KSeF w Fakturowni – od czego zacząć, prosto i krok po kroku
Utworzono:
2026-01-28
Ostatnia aktualizacja: 2026-02-06
Ostatnia aktualizacja: 2026-02-06
Liczba odwiedzin posta: 52725
Masz w głowie: „chcę połączyć Fakturownię z KSeF, ale nie wiem od czego zacząć”? Ten artykuł pokaże Ci najkrótszą ścieżkę: co sprawdzić, co przygotować i gdzie kliknąć.
Spis treści
KSeF wchodzi etapami, dlatego najpierw ustal, od kiedy obowiązek dotyczy Twojej firmy.
od 1 lutego 2026 r. – obowiązek wysyłania faktur sprzedaży do KSeF dla firm z obrotem powyżej 200 mln zł (za 2024 r.).
od 1 kwietnia 2026 r. – obowiązek wysyłania faktur sprzedaży dla pozostałych firm.
od 01.01.2027 r. - obowiązek wysyłania faktur sprzedaży dla najmniejszych firm, których sprzedaż nie przekracza 10 tys. zł brutto miesięcznie.
Ważne: nawet jeśli wystawianie faktur sprzedażowych będzie dla Ciebie obowiązkowe dopiero od 1 kwietnia, to od 1 lutego 2026 r. masz obowiązek odbierania faktur zakupowych przez KSeF od firm, które miały obrót powyżej 200 mln zł za 2024 rok, takich jak operatorzy telefonii komórkowych, stacje paliw, itp. Od pozostałych firm faktury kosztowe do 1 kwietnia otrzymujesz jak dotychczas: drogą elektroniczną lub w wersji papierowej.
Więcej treści merytorycznych znajdziesz na stronie z listą odpowiedzi na najczęściej zadawane pytania, we wskazówkach wideo KSeF w minutę oraz na blogu – Aktualności o KSeF.
W Fakturowni integracja z KSeF jest dostępna dla użytkowników bez dodatkowych opłat, czyli za 0 zł – niezależnie od abonamentu.
Ważne jednak, abyś poznał różnice między KSeF DEMO a docelową integracją KseF 2.0, obowiązującą od 01.02.2026 r.
Integracja KSeF DEMO jest dostępna w naszym programie od grudnia 2025 roku. Ta wersja integracji pozwala wyłącznie przećwiczyć autoryzację, wysyłkę i odbiór e-faktur – bez skutków podatkowych. To miejsce, gdzie możesz (ale nie musisz, bo nie ma obowiązku integracji z KSeF DEMO), krok po kroku sprawdzić, jak będzie wyglądała praca z KSeF 2.0 z poziomu Fakturowni.
WAŻNE: jeśli aktywujesz wersję integracji KSeF DEMO, to nie zmieni się ona automatycznie w wersję produkcyjną KSeF 2.0 po 01.02.2026 r.
Dlaczego się nie zmieni?
Ponieważ każda integracja zawiera różne certyfikaty uwierzytelniające. Dla KSeF DEMO generowane są w Aplikacji Podatnika DEMO, a dla KSeF 2.0 generowane są w MCU (funkcjonuje do końca stycznia 2026 r.) i Aplikacji Podatnika (tu zostaną przeniesione certyfikaty z MCU od 01.02.2026 r.).
Zatem integracji musisz dokonać osobno w środowisku produkcyjnym, czyli docelowej integracji KSeF 2.0, tak samo, jak zrobiłeś to w środowisku testowym integracji KSeF DEMO.
Przypominamy! KSeF DEMO i produkcja KSeF 2.0 to dwa osobne środowiska – autoryzację należy wykonać osobno w każdym z nich.
Wersja produkcyjna KSeF 2.0 (czyli docelowy ten prawdziwy KseF) będzie dostępna od 01.02.2026 r., gdyż Ministerstwo Finansów dopiero wtedy udostępni wersję produkcyjną.
O której godzinie to nastąpi 01.02.2026 r.? Ministerstwo Finansów deklaruje, że udostępni środowisko produkcyjne KSeF 2.0. o północy.
Jeśli masz aktywną integrację KSeF DEMO, to dezaktywuje się ona automatycznie po tym jak dokonasz połączenia z integracją KSeF 2.0.
To najważniejszy etap. Jeśli pominiesz uprawnienia, autoryzacja w Kroku 3 może zakończyć się błędem (np. brakiem uprawnień osoby podpisującej).
Jeśli posiadasz JDG to plik autoryzacyjny podpiszesz bardzo sprawnie i prosto, np. za pomocą Podpisu Zaufanego (ePUAP) albo podpisem kwalifikowanym właściciela.
Szczegóły i przykłady: Jak uzyskać dostęp do KSeF dla JDG – praktyczny poradnik (link)
Ważne! Jeśli prowadzisz spółkę lub inny rodzaj podmiotu np. spółdzielnię, fundację itp., to proces może się wydłużyć, jeśli nie posiadasz pieczęci kwalifikowanej z nadanym numerem NIP.
