Wróć do https://fakturownia.pl ↩
Logowanie | Rejestracja
Dodaj sugestię +
  1. Fakturownia - Baza wiedzy
  2. Integracja z KSeF
  3. Jak połączyć Fakturownię z KSeF (DEMO) – autoryzacja integra

Jak połączyć Fakturownię z KSeF (DEMO) – autoryzacja integracji krok po kroku

Utworzono: 2025-12-10
Ostatnia aktualizacja: 2025-12-11
Liczba odwiedzin posta: 173
Wersja demo integracji Fakturowni z KSeF pozwala przećwiczyć wysyłkę i odbiór e-faktur – bez skutków podatkowych. To idealne miejsce, żeby krok po kroku sprawdzić, jak będzie wyglądała praca z KSeF z poziomu Fakturowni.

W tym artykule pokazujemy proces autoryzacji środowiska KSeF DEMO – czyli jednorazowe potwierdzenie w KSeF, że Fakturownia może w imieniu Twojej firmy wysyłać i pobierać faktury.

Spis treści

Integracja KSeF (DEMO) w Fakturowni


KSeF DEMO to środowisko demonstracyjne Ministerstwa Finansów – służy wyłącznie do ćwiczeń.
Ministerstwo Finansów zaleca stosowanie anonimowych, testowych danych podczas pracy w DEMO. 
Dokumenty wystawione w KSeF DEMO nie wywołują skutków podatkowych, ale pozostają zapisane w systemie. 
Zwróć uwagę, że dokumenty tworzone w Fakturowni są ujmowane w raportach i JPK - usuń testowe faktury przed generowaniem plików podatkowych.

Integracja z KSeF (DEMO) nie jest obowiązkowa, jest to narzędzie edukacyjne dla tych klientów, którzy chcą sprawdzić poruszanie się po systemie w momencie aktywacji integracji z KSeF 2.0. (produkcyjnym).

Integracja KSeF (DEMO) oferuje w Fakturowni możliwość przećwiczenia:
  • autoryzacji z KSeF,
  • ustawień wysyłki dokumentów - automatyczna/ręczna,
  • wysyłki faktur sprzedaży do KSeF,
  • pracy ze statusami dokumentów,
  • pobierania faktur kosztowych z KSeF - dostępne od stycznia 2026r.,
  • role i uprawnienia użytkowników - dostępne w integracji produkcyjnej od 01.02.2026r.,

Ze względu na charakter testowy integracji, po jej włączeniu:
  • nie wyświetlamy kodów QR z numerem KSeF na wystawianych dokumentach,
  • nie blokujemy możliwości edycji i usuwania dokumentów,
  • nie blokujemy wysyłki dokumentów e-mailem do Klientów bez nadanego numeru KSeF.
Te funkcje pojawią się i będą obowiązkowe w docelowej integracji produkcyjnej KSeF 2.0.

Dla każdego środowiska (DEMO jak i PRODUKCJA, czyli ten docelowy KSeF obowiązujący od 01.02.2026r) autoryzacja wykonywana jest osobno – poniżej opisujemy integrację z KSeF DEMO. 01.02.2026 roku należy dokonać integracji (autoryzacji) Fakturowni ze środowiskiem PRODUKCYJNYM.
 

📢 Rekomendacja:

  • osobny dział i numeracja do testów KSeF DEMO
  • tryb ręczny integracji z KSeF DEMO 

Aby testy z KSeF DEMO nie mieszały się z Twoimi prawdziwymi dokumentami, zalecamy:

  • utworzyć osobny dział w Fakturowni przeznaczony wyłącznie do testów np. „KSeF DEMO – TESTY”,
  • w tym dziale ustawić odrębny schemat numeracji faktur, łatwy do rozpoznania, np.: DEMO nr/yyyy co da nam numerację DEMO/1/2025
  • w testowym dziale wystawiać wyłącznie faktury „na próbę” (testowe kwoty, testowe produkty/usługi),
  • przed generowaniem raportów JPK i innych raportów systemowych usunąć lub zarchiwizować wszystkie dokumenty testowe,

Po zakończeniu testów dział można usunąć. Dzięki temu łatwo odróżnisz faktury testowe od właściwych, nie wprowadzisz przypadkowo dokumentów z KSeF DEMO do rozliczeń i zachowasz porządek w numeracji na koncie.

Na czas testów w środowisku DEMO zalecamy włączenie ręcznej wysyłki do KSeF, a nie trybu automatycznego.

