Komunikacja z księgowością w Fakturowni - zasady działania

Dla faktur kosztowych, które możesz dodawać bez limitu we wszystkich planach abonamentowych, dostępna jest możliwość komunikacji z księgowością bezpośrednio z poziomu systemu i konkretnej faktury.

Dzięki temu współpraca przy opisywaniu i akceptacji faktur kosztowych staje się prostsza i szybsza. Wiadomości pod fakturą pozwalają uniknąć zbędnej wymiany maili i ułatwiają księgowej poprawne zaksięgowanie wydatków.

Opcja komunikacji z księgowością dostępna jest, jeśli na swoim koncie w zakładce Ustawienia > Użytkownicy dodałeś adres e-mail z przypisaną systemową rolą Księgowy.

Jeśli na swoim koncie nie dodałeś użytkownika z rolą Księgowy, w podglądzie faktury kosztowej pojawi się komunikat: Nadaj bezpłatny dostęp do konta swojemu księgowemu, aby wygodnie współpracować z nim online.

Jeśli korzystasz z Fakturowni w ramach modułu dla biur księgowych i tworzysz konta dla swoich klientów w ramach wykupionej paczki kont, to dla Twojego adresu e-mail, który ma na takim koncie rolę właściciela konta, opcja komunikacji z klientem pod wydatkiem jest również dostępna bez konieczności dodawania użytkownika z rolą Księgowy.

W pozostałych przypadkach funkcja ta dostępna jest tylko, jeśli na koncie dodany jest użytkownik z rolą księgowy.

Komunikacja z księgowością - jak dodać wiadomość dla księgowego?

Po udzieleniu księgowemu dostępu do dokumentów, każda faktura wydatkowa zyskuje sekcję komunikacji z księgowością. Dzięki niej możliwa jest wymiana wiadomości między Tobą a Twoją księgową bezpośrednio w systemie, bez konieczności prowadzenia korespondencji mailowej.

Aby dodać wiadomość dla księgowego:

1. przejdź do zakładki Wydatki, a następnie do podglądu wybranej faktury kosztowej poprzez kliknięcie jej numeru na liście,

   

2. z poziomu podglądu faktury zjedź na dół do sekcji Komentarze i przełącz się do zakładki Komunikacja z księgowością,

   

3. dodaj wiadomość i zatwierdź jej utworzenie przyciskiem Dodaj komentarz - po zapisaniu wiadomości w aktywnościach związanych z dokumentem pojawi się akcja Dodanie komentarza wraz ze szczegółami,

   Jeśli w profilu użytkownika uzupełniłeś swoje imię i nazwisko pojawi się ono jako twórca wiadomości. W przeciwnym razie system w tym miejscu wyświetli Twój login.

   

4. przy dodanej przez Ciebie wiadomości pojawi się ikona koła zębatego, która pozwala na edycję lub usunięcie go - w tym przypadku również system zapisze każde działanie w aktywnościach dokumentu,

   WAŻNE! Edytować lub usunąć komentarz może tylko ten użytkownik, który go stworzył. Pozostali użytkownicy, którzy mają dostęp do wydatków oraz księgowy, dodany komentarz zobaczą w sekcji Komentarze.
   

5. w momencie, gdy do faktury pojawi się komentarz - niezależnie czy będzie on dodany przez Ciebie, czy przez księgowego, druga strona otrzyma maila z powiadomieniem, że dla dokumentu kosztowego pojawiła się wiadomość - kliknięcie w numer faktury lub przycisk Zobacz dokument przekieruje do jego podglądu (akcja może wymagać logowania),

   WAŻNE! W przypadku odpowiedzi od księgowego, system wysyła powiadomienie do tego użytkownika, który stworzy fakturę kosztową, a nie tego, który dodał komentarz.
   

6. gdy przejdziesz do podglądu dokumentu, w sekcji Komunikacja z księgowością pojawi się licznik wskazujący na liczbę wiadomości, do których nie udzieliłeś odpowiedzi - ten licznik, jeśli nie udzielisz odpowiedzi do którejkolwiek wiadomości, zawsze będzie widoczny.

   

Limit w polu z treścią komentarza to 65 tysięcy znaków.

Dzięki funkcji komentowania faktur kosztowych możesz w prosty sposób ustalić szczegóły dokumentu z księgową. Jednocześnie zyskujesz miejsce w ramach jednego systemu do przekazywania informacji czy wydatek może zostać zaksięgowany oraz w jakim zakresie.

Księgowa dodana do Twojego konta może korzystać z funkcji oznaczania faktur jako zaksięgowanych. Funkcja ta pozwala szybko rozróżnić dokumenty już wprowadzone do systemu księgowego, utrzymując przejrzystość listy faktur i wspierając sprawną organizację pracy księgowości. Więcej o tej opcji przeczytasz w artykule znacznik zaksięgowane na liście faktur.

Komunikacja z księgowością - aktywności dokumentu

Każdy dokument dodany do systemu ma w swoim podglądzie sekcję aktywności związanych z dokumentem. W tym miejscu możesz sprawdzić szczegółowe informacje dotyczące wykonanych akcji, takich jak utworzenie, wydruk, edycja czy wysyłka faktury, a także zobaczyć, który użytkownik ich dokonał.

Oprócz tych danych system prezentuje również aktywności związane z działaniami w sekcji komentarzy - ich utworzeniem, edycją oraz usunięciem. Dzięki temu w łatwy sposób sprawdzisz, czy komentarz, który powinien trafić do księgowej, nie został przypadkowo usunięty lub zmodyfikowany po dodaniu, co pozwoli uniknąć nieporozumień w komunikacji.