Najpierw wybierz jedną z dwóch ścieżek:
Opcja 1: Masz kwalifikowaną pieczęć elektroniczną z NIP
Upewnij się, że pieczęć zawiera dane podmiotu (w tym NIP) i przejdź do Kroku 3 (autoryzacja w Fakturowni).
Uwaga! Zwykle nie potrzebujesz ZAW-FA, bo działasz „jako podmiot” (firma), a nie jako konkretna osoba. Jeśli autoryzacja kończy się błędem (np. 415), zwykle oznacza to brak uprawnień dla osoby/podpisu w KSeF. Wtedy sprawdź: pieczęć z NIP albo nadaj uprawnienia administratora przez ZAW-FA.
Opcja 2: Nie masz pieczęci – musisz wskazać administratora KSeF (ZAW-FA)
Ważne:
Jeśli prowadzisz spółkę: pełny przewodnik krok po kroku znajdziesz tutaj: Dostęp do KSeF dla spółek – praktyczny przewodnik (link)
Jeśli nie wiesz, czy jesteś JDG czy „innym podmiotem”: możesz to sprawdzić w CEIDG/KRS albo zapytaj o to swoją księgową. To ważna informacja, która decyduje o ścieżce uprawnień.
Autoryzacja to po prostu jednorazowe połączenie Twojego konta w Fakturowni z KSeF, żeby system mógł wysyłać/odbierać dokumenty w Twoim imieniu.
Są dwie metody autoryzacji:
Autoryzacja automatyczna – najprostsza opcja, w ramach której to Fakturownia w Twoim imieniu tworzy certyfikaty w KSeF dla Twojej firmy. Oczywiście o ile wcześniej masz uporządkowaną kwestię uprawnień w KSeF – w zależności od rodzaju podmiotu. Jeśli nie wiesz o czym mowa, wróć do Kroku 2 (Uprawnienia w KseF).
Instrukcja autoryzacji krok po kroku jest tutaj: Jak połączyć Fakturownię z KSeF – autoryzacja integracji krok po kroku.
Wideo: Film instruktażowy – autoryzacja KSeF
Autoryzacja manualna – zaawansowana metoda przeznaczona przede wszystkim dla osób, które chcą korzystać z więcej niż jednego programu zintegrowanego z KSeF (np. Fakturownia + inne narzędzie księgowe/ERP) i potrzebują zarządzać certyfikatami centralnie w Aplikacji Podatnika/KSeF.
Instrukcja krok po kroku jest tutaj: Autoryzacja manualna – wgranie certyfikatów z KSeF do Fakturowni
Po dokonaniu autoryzacji w ustawieniach integracji KSeF 2.0 zauważysz tryb hybrydowy. To jest rozwiązanie „przejściowe”, które stworzyliśmy dla wszystkich użytkowników, których obowiązek wysyłki faktur sprzedażowych do KSeF zaczyna się od 01.04.2026r. Ten tryb pomaga łagodnie wejść w KSeF tym podmiotom, które nie mają jeszcze obowiązku wysyłania dokumentów do KSeF.
O co chodzi w skrócie?
Więcej o trybie hybrydowym dowiesz się z artykułu: Tryb hybrydowy KSeF w Fakturowni: odbiór kosztów i dobrowolna wysyłka sprzedaży do 1.04.2026
Po autoryzacji, czyli połączeniu się z KSeF, decydujesz, w jaki sposób Twoje faktury mają być wysyłane i pobierane z KSeF. Decyzji dokonujesz odrębnie zarówno dla wysyłki faktur sprzedażowych, jak i dla pobierania faktur wydatkowych. Dostępne opcje to:
Pobieranie:
Instrukcja z przykładami + statusy i filtry: Jak pobierać faktury kosztowe (wydatki) z KSeF do Fakturowni?
Wysyłanie:
Instrukcja z przykładami + statusy i filtry: Jak wysyłać faktury z Fakturowni do KSeF
Wideo: Film instruktażowy – ustawienia wysyłki automatyczne czy ręczne
Fakturownia rekomenduje aktywować tryb hybrydowy w okresie przejściowym, jednak ostateczna decyzja należy do Ciebie.
Po wysyłce do KSeF dokument dostaje w Fakturowni status (np. wysłano / błąd / w trakcie), a następnie, po udanej wysyłce, numer KSeF.
Instrukcja statusów i wysyłki jest tutaj: Jak wysyłać faktury z Fakturowni do KSeF
Gdzie zobaczysz numer KSeF?
Opisujemy to prosto tutaj: Czym jest numer KSeF i gdzie zobaczysz go na fakturze w Fakturowni?
Wygląd faktury i kod QR
Jak zmienia się widok/wydruk po integracji: Integracja z KSeF a wygląd faktury w systemie.
