Najczęstsze problemy z konfiguracją integracji z KSeF

1. Błąd: Autoryzacja KSeF nie powiodła się. Konto przekroczyło limit dostępnych certyfikatów
 

💡ROZWIĄZANIE! Sprawdź czy w Aplikacji Podatnika nie masz utworzonych wcześniej certyfikatów - szczegóły poniżej. 

Błąd Konto przekroczyło limit dostępnych certyfikatów pojawia się, jeżeli certyfikaty zostały wygenerowane wcześniej z poziomu Aplikacji Podatnika (lub MCU). Należy w tym przypadku skorzystać z opcji manualnego wczytania certyfikatów zgodnie z instrukcją Autoryzacja manualna (zaawansowana) – wgranie certyfikatów z KSeF do Fakturowni.

Opcja automatycznego generowania certyfikatów jest dostępna wyłącznie w sytuacji, gdy wcześniej nie były tworzone certyfikaty produkcyjne. W przypadku ich wcześniejszego utworzenia automatyczna opcja nie zadziała.

Alternatywną opcją (w przypadku posiadania jednej firmy) jest dezaktywacja "starych" certyfikatów już w Aplikacji Podatnika i wtedy można od nowa spróbować autoryzację automatyczną. Należy jednak pamiętać, że aby opcja automatyczna zadziałała poprawnie, to w Aplikacji Podatnika nie mogą być dostępne żadne aktywne certyfikaty.
 

2. Błąd 415 (brak uprawnień)
 
Oznacza on brak odpowiednich uprawnień osoby podpisującej plik autoryzacyjny w kontekście danego NIP-u.

Aby usunąć błąd, plik autoryzacyjny powinien zostać podpisany przez właściciela firmy. Alternatywnie możliwe jest nadanie odpowiednich uprawnień bezpośrednio w KSeF (zakładka Uprawnienia w Aplikacji Podatnika). Po ich nadaniu autoryzacja powinna przebiec poprawnie.

W przypadku spółek konieczne jest dodatkowo:

• posiadanie złożonego formularza ZAW-FA (również w sytuacji, gdy osoba podpisująca jest właścicielem spółki),

lub

• podpisanie pliku przy użyciu kwalifikowanego podpisu / pieczęci elektronicznej zawierającej NIP spółki.

Więcej opisuje dostępnych jest bezpośrednio na stronie Ministerstwa Finansów: ksef.podatki.gov.pl/informacje-ogolne-ksef-20/certyfikaty-ksef.

Plik XML po podpisaniu jest przekazywany do KSeF bez jakichkolwiek zmian z naszej strony. Błąd ten jest niezależny od Fakturowni oraz od samej treści podpisywanego pliku XML. Jest to komunikat pochodzący bezpośrednio z systemu KSeF. Jeżeli plik został podpisany przez właściciela lub osobę uprawnioną, a autoryzacja nadal kończy się niepowodzeniem, problem należy skonsultować bezpośrednio z zespołem technicznym KSeF.
 

3. Obsługa wielu firm w ramach jednego konta i przekroczone limity
 

💡ROZWIĄZANIE! Wygeneruj certyfikaty dla jednej firmy z poziomu KSeF, a przy autoryzacji każdej kolejnej firmy wykorzystaj te same certyfikaty wgrane do Fakturowni poprzez autoryzację manualną - szczegóły poniżej. 

Jeśli na swoim koncie w systemie korzystasz z opcji wielu firm (NIPów), konieczne jest korzystanie z autoryzacji manualnej, która polega na wgrywaniu do Fakturowni certyfikatów utworzonych z poziomu Aplikacji Podatnika. 

Wynika to z faktu, że automatyczna autoryzacja przez Fakturownię umożliwia jedynie utworzenie certyfikatów, ale nie daje dostępu do hasła, czyli klucza prywatnego. Klucz ten nie jest przez nas zapisywany ani przechowywany i nie ma możliwości jego późniejszego odczytania, a jest on niezbędny do przeprowadzenia autoryzacji manualnej.

