Inbox - skrzynka odbiorcza na wydatki

Utworzono: 2025-06-16
Ostatnia aktualizacja: 2025-07-21

Liczba odwiedzin posta: 4327

Inbox to skrzynka odbiorcza na Twoim koncie w Fakturowni, na którą możesz wygodnie przesyłać dokumenty kosztowe. Każdy właściciel konta może utworzyć unikalny adres e-mail. Wystarczy wysłać na ten adres wiadomość z załączoną fakturą, a dokument trafi do systemu jako wydatek oczekujący na zatwierdzenie. Dane z faktury możesz wczytać automatycznie dzięki funkcji OCR lub uzupełnić je ręcznie. To idealne rozwiązanie dla firm, które chcą szybko i bezpiecznie gromadzić dokumenty kosztowe w jednym miejscu.

Spis treści artykułu:

jak działa Inbox – skrzynka odbiorcza na dokumenty kosztowe
jak włączyć Inbox – skrzynkę odbiorczą na wydatki
aktywna funkcja Inbox
filtr wyszukiwania – Inbox
aktywności związane z dokumentem – e-mail nadawcy
limity i ograniczenia
FAQ - pytania i odpowiedzi

Jak działa Inbox – skrzynka odbiorcza na dokumenty kosztowe?

1. Dedykowany adres e-mail – każde konto w systemie Fakturownia może stworzyć swój indywidualny adres e-mail np. wydatki@testowafirma.fakturownia.pl.
2. Wysyłka faktur – wystarczy przesłać fakturę kosztową (obsługiwane formaty: PDF, JPG, TIFF, PNG, GIF) na ten adres.
3. Odbiór i przetwarzanie dokumentów – przesłane faktury trafiają bezpośrednio do Fakturowni, gdzie widoczne są jako dokumenty oczekujące. Można je zaczytać jako dokument elektroniczny za pomocą OCR, który automatycznie rozpozna dane z faktury. Alternatywnie, dokument można wprowadzić ręcznie, jeśli preferujesz samodzielne uzupełnienie danych.

Dzięki skrzynce na wydatki Inbox możesz:

jednym kliknięciem przesyłać otrzymane mailowo faktury kosztowe prosto do Fakturowni (korzystając z funkcji “Prześlij dalej”, “Forward” itp.),
udostępnić adres e-mail na wydatki swoim kontrahentom – tak aby sami przesyłali faktury bezpośrednio na Twoje konto w Fakturowni,
szybko opłacać faktury z poziomu listy wydatków (przez BLIK, Szybki Przelew lub przelew tradycyjny po zeskanowaniu kodu QR).

WAŻNE! Faktury do inboxa należy przesyłać pojedynczo. Jeśli w jednej wiadomości znajdzie się kilka załączników, system pozwoli odczytać poprzez OCR tylko jeden z nich. W przypadku dodawania za pomocą opcji Wypełnij ręcznie, wszystkie załączniki będą dostępne do podglądu, jednak możliwe będzie uzupełnienie danych tylko w ramach jednego formularza.

Jak włączyć Inbox – skrzynkę odbiorczą na wydatki?

Chcąc aktywować funkcję:

przejdź do zakładki Ustawienia > Ustawienia konta > Konfiguracja > Wydatki > Inbox – skrzynka odbiorcza na wydatki,
kliknij przycisk Zdefiniuj e-mail,
ustal swój dedykowany adres e-mail, na który będą przesyłane faktury kosztowe – przykładowy e-mail to wydatki@testowafirma.fakturownia.pl gdzie:
wydatki – to dowolny tekst, jaki możesz wprowadzić np. koszty, faktury, zakupy itp. – możesz wykorzystać od 3 do 30 znaków, w tym małe litery, cyfry oraz znaki specjalne “.”,”-” i ”_”,
testowafirma – to prefix Twojego konta, który możesz zmienić w zakładce Ustawienia > Ustawienia konta > Adres konta,
.fakturownia.pl – domena naszego serwisu Fakturownia, której nie można zmienić, nawet jeśli masz aktywną funkcję wysyłka wiadomości e-mail poprzez własny serwer,
zatwierdź wprowadzony adres dla Twoich faktur kosztowych przyciskiem Zapisz,
po zapisaniu adresu, w zakładce Ustawienia > Ustawienia konta > Konfiguracja > Wydatki > Inbox – skrzynka odbiorcza na wydatki będzie widoczny wprowadzony e-mail – po prawej stronie tego pola znajduje się ikona szybkiego kopiowania adresu, który możesz przekazać kontrahentowi do wysyłki faktur – możesz wyłączyć w każdym momencie ustawiony adres do wysyłki faktur kosztowych oraz zmienić e-mail na inny korzystając z przycisku Zmień e-mail.