Tryby awaryjne offline i offline24
Tryb offline24 pozwala wystawić fakturę poza KSeF i przesłać ją do systemu najpóźniej następnego dnia roboczego. Tryb awaryjny stosuje się w przypadku oficjalnie ogłoszonej awarii KSeF, z obowiązkiem dosłania faktur po jej usunięciu. Pełen opis rozwiązania znajduje się w: Tryby awaryjne offline i offline24
Wysyłka e-maila z fakturą przy włączonej integracji
Aby dowiedzieć się, kiedy wysyłać e-mail, co z numerem KSeF itd., przeczytaj artykuł: Wysyłka e-maila z fakturą przy włączonej integracji z KSeF.
Uprawnienia dt. wysyłki do KSeF będą ustawiane z pozycji ustawień integracji KSeF 2.0 (a nie w zakładce Użytkownicy, gdzie nadajemy inne rodzaje uprawnień w Fakturowni).
Wysyłać do KSeF z podpisem firmy mogą dokumenty o następujących uprawnieniach:
- wszyscy użytkownicy - funkcja dostępna od 01.02.2026r
- Właściciel Konta i Administrator - funkcja dostępna od 01.02.2026r
- wybrani pracownicy zgodnie z certyfikatami nadanymi w KSeF – tu autoryzacja będzie odbywać się również automatycznie, szczegóły o tym już wkrótce.
Więcej o uprawnieniach w KSeF dowiesz się z artykułu: KSeF: Uprawnienia użytkowników w Fakturowni – kto może wysyłać dokumenty i jak to ustawić oraz Uprawnienia w KSeF – jak nimi zarządzać w praktyce?
Dostęp do wydatków oraz możliwość ich pobierania z KSeF będzie miał każdy Użytkownik, który obecnie posiada dostęp do tej zakładki zgodnie z Uprawnieniami.
Przepraszamy za wydłużony czas oczekiwania na infolinii – obecnie jest ona mocno obciążona (głównie tematami KSeF). Żeby szybciej uzyskać odpowiedź na swoje pytanie, skorzystaj z poniższych opcji prosimy:
Pytania ogólne (np. „od kiedy obowiązek?”, „jak działa DEMO?”, „co to tryb hybrydowy?”)
Najpierw sprawdź odpowiedzi w źródłach podanych w tym artykule: lista odpowiedzi na najczęściej zadawane pytania, we wskazówkach wideo KSeF w minutę oraz na blogu – Aktualności o KSeF, wpisach w Bazie Wiedzy i na stronie aktualności KSeF w systemie Fakturowni.
Zgłoszenia techniczne (np. błąd autoryzacji, błąd wysyłki, problemy ze statusem, komunikaty błędów z KSeF)
Napisz do nas na: integracje@fakturownia.pl
W treści podaj koniecznie: Numer ID konta, opis problemu oraz (jeśli dotyczy) treść błędu i datę/godzinę próby — to znacząco przyspiesza diagnozę.
Jeśli nie znalazłeś odpowiedzi
Dodaj komentarz pod właściwym wpisem w Bazie Wiedzy (w miejscu, którego dotyczy pytanie). Dzięki temu odpowiemy w kontekście konkretnej instrukcji, a gotowa odpowiedź będzie widoczna również dla innych osób z tym samym problemem.
Dziękujemy za zrozumienie – to realnie pomaga nam skrócić kolejki i szybciej rozwiązywać sprawy techniczne.
Sprawdź również:
KSeF: Uprawnienia użytkowników w Fakturowni – kto może wysyłać dokumenty i jak to ustawić
KSeF w Fakturowni – kluczowe informacje
Jak pobierać faktury kosztowe (wydatki) z KSeF do Fakturowni?
Tryb hybrydowy KSeF w Fakturowni: odbiór kosztów i dobrowolna wysyłka sprzedaży do 1.04.2026
Tryby awaryjne offline i offline24
Jak wysyłać faktury z Fakturowni do KSeF?
Wysyłka e-maila z fakturą przy włączonej integracji z KSeF
KSeF a wygląd faktury w Fakturowni: kod QR, link weryfikacyjny i numer KSeF (PDF/wydruk)
Czym jest numer KSeF i gdzie zobaczysz go na fakturze w Fakturowni?
Jak połączyć Fakturownię z KSeF – autoryzacja integracji krok po kroku
Autoryzacja manualna (zaawansowana) – wgranie certyfikatów z KSeF do Fakturowni
Spis treści
KSeF DEMO – środowisko testowe
KSeF 2.0 – środowisko produkcyjne
KSeF 2.0 – środowisko produkcyjne
JDG
Spółka lub inny podmiot
Spółka lub inny podmiot
Opcja 1: Masz kwalifikowaną pieczęć elektroniczną z NIP
Opcja 2: Nie masz pieczęci – musisz wskazać administratora KSeF (ZAW-FA)
Opcja 2: Nie masz pieczęci – musisz wskazać administratora KSeF (ZAW-FA)
Autoryzacja automatyczna
Autoryzacja manualna
Autoryzacja manualna
- Krok 4. Tryb hybrydowy (ważne!)
- Krok 5. Ustawienia integracji: tryb hybrydowy, integracja automatyczna czy ręczna?
