Masz w głowie: „chcę połączyć Fakturownię z KSeF, ale nie wiem od czego zacząć"? Ten artykuł pokaże Ci najkrótszą ścieżkę: co sprawdzić, co przygotować i gdzie kliknąć.

Spis treści

• Krok 0. Czy to już „Twój" termin?
• Krok 1. Różnica między KSeF DEMO a KSeF 2.0
  • KSeF DEMO – środowisko testowe
  • KSeF 2.0 – środowisko produkcyjne
• Krok 2. Uprawnienia w KSeF (JDG vs. spółka lub inny podmiot) – zrób to przed uwierzytelnieniem
  • JDG
  • Spółka lub inny podmiot
    • Opcja 1: Masz kwalifikowaną pieczęć elektroniczną z NIP
    • Opcja 2: Nie masz pieczęci – musisz wskazać administratora KSeF (ZAW-FA)
• Krok 3. Połącz Fakturownię z KSeF (uwierzytelnienie)
  • Autoryzacja automatyczna
  • Autoryzacja manualna
• Krok 4. Tryb hybrydowy
• Krok 5. Ustawienia integracji: tryb hybrydowy, integracja automatyczna czy ręczna?
  • Pobieranie
  • Wysyłanie
• Krok 6. Statusy, numer KSeF oraz w jakiej formie faktura trafi do Twojego klienta
  • Gdzie zobaczysz numer KSeF?
  • Wygląd faktury i kod QR
  • Tryby awaryjne offline i offline24
  • Wysyłka e-maila z fakturą przy włączonej integracji
• Krok 7. Jeśli w firmie jest kilka osób – role i uprawnienia

Krok 0. Czy to już „Twój" termin?

KSeF wchodzi etapami, dlatego najpierw ustal, od kiedy obowiązek dotyczy Twojej firmy.

• od 1 lutego 2026 r. – obowiązek wysyłania faktur sprzedaży do KSeF dla firm z obrotem powyżej 200 mln zł (za 2024 r.).
• od 1 kwietnia 2026 r. – obowiązek wysyłania faktur sprzedaży dla pozostałych firm.
• od 01.01.2027 r. - obowiązek wysyłania faktur sprzedaży dla najmniejszych firm, których sprzedaż nie przekracza 10 tys. zł brutto miesięcznie.

Ważne: nawet jeśli wystawianie faktur sprzedażowych będzie dla Ciebie obowiązkowe dopiero od 1 kwietnia, to od 1 lutego 2026 r. masz obowiązek odbierania faktur zakupowych przez KSeF od firm, które miały obrót powyżej 200 mln zł za 2024 rok, takich jak operatorzy telefonii komórkowych, stacje paliw, itp. Od pozostałych firm faktury kosztowe do 1 kwietnia otrzymujesz jak dotychczas: drogą elektroniczną lub w wersji papierowej.

Więcej treści merytorycznych znajdziesz na stronie z listą odpowiedzi na najczęściej zadawane pytania, we wskazówkach wideo KSeF w minutę oraz na blogu – Aktualności o KSeF.

Krok 1. Różnica między KSeF DEMO a KSeF 2.0

W Fakturowni integracja z KSeF jest dostępna dla użytkowników bez dodatkowych opłat, czyli za 0 zł – niezależnie od abonamentu.

Ważne jednak, abyś poznał różnice między KSeF DEMO, a docelową integracją KSeF 2.0, obowiązującą od 01.02.2026 r.

KSeF DEMO – środowisko testowe

Integracja KSeF DEMO jest dostępna w naszym programie od grudnia 2025 roku. Ta wersja integracji pozwala wyłącznie przećwiczyć autoryzację, wysyłkę i odbiór e-faktur – bez skutków podatkowych. To miejsce, gdzie możesz (ale nie musisz, bo nie ma obowiązku integracji z KSeF DEMO), krok po kroku sprawdzić, jak będzie wyglądała praca z KSeF 2.0 z poziomu Fakturowni.

Dlaczego się nie zmieni?