Jeśli więc na koncie posiadasz kilka firm i w każdej z nich jesteś wskazany jako osoba z uprawnieniami administracyjnymi w KSeF, wygeneruj certyfikaty w Aplikacji Podatnika. Następnie, przy autoryzacji każdego NIP-u wymagającego osobnej autoryzacji, skorzystaj z opcji manualnej, wgrywając ten sam certyfikat.

Kolejne firmy możesz autoryzować za pomocą opcji Przypisz kolejne NIPy do swojego certyfikatu. Należy mieć jednak na uwadze, że ten sposób uwierzytelniania wykorzystuje certyfikaty z istniejącego, aktywnego połączenia. Upewnij się, że posiadasz odpowiednie uprawnienia do działania w imieniu wybranego NIP-u.
 

4. Błąd 400 - Exception: Brak podpisu
 

💡ROZWIĄZANIE! Sprawdź poprawność składanego podpisu elektronicznego i pobierz plik XML jeszcze raz - szczegóły poniżej. 

Błąd związany z niepoprawnym podpisem podczas autoryzacji KSeF. Oznacza on, że system KSeF nie jest w stanie poprawnie zweryfikować złożonego podpisu elektronicznego (Profil Zaufany, podpis kwalifikowany lub pieczęć z NIPem).

Najczęściej przyczyną jest błędny sposób podpisania pliku, użycie niewłaściwego certyfikatu, wygaśnięty podpis kwalifikowany lub uszkodzony plik po podpisaniu. Fakturownia przekazuje podpisany plik do KSeF bez żadnych zmian i nie ma możliwości ingerowania w proces podpisu.

Aby rozwiązać problem, należy ponownie pobrać plik XML z systemu, podpisać go poprawnym i aktualnym podpisem, a następnie wgrać go ponownie. Warto też upewnić się, że podpis składany jest dokładnie na pobranym pliku XML, bez jego edycji. Jeśli uważają Państwo, że plik został podpisany poprawnie, a autoryzacja wciąż kończy się niepowodzeniem, to problem ten należy skonsultować bezpośrednio z zespołem technicznym KSeF.
 

5. Błąd "exceptionCode":21115,"exceptionDescription":"Nieprawidłowy certyfikat
 

💡ROZWIĄZANIE! Sprawdź czy wgrywane certyfikaty dotyczą właściciel wersji integracji np. czy nie wgrywasz certyfikatów wygenerowanych w Aplikacji Podatnika DEMO do integracji z wersja produkcyjną KSeF - szczegóły poniżej. 

Błąd oznacza, że KSeF odrzuca certyfikat użyty do logowania i jest to problem autoryzacji.

Niezbędne jest upewnienie się, że certyfikaty zostały wygenerowane w odpowiednim środowisku (w Aplikacji Podatnika DEMO dla integracji DEMO lub w Aplikacji Podatnika/MCU dla integracji produkcyjnej) oraz przez osobę z odpowiednimi uprawnieniami. 
 

6. Błąd 21111 "Nieprawidłowe wyzwanie autoryzacyjne."
 

💡ROZWIĄZANIE! Ponów proces autoryzacji lub ponownie podpisz wyzwanie - szczegóły poniżej. 

Najczęściej ten błąd dotyczy problemów technicznych podczas podpisywania pliku XML (np. nieaktualne wyzwanie lub przerwana sesja).

KSeF działa w oparciu o tzw. wyzwanie autoryzacyjne. System generuje jednorazowe wyzwanie, które musi zostać poprawnie podpisane podpisem elektronicznym. Tylko aktualne i prawidłowo podpisane wyzwanie pozwala potwierdzić tożsamość firmy.

W większości przypadków ponowienie procesu autoryzacji lub ponowne podpisanie wyzwania rozwiązuje problem i umożliwia poprawne połączenie z KSeF w Fakturowni.
 

7. Błąd [{"exceptionCode" => 9103, "exceptionDescription" => "Przekroczona liczba dozwolonych podpisów."}]
 

💡ROZWIĄZANIE! Przejdź proces autoryzacji jeszcze raz i upewnij się, że plik podpisany jest tylko raz lub że skorzystałeś z odpowiedniej metody podpisu - szczegóły poniżej. 