Pobieranie
Wysyłanie
Wysyłanie
Gdzie zobaczysz numer KSeF?
Wygląd faktury i kod QR
Tryby awaryjne offline i offline24
Wysyłka e-maila z fakturą przy włączonej integracji
Wygląd faktury i kod QR
Tryby awaryjne offline i offline24
Wysyłka e-maila z fakturą przy włączonej integracji
Krok 0. Czy to już „Twój” termin?
KSeF wchodzi etapami, dlatego najpierw ustal, od kiedy obowiązek dotyczy Twojej firmy.
od 1 lutego 2026 r. – obowiązek wysyłania faktur sprzedaży do KSeF dla firm z obrotem powyżej 200 mln zł (za 2024 r.).
od 1 kwietnia 2026 r. – obowiązek wysyłania faktur sprzedaży dla pozostałych firm.
od 01.01.2027 r. - obowiązek wysyłania faktur sprzedaży dla najmniejszych firm, których sprzedaż nie przekracza 10 tys. zł brutto miesięcznie.
Ważne: nawet jeśli wystawianie faktur sprzedażowych będzie dla Ciebie obowiązkowe dopiero od 1 kwietnia, to od 1 lutego 2026 r. masz obowiązek odbierania faktur zakupowych przez KSeF od firm, które miały obrót powyżej 200 mln zł za 2024 rok, takich jak operatorzy telefonii komórkowych, stacje paliw, itp. Od pozostałych firm faktury kosztowe do 1 kwietnia otrzymujesz jak dotychczas: drogą elektroniczną lub w wersji papierowej.
Więcej treści merytorycznych znajdziesz na stronie z listą odpowiedzi na najczęściej zadawane pytania, we wskazówkach wideo KSeF w minutę oraz na blogu – Aktualności o KSeF.
Krok 1. Różnica między KSeF DEMO a KSeF 2.0
W Fakturowni integracja z KSeF jest dostępna dla użytkowników bez dodatkowych opłat, czyli za 0 zł – niezależnie od abonamentu.
Ważne jednak, abyś poznał różnice między KSeF DEMO a docelową integracją KseF 2.0, obowiązującą od 01.02.2026 r.
KSeF DEMO – środowisko testowe
Integracja KSeF DEMO jest dostępna w naszym programie od grudnia 2025 roku. Ta wersja integracji pozwala wyłącznie przećwiczyć autoryzację, wysyłkę i odbiór e-faktur – bez skutków podatkowych. To miejsce, gdzie możesz (ale nie musisz, bo nie ma obowiązku integracji z KSeF DEMO), krok po kroku sprawdzić, jak będzie wyglądała praca z KSeF 2.0 z poziomu Fakturowni.
WAŻNE: jeśli aktywujesz wersję integracji KSeF DEMO, to nie zmieni się ona automatycznie w wersję produkcyjną KSeF 2.0 po 01.02.2026 r.
Dlaczego się nie zmieni?
Ponieważ każda integracja zawiera różne certyfikaty uwierzytelniające. Dla KSeF DEMO generowane są w Aplikacji Podatnika DEMO, a dla KSeF 2.0 generowane są w MCU (funkcjonuje do końca stycznia 2026 r.) i Aplikacji Podatnika (tu zostaną przeniesione certyfikaty z MCU od 01.02.2026 r.).
Zatem integracji musisz dokonać osobno w środowisku produkcyjnym, czyli docelowej integracji KSeF 2.0, tak samo, jak zrobiłeś to w środowisku testowym integracji KSeF DEMO.
Przypominamy! KSeF DEMO i produkcja KSeF 2.0 to dwa osobne środowiska – autoryzację należy wykonać osobno w każdym z nich.
KSeF 2.0 – środowisko produkcyjne
Wersja produkcyjna KSeF 2.0 (czyli docelowy ten prawdziwy KseF) będzie dostępna od 01.02.2026 r., gdyż Ministerstwo Finansów dopiero wtedy udostępni wersję produkcyjną.
O której godzinie to nastąpi 01.02.2026 r.? Ministerstwo Finansów deklaruje, że udostępni środowisko produkcyjne KSeF 2.0. o północy.
Jeśli masz aktywną integrację KSeF DEMO, to dezaktywuje się ona automatycznie po tym jak dokonasz połączenia z integracją KSeF 2.0.
Krok 2. Uprawnienia w KSeF (JDG vs. spółka lub inny podmiot) – zrób to przed autoryzacją
To najważniejszy etap. Jeśli pominiesz uprawnienia, autoryzacja w Kroku 3 może zakończyć się błędem (np. brakiem uprawnień osoby podpisującej).
JDG
Jeśli posiadasz JDG to plik autoryzacyjny podpiszesz bardzo sprawnie i prosto, np. za pomocą Podpisu Zaufanego (ePUAP) albo podpisem kwalifikowanym właściciela.Szczegóły i przykłady: Jak uzyskać dostęp do KSeF dla JDG – praktyczny poradnik (link)
Spółka lub inny podmiot
Ważne! Jeśli prowadzisz spółkę lub inny rodzaj podmiotu np. spółdzielnię, fundację itp., to proces może się wydłużyć, jeśli nie posiadasz pieczęci kwalifikowanej z nadanym numerem NIP.