Ponieważ każda integracja zawiera różne certyfikaty uwierzytelniające. Dla KSeF DEMO generowane są w Aplikacji Podatnika DEMO, a dla KSeF 2.0 generowane były w MCU do końca stycznia 2026 r. i obecnie generowane są w Aplikacji Podatnika (tu zostały przeniesione certyfikaty z MCU od 01.02.2026 r.).

KSeF 2.0 – środowisko produkcyjne

Wersja produkcyjna KSeF 2.0 (czyli docelowy ten prawdziwy KSeF) jest dostępna w Fakturowni od 01.02.2026 r.
Jeśli masz aktywną integrację KSeF DEMO, to dezaktywuje się ona automatycznie po tym jak dokonasz połączenia z integracją KSeF 2.0.

Krok 2. Uprawnienia w KSeF (JDG vs. spółka lub inny podmiot) – zrób to przed uwierzytelnieniem

To najważniejszy etap. Jeśli pominiesz uprawnienia, uwierzytelnienie w Kroku 3 może zakończyć się błędem (np. brakiem uprawnień osoby podpisującej).

JDG

Jeśli posiadasz JDG to plik autoryzacyjny podpiszesz bardzo sprawnie i prosto, np. za pomocą Podpisu Zaufanego (ePUAP) albo podpisem kwalifikowanym właściciela.

Szczegóły i przykłady: Jak uzyskać dostęp do KSeF dla JDG – praktyczny poradnik (link)

Spółka lub inny podmiot

Najpierw wybierz jedną z dwóch ścieżek:

Opcja 1: Masz kwalifikowaną pieczęć elektroniczną z NIP

Uwaga! Zwykle nie potrzebujesz ZAW-FA, bo działasz „jako podmiot" (firma), a nie jako konkretna osoba. Jeśli autoryzacja kończy się błędem (np. 415), zwykle oznacza to brak uprawnień dla osoby/podpisu w KSeF. Wtedy sprawdź: pieczęć z NIP albo nadaj uprawnienia administratora przez ZAW-FA.

Opcja 2: Nie masz pieczęci – musisz wskazać administratora KSeF (ZAW-FA)

1. Wybierz jedną osobę (np. wspólnika), która będzie pierwszym administratorem KSeF w imieniu podmiotu (to ona nada potem uprawnienia innym).
2. Złóż w urzędzie skarbowym formularz ZAW-FA (papierowo lub elektronicznie).
3. Po przetworzeniu ZAW-FA administrator loguje się do KSeF i w zakładce Uprawnienia nadaje uprawnienia (np. sobie, pracownikom, biuru rachunkowemu).
4. Dopiero wtedy przejdź do Kroku 3 (autoryzacja w Fakturowni), aby podpisać plik autoryzacyjny za pomocą Podpisu Zaufanego (ePUAP).

Ważne:

• ZAW-FA zgłasza tylko jedną osobę jako pierwszego administratora
• Samo nadanie uprawnień przez urząd skarbowy nie jest wystarczające – po zalogowaniu do KSeF administrator musi nadać sobie uprawnienia do wysyłki i pobierania faktur aby uniknąć na etapie wysyłki/pobierania faktur z/do KSeF błędu 403
• Na tym etapie można również dodać kolejne osoby (np. wspólników, pracowników, biuro rachunkowe), które mają mieć dostęp do KSeF
• Bez administratora (ZAW-FA) lub bez pieczęci – nie da się poprawnie przypisać uprawnień, a uwierzytelnienie integracji może się nie udać

Jeśli prowadzisz spółkę: pełny przewodnik krok po kroku znajdziesz tutaj: Dostęp do KSeF dla spółek – praktyczny przewodnik (link)

Jeśli nie wiesz, czy jesteś JDG czy „innym podmiotem": możesz to sprawdzić w CEIDG/KRS albo zapytaj o to swoją księgową. To ważna informacja, która decyduje o ścieżce uprawnień.

Krok 3. Połącz Fakturownię z KSeF (uwierzytelnienie)

Uwierzytelnienie to po prostu jednorazowe połączenie Twojego konta w Fakturowni z KSeF, żeby system mógł wysyłać/odbierać dokumenty w Twoim imieniu.