  • w trybie automatycznym wszystkie faktury spełniające warunki KSeF (również te "prawdziwe”) będą wysyłane do KSeF DEMO, czego nie powinno się robić z rzeczywistymi dokumentami;
  • w trybie ręcznym decydujesz osobno dla każdej faktury, czy klikniesz „Zapisz” (tylko w Fakturowni), czy „Zapisz i wyślij do KSeF (DEMO)” – dzięki temu możesz wysyłać tylko dokumenty testowe, np. z dedykowanego działu testowego;
  • jeśli chcesz testować KSeF DEMO na „żywej” firmie, ale nie ryzykować przypadkowego wysłania realnych faktur do DEMO, to alternatywą jest założenie osobnego, testowego konta w Fakturowni tylko do pracy z KSeF DEMO – wtedy możesz użyć automatu, ale wyłącznie z danymi testowymi.

Zanim rozpoczniesz pracę z integracją KSeF DEMO w Fakturowni, zachęcamy do skorzystania z bezpłatnych materiałów:

Webinar „KSeF w Fakturowni – bezpłatnie i bez stresu” – szczegółowo omawiamy w nim autoryzację integracji, wyjaśniamy różnicę między DEMO i produkcyją, omawiamy ustawienia wysyłki dokumentów oraz inne kwestie związane z KSeF.

FAQ o KSeF w Fakturowni – odpowiedzi na najczęstsze pytania klientów, aktualizowane na bieżąco;

Wideo-porady „KSeF w minutę” – krótkie filmy naszej ekspertki Mirosławy, specjalistki ds. KSeF;

W większości przypadków odpowiedź znajdziesz właśnie w tych materiałach – dzięki temu szybciej przygotujesz firmę do KSeF i unikniesz niepotrzebnego stresu.
 

Kto może wykonać autoryzację integracji KSeF (DEMO)?


Autoryzować się z KSeF-em powinna osoba z tzw. uprawnieniami właścicielskimi. Przypominamy dostępy dla biur rachunkowych i pracowników dostępne będą od stycznia 2026 roku.

Ustal, kto i jaką metodą podpisuje plik autoryzacyjny KSeF:
  • jednoosobowa działalność (JDG) – najczęściej Podpis Zaufany (ePUAP) albo podpis kwalifikowany właściciela,
  • spółki i inne osoby prawne – formularz ZAW-FA, podpis kwalifikowany reprezentanta, albo kwalifikowana pieczęć elektroniczna z NIPem.
Zarezerwuj sobie kilka minut ciągłej pracy
  • Po kliknięciu Aktywuj masz około 9 minut, żeby pobrać, podpisać i wgrać plik autoryzacyjny – po tym czasie sesja wygasa i procedurę trzeba zacząć od nowa.
 

Gdzie włączyć integrację KSeF (DEMO) w Fakturowni


UWAGA! W dalszym rozwoju integracji zostanie dodana opcja autoryzacji za pomocą uprzednio wygenerowanych certyfikatów w KSeF i wgrania ich do systemu. 
 
  1. Zaloguj się do Fakturowni na konto firmy, którą chcesz podłączyć z KSeF (DEMO)
  2. Wejdź w Ustawienia > Integracje i dodatki
  3. Na liście dodatków znajdź i kliknij w kafelek KSeF (DEMO) z logo Krajowego Systemu e-Faktur Ekran integracji Fakturowni z Krajowym Systemem e-Faktur (KSeF) w wersji demo, z widoczną ścieżką: Ustawienia → Integracje i dodatki.
  4. Na stronie integracji kliknij przycisk Aktywuj w prawym górnym rogu, po aktywacji zobaczysz ekran konfiguracji z następującymi krokami,
  5. Jeżeli na swoim koncie masz więcej niż jedną firmę, to pod polem Numer NIP widoczna będzie rozwijana lista, z której wskazujesz na NIP firmy, dla której chcesz wykonać autoryzację DEMO. Uwaga: każdy NIP autoryzujesz osobno, nawet jeśli wszystkie firmy są na jednym loginie w Fakturowni Widok sekcji pobierania pliku autoryzacyjnego w integracji KSeF (DEMO) w Fakturowni z informacją, że każdy NIP wymaga osobnej autoryzacji.
  6. Po wybraniu NIP-u kliknij Pobierz plik Pobierz plik” w sekcji generowania pliku autoryzacyjnego dla wybranego numeru NIP w integracji KSeF (DEMO) w Fakturowni.
  7. Po kliknięciu Pobierz plik Fakturownia wygeneruje plik XML (np. authorization_1234567890.xml) z żądaniem autoryzacji. Plik od razu zapisze się na dysku komputera (w folderze Pobrane)
  8. Na ekranie pojawi się kolejny krok z przyciskiem Przejdź do ePUAP oraz informacją, że plik możesz podpisać:
  • Podpisem Zaufanym (ePUAP),
  • kwalifikowanym podpisem elektronicznym,
  • kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną – w zależności od formy prawnej firmy.
Użytkownik wybrał numer NIP, pobrał plik autoryzacyjny i ma teraz możliwość przejścia do ePUAP w celu podpisania pliku elektronicznie. Poniżej widnieje ostrzeżenie, by dobrać metodę podpisu zgodnie z formą prowadzenia działalności.