Najpierw wybierz jedną z dwóch ścieżek:
Opcja 1: Masz kwalifikowaną pieczęć elektroniczną z NIP
Upewnij się, że pieczęć zawiera dane podmiotu (w tym NIP) i przejdź do Kroku 3 (autoryzacja w Fakturowni).
Uwaga! Zwykle nie potrzebujesz ZAW-FA, bo działasz „jako podmiot” (firma), a nie jako konkretna osoba. Jeśli autoryzacja kończy się błędem (np. 415), zwykle oznacza to brak uprawnień dla osoby/podpisu w KSeF. Wtedy sprawdź: pieczęć z NIP albo nadaj uprawnienia administratora przez ZAW-FA.
Opcja 2: Nie masz pieczęci – musisz wskazać administratora KSeF (ZAW-FA)
- Wybierz jedną osobę (np. wspólnika), która będzie pierwszym administratorem KSeF w imieniu podmiotu (to ona nada potem uprawnienia innym).
- Złóż w urzędzie skarbowym formularz ZAW-FA (papierowo lub elektronicznie).
- Po przetworzeniu ZAW-FA administrator loguje się do KSeF i w zakładce Uprawnienia nadaje uprawnienia (np. sobie, pracownikom, biuru rachunkowemu).
- Dopiero wtedy przejdź do Kroku 3 (autoryzacja w Fakturowni), aby podpisać plik autoryzacyjny za pomocą Podpisu Zaufanego (ePUAP).
Ważne:
- ZAW-FA zgłasza tylko jedną osobę jako pierwszego administratora.
- Bez administratora (ZAW-FA) lub bez pieczęci – nie da się poprawnie przypisać uprawnień, a autoryzacja integracji może się nie udać.
Jeśli prowadzisz spółkę: pełny przewodnik krok po kroku znajdziesz tutaj: Dostęp do KSeF dla spółek – praktyczny przewodnik (link)
Jeśli nie wiesz, czy jesteś JDG czy „innym podmiotem”: możesz to sprawdzić w CEIDG/KRS albo zapytaj o to swoją księgową. To ważna informacja, która decyduje o ścieżce uprawnień.
Krok 3. Połącz Fakturownię z KSeF (autoryzacja)
Autoryzacja to po prostu jednorazowe połączenie Twojego konta w Fakturowni z KSeF, żeby system mógł wysyłać/odbierać dokumenty w Twoim imieniu.
Są dwie metody autoryzacji:
Autoryzacja automatyczna – najprostsza opcja, w ramach której to Fakturownia w Twoim imieniu tworzy certyfikaty w KSeF dla Twojej firmy. Oczywiście o ile wcześniej masz uporządkowaną kwestię uprawnień w KSeF – w zależności od rodzaju podmiotu. Jeśli nie wiesz o czym mowa, wróć do Kroku 2 (Uprawnienia w KseF).
Instrukcja autoryzacji krok po kroku jest tutaj: Jak połączyć Fakturownię z KSeF – autoryzacja integracji krok po kroku.
Wideo: Film instruktażowy – autoryzacja KSeF
Autoryzacja manualna – zaawansowana metoda przeznaczona przede wszystkim dla osób, które chcą korzystać z więcej niż jednego programu zintegrowanego z KSeF (np. Fakturownia + inne narzędzie księgowe/ERP) i potrzebują zarządzać certyfikatami centralnie w Aplikacji Podatnika/KSeF.
Instrukcja krok po kroku jest tutaj: Autoryzacja manualna – wgranie certyfikatów z KSeF do Fakturowni
Krok 4. Tryb hybrydowy (ważne!)
Po dokonaniu autoryzacji w ustawieniach integracji KSeF 2.0 zauważysz tryb hybrydowy. To jest rozwiązanie „przejściowe”, które stworzyliśmy dla wszystkich użytkowników, których obowiązek wysyłki faktur sprzedażowych do KSeF zaczyna się od 01.04.2026r. Ten tryb pomaga łagodnie wejść w KSeF tym podmiotom, które nie mają jeszcze obowiązku wysyłania dokumentów do KSeF.
O co chodzi w skrócie?
- w trybie hybrydowym system pobiera dokumenty kosztowe (Wydatki) z KSeF,
- a dokumenty sprzedażowe wysyłasz do KSeF tylko wtedy, kiedy chcesz (wybierasz je ręcznie) – dzięki temu faktury, których nie wysyłasz do KSeF, nadal możesz edytować i wysyłać e-mailem na dotychczasowych zasadach.
Więcej o trybie hybrydowym dowiesz się z artykułu: Tryb hybrydowy KSeF w Fakturowni: odbiór kosztów i dobrowolna wysyłka sprzedaży do 1.04.2026
Krok 5. Ustawienia integracji: tryb hybrydowy, integracja automatyczna czy ręczna?
