Baza Klientów to miejsce w systemie, w którym gromadzisz dane swoich kontrahentów. Klienta możesz dodać ręcznie lub bezpośrednio z poziomu faktury sprzedażowej bądź kosztowej. Dzięki temu nie musisz za każdym razem wpisywać danych od nowa – przy kolejnym wystawianiu faktury informacje uzupełnią się automatycznie. Sprawdź, jak dodawać i zarządzać klientami w Fakturowni.
Baza klientów - jak zbudować w systemie?
W Fakturowni możesz w prosty sposób utworzyć bazę Klientów i wygodnie nią zarządzać. Nowego kontrahenta dodasz bezpośrednio w zakładce Klienci, klikając przycisk Dodaj klienta. Możesz też uzupełnić jego dane podczas wystawiania faktury sprzedażowej lub kosztowej – po zapisaniu dokumentu klient zostanie automatycznie zapisany w bazie.
Baza klientów zapisywana jest na Twoim koncie, dzięki czemu przy kolejnych fakturach możesz szybko wczytać dane kontrahenta bez konieczności wpisywania ich od nowa. To oszczędność czasu i mniejsze ryzyko błędów.
Jak dodać klienta przez zakładkę Klienci?
Aby dodać klienta bezpośrednio w zakładce z pełną ich bazą:
- przejdź do zakładki Klienci w menu głównym,
- kliknij przycisk Dodaj klienta w prawym górnym rogu strony (jeśli na liście nie ma żadnego klienta, przycisk pozwalający na utworzenie klienta pojawi się również na środku strony),
- w formularzu tworzenia klienta uzupełnij wszystkie informacje, które są dla Ciebie istotne, takie jak NIP firmy lub imię i nazwisko dla osób prywatnych oraz dane adresowe (wymagane pola to Nazwa firmy oraz Nazwa skrócona (systemowa)) – w przypadku firm możesz skorzystać z przycisku Zaczytaj dane po NIP, REGON lub KRS, by pobrać dane z bazy GUS,
- w sekcji Zobacz więcej opcji (Ukryj opcje dodatkowe jeśli rozwinięte) możesz uzupełnić dodatkowe informacje takie jak domyślny rabat, podatek, termin czy rodzaj płatności,
- zatwierdź utworzenie klienta przyciskiem Zapisz - system wyświetli gotową kartę klienta.
Po zapisaniu system wyświetli kartę klienta, gdzie znajdziesz podsumowanie wszystkich informacji podanych w formularzu.
Czym jest karta klienta?
Karta klienta to miejsce, w którym znajdziesz podsumowanie informacji o kliencie, które uzupełniłeś w formularzu tworzenia/edycji klienta.
W tym miejscu możesz:
- edytować klienta korzystając z przycisku Edytuj lub usunąć go trwale z bazy dzięki opcji Usuń,
- sprawdzić podstawowe dane o kliencie,
- sprawdzić dodatkowe informacje takie jak przypisany bank i numer konta bankowego, domyślny rabat, termin czy formę płatności,
- sprawdzić powiązanych Nabywców oraz powiązanych Odbiorców (jeśli tacy występują),
- za pomocą przycisku Wystaw fakturę przejdziesz do formularza tworzenia faktury, gdzie system automatycznie uzupełni dane o kliencie,
- przycisk Zobacz faktury pozwoli Ci przejść na listę faktur wystawionych wyłącznie dla tego klienta - z tego poziomu możesz również wystawić zbiorcze wezwanie do zapłaty,
- za pomocą przycisku Zobacz płatności sprawdzisz listę płatności powiązanych z tym kontrahentem,
- przycisk Zobacz wydatki pozwoli sprawdzić listę faktur kosztowych, na których pojawił się ten klient,
- sekcja Komentarze, gdzie możesz zostawić istotne informacje o kliencie, które mają być widoczne w systemie,
- sekcja Aktywności związane z klientem, gdzie możesz sprawdzić kto i kiedy wprowadził zmiany w danych klienta.
Komentarze dla klienta
Bezpośrednio w karcie klienta możesz również dodawać komentarze. Dzięki temu z poziomu jednego miejsca będziesz miał dostęp do wszystkich informacji o danym kontrahencie. Komentarze to informacja wewnętrzna.
Komentarz może dodać w dedykowanym polu każdy z użytkowników. Po uzupełnieniu treści w polu Treść Twojego komentarza wystarczy zatwierdzić jego dodanie korzystając z przycisku Zapisz. Treść utworzonego komentarza możesz edytować lub usunąć w dowolnym momencie. Edycja lub usunięcie dostępne jest dla każdego użytkownika, który ma dostęp do konta, nie tylko dla jego twórcy.
