłanie, odbiór i archiwizację faktur w systemie KSeF prowadzonym przez Ministerstwo Finansów.
W systemie KSeF obecnie współistnieją dwie logiczne struktury pliku faktury ustrukturyzowanej:
- struktura fa(2), obowiązująca w środowisku produkcyjnym Aplikacji Podatnika 1.0, została wyłączona 26 stycznia 2026 roku, FA(3) zastępuje FA(2) wraz z przejściem na KSeF 2.0
- struktura fa(3), dostępna wyłącznie w środowisku Aplikacji Podatnika 2.0.
Jak wyeksportować plik do formatu KSeF XML?
Przed przystąpieniem do eksportu dokumentów upewnij się, że wypełniłeś/aś na fakturze odpowiednie pola:
- numer faktury
- miejsce i data wystawienia faktury
- data sprzedaży
- imię i nazwisko lub nazwa firmy sprzedawcy
- NIP sprzedawcy
- ulica i numer sprzedawcy
- kod pocztowy i miejscowość sprzedawcy
- kraj sprzedawcy
- imię i nazwisko lub nazwa firmy nabywcy
- NIP nabywcy (opcjonalnie)
- ulica i numer nabywcy
- kod pocztowy i miejscowość nabywcy
- kraj nabywcy
- nazwa pozycji na fakturze
- jednostka pozycji na fakturze
- cena netto pozycji na fakturze
- VAT (%) pozycji na fakturze
- płatność
- przyczyna korekty,
- ID KSeF faktury korygowanej.
Aby poprawnie wyeksportować plik:
- przejdź do ustawień konta w Fakturowni i kliknij Integracje i dodatki > Eksporty > Eksport KSeF XML [struktura fa(3)]
- kliknij w nazwę aplikacji, a następnie przycisk Aktywuj/Uruchom - kolejno postępuj zgodnie z poniższymi krokami:
- przejdź na listę faktur i zaznacz checkbox przy fakturze lub fakturach, które chcesz wyeksportować,
-
następnie kliknij przycisk Eksport/Wydruki w prawym górnym rogu listy i wybierz odpowiednią opcję Eksport KSeF XML [struktura fa(3)]
-
poczekaj, aż system przetworzy żądanie i pobierz gotowy plik na swój komputer,
-
to wszystko - plik jest już na Twoim dysku.
UWAGA! Jeśli dostałeś/aś komunikat o błędzie, upewnij się, czy wypełnione zostały wszystkie potrzebne pola na fakturze (wymienione wyżej). W razie potrzeby możesz także zweryfikować brakujące elementy na dokumencie na podstawie broszury informacyjnej schemy fa(3).
Jak zaimportować plik do Aplikacji Podatnika 2.0?
- Przejdź do Aplikacji Podatnika 2.0
- Uwierzytelnij się wybraną metodą autoryzacji.
- Wejdź do zakładki Wczytaj fakturę.
- Wczytaj plik testowo wygenerowanej faktury.
- Gotowe! Po przyjęciu dokumentu w KSeF faktura otrzyma numer KSeF, a w aplikacji będzie dostępne UPO
Jak wprowadzić numer KSeF faktury do Fakturowni?
Jeśli zaimportowałeś swój dokument do KSeF, zostanie mu nadany unikalny numer KSeF faktury. Numer ten możesz łatwo wprowadzić i przypisać do konkretnego dokumentu w Fakturowni.
- Przejdź do podglądu swojej faktury w Fakturowni poprzez zakładkę Przychody/Faktury.
- Z menu podręcznego ponad podglądem dokumentu kliknij w Więcej opcji.
- Następnie wybierz Dodaj numer KSeF.
- Uzupełnij unikalny numer faktury nadany w Krajowym Systemie e-Faktur. Pamiętaj, aby sprawdzić dokładność wpisywanego numeru, ponieważ nie będziesz mógł go edytować.
- Kliknij Zapisz. Numer pojawi się w dedykowanym polu pod dokumentem.
