Wróć do https://fakturownia.pl ↩
Logowanie | Rejestracja
Dodaj sugestię +
  1. Fakturownia - Baza wiedzy
  2. Integracja z KSeF
  3. Jak połączyć Fakturownię z KSeF 2.0 – Autoryzacja automatycz

Jak połączyć Fakturownię z KSeF 2.0 – Autoryzacja automatyczna integracji (zalecana)

Utworzono: 2026-01-29
Ostatnia aktualizacja: 2026-01-30
Liczba odwiedzin posta: 230
W tym artykule pokazujemy proces autoryzacji środowiska KSeF 2.0 – czyli jednorazowe potwierdzenie w KSeF, że Fakturownia może w imieniu Twojej firmy wysyłać i pobierać faktury.
 
UWAGA! Przed autoryzacją upewnij się, że w Aplikacji Podatnika nie masz dodanych żadnych innych certyfikatów. Jeśli wygenerowałeś wcześniej certyfikaty, autoryzacja automatyczna zgodnie z instrukcją zakończy się błędem. W tej sytuacji została dodana również opcja autoryzacji manualnej, gdzie za pomocą uprzednio wygenerowanych certyfikatów w Aplikacji Podatnika możesz je wgrać do systemu. To rozwiązanie szczegółowo opisane jest w artykule Autoryzacja manualna (zaawansowana) – wgranie certyfikatów z KSeF do Fakturowni



Spis treści


Integracja KSeF 2.0 w Fakturowni - środowisko produkcyjne


Wersja produkcyjna KSeF 2.0 (czyli docelowy ten prawdziwy KseF) będzie dostępna od 01.02.2026 r., gdyż Ministerstwo Finansów dopiero wtedy udostępni wersję produkcyjną. Natomiast już teraz jest możliwa integracja z docelową wersją KSeF 2.0. 

Jeśli miałeś aktywną integrację KSeF DEMO, to dezaktywuje się ona automatycznie po nawiązaniu połączenia z integracją KSeF 2.0.
   

Kto może wykonać autoryzację integracji KSeF 2.0?


Autoryzować się z KSeF-em powinna osoba z tzw. uprawnieniami właścicielskimi. To najważniejszy etap, jeśli pominiesz uprawnienia, autoryzacja może zakończyć się błędem (np. brakiem uprawnień osoby podpisującej).


JDG

Jeśli posiadasz JDG to plik autoryzacyjny podpiszesz bardzo sprawnie i prosto, np. za pomocą Podpisu Zaufanego (ePUAP) albo podpisem kwalifikowanym właściciela.

Szczegóły i przykłady: Jak uzyskać dostęp do KSeF dla JDG – praktyczny poradnik (link)


Spółka lub inny podmiot


Ważne! Jeśli prowadzisz spółkę lub inny rodzaj podmiotu np. spółdzielnię, fundację itp., to proces może się wydłużyć, jeśli nie posiadasz pieczęci kwalifikowanej z nadanym numerem NIP. 

Najpierw wybierz jedną z dwóch ścieżek:

Opcja 1: Masz kwalifikowaną pieczęć elektroniczną z NIP

Upewnij się, że pieczęć zawiera dane podmiotu (w tym NIP) i przejdź do autoryzacji w Fakturowni.

Uwaga! Zwykle nie potrzebujesz ZAW-FA, bo działasz „jako podmiot” (firma), a nie jako konkretna osoba. Jeśli autoryzacja kończy się błędem (np. 415), zwykle oznacza to brak uprawnień dla osoby/podpisu w KSeF. Wtedy sprawdź: pieczęć z NIP albo nadaj uprawnienia administratora przez ZAW-FA.

Opcja 2: Nie masz pieczęci – musisz wskazać administratora KSeF (ZAW-FA)
  1. Wybierz jedną osobę (np. wspólnika), która będzie pierwszym administratorem KSeF w imieniu podmiotu (to ona nada potem uprawnienia innym).
  2. Złóż w urzędzie skarbowym formularz ZAW-FA (papierowo lub elektronicznie).
  3. Po przetworzeniu ZAW-FA administrator loguje się do KSeF i w zakładce Uprawnienia nadaje uprawnienia (np. sobie, pracownikom, biuru rachunkowemu).
  4. Dopiero wtedy przejdź do autoryzacji w Fakturowni i podpisz plik autoryzacyjny za pomocą Podpisu Zaufanego (ePUAP).

