W Fakturowni możesz określić, którzy użytkownicy w koncie mają prawo wysyłać dokumenty do KSeF. Ustawienie znajduje się w szczegółach aktywnego połączenia KSeF i działa niezależnie od uprawnień nadanych w KSeF (Aplikacji Podatnika).
Gdzie mogę ustawić uprawnienia użytkowników w KSeF?
- Wejdź w: Ustawienia > Integracje i dodatki > KSeF > Ustawienia > Szczegóły połączenia z KSeF
- Na ekranie zobaczysz aktywne połączenie (np. NIP: 123456789) ze statusem Połączone. Kliknij Szczegóły i uprawnienia, aby przejść do zarządzania dostępem.
Ważne! Jeśli na koncie posiadasz kilka firm i każdy NIP masz osobno połączony z KSeF, to ustawienia użytkowników dotyczące wysyłki do KSeF ustawiasz osobno w szczegółach każdego połączenia NIP dla poszczególnej z firm.
Właściciel certyfikatów
Przed zarządzaniem uprawnieniami użytkowników należy wskazać właściciela certyfikatów – czyli osobę, do której przypisane są certyfikaty użyte przy tym połączeniu. Zazwyczaj jest to osoba, która skonfigurowała integrację z KSeF.
W sekcji Wskaż właściciela certyfikatów wybierz odpowiedniego użytkownika z listy i kliknij Potwierdź wybór.
Właściciel certyfikatów widoczny jest w szczegółach połączenia z etykietą Właściciel certyfikatu i oznaczony jako posiadający Pełne uprawnienia. Dokumenty będą wysyłane certyfikatem właściciela. Poniżej możesz zarządzać uprawnieniami pozostałych użytkowników.
Kto może wysyłać dokumenty do KSeF?
W sekcji Kto może wysyłać dokumenty do KSeF? wybierz jedną z dostępnych opcji:
- Wybrani użytkownicy
- Wybrani i zautoryzowani użytkownicy – FUNKCJA DOSTĘPNA WKRÓTCE
Wybrani użytkownicy
Dokumenty do KSeF mogą wysyłać wskazani użytkownicy. Dokumenty będą wysyłane do KSeF przy użyciu certyfikatu właściciela certyfikatów wskazanego przy konfiguracji połączenia.
Na liście użytkowników możesz włączyć lub wyłączyć dostęp za pomocą przełącznika przy każdej osobie:
- Przełącznik aktywny → status Może wysyłać
- Przełącznik nieaktywny → status Brak uprawnień
Kiedy wybrać tę opcję? Gdy chcesz dopuścić wskazane osoby do wysyłki dokumentów do KSeF bez indywidualnej autoryzacji w KSeF każdej z nich.
Uwaga: Przy tej opcji dokumenty są wysyłane do KSeF z podpisem certyfikatu właściciela certyfikatów.
W tej sytuacji każdy użytkownik na koncie w przypadku nadanych uprawnień do KSeF może przesyłać dokumenty zgodnie z ustawieniami wysyłki dokumentów do KSeF.
Dostęp do wydatków
Dostęp do wydatków oraz możliwość ich pobierania z KSeF będzie miał każdy Użytkownik, który obecnie posiada dostęp do tej zakładki zgodnie z ogólnymi Uprawnieniami konta.
API
Wszystkie dokumenty wystawione i przesyłane do KSeF automatycznie po API (np. poprzez integracje zewnętrzne, takie jak e-commerce) są podpisywane certyfikatem osoby, której API token został użyty do ich utworzenia i wysyłki.
Zaleca się, aby operacje te były wykonywane z użyciem API tokena właściciela konta. W przeciwnym razie (np. gdy użyty zostanie token użytkownika bez odpowiednich uprawnień do KSeF) dokumenty mogą nie zostać poprawnie wysłane do KSeF.
Wybrani i zautoryzowani użytkownicy (wkrótce)
Ta opcja będzie dostępna wkrótce. Dokumenty do KSeF mogą wysyłać tylko użytkownicy, którym:
- nadano uprawnienie w Fakturowni, oraz
- wykonały indywidualną autoryzację do KSeF.
Jak to wygląda w praktyce?
