Wróć do https://fakturownia.pl ↩
Logowanie | Rejestracja
Dodaj sugestię +
  1. Fakturownia - Baza wiedzy
  2. Integracja z KSeF
  3. Jak pobierać faktury kosztowe (wydatki) z KSeF do Fakturowni

Jak pobierać faktury kosztowe (wydatki) z KSeF do Fakturowni?

Utworzono: 2026-01-22
Ostatnia aktualizacja: 2026-01-27
Liczba odwiedzin posta: 317
Poniżej znajdziesz instrukcję pobierania wydatków z KSeF do Fakturowni w dwóch trybach: automatycznym i ręcznym. Dowiesz się też, jak rozpoznać dokumenty z KSeF na liście, jak je filtrować, jak działa opcja Podmiot3, co się dzieje, gdy dokumentu nie da się dopasować do szablonu Fakturowni, jak przypisywać pobrane wydatki do działów oraz jak uniknąć duplikatów.

Spis treści  

Integracja z KSeF – aktywacja i dostęp do ustawień


Integrację aktywujesz przechodząc do zakładki Ustawienia > Integracje i dodatki  > KSeF 

Szczegółowa instrukcja połączenia konta z KSeF: 
 
Opcja wyboru czy pobieranie faktur do KSeF ma odbywać się automatycznie czy być zlecane ręcznie, dostępna jest dla adresów e-mail z rolą Właściciel konta oraz Administrator 
 
WAŻNE! Ze względów bezpieczeństwa do docelowej wersji produkcyjnej KSeF 2.0 dostępnej od 01.02.2026r. dostęp do ustawień aplikacji KSeF będą mieć wyłącznie Właściciel i Administrator konta w Fakturowni.
 

Automatyczne pobieranie wydatków z KSeF - opcja dostępna od 01.02.2026r 

 
  1. Wejdź w Ustawienia > Integracje i dodatki > KSeF > Ustawienia
  2. W sekcji Ustawienia pobierania dokumentów Opcje automatycznego pobierania dokumentów wydatkowych z KSeF i wydatków z udziałem jako podmiot trzeci w Fakturowni.
  3. Włącz suwak Automatycznie pobieraj dokumenty wydatkowe z KSeF Włączona opcja automatycznego pobierania dokumentów wydatkowych z KSeF w ustawieniach integracji Fakturowni.
  4. System cyklicznie odpytuje KSeF i pobiera nowe wydatki co 15 minut
  5. Każdy pobrany dokument z KSeF trafia do zakładki Wydatki jako dokument elektroniczny
  6. W podglądzie wydatku poniżej jego widoku znajdziesz Numer KSeF 
  7. Wskazówka! Nawet gdy automatyczne pobieranie jest włączone, możesz w każdej chwili wymusić pobranie ręcznie przyciskiem Pobierz faktury z KSeF na liście Wydatków. To rozwiązanie przydatne, gdy Kontrahent właśnie wystawił fakturę i chcesz ją od razu zaksięgować/obsłużyć - bez czekania na kolejny cykl automatycznego pobierania.
 

Ręczne pobieranie wydatków z KSeF

 
  1. Jeśli chcesz pracować wyłącznie ręcznie wejdź w Ustawienia > Integracje i dodatki > KSeF > Ustawienia
  2. Upewnij się, że suwak Automatycznie pobieraj dokumenty wydatkowe z KSeF jest wyłączony (szary) Wyłączona opcja automatycznego pobierania dokumentów wydatkowych z KSeF w systemie Fakturownia.
  3. Przejdź do Wydatki i kliknij przycisk Pobierz faktury z KSeF (na górze listy) Przycisk „Pobierz faktury z KSeF” z ikoną pobierania, umożliwiający ręczne importowanie faktur z systemu KSeF.
  4. System pobierze nowe dokumenty z KSeFdo zakładki Wydatki i utworzy z nich dokument elektroniczny 
  5. W podglądzie wydatku widać Numer KSeF (w sekcji informacji/aktywności dokumentu)
  6. Ręczne pobranie działa również wtedy, gdy automatyczne pobieranie jest włączone
 

Zaciągaj dokumenty, w których jestem podmiotem trzecim (Podmiot3) - opcja dostępna od 01.02.2026r 


W sekcji Ustawienia pobierania dokumentów dostępna jest opcja: Zaciągaj dokumenty, w których jestem podmiotem trzecim opcja tak jest domyślnie wyłączona (odznaczona).

Przełącznik opcji „Zaciągaj wydatki, w których jestem podmiotem trzecim” ustawiony jako nieaktywny, z ikoną informacji.

Przy włączonej tej opcji zarówno ręczne, jak i automatyczne zaciąganie wszystkich dokumentów pobiera z KSeF dokumenty przychodowe oraz kosztowe, w których Twoja firma występuje jako Podmiot3, zgodnie z definicją ról w KSeF.  Uwaga! Wszystkie dokumenty trafią do zakładki Wydatki.
 