Ważne:
  • ZAW-FA zgłasza tylko jedną osobę jako pierwszego administratora.
  • Bez administratora (ZAW-FA) lub bez pieczęci – nie da się poprawnie przypisać uprawnień, a autoryzacja integracji może się nie udać.

Jeśli prowadzisz spółkę: pełny przewodnik krok po kroku znajdziesz tutaj: Dostęp do KSeF dla spółek – praktyczny przewodnik (link)

Jeśli nie wiesz, czy jesteś JDG czy „innym podmiotem”: możesz to sprawdzić w CEIDG/KRS albo zapytaj o to swoją księgową. To ważna informacja, która decyduje o ścieżce uprawnień.
 
 

Gdzie włączyć integrację KSeF 2.0 w Fakturowni

 
UWAGA! W systemie została dodana również opcja autoryzacji manualnej, gdzie za pomocą uprzednio wygenerowanych certyfikatów w Aplikacji Podatnika możesz je wgrać do systemu. To rozwiązanie szczegółowo opisane jest w artykule Autoryzacja manualna (zaawansowana) – wgranie certyfikatów z KSeF do Fakturowni
 
 
 
  1. Zaloguj się do Fakturowni na konto firmy, którą chcesz podłączyć z KSeF
  2. Wejdź w Ustawienia > Integracje i dodatki
  3. Na liście dodatków znajdź i kliknij w kafelek KSeF z logo Krajowego Systemu e-Faktur Ekran integracji Fakturowni z Krajowym Systemem e-Faktur (KSeF) w wersji demo, z widoczną ścieżką: Ustawienia → Integracje i dodatki.
  4. Na stronie integracji kliknij przycisk Aktywuj w prawym górnym rogu, po aktywacji zobaczysz ekran konfiguracji z następującymi krokami,
  5. Zarezerwuj sobie kilka minut ciągłej pracy. Po kliknięciu Aktywuj masz około 9 minut, żeby pobrać, podpisać i wgrać plik autoryzacyjny – po tym czasie sesja wygasa i procedurę trzeba zacząć od nowa,
  6. Jeżeli na swoim koncie masz więcej niż jedną firmę, to pod polem Numer NIP widoczna będzie rozwijana lista, z której wskazujesz na NIP firmy, dla której chcesz wykonać autoryzację. Uwaga: każdy NIP autoryzujesz osobno, nawet jeśli wszystkie firmy są na jednym loginie w Fakturowni Widok sekcji pobierania pliku autoryzacyjnego w integracji KSeF (DEMO) w Fakturowni z informacją, że każdy NIP wymaga osobnej autoryzacji.
  7. Po wybraniu NIP-u kliknij Pobierz plik Pobierz plik” w sekcji generowania pliku autoryzacyjnego dla wybranego numeru NIP w integracji KSeF (DEMO) w Fakturowni.
  8. Po kliknięciu Pobierz plik Fakturownia wygeneruje plik XML (np. authorization_1234567890.xml) z żądaniem autoryzacji. Plik od razu zapisze się na dysku komputera (w folderze Pobrane)
  • Podpisem Zaufanym (ePUAP),
  • kwalifikowanym podpisem elektronicznym,
  • kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną – w zależności od formy prawnej firmy.
Przypominamy! Jeśli nie posiadasz odpowiednich uprawnień, autoryzacja zakończy się błędem (np. brakiem uprawnień osoby podpisującej). W tej sytuacji wróć do punktu Kto może wykonać autoryzację integracji KSeF 2.0?

Użytkownik wybrał numer NIP, pobrał plik autoryzacyjny i ma teraz możliwość przejścia do ePUAP w celu podpisania pliku elektronicznie. Poniżej widnieje ostrzeżenie, by dobrać metodę podpisu zgodnie z formą prowadzenia działalności.