Aktywna funkcja Inbox

Po aktywacji funkcji, w zakładce Wydatki, po prawej stronie ekranu pojawi się Twój adres skrzynki wraz z opcją szybkiego kopiowania.

Widok zakładki "Twój adres skrzynki" w systemie, pokazujący zapisany adres e-mail do wysyłania dokumentów kosztowych.

Widok zakładki "Twój adres skrzynki" w systemie, pokazujący zapisany adres e-mail do wysyłania dokumentów kosztowych.

Otrzymasz jednocześnie na adres e-mail Właściciela Konta wiadomość z potwierdzeniem aktywacji usługi.

E-mail powiadamiający o aktywacji usługi Inbox na koncie użytkownika w systemie Fakturownia, z indywidualnym adresem e-mail do wysyłania dokumentów kosztowych.

E-mail powiadamiający o aktywacji usługi Inbox na koncie użytkownika w systemie Fakturownia, z indywidualnym adresem e-mail do wysyłania dokumentów kosztowych.

Po przesłaniu faktury kosztowej na dedykowany adres e-mail Twojego konta w Fakturowni, faktura pojawi się na liście oczekiwanych wydatków do dodania w systemie.

Widok zakładki "Wydatki" w systemie Fakturownia, z listą wydatków, w tym jednym dokumentem z przypisanym datą wystawienia oraz funkcją wysyłki.

Widok zakładki "Wydatki" w systemie Fakturownia, z listą wydatków, w tym jednym dokumentem z przypisanym datą wystawienia oraz funkcją wysyłki.

Klikając na podgląd faktury kosztowej, widzisz przesłany załącznik z inboxa – teraz możesz dodać go na dwa sposoby:

wybierając przycisk Wypełnij automatycznie, system wgra załącznik do OCR aby odczytać dane i przekształcić je w dokument elektroniczny,
wybierając opcję Wypełnij ręcznie pojawi się formatka wydatku, którą należy uzupełnić samodzielnie na podstawie przesłanego załącznika.

Obrazek przedstawiający fakturę oraz okno w systemie Fakturownia z opcją uzupełniania danych na wydatku, w tym użyciem funkcji OCR do automatycznego wypełnienia danych.

Po dodaniu wydatku, zostanie on uwzględniony w raportach systemowych w tym JPK, statystykach firmy oraz możesz go szybko opłacić z poziomu programu korzystając z funkcji opłacania kosztów w Fakturowni.

Obrazek przedstawiający listę wydatków w systemie Fakturownia z opcją "Opłać online" dla niektórych faktur oraz adresem skrzynki odbiorczej na wydatki.

Obrazek przedstawiający listę wydatków w systemie Fakturownia z opcją "Opłać online" dla niektórych faktur oraz adresem skrzynki odbiorczej na wydatki.

Na liście faktur kosztowych przesłanych z inbox, przy każdej z nich pojawia się koperta:

czarna koperta – oznacza, że wydatek został dodany przez inbox – dzięki temu wiesz, które wydatki są wprowadzone samodzielnie w systemie przez Ciebie lub Twoich pracowników, a które zostały przesłane ze skrzynki odbiorczej dedykowanej do Twoich faktur kosztowych,
żółta koperta – oznacza, iż wydatek wymaga uzupełnienia,
czerwona koperta – pojawia się wyłącznie w planie Micro i Start kiedy osiągniesz limit 20 przesłanych dokumentów za pomocą inbox – skrzynki odbiorczej na wydatki.

Jeśli korzystasz z abonamentu Micro lub Start, podczas dodawania wydatku z inboxa system – oprócz opcji dodania dokumentu – wyświetli również informacje o dostępnych limitach. Gdy limit nie zostanie jeszcze wyczerpany, na liście faktur pojawi się ikona żółtej koperty, a w widoku dodawanego wydatku zobaczysz komunikat z informacją, ile dokumentów możesz jeszcze dodać. Po przekroczeniu limitu na liście faktur pojawi się ikona czerwonej koperty, a w podglądzie dokumentu wyświetli się komunikat informujący o przekroczeniu dostępnego limitu. Przyciski pozwalające na dodanie wydatku będą zablokowane.

Komunikaty o przekroczeniu limitu dokumentów w planie Micro w systemie Fakturownia, z propozycją zmiany planu na wyższy.

Filtr wyszukiwania – Inbox

Na liście wydatków po lewej stronie w panelu filtrów znajduje się parametr Inbox. Po kliknięciu w to pole, możesz wybrać jedną z trzech opcji:

wszystkie – pokazuje wszystkie wydatki, które były przesyłane na skrzynkę inboxową;
zatwierdzone – pokazuje tylko zatwierdzone wydatki przesłane na inbox;
niezatwierdzone – pokazuje tylko niezatwierdzone wydatki przesłane na inbox;

Widok na zakładkę "Wydatki" w systemie Fakturownia, gdzie użytkownik może filtrować dokumenty według numeru, typu, daty i statusu, z widocznością opcji "Opłać online" dla faktur.

