Rola użytkownika, a uprawnienie wysyłania faktur do KSeF
Ostatnia aktualizacja: 2025-09-24
📢 Przygotowania do KSeF – ważna informacja
Ten artykuł opisuje, jak działa integracja Fakturowni z Krajowym Systemem e-Faktur (KSeF).
Już teraz dzielimy się szczegółami, abyś mógł lepiej przygotować się na obowiązkowe e-fakturowanie.
👉 Integracja jest obecnie stale dostosowywana do wytycznych Ministerstwa Finansów – dlatego niektóre elementy mogą jeszcze ulec drobnym zmianom.
👉 Testowa wersja integracji zostanie udostępniona użytkownikom w ostatnim kwartale 2025 r. – wtedy będzie można samodzielnie sprawdzić wszystkie funkcje w praktyce.
Do tego czasu zachęcamy do śledzenia naszych aktualizacji na stronie: fakturownia.pl/ksef.
W Fakturowni możesz dodawać użytkowników do swojego konta i przypisywać im role, które określają zakres dostępnych funkcji. Standardowe role systemowe to: Właściciel konta, Administrator, Użytkownik i Księgowy, ale możesz również tworzyć własne role.
W związku z integracją z Krajowym Systemem e-Faktur (KSeF), pojawiły się dodatkowe uprawnienia związane z wysyłką faktur do KSeF. Poniżej znajdziesz szczegółowy opis, jak działa ta funkcjonalność w zależności od roli.
Spis treści artykułu:
-
Integracja z KSeF – aktywacja i konfiguracja wysyłania i pobierania
-
Gdzie sprawdzić czy adres e-mail ma aktywną wysyłkę do KSeF?
-
Jak stworzyć własną rolę i przydzielić możliwość wysyłki faktur do KSeF?
Integracja z KSeF – aktywacja i konfiguracja wysyłania i pobierania
- Aktywacja integracji - integrację aktywujesz przechodząc do zakładki Ustawienia > Integracje i dodatki > KSeF
- Konfiguracja wysyłki - opcja wyboru czy wysyłanie faktur do KSeF ma odbywać się automatycznie czy być zlecane ręcznie, dostępna jest dla adresów e-mail z rolą Właściciel konta oraz Administrator
- Wyboru można dokonać w ustawieniach integracji, które znajdziesz przechodząc do zakładki Ustawienia > Ustawienia KSeF
Ręczna wysyłka do KSeF vs rola użytkownika
Przy aktywnej ręcznej wysyłce faktur do KSeF dla użytkowników w formularzu faktury widoczne są przyciski:
Właściciel konta i Administrator
- Zapisz – zapisuje dokument w systemie i nie wysyła do KSeF, pamiętaj aby tego samego dnia, kiedy faktura została wystawiona przesłać ją do KseF.
- Zapisz i wyślij do KSeF – zapisuje i od razu wysyła dokument do KSeF.
Użytkownik, Księgowy lub rola własna
- Domyślnie widoczny jest tylko przycisk Zapisz,
- Jeśli w roli zaznaczysz uprawnienie Wysyłanie do KSeF, pojawi się również przycisk Zapisz i wyślij do KSeF.
Automatyczna wysyłka do KSeF vs rola użytkownika
Przy aktywnej automatycznej wysyłce faktur do KSeF dla użytkowników w formularzu faktury widoczny jest przycisk Zapisz. Kluczowe jest jednak jego działanie dla poszczególnych ról w systemie.
Właściciel konta i Administrator
-
Na formularzu faktury widoczny jest przycisk Zapisz.
-
Po kliknięciu Zapisz, dokument zostaje utworzony w systemie i automatycznie wysłany do KSeF.
Użytkownik, Księgowy lub rola własna (z nadanym uprawnieniem - wysyłanie do KSeF)
-
Widoczny jest przycisk Zapisz.
-
Po kliknięciu dokument zostaje zapisany i od razu wysłany do KSeF.
Użytkownik, Księgowy lub rola własna (bez uprawnienia - wysyłanie do KSeF)
-
Widoczny jest tylko przycisk Zapisz.
-
Po kliknięciu dokument zostaje zapisany w systemie, ale nie zostaje wysłany do KSeF.
Gdzie sprawdzić czy adres e-mail ma aktywną wysyłkę do KSeF?
Aby sprawdzić czy adres e-mail, dodany jako użytkownik do konta, ma dostęp do wysyłki faktur do KSeF, przejdź do zakładki Ustawienia > Użytkownicy. W kolumnie Wysyłanie do KSeF zobaczysz oznaczenie Tak, jeśli wysyłka jest aktywna lub Nie, jeśli możliwość wysyłki do KSeF nie jest dostępna dla wybranego usera.
Jak stworzyć własną rolę i przydzielić możliwość wysyłki faktur do KSeF?
Aby dodać nową lub podobną rolę do tych już utworzonych na koncie, zrobisz to przechodząc do:
- Ustawienia > Użytkownicy > Role
- Dodaj podobną aby skopiować ustawienia z istniejącej roli i dodatkowo ją zmodyfikować dodając np. funkcję Wysyłanie do KSeF;
- Dodaj nową rolę i w całości określ uprawnienia dla nowej roli. Szczegółowy opis tej funkcji znajdziesz w tym artykule → Nowa rola jakie uprawnienia możesz nadać?
- W momencie tworzenia nowej roli, nadaj jej nazwę oraz określ oznaczając wybrane checkboxy, do jakich uprawnień ma mieć dostęp e-mail z tą rolą.
- Aby rola pozwala na wysyłkę faktur do KSeF zaznacz checkbox przy opcji Wysyłanie do KSeF.
- W momencie, gdy własną rolę przypiszesz do adresu e-mail, który dodałeś lub dodasz do konta, na liście użytkowników w kolumnie Wysyłanie do KSeF pojawi się oznaczenie Tak.
- Domyślnie w kolumnie Wysyłanie do KSeF oznaczenie Tak widoczne jest dla Właściciela konta i Administratora.
Sprawdź również:
Czym jest numer KSeF i gdzie zobaczysz go na fakturze w Fakturowni?
Eksport dokumentów z Fakturowni przy aktywnej integracji z KSeF
Powrót
Dodaj komentarz