Jak znaleźć starsze / historyczne faktury na koncie?

Jeśli w ramach konta w Fakturowni wystawiasz dużą liczbę dokumentów lub współpracujesz z nami już kilka lat, możesz zastanawiać się, jak odnaleźć archiwalne dokumenty.

Domyślnie na liście wszystkich faktur, które utworzyłeś, a także na listach poszczególnych ich typów, system wyświetla dokumenty z ostatnich 12 miesięcy. 

Filtr ten ustawiony jest automatycznie, dlatego często zdarza się, że Użytkownicy systemu nie wiedzą jak odnaleźć na swoim koncie faktury, które stworzyli wcześniej niż w przeciągu ostatniego roku. Brak widoczności tych dokumentów nie oznacza, że zostały one przez nas usunięte. Fakturownia nie usuwa żadnych dokumentów utworzonych w ramach konta. W tym wpisie pokażemy Ci, jak korzystać w systemie z opcji filtrowania i usprawnić proces szukania starszych faktur w systemie.
 

Filtrowanie po okresie

Wyświetlanie dokumentów wystawionych w przeciągu ostatnich 12 miesięcy, dotyczy zarówno faktur po stronie przychodów jak i wydatków. 

Opcje filtrowania dostępne są po lewej stronie każdej listy faktur. Jest to panel filtrujący, którego zadaniem jest ułatwienie Ci grupowania i odnajdywania dokumentów. 



W rubryce Okres możesz zauważyć domyślne ustawienie - ostatnie 12 miesięcy.

Lista faktur, którą po przejściu do zakładki Przychody czy Wydatki wyświetli Ci system, będzie ograniczać się wyłącznie do tego okresu. Nie oznacza to jednak, że dokumenty wystawione wcześniej, nie są dostępne na Twoim koncie. Wystarczy, że rozszerzysz okres wyszukiwania faktur w systemie do wszystkich lub wybranego zakresu dat.

Po kliknięciu w rubrykę Okres, masz możliwość wyboru jednego filtra z kilku dostępnych opcji. Są to:
.

• ostatnie 12 miesięcy;
• aktualny miesiąc;
• ostatnie 30 dni;
• poprzedni miesiąc;
• aktualny rok;
• poprzedni rok;
• aktualny kwartał;
• poprzedni kwartał;
• wszystkie;
• i więcej.

Opcja więcej pozwala na samodzielne określenie zakresu dat, z których chcesz wyfiltrować faktury. Jeśli skorzystasz z tej funkcji, w panelu pojawią dodatkowe rubryki: Data od i Data do, w których możesz zaznaczyć konkretny przedział czasowy. Daty możesz wybrać, korzystając z kalendarza, który wyświetli się po kliknięciu na wybraną rubrykę.

Zatwierdzenie przyciskiem Szukaj, który znajduje się na dole panelu filtrującego sprawi, że na liście system wyświetli tylko dokumenty zgodne z wybranymi przez Ciebie filtrami. Nie musisz się bowiem ograniczać do jednego filtra. Im bardziej szczegółowo określisz warunki wyszukiwania, tym precyzyjniejsze wyniki uzyskasz. 

Dzięki temu w ramach konta nie tylko możesz odnaleźć dokumenty wystawione później niż ostatnie 12 miesięcy, ale również masz możliwość maksymalnego zawężenia poszukiwań i otrzymania wyłącznie takich wyników, które Cię interesują. 


 

Inne dostępne filtry

Panel filtrujący pozwala na korzystanie z szerokiej gamy filtrów, które umożliwią uzyskanie precyzyjnie dopasowanych wyników. Widoczność filtrów uzależniona jest od opcji, które masz włączone na swoim koncie. Przykłady filtrów to:
.

• typ dokumentu;
• status;
• dział (jeśli w ramach konta masz dodane kilka działów);
• płatności;
• waluta.

W panelu możesz skorzystać również z dodatkowych opcji wyszukiwania. Będą one dostępne po kliknięciu frazy więcej ↓ .
 

Szukane słowo lub numer 

W systemie dostępny jest filtr, który pozwala wyszukiwać dokumenty po wybranej frazie. W panelu filtrującym dostępna jest opcja Szukane słowo lub numer. W widoczną rubrykę możesz wpisać np. numer szukanej faktury, imię lub nazwisko klienta, dla którego ją wystawiłeś albo inną frazę, po której jesteś w stanie odnaleźć dokument w systemie.

W ramach tego filtra możesz skorzystać również z opcji wyszukiwania dokładnego.

Wystarczy, że zaznaczysz checkbox Wyszukiwanie dokładne, który pojawi się po kliknięciu w rubrykę szukane słowo lub numer. System skorzysta z opcji zaawansowanego wyszukiwania. Funkcja wyszukiwanie dokładne pozwala m.in. na wyszukiwanie po frazach z rubryk takich jak nazwa produktów/usług czy uwagi dodane do faktury. Za jej pomocą można wyszukać także po danych zawartych w rubrykach odbiorca, inny adres korespondencyjny i dodatkowy opis jeśli został dodany. 


 

Nie mogę odnaleźć dokumentu w systemie - aktywności na koncie

Zdarzają się sytuacje, w których pomimo skorzystania z opcji filtrowania dokumentów, nie możesz odnaleźć go na swoim koncie. Nie jesteś w stanie również przypomnieć sobie czy dokument był edytowany, a może został usunięty z systemu przez któregoś z użytkowników. Co możesz zrobić w takim przypadku? Jak sprawdzić co stało się z dokumentem?

W systemie dla użytkownika z rolą właściciel konta, dostępna jest opcja szczegółowego sprawdzenia aktywności na koncie. 

Dzięki niej możesz przeglądać różne rodzaje aktywności związane z dokumentami, w tym m.in. utworzenie dokumentu, jego edycję czy usunięcie. W zakładce z aktywnościami na koncie, jesteś w stanie również filtrować wyszukiwanie po wybranym zakresie dat czy użytkowniku. 

Aby mieć dostęp do sprawdzenia aktywności musisz w zakładce Ustawienia > Ustawienia konta > Twoje konto w sekcji Inne zaznaczyć checkbox Pokazuj aktywności użytkowników. 



Po zapisaniu zmian w zakładce Ustawienia > Aktywności będziesz miał możliwość weryfikowania aktywności związanych z Twoim kontem.



Szczegółowo opcję aktywności na koncie opisujemy w dedykowanym wpisie: Jak sprawdzić aktywności na koncie?