UWAGA! Wszystkie dokumenty trafią do zakładki Wydatki zarówno dokumenty przychodowe oraz kosztowe, w których Twoja firma występuje jako Podmiot3, zgodnie z definicją ról w KSeF.

 

Co się dzieje, gdy dokumentu pobranego z KSeF nie da się dopasować do szablonu dokumentów w programie Fakturownia?


W niektórych przypadkach Fakturownia może pobrać dokument z KSeF, ale nie być w stanie dopasować go do szablonu dokumentu w Fakturowni np. korekta zbiorcza.

Wtedy dokument zostanie dodany do Wydatków jako pusty dokument, a w załącznikach zostanie dodany on jako XML z KSeF – będzie to wyglądać podobnie jak dokument dodany z inbox.

Na takim dokumencie pojawi się komunikat: Ten dokument został pobrany z KSeF, jednak nie udało się go dopasować do szablonu faktury w Fakturowni. Dokument możesz wyświetlić wyłącznie poprzez opcję Pokaż fakturę KSeF.

Po kliknięciu Pokaż fakturę KSeF dokument zostanie wyświetlony w podglądzie bezpośrednio z biblioteki KSeF (tak jak standardowy podgląd KSeF/UPO).


Jak rozpoznać wydatki z KSeF: Oznaczenie KSeF i Filtr


Na liście dokumentów z zakładce Wydatki dokumenty pobrane z KSeF dostają znacznik KSeF. Logo KSeF w granatowej ramce, z literą „e” wyróżnioną na czerwono, oznaczające Krajowy System e-Faktur.
Wiersz z fakturą testową KSeF z datą 3/01/2026, ikoną załącznika i oznaczeniem pochodzenia z Krajowego Systemu e-Faktur.

Po lewej stronie listy Wydatków dostępny jest filtr Źródło, gdzie możesz odfiltrować tylko dokumenty z KSeF.

Menu wyboru źródła dokumentów z rozwijaną listą, na której zaznaczono filtr „KSeF” obok opcji „wszystkie”.


Akceptacja wydatków: Statusy i Zaksięgowane


Na liście wydatków możesz za pomocą Statusu określić dany wydatek. 

Rozwinięte menu wyboru statusu płatności z opcjami: Otrzymana, Zatwierdzona, Odrzucona, Opłacona, Częściowo opł.

Otrzymana - wydatek pobrany z KSeF lub dodany ręcznie (jeszcze niezaakceptowany do księgowania).

Zatwierdzona -  faktura zaakceptowana do zaksięgowania - jeśli udostępniłeś swoje konto księgowemu, ten status oznacza, że dana faktura kosztowa jest przeznaczona do zaksięgowania przez niego, 

Odrzucona - ustaw dla dokumentów wystawionych omyłkowo na Twój NIP albo takich, których nie chcesz uwzględniać w rozliczeniu.

Opłacona - status jest widoczny, gdy do faktury zostanie przypisana płatność równa wartości z faktury (płatność można przypisać ręcznie lub powiązać ją automatycznie), status ten wybierz w momencie, gdy otrzymałeś należność za dokument od swojego kontrahenta, ale nie przypisujesz do dokumentów płatności;

Częściowo opłacona - status jest widoczny w momencie, gdy do faktury dodasz płatność, która nie obejmuje całej wartości z dokumentu lub wybierzesz dla dokumentu status Częściowo opł. i w polu Kwota opłacona podasz wartość mniejszą niż całkowita wartość faktury;
 

Zaksięgowane 


W systemie dostępna jest również opcja, przewidziana szczególnie dla księgowych, dzięki której mogą oznaczyć faktury jako zaksięgowane, czyli rozliczone po stronie systemu księgowego. 

Dzięki temu z poziomu listy faktur w łatwy sposób można zweryfikować, które dokumenty zostały już wprowadzone do systemu księgowego.

Lista wydatków w Fakturowni z kolumną 'Zaksięgowane' i statusem 'Tak' oraz oznaczeniem płatności 'Opłacona' dla wszystkich dokumentów.

Jak działa ta funkcja i jak ją włączyć opisuje artykuł: Znacznik „zaksięgowane” na liście faktur.


Przypisywanie wydatków do działów 


Wszystkie wydatki pobierane z KSeF trafiają do działu głównego danej Firmy. Dział główny zawsze możesz zmienić w Ustawienia > Dane firmy> edycja działu. Jeżeli korzystasz z kilku działów na koncie, możesz przypisać wydatki do wybranego działu z poziomu listy wydatków:

  1. Wejdź w Wydatki i zaznacz dokumenty na liście (checkboxy).
  2. U góry listy wybierz: Zmień > Dział
  3. Wskaż docelowy dział z listy działów na Twoim koncie Lista wydatków z zaznaczonymi dokumentami, otwartym menu „Zmień” i wyborem działu „Sklep online” w systemie księgowym.
  4. Po zmianie wydatek będzie przypisany do wybranego działu.
     

