Wydatki

Wydatki w systemie informacje ogólne

Wybierając z menu głównego zakładkę Wydatki, a następnie klikając przycisk 'Dodaj wydatek', system pozwoli Ci na utworzenie wybranego typu dokumentu. Nowy wydatek możesz dodać również bezpośrednio ze strony głównej swojego konta. Przyciski oznaczone kolorem zielonym, pozwolą Ci na bezpośrednie przejście do formularza tworzenia wybranego dokumentu po stronie wydatków.



Dokumenty dostępne po stronie wydatków możesz aktywować przechodząc do zakładki Ustawienia > Ustawienia konta > Twoje konto. Następnie w sekcji Wydatki możesz zaznaczyć checkboxy przy dokumentach, które chcesz, aby były dostępne do utworzenia w systemie. Wprowadzone zmiany musisz zatwierdzić przyciskiem Zapisz, który jest widoczny na dole strony. 


 

Jak wprowadzić wydatek do systemu?

Po przejściu do zakładki Wydatki > Dodaj wydatek, pojawi się formularz, za pomocą którego możesz wprowadzić do systemu dokumenty kosztowe. 

Po kliknięciu w rubrykę Typ, możesz wybrać jaki typ dokumentu po stronie wydatków chcesz utworzyć. Widoczność dostępnych opcji, uzależniona jest od rodzaju dokumentów, które masz aktywne w ramach swojego konta. Jakie typy dokumentów aktywne są na Twoim koncie możesz sprawdzić po przejściu do zakładki Ustawienia > Ustawienia konta > Twoje konto > Jakie dokumenty wystawiać.


 

Numerowanie faktur po stronie wydatków

Kolejna rubryka Numer pozwala na nadanie numeru dokumentu. W przeciwieństwie do dokumentów sprzedażowych, system nie nadaje numeracji wszystkim dokumentom po stronie wydatków automatycznie.

Automatyczne numerowanie dokumentów w systemie jest możliwe dla kilku rodzajów dokumentów. Tymi dokumentami są KW, Nota korygująca oraz faktura RR.

W przypadku pozostałych typów dokumentów automatyczne numerowanie jest niemożliwe, gdyż otrzymując fakturę kosztową od kontrahenta ma już ona nadany numer faktury, który powinniśmy odtworzyć, dodając fakturę do wydatków w systemie. 

Uzupełnianie rubryki numer jest ważne, jeśli generujesz i wysyłasz z Fakturowni raport JPK_V7. Jedną z najczęstszych przyczyn błędu weryfikacji pliku JPK_V7 podczas wysyłki do Urzędu Skarbowego, jest właśnie brak wprowadzonych numerów faktur kosztowych. Więcej o błędach weryfikacji pliku JPK_V7 możesz przeczytać w tym artykule. 

Sprawdź również nasz tutorial na YouTube odnośnie numeracji dokumentów: 

 

Pozostałe elementy dokumentu kosztowego

Takie rubryki jak data wystawienia, miejsce wystawienia czy data sprzedaży system uzupełnia automatycznie. 

Podczas tworzenia dokumentów kosztowych dane Twojej firmy znajdują się w sekcji Nabywca. Dane kontrahenta, od którego kupujesz towar, musisz uzupełnić po stronie Sprzedawcy. Dalej w formularzu musisz uzupełnić pozycje, czyli produkty, których dotyczy transakcja. 



Aby mieć możliwość określenia opcji dodatkowych takich jak np. rodzaj czy termin płatności, na formularzu dokumentu kosztowego musisz kliknąć przycisk 'więcej →'. Po jego kliknięciu system rozwinie dodatkowe opcje do uzupełnienia. Jeśli wszystkie dane są uzupełnione poprawnie, musisz zatwierdzić utworzenie dokumentu przyciskiem Zapisz, który znajduje się na dole formularza.



Po zapisaniu system wyświetli gotowy dokument kosztowy. Z poziomu jego podglądu możesz skorzystać z dodatkowych opcji takich jak wysyłka e-mailem, druk, eksport, wystawienie faktury korygującej, duplikatu czy dodanie do faktury dokumentu KW. Wszystkie te opcje dostępne są z poziomu dodatkowego menu, które widoczne jest ponad dokumentem. 


 

Jak określić rodzaj wydatków?

Możliwość określania rodzajów wydatków jest dostępna po aktywowaniu opcji Księgowość online, która dostępna jest w planie Pro i Pro Plus. Po aktywacji w systemie tej opcji, podczas tworzenia wydatku, pojawia się dodatkowa rubryka, która pozwala określić rodzaj wydatku na potrzeby JPK i KPiR.



Dzięki opcji określania rodzaju wydatku możesz wprowadzić do systemu m.in. wydatek zakupu paliwa i eksploatacji pojazdu. 
 

Logo firmy po stronie wydatków 
 

Dla każdego przedsiębiorcy ważne jest dbanie o wizerunek swojej firmy, dlatego na wybranych dokumentach po stronie wydatków system będzie wyświetlał logo Twojej firmy. Logo pojawi się na dokumentach tak samo jak na fakturach przychodowych, czyli zgodnie z ustawieniami konta i działu. 

Dokumenty po stronie wydatków, na których pojawi się logo:
.

• Zamówienie
• Nota korygująca
• Faktura RR

 

 

Funkcja OCR - zaczytywanie skanów dokumentów kosztowych

W Fakturowni możesz korzystać z funkcji OCR, która pozwala dodawać dokumenty kosztowe do zakładki Wydatki, na podstawie skanu faktury. Dzięki tej usłudze nie musisz wprowadzać wydatków ręcznie. Wystarczy, że będziesz posiadał skan faktury oraz aktywną usługę OCR, a system automatycznie, na podstawie wgranego dokumentu, uzupełni formularz w systemie. Tobie pozostanie jedynie weryfikacja danych i zapisanie dokumentu. 

W momencie, kiedy na Twoim koncie aktywna jest funkcja OCR, musisz przejść do zakładki Wydatki. Na przycisku Dodaj wydatek kliknij strzałkę, która znajduje się po jego prawej stronie. Następnie wybierz opcję ze skanu faktury i wgraj, we wskazane przez system miejsce, plik z dokumentem. Zweryfikuj dane zaczytane przez system i jeśli wszystko jest poprawnie, zapisz dokument.



Funkcja OCR jest usługą dodatkową płatną. W zależności od ilości stron, które będziesz mógł wgrać do systemu, możesz wybrać jeden z dostępnych planów. Dostępne plany wraz z cennikiem znajdziesz na dedykowanej stronie fakturownia.pl/ocr.

Więcej informacji odnośnie działania tej funkcji znajdziesz w dedykowanym wpisie w Bazie Wiedzy: funkcja OCR. 

Chcesz sprawdzić jak działa funkcja OCR? Każde konto aktywne w płatnym abonamencie otrzymuje co miesiąc pulę darmowych skanów OCR:
- plan Start - 3 skany
- plan Standard - 5 skanów
- plan Pro i Pro Plus - 10 skanów. 

Pamiętaj:

• niewykorzystane odczyty nie sumują się i nie przechodzą na kolejny miesiąc;
• liczba skanów to liczba stron dokumentów, np. skan faktury zawiera 3 strony, to program zlicza tę fakturę kosztową jako 3 osobne skany;
• jeśli chcesz zwiększyć ilość skanów do wykorzystania, wykup jeden z dostępnych pakietów OCR na okres 90 dni zgodnie z cennikiem OCR;