- Użytkownik z rolą Właściciel konta lub Administrator przechodzi do zakładki Ustawienia > Integracje i dodatki > KSeF > Ustawienia > Szczegóły połączenia z KSeF
- Po skonfigurowaniu Właściciela Certyfikatów wybiera opcję Wybrani i zautoryzowani użytkownicy
- Następnie wskazuje jeden z identyfikatorów pracownika (PESEL, odcisk palca lub NIP), za pomocą którego wskazany pracownik dokona autoryzacji
- Teraz użytkownik o adresie uzytkownik@domena.pl po zalogowaniu się do Fakturowni ze swojego loginu i hasła przechodzi proces autoryzacji
- Po prawidłowym wykonaniu autoryzacji, Fakturownia generuje certyfikat pracownika na koncie firmowym KSeF, który ważny jest 2 lata
- Właściciel, Administrator jak i sam użytkownik może w każdym momencie anulować nadane uprawnienia i unieważnić certyfikat
Kiedy wybrać tę opcję? Gdy chcesz, aby dokumenty przesłane do KSeF miały podpis konkretnego pracownika lub przedstawiciela biura rachunkowego, a nie osoby, która dokonała autoryzacji konta.
W tej sytuacji każdy użytkownik na koncie w przypadku nadanych uprawnień do KSeF może przesyłać dokumenty zgodnie z ustawieniami wysyłki dokumentów do KSeF.
Dostęp do wydatków
Dostęp do wydatków oraz możliwość ich pobierania z KSeF będzie miał każdy Użytkownik, który obecnie posiada dostęp do tej zakładki zgodnie z ogólnymi Uprawnieniami konta.
API
Wszystkie dokumenty wystawione i przesyłane do KSeF automatycznie po API (np. poprzez integracje zewnętrzne, takie jak e-commerce) są podpisywane certyfikatem osoby, której API token został użyty do ich utworzenia i wysyłki.
Zaleca się, aby operacje te były wykonywane z użyciem API tokena właściciela konta. W przeciwnym razie (np. gdy użyty zostanie token użytkownika bez odpowiednich uprawnień do KSeF) dokumenty mogą nie zostać poprawnie wysłane do KSeF.
Jak nadać / cofnąć uprawnienia użytkownikowi?
- Wejdź w Ustawienia > Integracje i dodatki > KSeF > Ustawienia > Szczegóły połączenia z KSeF
- W sekcji Kto może wysyłać dokumenty do KSeF? na liście użytkowników:
- Włącz przełącznik przy osobie, która ma mieć dostęp do wysyłki – status zmieni się na Może wysyłać. Wyłącz przełącznik, aby odebrać dostęp – status zmieni się na Brak uprawnień.
- Po wyłączeniu przełącznika system wyświetli komunikat potwierdzający: „Czy na pewno chcesz odebrać uprawnienia do wysyłki KSeF dla [adres e-mail]?" – kliknij Potwierdź, aby zatwierdzić zmianę.
Podgląd uprawnień użytkowników
W widoku listy użytkowników (np. Ustawienia > Użytkownicy) w kolumnie Wysyłanie do KSeF możesz szybko sprawdzić, którzy użytkownicy mają aktywne uprawnienia do wysyłki – dla każdego z nich wyświetlana jest wartość Tak lub brak wpisu.
Najczęstsze pytania
1. Czy w Fakturowni jest dostępne samofakturowanie oraz wysyłanie faktur wystawionych przez Nabywcę w KSeF?
Nie, w Fakturowni to rozwiązanie nie jest dostępne.
2. Czy pracownik, który jest obcokrajowcem, może uwierzytelnić się w KSeF i tym samym wysyłać i odbierać faktury do/z KSeF w mojej firmie?
W KSeF może uwierzytelnić się osoba fizyczna, korzystająca z podpisu kwalifikowanego, który posiada identyfikator NIP lub PESEL. Istnieją podpisy kwalifikowane, które nie zawierają identyfikatora NIP ani PESEL. Należy wówczas zgłosić dane unikalne powiązane z podpisem kwalifikowanym należącym do danej osoby (na przykład obcokrajowca) w zawiadomieniu ZAW-FA. Jest to tak zwany „odcisk palca podpisu". Po wprowadzeniu danych ze zgłoszenia ZAW-FA do systemu przez urzędnika, będzie możliwe uwierzytelnianie się w KSeF przez osobę nieposiadającą nadanego numeru PESEL przy użyciu podpisu elektronicznego.
Masz pytanie, na które odpowiedzi tu nie ma? Przejdź na naszą stronę Często zadawane pytania, gdzie sukcesywnie uzupełniamy ją o nowe odpowiedzi.