Tworzenie faktur zaliczkowych i końcowych, a rozliczenie stanu magazynowego produktów

W systemie Fakturownia możesz tworzyć faktury zaliczkowych oraz końcowych, które poprzedzane są zamówieniem w celu zautomatyzowania procesu ich wystawiania i prawidłowego raportowania sprzedaży. Podczas sprzedaży towarów na podstawie zaliczek, stan magazynowy zostaje pomniejszony w momencie wystawienia faktury końcowej. W tym artykule omówimy mechanizm tworzenia faktur zaliczkowych i końcowych oraz ich wpływ na stan magazynowy produktów.

Tworzenie faktur zaliczkowych i końcowych, a rozliczenie stanu magazynowego produktów

Często jest tak, że przy pomocy schematu zamówienie - faktury zaliczkowe - faktura końcowa, sprzedajemy towar z magazynu i towar ten schodzi ze stanu magazynowego przy wystawieniu faktury końcowej. 

Dzieje się to w momencie, gdy do faktury końcowej zostanie w sposób automatyczny wystawiony dokument WZ (wydanie zewnętrzne). 

Chcąc, żeby program poprawnie rozliczył stan magazynowy towaru, tworząc automatycznie WZ, w systemie należy uruchomić funkcję automatycznego wystawiania dokumentu magazynowego. 

Co dzieje się w momencie, gdy nie mamy włączonego automatycznego dodawania dokumentów magazynowych do faktur i system nie wie z poziomu, którego z dokumentów (faktura zaliczkowa, faktura końcowa) rozpocząć sprawdzanie stanu magazynowego produktów?

Wtedy podczas tworzenia faktury zaliczkowej z poziomu zamówienia pojawia się dodatkowe okienko w systemie Uwzględnij na karcie produktu w pozycji "sprzedanie bez dokumentów magazynowych".

Checkbox jest automatycznie zaznaczony, jeśli wystawiając fakturę zaliczkową z poziomu zamówienia skorzystasz z opcji % pełnej kwoty lub podana kwota brutto. Dla tych opcji checkbox będzie domyślnie aktywny również na tworzonej fakturze końcowej. 

Jeśli natomiast podczas tworzenia faktury zaliczkowej z zamówienia skorzystasz z opcji wystaw ręcznie, checkbox nie będzie domyślnie aktywny w formularzu. 



Na karcie produktu, po utworzeniu faktury zaliczkowej z poziomu zamówienia, pojawi się ilość z faktury zaliczkowej w wierszu Sprzedane bez dokumentów magazynowych.



Pomimo tego, że program ma dodatni stan magazynowy danego produktu, poprzez oznaczenie checkboxa na fakturze zaliczkowej, w karcie produktu mamy informacje o jednym produkcie widniejącym na fakturze, do której nie został dodany dokument magazynowy. 

Taki sam checkbox będzie widoczny przy tworzeniu faktury końcowej z  faktury zaliczkowej. 



Jeżeli na obydwu dokumentach checkbox Uwzględniaj na karcie produktu w pozycji 'sprzedanie bez dokumentów magazynowych' pozostanie zaznaczony, program w karcie produktu w sekcji Sprzedane bez dokumentów magazynowych wskaże taką ilość jaka wynika z faktury końcowej i ten dokument będzie powiązany po kliknięciu przycisku Zobacz. System będzie oczekiwał, że do tej faktury wystawiony zostanie dokument magazynowy.

W momencie wystawienia ręcznie do faktury końcowej dokumentu WZ, stan magazynowy zostanie odpowiednio pomniejszony, a w wierszu Sprzedane bez dokumentów magazynowych faktura zaliczkowa nie będzie już widoczna. 



System przy wyłączonym automatycznym tworzeniu dokumentów magazynowych do faktur sprzedażowych, sam automatycznie wyłączy opcję Uwzględniaj na karcie produktu w pozycji 'sprzedanie bez dokumentów magazynowych' mimo że podczas tworzenia faktury zaliczkowej opcja ta była aktywna. System będzie oczekiwał, że to do faktury końcowej wystawiony zostanie dokument magazynowy WZ, na podstawie którego pomniejszony zostanie stan magazynowy produktu.