Fakturownia pozwala na integrację z Krajowym Systemem e-Faktur. Dzięki temu w łatwy sposób przekażesz wystawiane dokumenty do KSeF oraz pobierzesz z niego faktury wydatkowe. Faktura zgodna z formatem KSeF XML uzyskuje swój unikalny numer, który stanowi jedynie oznaczenie systemowe. Z tego artykułu dowiesz się, czym jest numer KSeF, kiedy KSeF go nadaje, gdzie zobaczysz go w Fakturowni (podgląd, PDF, e-mail, aktywności) oraz kiedy i jak dodać go ręcznie.
Dowiedz się, jak skorzystać z tej funkcji, korzystając z interaktywnej instrukcji.
Czym jest numer KSeF i z czego się składa?
Numer KSeF to unikalny numer, który nadawany jest automatycznie przez KSeF w chwili przyjęcia faktury do systemu. Stanowi on wyłącznie identyfikator dokumentu wprowadzonego do KSeF i nie zastępuje numeru faktury. Numer KSeF otrzymasz w UPO po przyjęciu faktury do KSeF — nie jest on elementem samego pliku XML faktury.
Numer faktury nadal jest elementem obowiązkowym, który musi być nadawany jako kolejny numer wystawionego dokumentu w Twojej numeracji.
Numer KSeF składa się z następujących elementów:
- NIP sprzedawcy;
- data przesłania faktury do KSeF;
- numer techniczny;
- suma kontrolna;
Automatyczne nadawanie numeru KSeF (integracja Fakturowni z KSeF)
Jeśli na koncie masz aktywną integrację z KSeF i wysyłasz dokumenty bezpośrednio z Fakturowni do KSeF (ręcznie lub automatycznie):
- po przyjęciu faktury w KSeF system sam przypisze numer KSeF do dokumentu,
- numer będzie widoczny na podglądzie faktury, w aktywnościach oraz na wydruku/wizualizacji i w treści e-maila.
Nie musisz wtedy nic uzupełniać ręcznie.
Kiedy użyć ręcznego dodania numeru KSeF?
Ręczne dodanie numeru przydaje się, gdy:
- eksportujesz fakturę do formatu ustrukturowanego KSeF XML z Fakturowni i importujesz ją do KSeF poza systemem (Aplikacja Podatnika itp.),
- otrzymałeś numer KSeF innym kanałem i chcesz go mieć zapisany w Fakturowni przy danym dokumencie,
- porządkujesz starsze dokumenty, które nie były wysyłane przez API.
Uwaga: numer KSeF to wartość nieedytowalna — po zapisaniu nie można go zmienić. Wpisz go dokładnie tak, jak nadał KSeF.
Jak ręcznie dodać numer KSeF do faktury w Fakturowni?
W momencie zaimportowania faktury w formacie ustrukturyzowanym KSeF XML do KSeF, system (KSeF) wygeneruje dla niej unikalny numer zgodny ze wzorem.
W prosty sposób możesz przypisać go do dokumentu wystawionego w ramach konta w Fakturowni.
Aby dodać numer KSeF do faktury:
- przejdź do zakładki Przychody > Faktury na swoim koncie;
- kliknij numer faktury na liście, by przejść do podglądu dokumentu;
- z menu podręcznego ponad dokumentem wybierz Więcej opcji > Dodaj numer KSeF;
- w dedykowanym polu Numer KSeF podaj numer nadany przez system KSeF po imporcie faktury — sprawdź poprawność wpisanego numeru, ponieważ jego edycja jest niemożliwa;
- zatwierdź przypisanie numeru klikając Zapisz.
Numer KSeF pojawi się nad sekcją Aktywności związane z dokumentem poniżej podglądu faktury.
Interaktywna instrukcja poprowadzi Cię krok po kroku przez sposób postępowania na rzeczywistych ekranach Fakturowni, umożliwiając łatwe zrozumienie i wykonanie potrzebnych działań. Kliknij Start aby rozpocząć, a następnie klikaj w niebieskie pola, lub użyj strzałek w prawym dolnym rogu do nawigowania po instrukcji.
Czym jest numer KSeF i gdzie zobaczysz go na fakturze w Fakturowni?
Jak połączyć Fakturownię z KSeF (DEMO) – autoryzacja integracji krok po kroku
Autoryzacja manualna (zaawansowana) – wgranie certyfikatów z KSeF do Fakturowni
Szybkie płatności za pomocą QR kodu a integracja z KSeF