Aktywności związane z dokumentem – e-mail nadawcy

Po zatwierdzeniu dokumentu kosztowego, możesz zweryfikować z jakiego adresu e-mail został wysłany na Twój inbox.

Wejdź w podgląd dokumentu, a następnie przejdź do sekcji aktywności związane z dokumentem, którą znajdziesz pod podglądem faktury. W wierszu Utworzenie dokumentu znajdziesz adres e-mail nadawcy, z którego wydatek został do Ciebie wysłany.

Aktywności związane z dokumentem w systemie Fakturownia, z informacją o nadawcy wiadomości noreply@fakturownia.pl.

Limity i ograniczenia

Możliwość przesyłania wydatków przez Inbox jest ograniczona do 20 dokumentów w planie Micro i Start. Limit ten nie odnawia się po jego wykorzystaniu. Jeśli chcesz mieć nielimitowaną liczbę przesyłanych faktur kosztowych, przejdź na plan Standard lub wyższy – sprawdź cennik Fakturowni.
W ramach płatnego abonamentu w serwisie Fakturownia otrzymujesz automatycznie odnawiające się odczyty OCR. W abonamencie Start są to 3 skany, w Standard – 5 skanów, a w Pro i Pro Plus – 10 skanów. Jeśli chcesz korzystać z funkcji Wypełnij automatycznie i przesłane do Inboxu wydatki odczytywać za pomocą OCR, po wykorzystaniu powyższych limitów możesz zwiększyć liczbę skanów, wykupując jeden z dostępnych pakietów OCR na okres 90 dni – sprawdź cennik OCR.
Limit wielkości wiadomości przychodzących i wychodzących wynosi 20 MB. Limit ten dotyczy całej wiadomości, czyli treści oraz załączników.

FAQ - pytania i odpowiedzi

1. Czy Inbox obsługuje faktury korygujące, faktury końcowe i inne niestandardowe typy dokumentów?
Tak, jednak w pierwszym kroku formularz tworzenia dokumentu ograniczony jest do podstawowych typów dokumentów - faktura, proforma i paragon. W tym miejscu należy zapisać dokument jako faktura i po ponownym jego otwarciu w trybie edycji, możliwe będzie przełączenie typu dokumentu na inny np. korektę czy fakturę końcową z poziomu już pełnego formularza aktywnych na koncie dokumentów.

2. Wysłałam plik PDF z kilkoma fakturami – dlaczego zapisuje się tylko jedna?
System analizuje i przetwarza tylko jedną fakturę na dokument. Oznacza to, że jeśli prześlemy plik zawierający kilka faktur (osobnych lub w formie pliku zbiorczego), zeskanowana zostanie tylko pierwsza z nich.
Pozostałe faktury należy zapisać lokalnie i wprowadzić ręcznie (lub ponownie przesłać pojedynczo na inbox). W tej chwili nie ma funkcji hurtowego przetwarzania wielu faktur z jednego pliku PDF w ramach skrzynki Inbox. Alternatywnie można skorzystać z importu dokumentów.

Sprawdź również:
Import faktur po stronie wydatków
Wprowadzenie do wydatków faktury odwrotne obciążenie
Numerowanie faktur po stronie wydatków
Powiadomienie o wzroście faktury wydatkowej od sprzedawcy
Jak wprowadzić dodatkowe typy wydatków (np. umowa o prace, umowa o dzieło itp.)

Powrót

Komentarze

Michao

Nie działa, w ogóle nie widzi wysłanej na adres e mail faktury. OCR również bardzo źle działa, na fv wyraźnie określony jest sprzedawca i jego dane - system umie jedynie uzupełnić cene i numer faktury, w reszcie rubryk niestety jest chaos. W nazwie sprzedawcy wpisane Jelenia, w innej rubryce reszta nazwy miasta czyli "Góra" itp..

2025-06-22 20:03

lukaszs

Odpowiedź główna Dzień dobry,
proszę o przesłanie zgłoszenia z podaniem przykładu błędnego działania na Państwa koncie na adres info@fakturownia.pl

Dziękuję za kontakt.

Pozdrawiam,
Łukasz

2025-06-23 11:23

Beata

Dzień dobry
Skrzynka Inbox nie ma wszystkich dokumentów, w tym faktur korygujących, faktury końcowej, czyli wielu standardowych dokumentów, które powinny być na liście typów dokumentów do wyboru.
czy to jest ograniczenie Inbox? Czy planują Państwo to zmienić?

