Krajowy System e-Faktur (KSeF) to rządowa platforma do wystawiania i odbierania ustrukturyzowanych faktur VAT. W przepisach przewidziano tryby szczególne na wypadek problemów technicznych. Tryb offline24 pozwala wystawić fakturę poza KSeF i przesłać ją do systemu najpóźniej następnego dnia roboczego. Tryb awaryjny stosuje się w przypadku oficjalnie ogłoszonej awarii KSeF, z obowiązkiem dosłania faktur po jej usunięciu.
Spis treści artykułu:
- kiedy obowiązek KSeF
- tryb offline i offline24 – jaka jest różnica
- kto będzie mógł skorzystać z trybu offline24
- tryb offline24 w Fakturowni
- jak włączyć wysyłanie dokumentów w trybie offline24
Kiedy obowiązek KSeF?
📅 Harmonogram wdrożenia KSeF i wysyłki faktur sprzedażowych
1 lutego 2026 r. ➡️ Firmy z obrotem powyżej 200 mln zł (za 2024 r.)
1 kwietnia 2026 r. ➡️ Przedsiębiorcy ze sprzedażą powyżej 10 tys. zł brutto miesięcznie
1 stycznia 2027 r. ➡️ Najmniejsze firmy ze sprzedażą do 10 tys. zł brutto miesięcznie
Więcej o pierwszych krokach z KSeF i terminach związanych z tym systemem przeczytasz w artykule KSeF w Fakturowni – od czego zacząć, prosto i krok po kroku.
Tryb offline i offline24 – jaka jest różnica?
Ze względu na to, że KSeF jest systemem informatycznym, ustawodawca wprowadził tryby awaryjne, tak by przedsiębiorca mógł wystawić fakturę sprzedażową w dowolnym momencie niezależnie od działania samego KSeF.
Domyślnie faktury do KSeF wysyłać należy w trybie online, czyli bezpośrednio po wystawieniu korzystając z automatyzacji wysyłki lub ręcznie, ale nadal do końca dnia, w którym dokument został wystawiony.
Gdy Ministerstwo Finansów ogłosi, że KSeF jest niedostępny – czy to planowo, czy nagle – można skorzystać z trybu offline. W tym czasie faktury można wystawiać poza systemem KSeF, a po przywróceniu działania KSeF dokumenty należy przesłać w kolejnym dniu roboczym, jeśli przerwa była krótkotrwała, lub w ciągu 7 dni roboczych, jeśli wystąpiła awaria.
Oprócz tego w sytuacjach, gdy system KSeF działa prawidłowo, ale przedsiębiorca po swojej stronie np. nie ma dostępu do internetu lub ma problem techniczny z własnym oprogramowaniem, może przesłać fakturę w trybie offline24, czyli do końca następnego dnia roboczego po dniu wystawienia faktury.
Faktura wystawiona w trybie offline24 zachowuje datę, jaką wpiszesz w strukturze, i musi zostać przesłana do systemu w następnym dniu roboczym.
Kto będzie mógł skorzystać z trybu offline24?
Każdy podatnik będzie mógł wystawiać faktury w trybie offline24. Ustawa nie zawiera ograniczeń w tym zakresie. Celem jest bowiem jak najbardziej elastyczne podejście do stosowania tego trybu przez przedsiębiorców.
Tryb offline24 w Fakturowni
Wiemy, jak ważna jest ciągłość pracy i niezawodność automatyzacji. Dlatego w Fakturowni wprowadzamy opcjonalną obsługę trybu offline24 w ramach integracji z KSeF – tak, aby nawet w trudniejszych momentach proces wystawiania i obiegu dokumentów działał bez zakłóceń.
Jeśli wysyłka dokumentów do KSeF zacznie trwać zbyt długo lub na koncie pojawią się limity wysyłki (zgodnie z dokumentacją KSeF), Fakturownia – przy włączonej dobrowolnej opcji: Wystawiaj dokumenty w trybie OFFLINE24, jeśli nadanie numeru KSeF trwa zbyt długo – automatycznie wystawi dokument w trybie offline24.
