Automatyczne powiadomienia SMS
Ostatnia aktualizacja: 2025-05-27
Włącz automatyczne powiadomienia SMS i otrzymuj zapłaty za faktury bez opóźnień. Powiadomienia SMS w Fakturowni informują Twoich klientów o wystawieniu faktury, a następnie przypominają im o zbliżającej się dacie płatności oraz przekroczonym terminie zapłaty, tym samym przyspieszając uregulowanie należności. Automatyczne powiadomienia SMS to dodatek płatny, z pełną ofertę zapoznasz się na stronie Powiadomienia SMS - Cennik
Spis treści artykułu:
- Jak włączyć powiadomienia SMS?
- Konfiguracja automatycznych powiadomień SMS
- Numer telefonu - karta klienta
- Termin płatności na fakturze
- Pakiet SMS – okres ważności, limit, informacje ogólne
- FAQ - pytania i odpowiedzi
Dowiedz się, jak skorzystać z tej funkcji, korzystając z interaktywnego przewodnika.
Jak włączyć powiadomienia SMS?
Fakturownia wysyła powiadomienia, dbając o profesjonalny kontakt z klientem. Włączając automatyczne powiadomienia SMS masz do wyboru 4 opcje automatycznej wysyłki SMS-ów:
- po wystawieniu dokumentu i dostarczeniu go mailem klientowi:
Dokument {numer} od {Sprzedawca} czeka na Twojej skrzynce mailowej. Prosimy o terminowa wplate.
- w wybranym przez Ciebie terminie przed datą płatności:
Przypominamy, ze wkrotce mija termin zaplaty dla {Sprzedawca} (dokument {numer}). Prosimy o terminowa wplate.
- w dniu, w którym upływa termin uregulowania należności:
Przypominamy, ze dzis mija termin zaplaty dla {Sprzedawca} (dokument {numer}). Prosimy o terminowa wplate.
- w wybranym przez Ciebie terminie po przekroczonej dacie płatności
Minal termin zaplaty dla {Sprzedawca} (dokument {numer}). Prosimy o uregulowanie naleznosci lub kontakt ze sprzedawca.
- Funkcję aktywujesz przechodząc do Ustawienia > Ustawienia Konta > Powiadomienia e‑mail i SMS > Powiadomienia SMS o nieopłaconej fakturze > Kliknij i zamów
- Wybierz jeden z dostępnych pakietów i złóż zamówienie, otrzymasz na e-maila fakturę proforma do opłacenia, po zaksięgowaniu wpłaty, usługa zostanie aktywowana;
- Po aktywacji usługi na ekranie dashboardu, pojawi się poniższy komunikat, naciśnij przycisk Skonfiguruj
- Wybierz spośród poniższych funkcji, te z których chcesz korzystać;
- Na koniec zapisz zmiany, od tej pory system będzie automatycznie wysyłał Twoim klientom wiadomości SMS przypominające o opłaceniu wystawionych przez Ciebie dokumentów sprzedaży;
Konfiguracja automatycznych powiadomień SMS
- Nadawcą SMS jest Fakturownia, która w Twoim imieniu przypomina o płatności;
- Automatyczne powiadomienia SMS zawierają nazwę sprzedawcy i numer dokumentu, dzięki czemu klient od razu wie, którą fakturę powinien opłacić;
- SMS są wysyłane między 8:00 a 18:00, zgodnie z savoir-vivre’em komunikacji biznesowej;
- SMS są wysyłane wyłącznie do Klientów ze statusem faktury nieopłacona;
- Treści SMS nie zawierają polskich znaków;
- Nie ma możliwości personalizacji treści SMS-ów;
- Na karcie klienta musi zostać dodany numer telefonu Kontrahenta by SMS mógł zostać do niego wysłany
- Nie ma możliwości we własnym zakresie zlecić ręczną wysyłkę powiadomienia SMS tylko dla wybranych Kontrahentów i wystawionych im dokumentów;
UWAGA! Automatyczna wysyłka powiadomień SMS nie obejmuje faktur cyklicznych. Jeśli chcesz zgłosić zapotrzebowanie na rozszerzenie tej funkcji napisz do nas na info@fakturownia.pl
Wysyłaj SMS po wysłaniu faktury mailem
- Klient otrzyma SMS w ciągu godziny od wysłania e-maila z dokumentem do niego, o ile wystawienie i wysyłka faktury e-mailem odbywa się w godzinach 8:00-18:00, wszystkie powiadomienia SMS dla faktur wystawionych po godzinie 18:00 dotrą do Kontrahenta kolejnego dnia o 8:00;
Wysyłaj SMS, gdy zbliża się termin płatności faktury
- Klient otrzyma o godzinie 13:00 SMS o zbliżającym się terminie płatności za fakturę na X dni przed terminem.
