Dowiedz się, jak skorzystać z tej funkcji, korzystając z interaktywnej instrukcji.
Wydatki w systemie informacje ogólne
Wybierając z menu głównego zakładkę Wydatki, a następnie klikając przycisk 'Dodaj wydatek', system pozwoli Ci na utworzenie wybranego typu dokumentu. Nowy wydatek możesz dodać również bezpośrednio ze strony głównej swojego konta. Przyciski oznaczone kolorem zielonym, pozwolą Ci na bezpośrednie przejście do formularza tworzenia wybranego dokumentu po stronie wydatków.
Dokumenty dostępne po stronie wydatków możesz aktywować przechodząc do zakładki Ustawienia > Ustawienia konta > Twoje konto. Następnie w sekcji Wydatki możesz zaznaczyć checkboxy przy dokumentach, które chcesz, aby były dostępne do utworzenia w systemie. Wprowadzone zmiany musisz zatwierdzić przyciskiem Zapisz, który jest widoczny na dole strony.
Jak wprowadzić wydatek do systemu?
Po przejściu do zakładki Wydatki > Dodaj wydatek, pojawi się formularz, za pomocą którego możesz wprowadzić do systemu dokumenty kosztowe.
Po kliknięciu w rubrykę Typ, możesz wybrać jaki typ dokumentu po stronie wydatków chcesz utworzyć. Widoczność dostępnych opcji, uzależniona jest od rodzaju dokumentów, które masz aktywne w ramach swojego konta. Jakie typy dokumentów aktywne są na Twoim koncie możesz sprawdzić po przejściu do zakładki Ustawienia > Ustawienia konta > Twoje konto > Jakie dokumenty wystawiać.
Numerowanie faktur po stronie wydatków
Kolejna rubryka Numer pozwala na nadanie numeru dokumentu. W przeciwieństwie do dokumentów sprzedażowych system nie nadaje numeracji wszystkim dokumentom po stronie wydatków automatycznie.
Automatyczne numerowanie dokumentów w systemie jest możliwe dla kilku rodzajów dokumentów, takich jak KW oraz faktura VAT RR.
W przypadku pozostałych typów dokumentów automatyczne numerowanie nie jest możliwe, ponieważ faktura kosztowa otrzymana od kontrahenta ma już nadany numer, który należy odtworzyć podczas dodawania dokumentu do systemu.
Uzupełnienie rubryki Numer jest szczególnie ważne, jeśli generujesz i wysyłasz z Fakturowni raport JPK_V7. Jedną z najczęstszych przyczyn błędu weryfikacji pliku JPK_V7 podczas wysyłki do Urzędu Skarbowego jest brak numerów faktur kosztowych. Więcej o błędach weryfikacji możesz przeczytać w tym artykule.
Numer KSeF a faktury kosztowe
Dla kont z aktywną integracją KSeF w formularzu tworzenia lub edycji dokumentu dostępne jest pole Numer KSeF
Jeśli dodajesz wydatek ręcznie, możesz uzupełnić to pole numerem KSeF, który dokument otrzymał po wysłaniu przez jego wystawcę. Jeżeli natomiast wydatek został utworzony automatycznie na podstawie danych pobranych z KSeF, pole to będzie uzupełnione przez system i nie będzie możliwe jego edytowanie.
Pole Numer KSeF przyjmuje wartość zgodną ze strukturą numeru nadawanego przez Krajowy System e-Faktur o czym więcej w artykule czym jest numer KSeF. Numer KSeF składa się z: NIP-u sprzedawcy, daty przesłania faktury do KSeF, numeru technicznego oraz sumy kontrolnej i ma format 0000000000-RRRRMMDD-FFFFFFFFFFFF-FF.
Jeśli w polu zostanie wpisany nieprawidłowy numer, podczas próby zapisania dokumentu system wyświetli komunikat: „Numer KSeF - błędny format numeru KSeF”. Nie jest również możliwe dodanie nowego dokumentu z identycznym numerem KSeF. System automatycznie sprawdza i blokuje duplikaty. W obydwu przypadkach należy zweryfikować poprawność dodanego numeru KSeF.
Statusy faktury i płatności dla dokumentów kosztowych – jak to działa?
W systemie zastosowano czytelne rozdzielenie statusu faktury i statusu płatności, aby łatwiej kontrolować zarówno etap obiegu dokumentu, jak i jego rozliczenie.
Rozdzielenie statusów faktury (akceptacja wydatku) oraz statusu płatności jest dostępne tylko dla dokumentów utworzonych po wdrożeniu funkcjonalności, czyli od 23 marca 2026 r.. Dokumenty wprowadzone do systemu przed tą datą będą nadal korzystać ze starego, jednolitego modelu statusów.
Status faktury – na jakim etapie jest dokument?
Każda faktura może mieć jeden z trzech statusów:
- Otrzymana – faktura została dodana do systemu (np. automatycznie z KSeF) i oczekuje na weryfikację,
- Zatwierdzona – faktura została sprawdzona i zaakceptowana do dalszego przetwarzania np. przez księgowość,
- Odrzucona – faktura została odrzucona (np. z powodu błędów lub niezgodności).
W danym momencie faktura może mieć tylko jeden status.
📌 Dodatkowo: Jeśli faktura trafi do systemu z KSeF jako kosztowa (wydatkowa), automatycznie otrzyma status Otrzymana.
Status płatności – czy faktura została opłacona?
Niezależnie od statusu faktury, każda z nich ma również status płatności, który informuje o jej rozliczeniu:
- Nieopłacona – brak płatności,
- Częściowo opłacona – dokonano częściowej zapłaty - wybór tej opcji wyświetla okno do wpisania zapłaconej kwoty,
- Opłacona – faktura została w pełni rozliczona.
Status płatności jest ustalany na podstawie danych z faktury (kwoty do zapłaty)
i aktualizowany wraz z rejestrowaniem płatności.
Dlaczego rozdzieliliśmy statusy?
- możesz niezależnie kontrolować obieg dokumentu (czy jest zatwierdzony) oraz jego rozliczenie finansowe (czy został opłacony),
np. faktura może być zatwierdzona, ale nieopłacona lub otrzymana i już częściowo opłacona.
Dostępne opcje:
- zmieniasz status faktury w zależności od etapu weryfikacji,
- status płatności aktualizuje się wraz z dodawaniem płatności lub ręczną zmianą statusu,
- oba statusy są widoczne obok siebie, co daje pełny obraz sytuacji.
Dzięki takiemu podejściu masz pełną kontrolę nad dokumentami - od momentu ich otrzymania aż po całkowite rozliczenie.
Interaktywna instrukcja poprowadzi Cię krok po kroku przez instrukcje na rzeczywistych ekranach Fakturowni, umożliwiając łatwe zrozumienie i wykonanie potrzebnych działań.
Kliknij Start aby rozpocząć, a następnie klikaj w niebieskie pola, lub użyj strzałek w prawym dolnym rogu do nawigowania po instrukcji.
Sprawdź także, jak dodać wydatek w praktyce oglądając tutorial video na naszym kanale w serwisie YouTube: