Wydatki

Mając konto w Fakturowni, możesz nie tylko dodawać dokumenty po stronie przychodów, ale również prowadzić ewidencję wydatków, które generowane są w ramach Twojej działalności. Wybierając z menu głównego zakładkę Wydatki, a następnie klikając przycisk 'Dodaj wydatek', system pozwoli Ci na utworzenie wybranego typu dokumentu. Nowy wydatek możesz dodać również bezpośrednio ze strony głównej swojego konta. Przyciski oznaczone kolorem zielonym, pozwolą Ci na bezpośrednie przejście do formularza utworzenia wybranego dokumentu po stronie wydatków.



Dokumenty dostępne po stronie wydatków możesz aktywować przechodząc do zakładki Ustawienia > Ustawienia konta > Twoje konto. Następnie w sekcji Wydatki możesz zaznaczyć checkboxy przy dokumentach, które chcesz, aby były dostępne do utworzenia w systemie. Wprowadzone zmiany musisz zatwierdzić przyciskiem Zapisz, który jest widoczny na dole strony. 


 

Jak wprowadzić wydatek do systemu?

Po przejściu do zakładki Wydatki > Dodaj wydatek, pojawi się formularz, za pomocą którego możesz wprowadzić do systemu dokumenty kosztowe. 

Po kliknięciu w rubrykę Typ, możesz wybrać jaki typ dokumentu po stronie wydatków chcesz utworzyć. Widoczność dostępnych opcji, uzależniona jest od rodzaju dokumentów, które masz aktywne w ramach swojego konta. Jakie typy dokumentów aktywne są na Twoim koncie możesz sprawdzić po przejściu do zakładki Ustawienia > Ustawienia konta > Twoje konto > Jakie dokumenty wystawiać.


 

Numerowanie faktur po stronie wydatków

Kolejna rubryka Numer pozwala na nadanie numeru dokumentu. W przeciwieństwie do dokumentów sprzedażowych, system nie nadaje numeracji wszystkim dokumentom po stronie wydatków automatycznie.

Automatyczne numerowanie dokumentów w systemie jest możliwe dla kilku rodzajów dokumentów. Tymi dokumentami są KW, Nota korygująca oraz faktura RR.

W przypadku pozostałych typów dokumentów automatyczne numerowanie jest niemożliwe, gdyż otrzymując fakturę kosztową od kontrahenta ma już ona nadany numer faktury, który powinniśmy odtworzyć, dodając fakturę do wydatków w systemie. 

Uzupełnianie rubryki numer jest ważne, jeśli generujesz i wysyłasz z Fakturowni raport JPK_V7. Jedną z najczęstszych przyczyn błędu weryfikacji pliku JPK_V7 podczas wysyłki do Urzędu Skarbowego, jest właśnie brak wprowadzonych numerów faktur kosztowych. Więcej o błędach weryfikacji pliku JPK_V7 możesz przeczytać w tym artykule. 

Sprawdź również nasz tutorial na YouTube odnośnie numeracji dokumentów: 

 

Pozostałe elementy dokumentu kosztowego

Takie rubryki jak data wystawienia, miejsce wystawienia czy data sprzedaży system uzupełnia automatycznie. 

Podczas tworzenia dokumentów kosztowych dane Twojej firmy znajdują się w sekcji Nabywca. Dane kontrahenta, od którego kupujesz towar, musisz uzupełnić po stronie Sprzedawcy. Dalej w formularzu musisz uzupełnić pozycje, czyli produkty, których dotyczy transakcja. 



Aby mieć możliwość określenia opcji dodatkowych takich jak np. rodzaj czy termin płatności, na formularzu dokumentu kosztowego musisz kliknąć przycisk 'więcej →'. Po jego kliknięciu system rozwinie dodatkowe opcje do uzupełnienia. Jeśli wszystkie dane są uzupełnione poprawnie, musisz zatwierdzić utworzenie dokumentu przyciskiem Zapisz, który znajduje się na dole formularza.



Po zapisaniu system wyświetli gotowy dokument kosztowy. Z poziomu jego podglądu możesz skorzystać z dodatkowych opcji takich jak wysyłka e-mailem, druk, eksport, wystawienie faktury korygującej, duplikatu czy dodanie do faktury dokumentu KW. Wszystkie te opcje dostępne są z poziomu dodatkowego menu, które widoczne jest ponad dokumentem. 


 

Jak określić rodzaj wydatków?

Możliwość określania rodzajów wydatków jest dostępna po aktywowaniu opcji 'Księgowość online', która dostępna jest od planu Pro. Po aktywacji w systemie tej opcji, podczas tworzenia wydatku, pojawia się dodatkowa rubryka, która pozwala określić rodzaj wydatku na potrzeby JPK i KPiR.


 

Funkcja OCR - zaczytywanie skanów dokumentów kosztowych

W Fakturowni możesz korzystać z funkcji OCR, która pozwala dodawać dokumenty kosztowe do zakładki Wydatki, na podstawie skanu faktury. Dzięki tej usłudze nie musisz wprowadzać wydatków ręcznie. Wystarczy, że będziesz posiadał skan faktury oraz aktywną usługę OCR, a system automatycznie, na podstawie wgranego dokumentu, uzupełni formularz w systemie. Tobie pozostanie jedynie weryfikacja danych i zapisanie dokumentu. 

W momencie, kiedy na Twoim koncie aktywna jest funkcja OCR, musisz przejść do zakładki Wydatki. Na przycisku Dodaj wydatek kliknij strzałkę, która znajduje się po jego prawej stronie. Następnie wybierz opcję ze skanu faktury i wgraj, we wskazane przez system miejsce, plik z dokumentem. Zweryfikuj dane zaczytane przez system i jeśli wszystko jest poprawnie, zapisz dokument.



Funkcja OCR jest usługą dodatkową płatną. W zależności od ilości stron, które będziesz mógł wgrać do systemu, możesz wybrać jeden z dostępnych planów. Dostępne plany wraz z cennikiem znajdziesz na dedykowanej stronie fakturownia.pl/ocr.

Więcej informacji odnośnie działania tej funkcji znajdziesz w dedykowanym wpisie w Bazie Wiedzy: funkcja OCR. 

Chcesz sprawdzić jak działa funkcja OCR? Zgłoś się do nas z prośbą o aktywację testowej wersji OCR przy pomocy tego formularza, a Operator aktywuje na Twoim koncie 5 darmowych skanów. 

Sprawdź również pozostałe artykuły odnośnie wydatków w Bazie Wiedzy: 

• Jak wprowadzić dodatkowe rodzaje wydatków (np. umowa o prace, umowa o dzieło itp.)
• Import faktur po stronie wydatków
• Wprowadzanie do wydatków faktury odwrotne obciążenie
• Automatyczne dodawanie wydatków do Fakturowni

Sprawdź także, jak dodać wydatek w praktyce oglądając tutorial video na naszym kanale w serwisie YouTube: