Faktura zaliczkowa a zadatek – zasady dokumentowania wpłat przed wykonaniem umowy

W obrocie gospodarczego często dochodzi do sytuacji, w której przed wykonaniem usługi lub dostawą towaru kontrahent wpłaca określoną kwotę na poczet przyszłej transakcji. W zależności od zapisów umownych i ustaleń pomiędzy stronami transakcji, wpłata ta może mieć charakter zaliczki albo zadatku. 

Choć pojęcia te mają odmienne znaczenie w prawie cywilnym, na gruncie podatku VAT ich dokumentowanie wygląda identycznie. Z tego powodu w systemach do fakturowania funkcjonuje wyłącznie faktura zaliczkowa - nie występuje odrębny typ dokumentu w postaci „faktury zadatkowej”.

Przedpłata na gruncie prawa cywilnego

Zaliczka jest świadczeniem częściowym na poczet przyszłego zobowiązania i co do zasady podlega zwrotowi, jeżeli umowa nie zostanie wykonana. 

Zadatek natomiast pełni funkcję zabezpieczającą wykonanie umowy:
 

•  jeżeli strona, która dała zadatek (nabywca), nie wykona umowy z przyczyn leżących po jej stronie, druga strona (sprzedawca) może zadatek zatrzymać,
•  jeżeli natomiast niewykonanie umowy nastąpi z winy sprzedawcy, który otrzymał zadatek, powinien on zwrócić jego podwójną wartość,
•  w przypadku rozwiązania umowy za zgodą stron zadatek co do zasady podlega zwrotowi.

Przedpłata a prawo podatkowe

Na gruncie prawa podatkowego nie ma rozróżnienia pomiędzy zaliczką a zadatkiem. Otrzymanie zaliczki i otrzymanie zadatku wywołuje te same skutki podatkowe. W konsekwencji zarówno klasyczna zaliczka, jak i zadatek, podlegają udokumentowaniu takim samym dokumentem - fakturą, której elementy określono w art. 106f ustawy o VAT (tzw. “zaliczkową”).

Faktura zaliczkowa

Faktura, o której mowa w art 106f ustawy o VAT powinna zawierać:
 

• datę wystawienia,
• kolejny numer, który w sposób jednoznaczny identyfikuje fakturę,
• imiona i nazwiska lub nazwy stron transakcji oraz ich adresy,
• numery identyfikacji podatkowej stron transakcji,
• datę otrzymania zapłaty, jeśli różni się od daty wystawienia faktury,
• otrzymaną kwotę zapłaty,
• kwotę podatku,
• dane dotyczące przyszłego świadczenia - czyli zamówienia lub umowy, a w szczególności: nazwę (rodzaj) towaru lub usługi, ilość zamówionych towarów, wartość netto zamówionych towarów lub usług, stawki podatku, kwoty podatku oraz wartość brutto całego zamówienia.

Faktura, która zawiera wymienione wyżej elementy to tzw. “faktura zaliczkowa”. Jest to nazwa stosowana powszechnie w przestrzeni publicznej i traktowana jako oficjalny rodzaj faktury. Również w KSeF faktura zaliczkowa funkcjonuje jako odrębny typ faktury - “ZAL”.

Nie istnieje odrębna kategoria dokumentu o nazwie „faktura zadatkowa”, ponieważ przepisy podatkowe nie przewidują szczególnej treści dokumentu w przypadku, gdy otrzymana płatność dla stron transakcji nie jest zaliczką, a zadatkiem.

W praktyce, jeżeli strony umowy ustalą, że przekazana kwota ma charakter zadatku, dopuszczalne jest zamieszczenie na fakturze zaliczkowej stosownej adnotacji, np. „Otrzymana zaliczka stanowi zadatek w rozumieniu art. 394 Kodeksu cywilnego”. Taka informacja doprecyzowuje charakter prawny świadczenia, nie zmieniając przy tym rodzaju dokumentu podatkowego.

Warto również pamiętać, że w przypadku niewykonania umowy i zatrzymania zadatku mogą powstać konsekwencje podatkowe wymagające odpowiedniego rozliczenia, w tym ewentualnej korekty uprzednio wystawionej faktury zaliczkowej - w zależności od okoliczności i charakteru rozliczenia między stronami.
 
Sprawdź również:
Jak wystawić zamówienie?
Modyfikacja zamówienia - jak skorygować dokument nieksięgowy zamówienie?
Jak wystawić fakturę zaliczkową do zamówienia?
Jak wystawić wiele faktur zaliczkowych do zamówienia?
Jak wystawić fakturę końcową z faktury zaliczkowej powiązanej z zamówienie?