Unikanie duplikatów – zasady

 
  1. Jeśli dodajesz wydatek ręcznie i wpiszesz Numer KSeF → przy pobieraniu z KSeF system pominie ten dokument, bo rozpozna, że już jest w bazie.
  2. Jeśli dodasz wydatek ręcznie bez Numeru KSeF → a później ten sam dokument pojawi się w KSeF, to podczas pobierania powstanie duplikat (system nie ma jak go powiązać przez brak Numeru KSeF na dodanym ręcznie dokumencie).
 
WAŻNE! Jeśli ręcznie wprowadzasz wydatek, uzupełniaj Numer KSeF, jeśli dokument go posiada. To najprostsza metoda na brak dubli.
 
Widok faktury w Fakturowni z rozwiniętym menu Więcej opcji i zaznaczoną funkcją Dodaj numer KSeF
 

Jakich dokumentów wydatkowych KSeF nie pobierze – co dodajesz ręcznie


KSeF obejmuje polskie e-faktury ustrukturyzowane (XML). 

Do KSeF nie trafią m.in.:
  1. dokumenty od zagranicznych kontrahentów,
  2. dowody wpłaty / bilety / paragony (np. parkometr, komunikacja, autostrada),
  3. paragony i faktury wystawione na drukarce fiskalnej,
  4. noty księgowe i odsetkowe,
  5. faktury proforma i zamówienia,
  6. faktury od polskich podmiotów czasowo zwolnionych z obowiązku KSeF,
  7. inne dokumenty, które nie są fakturą ustrukturyzowaną w formacie XML.

Takie wydatki dodajesz ręcznie lub innymi kanałami(np. skrzynka inbox, import wydatków, OCR).
 

Jak pobrać faktury wydatkowe w formacie KSeF XML lub PDF


Pojedynczo (z podglądu dokumentu)


W podglądzie faktury użyj: Podgląd KSeF/UPO aby zobaczyć podgląd oraz UPO wprost z biblioteki KSeF. Z tej pozycji możesz też pobrać zarówno fakturę w PDF jak i UPO w PDF. 
Panel akcji dokumentu z ikonami „Powrót”, „Podgląd KSeF/UPO” oraz „Wyślij” do obsługi faktur w systemie księgowym.
 

Masowo (z listy faktur)


Zaznacz wybrane faktury na liście, a następnie wybierz eksport w Eksport/Wydruki, np. Pobierz pliki XML KSeF Faktur lub Pobierz faktury w jednym pliku PDF.

Menu eksportu dokumentów z rozwijaną listą opcji, podświetlona opcja to „Pobierz pliki XML KSeF faktur”.

Gdzie znajdziesz Numer KSeF w eksportach

Numer KSeF jest dostępny m.in. w:
  • eksport do XLS (z pozycjami faktur), 
  • eksport do CSV,
  • eksport do XLS,
  • pobierz listę faktur w formacie PDF,
  • eksport do XML.

 

Eksporty księgowe


W eksportach księgowych ERP Optima oraz Symfonia dodano pole z numerem KSeF w miejscach zgodnych z dokumentacją dostawców. 

Pole będzie dodawane również w kolejnych eksportach po udostępnieniu odpowiedniej dokumentacji przez dostawców pozostałych systemów. 

WAŻNE! Nie zmieniaj nazw pobranych plików KSeF XML. W nazwie zawarty jest unikalny identyfikator KSeF powiązany z konkretną fakturą.
 

FAQ - pytania i odpowiedzi 


1. Czy mogę mieszać tryb automatyczny i ręczny?
Tak. Możesz włączyć auto-pobieranie, a dodatkowo ręcznie wymuszać pobranie przyciskiem Pobierz faktury z KSeF.

2. Co jeśli dodałem wydatek ręcznie, a potem pobrałem go z KSeF i powstał duplikat?
Usuń błędny duplikat i na przyszłość uzupełniaj Numer KSeF w ręcznie dodawanych wydatkach.

3. Czy mogę szybko przejrzeć tylko wydatki z KSeF?
Tak – użyj filtra Źródło: KSeF po lewej stronie listy.

Masz pytanie, na które odpowiedzi tu nie ma? Przejdź na naszą stronę Często zadawane pytania, gdzie sukcesywnie uzupełniamy ją o nowe odpowiedzi.

Sprawdź również:
Jak wysyłać faktury z Fakturowni do KSeF DEMO?
Wysyłka e-maila z fakturą przy włączonej integracji z KSeF


Powrót

Dodaj komentarz


« powrót

Najnowsze