- Możesz wybrać jedną z opcji do wyboru:
- 1 dzień przed terminem
- 3 dni przed terminem
- 5 dni przed terminem
- 1 i 5 dni przed terminem
- Nie ma możliwości konfiguracji liczby dni na inną niż jest systemowo ustawiona
Wysyłaj SMS w dniu terminu płatności
- Klient otrzyma o godzinie 13:00 SMS o mijającym terminie płatności wskazanym na fakturze;
- Jeśli nie korzystasz z autopłatności, szybkiego przelewu, importu płatności z banku czy automatycznego połączenia z bankiem to pamiętaj aby kontrolować statusy faktur i ich płatności;
Wysyłaj SMS, gdy został przekroczony termin płatności faktury
- Klient otrzyma o godzinie 13:00 SMS o przekroczonym terminie płatności za fakturę X dni po terminie.
- Możesz wybrać jedną z opcji do wyboru:
- Po 1 dniu spóźnienia
- Po 3 dniach spóźnienia
- Po 5 dniach spóźnienia
- Po 14 dniach spóźnienia
- Po 30 dniach spóźnienia
- Po 1, 5 i 30 dniach spóźnienia
- Nie ma możliwości konfiguracji liczby dni na inną niż jest systemowo ustawiona
Wysyłaj SMS także dla dokumentów nieksięgowych
Możesz wysyłać SMS także dla dokumentów nieksięgowych np. proforma, zamówienie, oferta cenowa.
Wysyłaj SMS tylko w dni robocze
Masz też opcję wysyłki powiadomień wyłącznie w dni robocze. Zaznaczenie tej opcji spowoduje wysłanie smsów zaplanowanych na dzień wolny:
- w najbliższy dzień roboczy po dniu wolnym w przypadku gdy faktura zostanie wystawiona i wysłana mailem w dniu wolnym lub gdy został przekroczony termin płatności;
- w poprzedzający dzień roboczy, gdy zbliża się termin płatności faktury;
Przykład 1
Na fakturze mamy termin płatności mijający dnia 02.02.2025 r tj. niedziela, czyli system wyśle SMS z przypomnieniem o zbliżającym się terminie płatności w piątek 31.01.2025 r.
Natomiast dla tej samej sytuacji SMS z przypomnieniem o przekroczonym terminie płatności, zostanie wysłany w poniedziałek 03.02.2025 r.
Przykład 2
Wystawiamy fakturę dnia 02.02.2025r tj. niedziela, czyli system wyśle SMS z informacją o płatności w poniedziałek 03.02.2025 r.
Numer telefonu - karta klienta
Jeżeli wystawiasz fakturę, ale na karcie klienta i fakturze nie ma uzupełnionego numeru telefonu wtedy po jej wystawieniu pojawi się komunikat:
Powiadomienia SMS
Dodaj numer komórkowy nabywcy, abyśmy przypominali mu SMS-owo o terminowym opłaceniu dokumentu.
Dodaj numer
- Jeśli nie chcesz wysyłać automatycznego powiadomienia SMS do tego klienta, zamknij komunikat, a nie pojawi się on już po ponownym wejściu w podgląd faktury.
- Jeśli chcesz aby automatyczne powiadomienia docierały do wszystkich Kontrahentów upewnij się, że na ich karcie klienta widnieje dodany jeden polski numer telefonu komórkowego.
- Pamiętaj, że każdorazowe wprowadzenie innego numeru telefonu klienta na fakturze, powoduje zmianę numeru zapisanego uprzednio w karcie klienta.
UWAGA! Usługa jest dostępna tylko dla kontrahentów posiadających polski numer telefonu komórkowego – kraj sprzedaży nie ma znaczenia.