Są dwie metody uwierzytelnienia:

Uwierzytelnienie automatyczne – dedykowane dla osób posiadających jedną firmę i chcących połączyć KSeF wyłącznie z Fakturownią. Korzystając z automatycznej opcji, Fakturownia w Twoim imieniu tworzy certyfikaty w KSeF dla Twojej firmy.

Instrukcja krok po kroku: Jak połączyć Fakturownię z KSeF 2.0 – Uwierzytelnienie automatyczne integracji - certyfikaty generowane w KSeF przez Fakturownię

Wideo: Film instruktażowy – uwierzytelnienie automatyczne 

Uwierzytelnienie manualne – to rozwiązanie przeznaczone przede wszystkim dla osób, które chcą korzystać z więcej niż jednego programu zintegrowanego z KSeF (np. Fakturownia + inne narzędzie księgowe/ERP) i potrzebują zarządzać certyfikatami centralnie w KSeF oraz bardzo często dla osób posiadających w obrębie jednego konta w Fakturowni kilka firm np. spółka + jdg. Korzystając z manualnej opcji, samodzielnie tworzysz certyfikaty w KSeF dla Twojej firmy, a następnie wgrywasz je do Fakturowni.

Instrukcja krok po kroku: Jak połączyć Fakturownię z KSeF 2.0 - Uwierzytelnienie manualne – wgranie certyfikatów (uwierzytelniający i offline) z KSeF do Fakturowni

Wideo: Film instruktażowy – uwierzytelnienie manualne  

Nie wiesz, którą metodę wybrać?

Krok 4. Tryb hybrydowy

Po wykonaniu poprawnego uwierzytelnienia i dokonaniu autoryzacji, na ekranie zobaczysz ustawienia integracji KSeF 2.0. Pierwsza opcja, którą zauważysz u samej góry to tryb hybrydowy. To rozwiązanie „przejściowe", które stworzyliśmy dla wszystkich użytkowników, których obowiązek wysyłki faktur sprzedażowych do KSeF zaczyna się od 01.04.2026r. Ten tryb pomaga łagodnie wejść w KSeF tym podmiotom, które nie mają jeszcze obowiązku wysyłania dokumentów do KSeF. Po 01.04.2026r tryb hybrydowy wciąż pozostanie dostępny dla wszystkich użytkowników, których obowiązek wysyłki faktur sprzedażowych do KSeF zaczyna się od 01.01.2027r.

O co chodzi w skrócie?

• w trybie hybrydowym system pobiera dokumenty kosztowe (Wydatki) z KSeF,
• a dokumenty sprzedażowe wysyłasz do KSeF tylko wtedy, kiedy chcesz (wybierasz je ręcznie) – dzięki temu faktury, których nie wysyłasz do KSeF, nadal możesz edytować i wysyłać e-mailem na dotychczasowych zasadach.

Więcej o trybie hybrydowym dowiesz się z artykułu: Tryb hybrydowy dla mikroprzedsiębiorców i firm bez obowiązku KSeF: odbiór kosztów i dobrowolna wysyłka sprzedaży

Krok 5. Ustawienia integracji: tryb hybrydowy, integracja automatyczna czy ręczna?

Po autoryzacji, czyli połączeniu się z KSeF, decydujesz, w jaki sposób Twoje faktury mają być wysyłane i pobierane z KSeF. Decyzji dokonujesz odrębnie zarówno dla wysyłki faktur sprzedażowych, jak i dla pobierania faktur wydatkowych. Dostępne opcje to:

• automatycznie
• ręcznie
• tryb hybrydowy w okresie 01.02.2026r do 01.01.2027r.

Pobieranie:
Instrukcja z przykładami + statusy i filtry: Jak pobierać faktury kosztowe (wydatki) z KSeF do Fakturowni?

Wysyłanie:
Instrukcja z przykładami + statusy i filtry: Jak wysyłać faktury z Fakturowni do KSeF

Wideo: Film instruktażowy – ustawienia wysyłki automatyczne czy ręczne

Fakturownia rekomenduje aktywować tryb hybrydowy w okresie przejściowym, jednak ostateczna decyzja należy do Ciebie.