Podpis Zaufany (ePUAP) – najczęściej JDG
  1. Kliknij przycisk Przejdź do ePUAP
  2. System otworzy stronę podpisu zaufanego
  3. Zaloguj się do ePUAP swoim profilem zaufanym
  4. Wskaż pobrany wcześniej plik autoryzacyjny
  5. Podpisz plik zgodnie z instrukcją ePUAP i pobierz podpisaną wersję (zwykle w formacie .xml lub .xml.xades)

Podpis kwalifikowany
  1. Uruchom oprogramowanie Twojego dostawcy podpisu
  2. Wybierz opcję podpisz plik
  3. Załaduj plik autoryzacyjny z Fakturowni
  4. Podpisz go swoim kwalifikowanym podpisem
  5. Zapisz podpisany plik na komputerze

Kwalifikowana pieczęć elektroniczna
Jeżeli firma korzysta z kwalifikowanej pieczęci z NIP-em przedsiębiorstwa to wykonaj te same kroki, co przy podpisie kwalifikowanym, używając pieczęci organizacyjnej. Zadbaj, aby pieczęć była przypisana do odpowiedniego NIP – w przeciwnym razie KSeF odrzuci autoryzację.


Wgraj podpisany plik

 
  1. Wróć do zakładki przeglądarki z Fakturownią i w sekcji Wgraj podpisany plik, przeciągnij podpisany plik w pole Dodaj załącznik lub przeciągnij tutaj albo kliknij to pole i wybierz plik z dysku
  2. Po dodaniu, plik pojawi się w ramce z nazwą np. authorization_1234567890.xml
  3. Kliknij przycisk Wyślij ostatni krok autoryzacji integracji KSeF (DEMO) w Fakturowni. Użytkownik przeszedł już przez pobranie i podpisanie pliku, a teraz wgrał podpisany plik XML i ma możliwość jego przesłania za pomocą przycisku "Wyślij".
  4. W tle Fakturownia łączy się z KSeFem i uruchamia pełną procedurę autoryzacji i generowania certyfikatów
  5. Po kilkunastu sekundach na górze strony zobaczysz komunikat: Autoryzacja zakończona pomyślnie! Zielony komunikat informujący o sukcesie: „Autoryzacja zakończona pomyślnie!” — oznacza poprawne zakończenie procesu autoryzacji w systemie KSeF. W niektórych sytuacjach, proces może trwać nawet kilkadziesiąt minut, jest to zależne od odpowiedzi serwerów KSeF. Jeśli proces będzie trwał dłużej niż zakładamy to na ekranie pojawi się stosowny komunikat
  6. Od tego momentu integracja KSeF (DEMO) dla wybranego NIP jest aktywna Masz dostępne następujące połączenia" widnieje komunikat "Połączone" przy numerze NIP 123456789, co oznacza, że połączenie testowe z KSeF zostało prawidłowo nawiązane.


Komunikat o powodzeniu i najczęstsze błędy


Jeśli autoryzacja się nie powiedzie, Fakturownia zwróci błąd. 

Najczęstsze przyczyny:
  • Błędny NIP – podpis dotyczy innej firmy niż ta, którą wybrałeś w Fakturowni
  • Niewłaściwy certyfikat – np. podpis kwalifikowany reprezentanta spółki A użyty do pliku dla spółki B
  • Brak uprawnień w KSeF – nie złożono ZAW-FA lub podpis/pieczęć nie został powiązany z podatnikiem.
  • Przekroczony limit czasu (ok. 9 minut) – sesja autoryzacyjna wygasła; trzeba: ponownie pobrać plik autoryzacyjny, podpisać go, jeszcze raz wgrać do Fakturowni.
  • Problem techniczny po stronie KSeF – czasowo niedostępne serwery; w takim przypadku spróbuj ponownie później.
  • Wygenerowane już wcześniej aktywne certyfikaty 
  • Przekroczony limit certyfikatów w DEMO Aplikacji Podatnika KSeF
 