Przy wybranym komentarzu widoczne są informacje o twórcy oraz ostatniej edycji komentarza. Wszystkie aktywności związane z sekcją komentarzy, czyli dodanie, edycja czy usunięcie, pojawią się również w sekcji aktywności związane z klientem.
Aktualizacja adresu e-mail klienta a stare faktury
Jeśli podczas tworzenia lub edycji faktury (albo podczas importu) wpiszesz w danych Nabywcy inny adres e-mail niż ten zapisany w karcie klienta, system domyślnie:
- zapisze nowy adres na tej konkretnej fakturze,
- zaktualizuje adres e-mail w karcie klienta,
- nie zmieni adresu e-mail na żadnej innej, wcześniej wystawionej fakturze tego klienta - te dokumenty zachowają dotychczasowy adres.
Aby nowy adres e-mail pojawił się także na wcześniej wystawionych fakturach tego klienta:
- przejdź do zakładki Klienci, wybierz klienta i kliknij Edytuj,
- zmień adres w polu E-mail - pod polem pojawi się checkbox Zaktualizuj e-mail na istniejących fakturach,
- zaznacz go i zapisz zmiany.
Przykład: klient ma w karcie adres jan@przyklad.pl, a Ty zmieniasz go na jan.nowak@przyklad.pl z zaznaczonym checkboxem. Spośród jego faktur zaktualizowane zostaną tylko te, na których adres Nabywcy to jan@przyklad.pl lub jest pusty - faktura z ręcznie wpisanym ksiegowosc@przyklad.pl pozostanie bez zmian.
Jak dodać klienta z poziomu faktury sprzedażowej lub kosztowej?
Bazę klientów możesz również budować dodając dane kontrahenta bezpośrednio z poziomu tworzenia faktury w systemie.
Aby dodać klienta do bazy:
- przejdź do formularza tworzenia faktury sprzedażowej przez zakładkę Przychody > Faktury > Nowa faktura lub kosztowej poprzez zakładkę Wydatki > Dodaj wydatek,
- w sekcji Nabywca na fakturach sprzedażowych oraz Sprzedawca na fakturach kosztowych, wpisz dane kontrahenta ręcznie lub skorzystaj z przycisku Zaczytaj dane po NIP, REGON lub KRS, by pobrać dane z bazy GUS,
- po zapisaniu formularza i utworzeniu faktury, klient o takim rodzaju (kupujący/sprzedający) utworzy się w bazie klientów - podczas dodawania klienta do bazy z faktury uważnie wpisuj dane, gdyż w przypadku wpisania błędnych danych, program doda nowego klienta o tych danych do bazy.
Dodanie klienta bezpośrednio poprzez zakładkę Klienci lub z poziomu formularza tworzenia faktury pozwoli Ci budować bazę klientów na koncie. Dzięki temu przy wystawianiu kolejnych faktur możesz zaczytać klienta z bazy poprzez wpisanie początku jego nazwy w formatce faktury. Po wybraniu odpowiedniego kontrahenta z podpowiedzi systemowych, jego dane uzupełnią się automatycznie zgodnie z tym, co podano wcześniej w karcie klienta.
Bazę klientów możesz również zaimportować w oparciu o plik importu. Więcej o imporcie klientów przeczytasz w artykule import klientów (lub produktów) z plików EXCEL do Fakturowni.
Jak przypisać rodzaj podmiotu dla Odbiorcy w karcie klienta?
Jeśli klient dodany w bazie pełni również rolę Odbiorcy powiązanego z Nabywcą, rodzaj podmiotu można określić bezpośrednio na karcie klienta. Dzięki temu podczas dodawania kontrahenta na formularz faktury przypisana rola podmiotu 3 zostanie automatycznie przeniesiona na dokument, co eliminuje konieczność każdorazowego ustawiania jej ręcznie.
Aby określić rodzaj podmiotu, przejdź do karty klienta i w polu Rola podmiotu 3 wybierz właściwą wartość z dostępnej listy. Następnie zapisz zmiany, klikając przycisk Zapisz znajdujący się u dołu formularza.
Obecnie przypisywanie roli działa jednokierunkowo: rola z karty klienta podstawia się na fakturę. Odwrotnie nie — gdy odbiorca jest dodawany pierwszy raz od razu z poziomu faktury i tam nadamy mu rodzaj podmiotu (np. JST – odbiorca), to ustawienie nie zapisuje się do karty klienta.