Krok 6. Statusy, numer KSeF oraz w jakiej formie faktura trafi do Twojego klienta

Po wysyłce do KSeF dokument dostaje w Fakturowni status (np. wysłano / błąd / w trakcie), a następnie, po udanej wysyłce, numer KSeF.
Instrukcja statusów i wysyłki jest tutaj: Jak wysyłać faktury z Fakturowni do KSeF

Gdzie zobaczysz numer KSeF?
Opisujemy to prosto tutaj: Czym jest numer KSeF i gdzie zobaczysz go na fakturze w Fakturowni?

Wygląd faktury i kod QR
Jak zmienia się widok/wydruk po integracji: Integracja z KSeF a wygląd faktury w systemie.

Tryby awaryjne offline i offline24
Tryb offline24 pozwala wystawić fakturę poza KSeF i przesłać ją do systemu najpóźniej następnego dnia roboczego. Tryb awaryjny stosuje się w przypadku oficjalnie ogłoszonej awarii KSeF, z obowiązkiem dosłania faktur po jej usunięciu. Pełen opis rozwiązania znajduje się w: Tryby awaryjne offline i offline24

Wysyłka e-maila z fakturą przy włączonej integracji
Aby dowiedzieć się, kiedy wysyłać e-mail, co z numerem KSeF itd., przeczytaj artykuł: Wysyłka e-maila z fakturą przy włączonej integracji z KSeF.

Krok 7. Jeśli w firmie jest kilka osób – role i uprawnienia

Uprawnienia dt. wysyłki do KSeF będą ustawiane z pozycji ustawień integracji KSeF 2.0 (a nie w zakładce Użytkownicy, gdzie nadajemy inne rodzaje uprawnień w Fakturowni).

Wysyłać do KSeF z podpisem firmy mogą dokumenty o następujących uprawnieniach:

• wszyscy użytkownicy
• wybrani pracownicy zgodnie z certyfikatami nadanymi w KSeF – tu autoryzacja będzie odbywać się również automatycznie, szczegóły o tym już wkrótce.

Pełen opis rozwiązania znajduje się w: KSeF: Uprawnienia użytkowników w Fakturowni – kto może wysyłać dokumenty i jak to ustawić

Więcej o uprawnieniach w KSeF dowiesz się z artykułu: Uprawnienia w KSeF – jak nimi zarządzać w praktyce?

Dostęp do wydatków oraz możliwość ich pobierania z KSeF będzie miał każdy Użytkownik, który obecnie posiada dostęp do tej zakładki zgodnie z Uprawnieniami.

Zanim zadzwonisz – gdzie szukać pomocy?

Przepraszamy za wydłużony czas oczekiwania na infolinii – obecnie jest ona mocno obciążona (głównie tematami KSeF). Żeby szybciej uzyskać odpowiedź na swoje pytanie, skorzystaj z poniższych opcji prosimy.

Pytania ogólne (np. „od kiedy obowiązek?", „jak działa integracja?", „co to tryb hybrydowy?")

Najpierw sprawdź odpowiedzi w źródłach podanych w tym artykule: lista odpowiedzi na najczęściej zadawane pytania, we wskazówkach wideo KSeF w minutę oraz na blogu – Aktualności o KSeF, wpisach w Bazie Wiedzy i na stronie aktualności KSeF w systemie Fakturowni.

Zgłoszenia techniczne (np. błąd autoryzacji, błąd wysyłki, problemy ze statusem, komunikaty błędów z KSeF)

Prześlij nam zgłoszenie tym linkiem. W treści podaj koniecznie jak najwięcej szczegółów, opis danej sytuacji oraz (jeśli dotyczy) treść błędu i datę/godzinę próby — to znacząco przyspiesza diagnozę.

Jeśli nie znalazłeś odpowiedzi

Dodaj komentarz pod właściwym wpisem w Bazie Wiedzy (w miejscu, którego dotyczy pytanie). Dzięki temu odpowiemy w kontekście konkretnej instrukcji, a gotowa odpowiedź będzie widoczna również dla innych osób z tym samym problemem.

Dziękujemy za zrozumienie – to realnie pomaga nam skrócić kolejki i szybciej rozwiązywać sprawy techniczne.