Ustawienia wysyłki dokumentów do KSeF w Fakturowni – tryb automatyczny i ręczny


Po udanym połączeniu należy określić formę działania integracji z KSeF (DEMO) możesz włączyć automatyczną lub ręczną wysyłkę faktur sprzedażowych do KSeF DEMO
 

Tryb automatyczny – wysyłaj wszystko lub tylko dla firm z NIP


W trybie automatycznym, po zapisaniu faktury Fakturownia natychmiast przekazuje ją do DEMO KSeF. Jeśli masz aktywną opcję automatycznego wysyłania faktur do KSeF, wszystkie faktury wygenerowane podczas testów zostaną natychmiast wysłane do DEMO w tym dokumenty utworzone przez integrację np. z e-commerce, faktury cykliczne itp. 

Do testów integracji nie zalecamy włączania automatycznej wysyłki.

Możesz tu wybrać następujące opcje:

Automatycznie wysyłaj tworzone dokumenty do KSeF
– każdy dokument księgowy wystawiony dla innej firmy (B2B) jest po zapisaniu automatycznie wysyłany do KSeF.

Ustawienia wysyłki dokumentów w systemie Fakturownia. Włączona jest opcja „Automatycznie wysyłaj tworzone dokumenty do KSeF”, natomiast opcja „Automatycznie wysyłaj dokumenty dla osób prywatnych do KSeF” pozostaje wyłączona.


Automatycznie wysyłaj dokumenty dla osób prywatnych do KSeF
– do KSeF wysyłane są również faktury dla osób fizycznych bez NIP, należy pamiętać że wysyłka tego typu dokumentu jest dobrowolna, nieobowiązkowa.

Ustawienia wysyłki dokumentów w systemie Fakturownia. Obie opcje zostały włączone: Automatycznie wysyłaj tworzone dokumenty do KSeF Automatycznie wysyłaj dokumenty dla osób prywatnych do KSeF Oznacza to, że wszystkie nowo tworzone dokumenty – zarówno dla firm, jak i osób prywatnych – będą automatycznie wysyłane do Krajowego Systemu e-Faktur.

W trybie automatycznym wystarczy, że na fakturze użyjesz przycisku Zapisz, a system według wybranej opcji:
  • zapisze dokument w Fakturowni,
  • wyśle go do KSeF,
  • po nadaniu numeru KSeF umożliwi wysyłkę e-maila do klienta.
 

Tryb ręczny – pełna kontrola nad wysyłką


Jeżeli wolisz decydować osobno dla każdej faktury, wybierz tryb ręczny.

Automatycznie wysyłaj tworzone dokumenty do KSeF" jest wyłączona. Oznacza to, że faktury nie będą automatycznie przesyłane do Krajowego Systemu e-Faktur – użytkownik będzie musiał wysyłać je ręcznie.

Na formularzu faktury zobaczysz wtedy dwa przyciski:

Zapisz – zapisuje dokument tylko w Fakturowni, bez wysyłki do KSeF.

Zapisz i wyślij do KSeF – zapisuje fakturę i od razu wysyła ją do KSeF (system aktualizuje status i numer KSeF, gdy tylko zostaną nadane).


Pamiętaj iż wersja DEMO służy wyłącznie do przygotowania się przed autoryzacją środowiska produkcyjnego, które będzie używane do faktycznej wysyłki i pobierania e-faktur od 2026 roku.

Wszystkie informacje w tym artykule odpowiadają stanowi integracji na dzień 11 grudnia 2025 r.. Ministerstwo Finansów na bieżąco aktualizuje zasady działania KSeF, dlatego interfejs i szczegóły procesu mogą się w przyszłości zmienić.

Masz pytania? Wątpliwości? Sugestie, jak możemy dalej rozwijać wtyczkę? Napisz do nas na integracje@fakturownia.pl
 


Powrót

Komentarze

Avatar sugester medium
Michał
Chyba nie do końca tak to działa, jak miało - nie mam przycisku Zapisz i wyślij do KSeF w trybie ręcznym. Pojawił mi się przycisk KSeF, który spowodował oznaczenie faktury jako eksportowanej do KSeF i tyle, nie widzę nic więcej.

2025-12-11 17:46

Avatar sugester medium
Michał
OK, opcje się pojawiły, a jak zobaczyć kolejkę wysyłki do KSeF, względnie anulować wysyłkę do DEMO, jeżeli nie jest realizowana od razu, a została zlecona przez pomyłkę?

2025-12-11 18:31

Dodaj komentarz


« powrót

Najnowsze