Co to oznacza w praktyce?
Dokument zostaje wystawiony natychmiast i może być od razu wysłany do klienta, zawierając dwa kody QR (z oznaczeniem offline). Dzięki temu nie musisz czekać na wysyłanie maila z fakturą do Klienta. Oczywiście wysyłka do KSeF i nadanie numeru KSeF zostanie zrealizowane później, już bez wpływu na bieżącą pracę.
Dzięki temu:
- automatyzacje klientów pozostają nieprzerwane,
- procesy obiegu dokumentów działają płynnie,
- a wystawianie faktur nie blokuje się przez opóźnienia po stronie KSeF.
Opcjonalnie używany tryb offline24 to bezpieczeństwo, ciągłość i komfort pracy – nawet wtedy, gdy system zewnętrzny chwilowo zwalnia.
Jak włączyć wysyłanie dokumentów w trybie offline24?
W ustawieniach wysyłki dokumentów w ramach integracji z KSeF możesz włączyć wystawianie dokumentów w trybie offline24.
Aby włączyć integrację przejdź do zakładki Ustawienia > Integracje i dodatki > KSeF (DEMO) > Aktywuj. Szczegółowa instrukcja włączenia integracji i autoryzacji połączenia z KSeF dostępna jest w artykule jak połączyć Fakturownię z KSeF – autoryzacja integracji krok po kroku.
Po przeprowadzeniu autoryzacji, dostępne będą ustawienia wysyłki dokumentów, w tym opcja dla trybu offline24.
Jeśli nadanie numeru KSeF dla dokumentu będzie trwało zbyt długo lub na koncie pojawią się limity wysyłki (zgodnie z dokumentacją KSeF), system automatycznie wystawi dokument w trybie offline24. Dzięki temu zachowasz płynność procesów, a fakturę będziesz mógł przesłać do klienta z odpowiednimi oznaczeniami.
Aby korzystać z trybów offline, konieczne jest posiadanie odpowiednich certyfikatów do komunikacji z KSeF. W przypadku naszej integracji z systemem, niezależnie od tego, czy skorzystałeś z uwierzytelnienia automatycznego, czy manualnego, wszystkie tryby offline będą w pełni obsługiwane.
Faktura wystawiona w trybie offline będzie miała 2 kody QR zgodnie z przykładem poniżej.
W momencie, gdy dla faktury wystawionej w trybie offline zostanie prawidłowo przypisany numer KSeF, kod na fakturze zostanie zmieniony na jeden z widocznym numerem KSeF.
Jeśli wysyłasz fakturę w trybie offline i dodatkowo na koncie korzystasz z opcji wyświetlania kodów QR do płatności online, faktura będzie miała wówczas 3 kody QR wyświetlane jak na fakturze poniżej – po lewej stronie dokumentu kody związane z KSeF, po prawej kod QR do płatności.
Na liście faktur sprzedażowych (zakładka Przychody) w kolumnie KSeF, która wskazuje na status wysyłki dokumentu do krajowego systemu, dla faktur wysłanych w trybie offline pojawi się znaczek ✓.
Taki dokument należy traktować jako „w trakcie przetwarzania", ponieważ można już go wysyłać do kontrahenta, ale nadal obowiązkowo taki dokument powinien docelowo mieć nadany numer KSeF.
Jeśli korzystasz z własnego szablonu faktury, należy zaktualizować jego kod, aby kody QR związane z KSeF były prawidłowo wyświetlane. Sposób aktualizacji szablonu opisaliśmy w artykule jak we własnym szablonie dodać kody QR wynikające z KSeF.
Masz pytanie, na które nie ma tu odpowiedzi? Przejdź na naszą stronę Często zadawane pytania, gdzie sukcesywnie uzupełniamy ją o nowe odpowiedzi lub zgłoś pytanie korzystając z formularza (kategoria integracje).