Podpis Zaufany (ePUAP) – najczęściej JDG
  1. Kliknij przycisk Przejdź do ePUAP
  2. System otworzy stronę podpisu zaufanego
  3. Zaloguj się do ePUAP swoim profilem zaufanym
  4. Wskaż pobrany wcześniej plik autoryzacyjny
  5. Podpisz plik zgodnie z instrukcją ePUAP i pobierz podpisaną wersję (zwykle w formacie .xml lub .xml.xades)

Podpis kwalifikowany
  1. Uruchom oprogramowanie Twojego dostawcy podpisu
  2. Wybierz opcję podpisz plik
  3. Załaduj plik autoryzacyjny z Fakturowni
  4. Podpisz go swoim kwalifikowanym podpisem
  5. Zapisz podpisany plik na komputerze

Kwalifikowana pieczęć elektroniczna
Jeżeli firma korzysta z kwalifikowanej pieczęci z NIP-em przedsiębiorstwa to wykonaj te same kroki, co przy podpisie kwalifikowanym, używając pieczęci organizacyjnej. Zadbaj, aby pieczęć była przypisana do odpowiedniego NIP – w przeciwnym razie KSeF odrzuci autoryzację.


Wgraj podpisany plik

 
  1. Wróć do zakładki przeglądarki z Fakturownią i w sekcji Wgraj podpisany plik, przeciągnij podpisany plik w pole Dodaj załącznik lub przeciągnij tutaj albo kliknij to pole i wybierz plik z dysku
  2. Po dodaniu, plik pojawi się w ramce z nazwą np. authorization_1234567890.xml
  3. Kliknij przycisk Wyślij ostatni krok autoryzacji integracji KSeF (DEMO) w Fakturowni. Użytkownik przeszedł już przez pobranie i podpisanie pliku, a teraz wgrał podpisany plik XML i ma możliwość jego przesłania za pomocą przycisku "Wyślij".
  4. W tle Fakturownia łączy się z KSeFem i uruchamia pełną procedurę autoryzacji i generowania certyfikatów
  5. Po kilkunastu sekundach na górze strony zobaczysz komunikat: Autoryzacja zakończona pomyślnie! Zielony komunikat informujący o sukcesie: „Autoryzacja zakończona pomyślnie!” — oznacza poprawne zakończenie procesu autoryzacji w systemie KSeF. W niektórych sytuacjach, proces może trwać nawet kilkadziesiąt minut, jest to zależne od odpowiedzi serwerów KSeF. Jeśli proces będzie trwał dłużej niż zakładamy to na ekranie pojawi się stosowny komunikat
  6. Od tego momentu integracja KSeF dla wybranego NIP jest aktywna Masz dostępne następujące połączenia" widnieje komunikat "Połączone" przy numerze NIP 123456789, co oznacza, że połączenie testowe z KSeF zostało prawidłowo nawiązane.


Komunikat o niepowodzeniu i najczęstsze błędy


Jeśli autoryzacja się nie powiedzie, Fakturownia zwróci błąd. 

Najczęstsze przyczyny:
  • Błędny NIP – podpis dotyczy innej firmy niż ta, którą wybrałeś w Fakturowni
  • Niewłaściwy certyfikat – np. podpis kwalifikowany reprezentanta spółki A użyty do pliku dla spółki B
  • Brak uprawnień w KSeF – nie złożono ZAW-FA lub podpis/pieczęć nie został powiązany z podatnikiem.
  • Przekroczony limit czasu (ok. 9 minut) – sesja autoryzacyjna wygasła; trzeba: ponownie pobrać plik autoryzacyjny, podpisać go, jeszcze raz wgrać do Fakturowni.
  • Problem techniczny po stronie KSeF – czasowo niedostępne serwery; w takim przypadku spróbuj ponownie później.
  • Wygenerowane już wcześniej aktywne certyfikaty 
  • Przekroczony limit certyfikatów w Aplikacji Podatnika KSeF
 

Ustawienia integracji KSeF 2.0 w Fakturowni – tryb hybrydowy, automatyczny i ręczny


Po autoryzacji, czyli połączeniu się z KSeF, decydujesz, w jaki sposób Twoje faktury mają być wysyłane i pobierane z KSeF. Decyzji dokonujesz odrębnie zarówno dla wysyłki faktur sprzedażowych, jak i dla pobierania faktur wydatkowych. Dostępne opcje to:
  • automatycznie 
  • ręcznie 
  • tryb hybrydowy w okresie 01.02 do 31.03, a od 01.04.2026 r. ustawienia indywidualne 

Ustawienia integracji KSeF z włączoną automatyczną wysyłką i trybem OFFLINE24, tryb hybrydowy wyłączony.