2025-06-26 11:16

milenasz

Odpowiedź główna Dzień dobry,

w pierwszym kroku formularz tworzenia dokumentu z inbox ograniczony jest do podstawowych typów dokumentów - faktura, proforma i paragon. W tym miejscu należy zapisać dokument jako faktura i po ponownym jego otwarciu w trybie edycji, możliwe będzie przełączenie typu dokumentu na inny np. korektę czy fakturę końcową z poziomu już pełnego formularza aktywnych na koncie dokumentów.

Pozdrawiam
Milena

2025-06-27 09:25

Firma

Jak ustawić automatyczny OCR? W tej chwili trzeba 5 kliknięć per faktura.

2025-07-04 18:37

milenasz

Odpowiedź główna Dzień dobry,

jeśli przez automatyczny OCR mają Państwo na myśli, że system automatycznie utworzy fakturę na podstawie przesłanego pliku, to nie ma takiej możliwości. System wymaga skorzystania z opcji 'Wypełnij automatycznie', gdzie automatycznie skopiuje dane do formularza tworzenia faktury, a następnie należy zapisać dokument, by pojawił się na koncie.

W przypadku dodatkowych pytań pozostaję do dyspozycji.

Pozdrawiam
Milena

2025-07-08 13:59

Po co taka funkcja skoro przy pomocy dowolnego AI można napisać w python apkę która będzie odczytywała dokumenty i wysyłała za pomocą API do fakturowni za free bez limitów. Obróbka jednej faktury trwa 5 sekund, a można rozbudować program o masową obsługę. i obróbka i wysłanie kilkunastu/kilkudziesięciu faktur potrwa może minutę.

2025-07-16 00:37

michalb

Odpowiedź główna Dzień dobry,
dziękuję za komentarz.
Posiadamy otwarty dostęp do repozytorium API (https://app.fakturownia.pl/api), z którego mogą korzystać klienci fakturowni.
Przedmiotowa funkcja jest dla klientów, którzy nie chcą korzystać z zaproponowanego rozwiązania: "przy pomocy dowolnego AI można napisać w python apkę która będzie odczytywała dokumenty (...)".
Pozdrawiam,
Michał

2025-07-16 16:31

Dziękuję za tę funkcję - pytałem o to już lata temu.

Widzę, że brakuję jednak tego, by wczytana z inbox faktura, podczas jej uzupełniania-dodawania, mogła skorzystać z funkcjonalności "wystaw podobną" i listy poprzednich wydatków.

Mamy np. rachunek za telefon, który przychodzi co miesiąc i za każdym razem jest dodawany za pomocą "wystaw podobną" wyzwalaną przy ostatnim rachunku za telefon w dziale wydatki. Dzięki temu wszystkie pola są już uzupełnione, jest powiązanie z wystawcą i dokonuje się tylko podania nr faktury i kwoty, daty wystawienia i terminu płatności. Reszta pozycji co miesiąc jest ta sama (nieraz nawet kwota się nie zmienia). W tym przypadku korzystanie z OCR jest zbytkiem (zmienia się tylko kilka pozycji, więc po co rozpoznawać cały dokument od nowa). Z resztą, oferta pakietów OCR jest nieadekwatna do naszych potrzeb. W każdym razie, faktura z inboxa mogłaby mieć listę wydatków (już istniejących w fakturowni), by uzupełnić dane na podstawie poprzedniej faktury.

Co ciekawe, funkcjonalność "wystaw podobną" istnieje przy fakturze wprowadzonej już z inboxa, ale nie jest z tym mechanizmem systemowo zintegrowana po kątem kolejnych wystąpień per wystawca/e-mail itp. Oznacza to, że następnym razem, kolejna faktura analogiczna do tej faktury już raz wprowadzonej mechanizmem inbox, będzie wymagała uzupełnienia wszystkich danych od zera, ponieważ system nie zrozumie, że jest to ta kolejna faktura tego samego wystawcy, którego przecież można rozpoznać definiując adresy e-mail per kontrahent (lub chociażby domenę). Oczywiście przy fakturach przesłanych dalej z własnej domeny (forward e-maili z fakturą od klienta) trzeba odnaleźć e-mail/domenę kontrahenta w treści wiadomości.

Mam nadzieję, że pomogłem, pozdrawiam.

2025-07-18 13:17

michalb

Odpowiedź główna Dzień dobry,
bardzo dziękuję za sugestię dot. opcji "wystaw podobną" w korelacji do opcji "Inbox".
Dział rozwoju produktu przeanalizuje możliwość zaimplementowania opisanego rozwiązania.
Głosy innych Użytkowników systemu przyspieszą wdrożenie funkcji, dlatego zachęcamy do głosowania na sugestie dodawane na naszym forum.
Pozdrawiam,
Michał

2025-07-18 15:43

GOLDEN KEBAB SP.ZOO

faktura neama

2025-07-19 16:43

sandrag

Odpowiedź główna Dzień dobry,

proszę o doprecyzowanie.

Pozdrawiam
Sandra

2025-07-21 10:05