Chcesz dowiedzieć się więcej o KSeF? Odwiedź naszą stronę poświęconą Krajowemu Systemowi e-Faktur, a także sprawdzaj stronę z aktualizacjami systemu i najczęstszymi pytaniami odnośnie KseF-u.
Powrót
Komentarze
Jan Kowalski
czy istnieje możliwość wygenerowania korekty faktury VAT zgodnej z formatem ustrukturowanym KSeF XML?
2022-08-08 11:06
alicjan
niestety na chwilę obecną możliwy jest jedynie podstawowy eksport dokumentów do formatu KSeF. Obejmuje on eksport faktur VAT do formatu ustrukturyzowanego.
Docelowo chcemy zapewnić naszym Klientom pełną funkcjonalność wynikającą z integracji obu systemów.
2022-08-08 12:44
Tomasz
Czy mozna to bedzie robic np. raz w tygodniu, albo raz w miesiacu dla wszystkich faktur zbiorczo?
2022-12-08 08:52
alicjan
częstotliwości eksportu i importu faktur do KSeFu są określone przez rząd i na chwile obecną zapis ustawy wskazuje, że każda wystawiona faktura, powinna być wysłany do KSeF w dniu jego wystawienia. Ze względu na to, że KSeF ma się stać programem obowiązkowym dopiero od 2024 roku, to zapis ustawy może jeszcze ulec zmianie.
Więcej informacji można znaleźć na oficjalnej stronie KSeF https://www.podatki.gov.pl/ksef/pytania-i-odpowiedzi-ksef/
2022-12-08 11:07
Jakub
Czy docelowo eksport faktur i korekt z Państwa programu będzie mógł się odbywać automatycznie, zaraz po wystawieniu faktury?
2023-01-04 17:51
alicjan
Planujemy stworzyć aplikację, która pozwoli na automatyczną wysyłkę faktur do KSeF po API. Niestety na chwilę obecną nie jestem w stanie określić przybliżonego terminu, kiedy aplikacja powstanie. Na pewno prace nad nią ruszą już w niedalekiej przyszłości.
2023-01-05 12:16
Jakub
2023-01-13 08:44
alicjan
docelowo planujemy stworzyć aplikację KSeF, która będzie przesyłała informacje po API. Dzięki temu będzie możliwe przesyłanie do KSeF różnych typów dokumentów wraz z wszystkimi polami znajdującymi się na fakturach (takimi, które akceptuje KSeF), a także zaciąganie faktur z KSeF i uzyskiwanie numeru identyfikacyjnego danej faktury w KSeF.
Jeśli chodzi o aktualny eksport plików do KSeF (czyli pobieranie dokumentów w formacie KSeF XML), również jest on rozwijany o nowe możliwości i nowe typy dokumentów.
2023-01-13 10:39
Tadeusz
według Panstwa wskazówek i przeczytania wytycznych mam wypełniane wszystkie pola wymagające w fakturach, jednak wciąż wywala błąd,
nie wiem co określa błąd wynikajacy w momencie eksportu faktur,
jedynie co mogę robić żle to że faktury wysyłam zbiorczo pod koniec np tygodnia lub miesiaca, jednak nie ma to znaczenia gdyż system KSef zmienia date wystawienia faktury na datę wpływu dokumentu jak wystawienia (według wytycznych KSeF)
nie wiem co oznacza formułowanie w błędach
Nie udało się wyeksportować faktur
<?xml version="1.0" encoding="UTF-8"?> <hash> <code type="symbol">error</code> <message>Musisz b...
Musisz b.... tu się urywa zdanie ... proszę o pomoc :)
2023-01-21 11:10
alicjan
czy mogłabym prosić o podanie URL konta w Fakturowni, podanie numery faktury, która się nie eksportuje oraz udzielenie dostępu technicznego https://pomoc.fakturownia.pl/148038-Jak-udzielic-dostepu-Pomocy-Technicznej-
Uprzejmie proszę z tymi danymi zgłosić się na adres integracje@fakturownia.pl
Pozdrawiam.