Tryb hybrydowy

Tryb hybrydowy to dodatkowa opcja w ustawieniach integracji z Krajowym Systemem e-Faktur (KSeF), która obowiązuje w okresie przejściowym — od 1 lutego do 1 kwietnia 2026r. i jest dedykowana przedsiębiorcom, których obowiązek korzystania z KSeF rozpocznie się dopiero 1 kwietnia. Dzięki tej opcji w okresie przejściowym możesz swobodnie odbierać dokumenty kosztowe z KSeF oraz dobrowolnie wysyłać dokumenty sprzedażowe.

Tryb hybrydowy jest domyślnie wyłączony i będzie dostępny w naszej integracji KSeF od 1 lutego do 1 kwietnia 2026r. Należy go włączyć ręcznie przy pierwszym połączeniu integracji (jeśli jesteś przedsiębiorcą poniżej 200 mln obrotu).

Po 01.04.2026r tryb hybrydowy automatycznie się wyłącza, a w jego miejsce będzie aktywne ręczne pobieranie faktur z KSeF oraz ręczna wysyłka faktur sprzedażowych. Wszystkie ustawienia integracji z KSeF w dowolnym momencie możesz skonfigurować, zgodnie ze swoimi preferencjami. 
 

Automatyczne pobieranie wydatków z KSeF  

 
  1. W sekcji Ustawienia pobierania dokumentów 
  2. Włącz suwak Automatycznie pobieraj dokumenty wydatkowe z KSeF Włączona opcja automatycznego pobierania dokumentów wydatkowych z KSeF w ustawieniach integracji Fakturowni.
  3. System cyklicznie odpytuje KSeF i pobiera nowe wydatki co 15 minut
  4. Każdy pobrany dokument z KSeF trafia do zakładki Wydatki jako dokument elektroniczny
  5. W podglądzie wydatku poniżej jego widoku znajdziesz Numer KSeF 
  6. Wskazówka! Nawet gdy automatyczne pobieranie jest włączone, możesz w każdej chwili wymusić pobranie ręcznie przyciskiem Pobierz faktury z KSeF na liście Wydatków. To rozwiązanie przydatne, gdy Kontrahent właśnie wystawił fakturę i chcesz ją od razu zaksięgować/obsłużyć - bez czekania na kolejny cykl automatycznego pobierania.
 

Ręczne pobieranie wydatków z KSeF

 
  1. Upewnij się, że suwak Automatycznie pobieraj dokumenty wydatkowe z KSeF jest wyłączony (szary) Wyłączona opcja automatycznego pobierania dokumentów wydatkowych z KSeF w systemie Fakturownia.
  2. Przejdź do Wydatki i kliknij przycisk Pobierz faktury z KSeF (na górze listy) Przycisk „Pobierz faktury z KSeF” z ikoną pobierania, umożliwiający ręczne importowanie faktur z systemu KSeF.
  3. System pobierze nowe dokumenty z KSeF do zakładki Wydatki i utworzy z nich dokument elektroniczny 
  4. W podglądzie wydatku widać Numer KSeF (w sekcji informacji/aktywności dokumentu)
  5. Ręczne pobranie działa również wtedy, gdy automatyczne pobieranie jest włączone


Automatyczne wysyłanie faktur do KSeF 


W trybie automatycznym, po zapisaniu faktury Fakturownia przekazuje ją do KSeF zgodnie z wybranym zakresem. Jeśli masz aktywną automatyczną wysyłkę, wszystkie dokumenty kwalifikujące się do wysyłki do KSeF (zgodnie z wybraną opcją) wygenerowane podczas testów zostaną wysłane do KSeF – również dokumenty utworzone przez integracje (np. e-commerce), faktury cykliczne itp.

Ważne! Aby Fakturownia mogła poprawnie wystawiać Twoje dokumenty w ramach integracji z Krajowym Systemem e-Faktur, muszą one spełniać wymogi KSeF. W związku z tym integracje, z których korzystasz (np. te z platformami e-commerce), mogą wymagać dostosowania do udostępnionej przez nas dokumentacji API KSeF. Integracje autorstwa Fakturowni zostały już dostosowane i są gotowe na połączenie z Krajowym Systemem e-Faktur.
 