Po autoryzacji, czyli połączeniu się z KSeF, decydujesz, w jaki sposób Twoje faktury mają być wysyłane i pobierane z KSeF. Decyzji dokonujesz odrębnie zarówno dla wysyłki faktur sprzedażowych, jak i dla pobierania faktur wydatkowych. Dostępne opcje to:
- automatycznie
- ręcznie
- tryb hybrydowy w okresie 01.02 do 31.03, a od 01.04.2026 r. ustawienia indywidualne
Pobieranie:
Instrukcja z przykładami + statusy i filtry: Jak pobierać faktury kosztowe (wydatki) z KSeF do Fakturowni?
Wysyłanie:
Instrukcja z przykładami + statusy i filtry: Jak wysyłać faktury z Fakturowni do KSeF
Wideo: Film instruktażowy – ustawienia wysyłki automatyczne czy ręczne
Fakturownia rekomenduje aktywować tryb hybrydowy w okresie przejściowym, jednak ostateczna decyzja należy do Ciebie.
Krok 6. Statusy, numer KSeF oraz w jakiej formie faktura trafi do Twojego klienta
Po wysyłce do KSeF dokument dostaje w Fakturowni status (np. wysłano / błąd / w trakcie), a następnie, po udanej wysyłce, numer KSeF.
Instrukcja statusów i wysyłki jest tutaj: Jak wysyłać faktury z Fakturowni do KSeF
Gdzie zobaczysz numer KSeF?
Opisujemy to prosto tutaj: Czym jest numer KSeF i gdzie zobaczysz go na fakturze w Fakturowni?
Wygląd faktury i kod QR
Jak zmienia się widok/wydruk po integracji: Integracja z KSeF a wygląd faktury w systemie.
Tryby awaryjne offline i offline24
Tryb offline24 pozwala wystawić fakturę poza KSeF i przesłać ją do systemu najpóźniej następnego dnia roboczego. Tryb awaryjny stosuje się w przypadku oficjalnie ogłoszonej awarii KSeF, z obowiązkiem dosłania faktur po jej usunięciu. Pełen opis rozwiązania znajduje się w: Tryby awaryjne offline i offline24
Wysyłka e-maila z fakturą przy włączonej integracji
Aby dowiedzieć się, kiedy wysyłać e-mail, co z numerem KSeF itd., przeczytaj artykuł: Wysyłka e-maila z fakturą przy włączonej integracji z KSeF.
Krok 7. Jeśli w firmie jest kilka osób – role i uprawnienia
Uprawnienia dt. wysyłki do KSeF będą ustawiane z pozycji ustawień integracji KSeF 2.0 (a nie w zakładce Użytkownicy, gdzie nadajemy inne rodzaje uprawnień w Fakturowni).
Wysyłać do KSeF z podpisem firmy mogą dokumenty o następujących uprawnieniach:
- wszyscy użytkownicy - funkcja dostępna od 01.02.2026r
- Właściciel Konta i Administrator - funkcja dostępna od 01.02.2026r
- wybrani pracownicy zgodnie z certyfikatami nadanymi w KSeF – tu autoryzacja będzie odbywać się również automatycznie, szczegóły o tym już wkrótce.
Więcej o uprawnieniach w KSeF dowiesz się z artykułu: KSeF: Uprawnienia użytkowników w Fakturowni – kto może wysyłać dokumenty i jak to ustawić oraz Uprawnienia w KSeF – jak nimi zarządzać w praktyce?
Dostęp do wydatków oraz możliwość ich pobierania z KSeF będzie miał każdy Użytkownik, który obecnie posiada dostęp do tej zakładki zgodnie z Uprawnieniami.
Zanim zadzwonisz – gdzie szukać pomocy?
Przepraszamy za wydłużony czas oczekiwania na infolinii – obecnie jest ona mocno obciążona (głównie tematami KSeF). Żeby szybciej uzyskać odpowiedź na swoje pytanie, skorzystaj z poniższych opcji prosimy:
Pytania ogólne (np. „od kiedy obowiązek?”, „jak działa DEMO?”, „co to tryb hybrydowy?”)
Najpierw sprawdź odpowiedzi w źródłach podanych w tym artykule: lista odpowiedzi na najczęściej zadawane pytania, we wskazówkach wideo KSeF w minutę oraz na blogu – Aktualności o KSeF, wpisach w Bazie Wiedzy i na stronie aktualności KSeF w systemie Fakturowni.
Zgłoszenia techniczne (np. błąd autoryzacji, błąd wysyłki, problemy ze statusem, komunikaty błędów z KSeF)
Napisz do nas na: integracje@fakturownia.pl
W treści podaj koniecznie: Numer ID konta, opis problemu oraz (jeśli dotyczy) treść błędu i datę/godzinę próby — to znacząco przyspiesza diagnozę.
Jeśli nie znalazłeś odpowiedzi
Dodaj komentarz pod właściwym wpisem w Bazie Wiedzy (w miejscu, którego dotyczy pytanie). Dzięki temu odpowiemy w kontekście konkretnej instrukcji, a gotowa odpowiedź będzie widoczna również dla innych osób z tym samym problemem.
