Nieopłacona faktura

Nieopłacone faktury po terminie — co możesz zrobić w systemie? Fakturownia automatycznie oznacza dokumenty po terminie płatności, które nie zostały jeszcze rozliczone. Dzięki odpowiednim funkcjom możesz łatwo zidentyfikować takie faktury i zdecydować, jak chcesz działać dalej — ręcznie wysyłać przypomnienie kontrahentowi o płatności lub włączyć automatyczne powiadomienia.

Jak system rozpoznaje nieopłacone faktury?

Gdy klient opóźnia płatność lub przeoczy termin, w Fakturowni możesz łatwo wysłać przypomnienie o fakturze.

Prawidłowe oznaczenie terminu płatności na fakturze pozwala systemowi automatycznie rozpoznać opóźnienie, co umożliwia ręczne lub automatyczne wysyłanie przypomnień o zaległej płatności. Nie ma możliwości wysłania przypomnienia, jeśli nie minął termin płatności dla dokumentu. 

Co zrobić, gdy faktura nie została opłacona?

Jeśli kontrahent nie opłacił należności w terminie, w systemie pojawiają się opcje, które pozwalają na przypomnienie o płatności. 

Konfiguracja opcji przypomnień dostępna jest w zakładce Ustawienia > Ustawienia konta > Powiadomienia e-mail i SMS. 

W systemie dostępna jest opcja wysłania powiadomień za pomocą e-maila oraz wiadomości SMS. 


 

Jak ręcznie wysłać powiadomienie e-mail o nieopłaconej fakturze?

Powiadomienie e-mail o zaległej płatności możesz wysłać ręcznie z poziomu faktury, której termin płatności już minął. Jak rozpoznać, że faktura jest po terminie? Na liście dokumentów jej status zostanie podświetlony na czerwono. Po najechaniu kursorem na ten status zobaczysz informację o liczbie dni opóźnienia.

Aby ręcznie wysłać powiadomienie e-mail, należy przejść do podglądu faktury, a następnie z menu podręcznego wybrać Więcej opcji > Wyślij przypomnienie. System zaczyta treść wiadomości zgodnie z tą, którą określisz w ustawieniach konta lub działu. 

Więcej o opcji ręcznej wysyłki przypomnienia przeczytasz w artykule przypomnienie o nieopłaconej fakturze.

Jak zautomatyzować proces wysyłania przypomnień e-mailem o nieopłaconej fakturze?

Jeśli chcesz, by to system pilnował terminów płatności i automatycznie wysyłał powiadomienia, wystarczy, że aktywujesz tę opcję w ustawieniach konta. 

W tym celu przejdź do zakładki Ustawienia > Ustawienia konta > Powiadomienia e-mail i SMS. W sekcji Powiadomienia e-mail o nieopłaconej fakturze w polu Czy automatycznie wysyłać zmień domyślne ustawienie nie wysyłaj automatycznie na właściwą dla siebie opcję - korzystając z systemowych opcji możesz wybrać po ilu dniach opóźnienia system wyśle powiadomienia. Możesz również samodzielnie ustalić harmonogram wysyłki korzystając z opcji więcej.... 

Więcej o automatycznej wysyłce powiadomień przeczytasz w artykule automatyczne przypomnienie o konieczności opłacenia faktury po terminie płatności.

Jak wysłać automatycznie powiadomienie SMS?

Fakturownia pozwala również aktywować automatyczną wysyłkę powiadomień SMS w ramach dodatkowo płatnego dodatku. 

Dzięki tej opcji masz możliwość informowania kontrahenta o fakturze na różnym etapie - po wysłaniu faktury, gdy zbliża się termin płatności, w dniu terminu płatności lub gdy termin został przekroczony. 

Szczegółowy opis działania tej funkcji wraz z instrukcją konfiguracji dostępny jest w artykule automatyczne powiadomienia SMS. 



Sprawdź również:
Wezwanie do zapłaty
Zbiorcze wezwanie do zapłaty dla jednego Kontrahenta
Jak wysłać notę odsetkową
Nota księgowa (obciążeniowo-uznaniowa) jak wystawić w systemie