  1. Włącz suwak Automatycznie wysyłaj tworzone dokumenty do KSeF
  2. Wybierz, jakie dokumenty mają być wysyłane automatycznie:

  • Wszystkie dokumenty wystawiane dla firm
    Automatycznie wysyłane są tylko dokumenty wystawiane dla kontrahentów będących firmami.

  • Wszystkie dokumenty wystawiane dla firm i osób prywatnych
    Automatycznie wysyłane są dokumenty wystawiane dla kontrahentów będących firmami jaki i również dokumenty dla osób fizycznych bez NIP. Pamiętaj, że wysyłka dokumentów dla osób prywatnych do KSeF jest dobrowolna (nieobowiązkowa).

  • Tylko dokumenty wystawiane dla firm z Polski (dokumenty dla firm zagranicznych należy wysyłać ręcznie)
    Automatycznie wysyłane są tylko dokumenty wystawiane dla firm z Polski. Dokumenty dla firm zagranicznych i osób prywatnych nie są wysyłane automatycznie. Pamiętaj, że dokumenty zagraniczne po weryfikacji obowiązkowo należy przesłać do KSeF ręcznie! Dokumenty dla osób prywatnych– jeśli chcesz je przekazać do KSeF, zleć wysyłkę ręcznie wysyłka takich dokumentów do KSeF jest dobrowolna (nieobowiązkowa).


Ustawienia automatycznej wysyłki do KSeF DEMO: suwak automatu oraz wybór zakresu dokumentów (firmy / firmy i osoby prywatne / tylko firmy z Polski).

W trybie automatycznym wystarczy, że na fakturze użyjesz przycisku Zapisz, a system według wybranej opcji:
  • zapisze dokument w Fakturowni,
  • wyśle go do KSeF,
  • po nadaniu numeru KSeF umożliwi wysyłkę e-maila do klienta.
 

Ręczne wysyłanie faktur sprzedażowych do KSeF


Jeżeli wolisz decydować osobno dla każdej faktury, wybierz tryb ręczny.

Automatycznie wysyłaj tworzone dokumenty do KSeF" jest wyłączona. Oznacza to, że faktury nie będą automatycznie przesyłane do Krajowego Systemu e-Faktur – użytkownik będzie musiał wysyłać je ręcznie.

Na formularzu faktury zobaczysz wtedy dwa przyciski:

Zapisz – zapisuje dokument tylko w Fakturowni, bez wysyłki do KSeF.

Zapisz i wyślij do KSeF – zapisuje fakturę i od razu wysyła ją do KSeF (system aktualizuje status i numer KSeF, gdy tylko zostaną nadane).


Jak odinstalować KSeF 2.0 w Fakturowni


Aby odinstalować (czyli odłączyć) KSeF,  należy: usunąć połączenie w Fakturowni i unieważnić certyfikaty w Aplikacji Podatnika KSeF.

Odłącz KSeF w Fakturowni
  1. Wejdź w Ustawienia >  Integracje i dodatki > KSeF > Ustawienia > Szczegóły (znajdują się przy aktywnym połączeniu NIP)
  2. Kliknij Usuń połączenie 
  3. Wróć do Ustawienia >  Integracje i dodatki > KSeF i wybierz Odinstaluj
 
Unieważnij certyfikaty w Aplikacji Podatnika KSeF
  1. Zaloguj się do Aplikacji Podatnika KSeF
  2. Przejdź do: Certyfikaty> Lista certyfikatów
  3. Zaznacz certyfikaty powiązane z Fakturownią (np. AUTH / OFFLINE)
  4. Kliknij Unieważnij i wybierz powód unieważnienia

Masz pytania? Wątpliwości? Sugestie, jak możemy dalej rozwijać wtyczkę? Napisz do nas na integracje@fakturownia.pl
 


Powrót

Komentarze

Avatar sugester medium
anonim
Połączenie z produkcyjnym KSeF - chyba jest ok.
Sprawdzą 1 lutego.

2026-01-30 20:06

Dodaj komentarz


« powrót

Najnowsze