Dziękujemy za zrozumienie – to realnie pomaga nam skrócić kolejki i szybciej rozwiązywać sprawy techniczne.
Sprawdź również:
KSeF: Uprawnienia użytkowników w Fakturowni – kto może wysyłać dokumenty i jak to ustawić
KSeF w Fakturowni – kluczowe informacje
Jak pobierać faktury kosztowe (wydatki) z KSeF do Fakturowni?
Tryb hybrydowy KSeF w Fakturowni: odbiór kosztów i dobrowolna wysyłka sprzedaży do 1.04.2026
Tryby awaryjne offline i offline24
Jak wysyłać faktury z Fakturowni do KSeF?
Wysyłka e-maila z fakturą przy włączonej integracji z KSeF
KSeF a wygląd faktury w Fakturowni: kod QR, link weryfikacyjny i numer KSeF (PDF/wydruk)
Czym jest numer KSeF i gdzie zobaczysz go na fakturze w Fakturowni?
Jak połączyć Fakturownię z KSeF – autoryzacja integracji krok po kroku
Autoryzacja manualna (zaawansowana) – wgranie certyfikatów z KSeF do Fakturowni
Powrót
Komentarze
RAFF
2026-01-30 16:22
Bzw
Proformy ?
Noty księgowe ?
Własny dok. nieksięgowy ?
Zamówienia ?
Inne faktury ?
Oferta cenowa ?
2026-01-30 16:57
ewelinarychlik
Odpowiedź na to pytanie znajduje się w https://fakturownia.pl/ksef-faq
Nie, do KSeF są wysyłane tylko faktury lub faktury korygujące. Pozostałe dokumenty są poza KSeF. Jeśli któryś z dokumentów będzie potrzebny klientowi, wysyłamy mu go w ten sam sposób, w jaki do tej pory się z klientem komunikowaliśmy.
Zapraszam do zapoznania się z sekcją https://pomoc.fakturownia.pl/199488736-Jak-wysylac-faktury-z-Fakturowni-do-KSeF-DEMO-#jakie
Pozdrawiam,
Ewelina
2026-01-30 17:23
karolina
2026-01-31 23:11
alicjan
na podstawie wygenerowanego certyfikatu z MCU można skorzystać z opcji zaawansowanej (manualnej). Jeśli Pani chce, to oczywiście będzie można unieważnić wygenerowany wcześniej certyfikat i skorzystać z opcji automatycznej.
2026-01-31 23:34
Sławek
Dla IDG korzystam z fakturowni. Dla spółki z innego programu księgowego. Po wgraniu certyfikatów oba programy głupieją. I Nie działają integracje z KSeF. Tak jakby nie wiedziały którym NIPem się posługiwać, bo certyfikaty są na PESEL.
Jak to rozwiązać?
2026-02-01 15:40
Krystyna
2026-02-01 16:52
Ssa
2026-02-01 20:03
alicjan
Dzień dobry,
certyfikat jest przechowywany wyłącznie w postaci zaszyfrowanej. Nie przechowujemy kluczy prywatnych ani haseł w postaci jawnej - hasła służą jedynie jednorazowo do odszyfrowania certyfikatu w momencie nawiązania połączenia z KSeF i nie są utrwalane w systemie.
Zdajemy sobie sprawę, że część usługodawców opiera integrację o nadawanie uprawnień aplikacjom zamiast użycia certyfikatu prywatnego, natomiast w obecnym modelu KSeF certyfikat pozostaje oficjalnym i wspieranym mechanizmem uwierzytelniania.
2026-02-02 07:46
Wacek Jakacki
2026-02-02 10:09
Bartek
Korzystam z konta bezpłatnego, żeby zweryfikować czy Państwa rozwiązanie adresuje moje potrzeby. Gdyby taka opcja była w wyższym pakiecie, to bym się przepiął, żeby to zweryfikować.
2026-02-02 16:29
Bob
Czy w trybie hybrydowym, po jednorazowym kliknięciu w klawisz "zapisz i wyślij do KSEF" jest zapis i wysyłka czy jest jeszcze jakaś weryfikacja?
2026-02-02 16:43
ewelinarychlik
Dzień dobry,
Czy w trybie hybrydowym, po jednorazowym kliknięciu w klawisz "zapisz i wyślij do KSEF" jest zapis i wysyłka czy jest jeszcze jakaś weryfikacja?
Odpowiedź:
Każda faktura przesyłana do KSeF przechodzi proces walidacji struktury dokumentu, jeśli dokument jest zgodny ze schemą Fa(3) to dokument trafia z powodzeniem do KSeF i otrzymuje numer KSeF. Jeśli na fakturze występuje błąd walidacji to pojawi się błąd wysyłki ze stosownym komunikatem, co należy poprawić.