Oznacza to, że w przesłanym dokumencie znajduje się więcej niż jeden podpis elektroniczny, co jest niezgodne z wymaganiami Krajowego Systemu e-Faktur. System KSeF dopuszcza tylko jeden podpis na etapie autoryzacji.

Proszę o ponowne przejście autoryzacji wraz z upewnieniem się, że plik autoryzacyjny został podpisany tylko raz oraz że użyto odpowiedniej metody podpisu. 
 

8. Czy można mieć podpięty KSeF na dwóch kontach, na których mam te same NIPy?
 

💡ROZWIĄZANIE! Wygeneruj certyfikaty z poziomu Aplikacji Podatnika i wgraj je do Fakturowni na każdym koncie korzystając z autoryzacji manualnej - szczegóły poniżej. 

W celu połączenia dwóch osobnych kont z tym samym NIPem, należy skorzystać z opcji manualnej wgrywania certyfikatów na obu kontach w Fakturowni.

Dlaczego tak to działa? KSeF dopuszcza tylko jedną aktywną parę certyfikatów na dany NIP. Oznacza to, że certyfikaty wygenerowane w Aplikacji Podatnika muszą być używane spójnie we wszystkich systemach integrujących się z KSeF - nie mogą działać równolegle różne zestawy certyfikatów dla jednego NIP.
 

9. Błąd 403
 

💡ROZWIĄZANIE! Sprawdź czy masz odpowiednie uprawnienia do wysyłki faktur w Aplikacji Podatnika lub poproś o weryfikację uprawnień właściciela firmy - szczegóły poniżej. 

Błąd ten oznacza, że osoba, która wykonała połączenie z KSeFem nie posiada odpowiednich uprawnień do wysyłania faktur.

Prosimy o kontakt z właścicielem firmy w celu nadania uprawnień do wysyłki dokumentów w Aplikacji Podatnika.

Jeżeli uprawnienia zostały już zaktualizowane, prosimy o kontakt na adres integracje@fakturownia.pl w celu odświeżenia sesji autoryzacyjnej bez konieczności ponownego łączenia się z KSeF. W zgłoszeniu prosimy podać dane odnośnie konta tj. URL konta, czyli adres widoczny w pasku przeglądarki po zalogowaniu do konta lub widoczny w polu Adres konta w systemie po przejściu do zakładki Ustawienia > Ustawienia konta. Niezbędne jest również udzielenie dostępu do konta dla pomocy technicznej zgodnie z instrukcją pomoc techniczna - jak udzielić do niej dostępu.

Informacja do przekazania dla właściciela firmy w kwestii nadania uprawnień:
1. Zaloguj się do Aplikacji Podatnika.
2. Wejdź w zakładkę Uprawnienia > Nadawanie uprawnień.
3. Wybierz rodzaj uprawnień i identyfikator.
4. W sekcji Zakres uprawnień wybierz Osoba będzie uprawniona do: wystawiania faktur.
5. Zapisz zmiany.

Jeżeli błąd pojawił się krótko po wykonaniu autoryzacji, prosimy odczekać kilka lub kilkanaście minut, a następnie ponowić próbę wysyłki dokumentu do KSeF.

W takiej sytuacji nie ma potrzeby ponownego nadawania uprawnień ani usuwania i ponawiania autoryzacji, o ile zostały one wykonane poprawnie.
 

10. Mam obowiązek korzystania z KSeF dopiero od 1 kwietnia, a nie mogę wysyłać faktur mailem do Klientów
 
Jeśli aktualnie integracja z KSeF potrzebna jest wyłącznie w celu pobierania faktur kosztowych, zalecamy włączenie w ustawieniach integracji trybu hybrydowego. Tryb ten można włączyć w ustawieniach integracji (zakładka Ustawienia > Ustawienia KSeF> Ustawienia) zgodnie z instrukcją tryb hybrydowy. 

W trybie hybrydowym:

• system pobiera dokumenty kosztowe (wydatki) z KSeF,
• dokumenty sprzedażowe wysyłasz do KSeF tylko wtedy, kiedy chcesz (wybierasz je ręcznie) – dzięki temu faktury, których nie wysyłasz do KSeF, nadal możesz edytować i wysyłać e-mailem na dotychczasowych zasadach