Termin płatności na fakturze
- Wystawiając fakturę pamiętaj, aby określić termin płatności wybierając opcję wybrana data (z kalendarza) lub z listy systemowo wskazanych dni. Opcja własny wpis... lub --nie wyświetlaj-- spowoduje brak automatycznej wysyłki powiadomień SMS
- Możesz ustalić własne terminy płatności, przechodząc do Ustawienia > Ustawienia konta > Konfiguracja > Słowniki > Terminy płatności w dniach
- Możesz też na stałe określić Domyślny termin płatności na wszystkich fakturach w Ustawienia > Ustawienia konta > Faktury i dokumenty > Domyślny termin płatności lub określić Domyślny termin płatności dla danego Klienta
Pakiet SMS – okres ważności, limit, informacje ogólne
Okres ważności i limit SMS pakietu
Zarówno okres ważności oraz limit wykorzystanych i pozostałych sms-ów do wysłania sprawdzisz przechodząc do Ustawienia > Ustawienia Konta > Powiadomienia e‑mail i SMS
Możesz wykupić kilka pakietów SMS, wówczas ilość sms-ów sumuje się, a w pierwszej kolejności są wykorzystywane SMS-y z najwcześniej wykupionego pakietu.
Po upływie terminu ważności lub wykorzystaniu limitu na głównym panelu pojawi się komunikat: Powiadomienia SMS Limit został wykorzystany. Zamów i opłać dodatkową paczkę powiadomień SMS.
aby system kontynuował automatyczną wysyłkę powiadomień SMS, złóż zamówienie na jeden z dostępnych pakietów.
Ikona wysłania powiadomienia SMS do Klienta
Na liście wystawionych dokumentów w Fakturowni przy danym dokumencie, gdzie było wysłane powiadomienie SMS pojawi się ikona SMS. Po najechaniu na ikonkę zobaczysz datę wysyłki ostatniego smsa.
Po kliknięciu w podgląd dokumentu, w rubryce Aktywności związane z dokumentem, zobaczysz wszystkie szczegóły związane z wysyłką danego powiadomienia SMS takie jak:
- numer, na który została wysłana wiadomość;
- rodzaj powiadomienia: w terminie, x dni po terminie;
- datę i godzinę wysyłki powiadomienia z systemu;
FAQ - pytania i odpowiedzi
1. Czy powiadomienia SMS można wysyłać kontrahentom zagranicznym?
Usługa jest dostępna tylko dla kontrahentów posiadających polski numer telefonu komórkowego – kraj sprzedaży nie ma znaczenia. W związku z tym możliwe jest wysyłanie powiadomień SMS zagranicznym kontrahentom, o ile w systemie podany zostanie ich polski numer telefonu komórkowego.
Przykład 1
Faktura wystawiona jest na kontrahenta z Niemiec, dla którego podano polski numer telefonu komórkowego – wysyłka powiadomienia SMS jest możliwa.
Przykład 2
Faktura wystawiona jest na kontrahenta z Polski, dla którego podano ukraiński numer telefonu komórkowego – wysyłka powiadomienia SMS nie jest możliwa.
Długość wiadomości różni się w zależności od długości numeru dokumentu i nazwy sprzedawcy, które są uwzględniane w powiadomieniu. Górny limit znaków w powiadomieniu SMS wynosi 160 znaków. Zarówno numer faktury, jak i nazwa sprzedawcy mogą zostać skrócone po osiągnięciu limitu znaków przeznaczonego dla tych danych (numer dokumentu – maksymalnie 20 znaków, nazwa sprzedawcy – maksymalnie 41 znaków). W przypadku skrócenia danych faktury, system zastępuje nadwyżkę znaków wielokropkiem (“...”).
Nie, w Fakturowni nie ma możliwości personalizacji treści SMS-ów. Nasze szablony są zoptymalizowane pod kątem ograniczeń formy SMS – ingerencja w treść mogłaby naruszyć prawidłowe działanie usługi.
Automatyczne powiadomienia SMS są wysyłane do Kontrahentów, którzy mają na swojej Karcie Klienta uzupełniony numer telefonu. Jeśli nie chcesz aby SMS docierał do konkretnego Klienta upewnij się iż nie masz dodanego jego numeru telefonu w systemie, a automatyczne przypomnienie SMS nie zostanie wysłane.
Interaktywny przewodnik poprowadzi Cię krok po kroku na rzeczywistych ekranach Fakturowni, umożliwiając łatwe zrozumienie i wykonanie potrzebnych działań.
Kliknij Start aby rozpocząć, a następnie klikaj w niebieskie pola, lub użyj strzałek w prawym dolnym rogu do nawigowania po instrukcji.
Sprawdź również:
Wezwanie do zapłaty
Zbiorcze wezwanie do zapłaty dla jednego Kontrahenta
Jak wysłać notę odsetkową
Nota księgowa (obciążeniowo-uznaniowa) jak wystawić w systemie
Przypomnienie o nieopłaconej fakturze
Powrót
Dodaj komentarz