2023-01-25 11:23
darek
Jak wygląda sytuacja z fakturami wystawianymi np. dla JST (centralizacja VAT - inny nabywca i odbiorca faktury)?
Czy do KSeF będą przekazywane dane odbiorcy?
Obecnie do xmla eksportowanego z Fakturowni zapisywane są jedynie dane nabywcy, nie ma tam żadnych informacji o odbiorcy faktury.
2023-02-09 11:39
alicjan
na chwilę obecną integracja z KSeF przewiduje jedynie eksport zwykłych faktur VAT. Docelowo pracujemy nad tym, aby eksport do KSeF obejmował wszystkie typy faktur wraz ze wszystkimi oznaczeniami, procedurami itp.
Możliwość eksportu faktur wystawianych dla JST zostanie również uwzględniona w naszej aplikacji KSeF XML.
Pozdrawiam.
2023-02-10 14:26
Orhanet
Czyli można liczyć na system do integracji własnego programu z KSeF przez API w zasadzie bez obsługowo przez użytkownika?
2023-02-16 21:01
alicjan
tak, planujemy stworzyć takie rozwiązanie. Prace nad naszą aplikacją, która będzie pozwalała wysyłać faktury przez API do KSeF już trwają :)
Pozdrawiam.
2023-02-17 07:33
Jaroław
Pozdrawiam
2023-06-08 09:43
alicjan
tak, faktury będą wystawiane w obcej walucie, a niektóre pola będą przeliczane na PLN. Po więcej informacji kieruję bezpośrednio do schemy KSeF przygotowanej przez rząd: https://www.podatki.gov.pl/ksef/baza-wiedzy-ksef/pliki-do-pobrania-ksef/
Tak znajdą Państwo wszelkie informacje nt. KSeF.
2023-06-09 15:51
anonim
I gdzie należy uzupełnić odbiorcę faktury by dane tego podmiotu uzupełniły się do tego pola?
2023-08-08 09:55
alicjan
w najbliższym czasie pole Podmiot3 będzie obsługiwane. Na chwilę obecną dostosowujemy formatkę faktur w Fakturowni, tak aby zarówno Wystawca jak i Odbiorca faktury mógł poprawnie eksportować się do KSeF. Po wprowadzonych zmianach, eksport również zostanie zaktualizowany.
2023-08-09 16:31
Tomasz Bętkowski
Uprzejmie proszę o sprecyzowanie znaczenia tej informacji:
"Uzupełnij unikalny numer faktury nadany w Krajowym Systemie e-Faktur. Pamiętaj, aby sprawdzić dokładność wpisywanego numeru, ponieważ nie będziesz mógł go edytować. "
- czy macie Państwo na myśli ręczne przenoszenie danych z systemu ksef do systemu fakturowania (copy/paste)?
- jeśli tak, to czy macie Państwo świadomość, że w przypadku setek faktur wystawianych miesięcznie oznaczałoby to ogromny dodatkowy nakład pracy?
2023-08-09 22:29
alicjan
opcja ręczna jest przygotowana jedynie pod ręczny import i eksport faktur.
Po wdrożeniu integracji z KSeFem po API, numery te będą uzupełniać się automatycznie.
2023-08-10 12:16
anonim
próbowałem zaimportować fakturę do KSeF. Postępowałem wg instrukcji, lecz import zakończył się informacją, że "Wskazany plik nie jest prawidłowym plikiem XML e-Faktury". Sprawdzałem, i wypełnione są wszystkie wymagane pola.
Czy nie można by dodać sprawdzania wymaganych pól? Uzupełniając formularz faktury nie ma walidacji pod kątem importu do KSeF (a co byłoby sporym ułatwieniem i sposobem na uniknięcie czeskich błędów).
2023-09-06 22:10
Dodaj komentarz