Zapraszam do zapoznania się z artykułem https://pomoc.fakturownia.pl/200701733-Tryb-hybrydowy-KSeF-w-Fakturowni-odbior-kosztow-i-dobrowolna-wysylka-sprzedazy-do-1-04-2026
Pozdrawiam,
Ewelina
2026-02-02 17:20
Emilia
"nieprawidłowy token, skonsultuj się z działem obsługi klienta".
Byłabym wdzięczna za informację, czym jest błąd o nieprawidłowym tokenie i jak to naprawić?
2026-02-02 19:41
Jacek
Usunięcie pokazuje komunikat: błąd!
2026-02-03 09:34
DewREW
jesli wystawiłem fakturę 03.02.2026 o 22:00 i nie wysłałem do ksef (zrobilem tylko 'zapisz'), a nastepnie 04.02.2026 wszedłem w fakturę, zmieniłem jej datę wystawienia z 03.02.2026 na dzien aktualny czyli 04.02.2026 to mogę ją wysłać ją ręcznie w takiej formie do KSEF czy będzie jakiś problem bo pierwotnie faktura miała inną datę ? Czy gdyby faktura 'zapisana' przeleżała tydzien w Fakturowni to mogę zawsze ją wyedytować, zmienić datę wystawienia na dzień aktualny i ręcznie wysłać do ksef i to przejdzie?
2026-02-04 01:03
Dionizy Sobczak
2026-02-04 17:30
Paulina
nagle nie mogę wysłać faktury do klienta, tylko pojawia się "zapisz i wyślij do KSeF", a moja firma nie ma jeszcze obowiązku wysyłać faktur do KSeF, poza tym mam kontrahentów z innych krajów i muszę jakoś wysłać im faktury w pdf.
Jak to "odczynić" ?
2026-02-06 13:58
ewelinarychlik
Dzień dobry,
nagle nie mogę wysłać faktury do klienta, tylko pojawia się "zapisz i wyślij do KSeF", a moja firma nie ma jeszcze obowiązku wysyłać faktur do KSeF, poza tym mam kontrahentów z innych krajów i muszę jakoś wysłać im faktury w pdf.
Jak to "odczynić" ?
Odpowiedź:
Proszę zweryfikować ustawienia integracji KSeF (Ustawienia > Integracje i dodatki > KSeF > Ustawienia) czy ma Pani aktywny wyłącznie tryb hybrydowy oraz aktywne automatyczne pobieranie faktur kosztowy? Z Pani opisu wynika iż tryb hybrydowy jest wyłączony, za to ma Pani włączoną wysyłkę automatyczną do KseF. W razie trudności proszę o kontakt na adres wsparcie@fakturownia.pl
Pozdrawiam,
Ewelina
2026-02-06 19:03
ewelinarychlik
Witam. W KSEF będę od 1 kwietnia , ale po wystawieniu faktury nie mogę jej ani wydrukować ani wysłać . Mam komunikat .Sprzedawca nie jest zautoryzowany z Krajowym Systemem e-Faktur .
Odpowiedź:
Proszę zweryfikować ustawienia integracji KSeF (Ustawienia > Integracje i dodatki > KSeF > Ustawienia) czy ma Pan aktywny wyłącznie tryb hybrydowy oraz aktywne automatyczne pobieranie faktur kosztowy? Z Pana opisu wynika iż włączył Pan integrację z KseF ale nie dokonał jej poprawnej autoryzacji. Proszę włączyć tryb hybrydowy i opisywana sytuacja powinna przestać występować. W razie trudności proszę o kontakt na adres wsparcie@fakturownia.pl
Pozdrawiam,
Ewelina
2026-02-06 19:06
ewelinarychlik
Dzien dobry,
jesli wystawiłem fakturę 03.02.2026 o 22:00 i nie wysłałem do ksef (zrobilem tylko 'zapisz'), a nastepnie 04.02.2026 wszedłem w fakturę, zmieniłem jej datę wystawienia z 03.02.2026 na dzien aktualny czyli 04.02.2026 to mogę ją wysłać ją ręcznie w takiej formie do KSEF czy będzie jakiś problem bo pierwotnie faktura miała inną datę ? Czy gdyby faktura 'zapisana' przeleżała tydzien w Fakturowni to mogę zawsze ją wyedytować, zmienić datę wystawienia na dzień aktualny i ręcznie wysłać do ksef i to przejdzie?
Odpowiedź
Nie będzie problemu, ponieważ data utworzenia dokumentu w systemie nie jest tożsama z datą wystawienia, którą uzna Pan za oficjalne zakończenie dodawania pozycji na dokumencie zgodnie z ustaleniami z klientem i oficjalną datą wystawienia faktury. Zatem jeśli Pan utworzy dokument w systemie 03.02.2026 roku ale 04.02.2026 zmieni datę wystawienia z 3 na 4 bo wtedy uzna, że ustalenia są zakończone i oficjalnie chce Pan wystawić fakturę klientowi i tym samym przesłać ją do KSeF=do Kontrahenta to może Pan to zrobić.
Pozdrawiam,
Ewelina
2026-02-06 19:15
Dodaj komentarz