Status faktury

W Fakturowni istnieje możliwość monitorowania statusów dokumentów, co pozwala na weryfikację, które dokumenty są wystawione oraz wysłane do kontrahenta. Dzięki statusom możesz zweryfikować również, który dokument jest już opłacony, a dla którego minął termin płatności. W tym artykule wskazujemy, jakie statusy możesz przypisać do dokumentów utworzonych na koncie oraz co one oznaczają.

Status faktury - jak zweryfikować i zmienić?

Aby zweryfikować status przypisany do dokumentu:

• przejdź do zakładki Przychody i z listy wybierz opcję wszystkie, by wyświetlić listę wszystkich dokumentów dodanych na koncie lub konkretny typ dokumentu np. Faktury;
• na liście dokumentów znajdź kolumnę Status; 
  
  
   
• zweryfikuj status przypisany do dokumentu zgodnie ze szczegółowymi opisami poniżej;
• aby zmienić status kliknij przy wybranym dokumencie aktualny status i wybierz z listy właściwy.

Status faktury - co oznacza?

W systemie dostępne są następujące statusy do wyboru: ; 

• wystawiona - status jest widoczny, gdy dokument został dopiero utworzony w systemie, w momencie gdy zapiszesz formularz tworzenia dokumentu i system wyświetli jego podgląd, automatycznie otrzymuje on taki status;

 

• wysłana - wybór z listy opcji wysłana nie zmienia nazwy statusu (nadal pozostaje on jako wystawiona), wybór statusu wysłana dodaje do statusów ikonę koperty, status informuje, że z listy statusów wybrano opcję wysłana lub przesłano fakturę za pomocą formularza wysyłki dokumentu;

 
   

• częściowo opłacona - status jest widoczny w momencie, gdy do faktury dodasz płatność, która nie obejmuje całej wartości z dokumentu lub wybierzesz dla dokumentu status Częściowo opł. i w polu Kwota opłacona podasz wartość mniejszą niż całkowita wartość faktury;

   

• opłacona - status jest widoczny, gdy do faktury zostanie przypisana płatność równa wartości z faktury (płatność można przypisać ręcznie lub powiązać ją automatycznie), status ten wybierz w momencie, gdy otrzymałeś należność za dokument od swojego kontrahenta, ale nie przypisujesz do dokumentów płatności;

 

• do uzupełnienia (status dla opcji Turbo Faktura) - pojawia się w momencie, gdy na stronie głównej konta klikniesz przycisk +TurboFaktura oraz skorzystasz z opcji Zapisz i wyślij do uzupełnienia; 

 
 

• odrzucona (status dostępny dla dokumentu proforma i zamówienie) - taki status przy dokumencie oznacza, że przesłana oferta została odrzucona i np. wymaga poprawienia lub nie będzie już dalej realizowana;

 

• zrealizowane (status dla dokumentu zamówienie) - z tego statusu możesz skorzystać, gdy transakcja na podstawie przesłanego dokumentu Zamówienie zakończyła się powodzeniem i została przez Ciebie w pełni zrealizowana;

 

• po upływie terminu płatności - jeśli status przy dokumencie jest koloru czerwonego oznacza to, że dla tego dokumentu minął już termin płatności, po najechaniu na ten status, system wyświetli dodatkowo ile dni opóźnienia już minęło;

Statusy mogą być zmieniane automatycznie oraz ręcznie.
 

Oznaczenie dokumentu, gdy e-mail z fakturą niedostarczony 

 

W systemie dostępne jest jeszcze jedno oznaczenie, które nie pojawia się w kolumnie Status, ale informuje o niedostarczeniu wysłanej faktury na wskazany adres e-mail.

Jeśli po wystawieniu dokumentu prześlesz go bezpośrednio z systemu, w statusie pojawi się dodatkowa ikona koperty. W przypadku, gdy wiadomość z fakturą nie zostanie dostarczona, obok numeru faktury pojawi się czerwona kropka. Oznacza ona, że wystąpił problem z wysyłką dokumentu, a po kliknięciu w tę kropkę będziesz mógł zweryfikować szczegółowe informacje. Więcej o tym, jak sprawdzić, czy wiadomość została dostarczona do kontrahenta, przeczytasz w artykule Jak sprawdzić czy faktura została dostarczona na pocztę kontrahenta?

 

FAQ - pytania i odpowiedzi 

• Jak masowo zmienić status dla dokumentów?

Aby masowo zmienić status dla kilku dokumentów, przejdź na listę faktur poprzez zakładkę Przychody lub Wydatki. Zaznacz checkboxy przy tych dokumentach, dla których chcesz zmienić status. Z menu podręcznego ponad listą wybierz opcję Zmień > Status > [wybierz właściwy status]. Opcja działa wyłącznie w obrębie jednej strony.
 

• Czy jest możliwość filtrowania dokumentów po statusie?

System pozwala filtrować listę dokumentów po statusie. Po przejściu na listę dokumentów, skorzystaj z panelu filtrującego po lewej stronie listy. Znajdź pole Status i wybierz właściwą opcję. Możesz wybrać wyłącznie jeden status. Zatwierdź wyszukiwanie przyciskiem Szukaj na dole panelu filtrującego. 
 

• Czy zmiana statusu jest obowiązkowa?

Zwykle zmiana status ma zadanie informacyjno/organizacyjne. Jedynym przypadkiem kiedy zmiana statusu może mieć znaczenie księgowe jest korzystanie z metody kasowej i wystawianie faktury MP.

Standardowo VAT nalicza się automatycznie w momencie wystawienia faktury sprzedażowej - moment sprzedaży stanowi moment podatkowy. Nie ma znaczenia czy otrzymałeś płatność za dostawę, czy termin płatności jest odroczony i odbiorca zapłaci w przyszłości przelewem. W przypadku metody kasowej w VAT, moment podatkowy powstaje w momencie otrzymania zapłaty.

W Fakturowni w przypadku oznaczenia faktury MP jako częściowo opłacona - nie dzieje się nic. Jeśli Klient płaci na raty, należałoby ręcznie dodawać wpisy w rejestrze VAT. Ale jeśli Klient opłaci fakturę całkowicie, to naniesienie statusu 'opłacona; powoduje automatyczne rozliczenie VAT w dacie zmiany statusu.


Sprawdź również: 
Statusy dokumentów w aplikacji mobilnej
Automatyczne przypomnienie o konieczności opłacenia faktury po terminie płatności
Faktura częściowo opłacona - podgląd faktury
Jak dostosować wyświetlanie kolumn na liście faktur?