Funkcja OCR - zaczytywanie skanów dokumentów kosztowych do zakładki Wydatki

Utworzono: 2020-05-14
Ostatnia aktualizacja: 2024-06-05
Liczba odwiedzin posta: 7727

UWAGA! Funkcja OCR jest w fazie BETA, co znaczy, że nie jest dostępna dla wszystkich użytkowników. Jeżeli chcesz przetestować moduł OCR (pierwsze 5 skanów faktur jest bezpłatne) skontaktuj się z nami. Więcej informacji na temat OCR można znaleźć na dedykowanej stronie Poznaj OCR i usprawnij wprowadzanie faktur kosztowych
Liczba skanów to liczba stron dokumentów. Jeżeli skan faktury zawiera np. 3 zeskanowane strony, to program zliczy 3 osobne skany.  

Dzięki aplikacji do fakturowania online Fakturownia możesz w bardzo prosty sposób zaczytać dokumenty kosztowe do zakładki z wydatkami na swoim koncie. Wystarczy, że dysponujesz skanem faktury sprzedażowej Kontrahenta, z której funkcja OCR zaczyta dane do formularza tworzenia faktury kosztowej. W tym artykule wskażemy jak dodać wydatek za pomocą funkcji OCR ze skanu faktury.

Spis treści artykułu:
.
Instrukcja

Dowiedz się, jak skorzystać z tej funkcji, korzystając z interaktywnego przewodnika.


Jak zaczytać dokument kosztowy do zakładki wydatki na podstawie skanu faktury? 

  Aby zaczytać dokument ze skanu faktury:
  1. przygotuj skan dokumentu, który chcesz wgrać do zakładki wydatki w Fakturowni (przykładowy skan faktury znajdziesz poniżej); 

    Skan faktury z Fakturowni z danymi sprzedawcy i nabywcy, pozycją towarową 'Artykuły biurowe', ceną netto 3 500,00 PLN, wartością VAT 805,00 PLN, oraz kwotą brutto 4 305,00 PLN. Faktura numer 2/05/2024.
     
  2. gdy masz przygotowany skan dokumentu, a funkcja OCR jest aktywna na Twoim koncie, przejdź do zakładki Wydatki

    Ekran główny aplikacji Fakturownia, zakładka 'Wydatki' z różnymi opcjami dokumentów do wyboru, w tym faktury, nota korygująca, faktura RR, zamówienie, paragon oraz wydatki.
     
  3. w lewym, górnym rogu znajdź przycisk Dodaj wydatek, kliknij strzałkę obok przycisku i z dostępnych opcji wybierz ze skanu faktury

    Panel wydatków w aplikacji Fakturownia z widoczną listą dokumentów i opcją 'Dodaj wydatek' z rozwijanym menu umożliwiającym dodanie wydatku z eFaktury, skanu faktury lub dodanie cyklicznego.
     
  4. system wyświetli okno Podaj skan faktury, gdzie możesz wgrać przygotowany skan - przeciągnij plik lub kliknij w pole Przeciągnij i upuść plik lub wybierz, by wgrać plik ze swojego urządzenia (po kliknięciu na napis system operacyjny otworzy folder na dysku systemowym, z którego wybierz plik z fakturą w wersji JPK lub PDF, kliknij dwukrotnie na plik, by go wybrać, system Fakturownia zacznie proces zaczytywania dokumentu); 

    Okno dialogowe w aplikacji Fakturownia z polem 'Podaj skan faktury' umożliwiającym przesyłanie plików z zeskanowanymi fakturami.
     
  5. po zaczytaniu pliku, system wyświetli formularz tworzenia faktury uzupełniony danymi zaczytanymi ze skanu (poprawność danych zależy od jakości skanu, dlatego przed zapisaniem zweryfikuj ich poprawność, jeśli coś wymaga poprawy wprowadź zmiany ręcznie); 

    Formularz wydatków w aplikacji Fakturownia z odczytanym skanem faktury, zawierający szczegóły nabywcy i sprzedawcy oraz pozycje faktury.
     
  6. gdy zweryfikujesz poprawność danych zatwierdź utworzenie dokumentu przyciskiem Zapisz na dole formularza.

Po zapisaniu system podepnie do utworzonego dokumentu skan faktury jako załącznik. 

Podgląd faktury z wyszczególnionymi pozycjami oraz załącznikiem do pobrania w formacie PDF.


Jak sprawdzić ilość wykorzystanych skanów?


Informacje o aktywnej paczce OCR oraz ilości wykorzystanych skanów znajdziesz w aktywnościach na koncie. Dostęp do aktywności ma tylko użytkownik z rolą systemowa właściciel konta - najczęściej osoba dokonująca rejestracji.

Aby mieć dostęp do wszystkich aktywności na koncie, należy aktywować w ustawieniach opcję 

Aby sprawdzić ilość skanów:
  1. przejdź do zakładki Ustawienia > Aktywności na swoim koncie

    Ekran z widokiem na różne opcje dokumentów w aplikacji fakturowej, z rozwiniętym menu 'Ustawienia' i wybraną zakładką 'Aktywności'.
     
  2. w polu Rodzaj wybierz z listy opcję Skan OCR i zatwierdź wyszukiwanie przyciskiem Szukaj

    Ekran pokazujący wszystkie aktywności na koncie w aplikacji fakturowej, z rozwiniętym menu wyboru rodzaju aktywności i zaznaczoną opcją 'Skan OCR'.
     
  3. pierwszy rekord na liście wskazuje ile skanów z aktualnej paczki wykorzystałeś. 

    Widok aktywności na koncie w aplikacji fakturowej, z wybranym filtrem 'Skan OCR' i listą aktywności, gdzie każda pozycja zawiera szczegóły dotyczące skanowania faktur.

     

Jeśli przy dodawaniu kolejnego skanu system wyświetli komunikat Brak wykupionego pakietu skanów OCR oznacza to, że wykorzystałeś wszystkie skany z zakupionej paczki lub upłynął już termin jej ważności. Aby móc dalej korzystać z dodawania skanów faktury złóż zamówienie na kolejną paczkę skanów za pomocą formularza dostępnego w zakładce Ustawienia > Integracje i dodatki > OCR

Komunikat o braku wykupionego pakietu skanów OCR w aplikacji Fakturownia, z czerwonym ostrzeżeniem i opcją przesyłania plików.

Sprawdź również wykorzystanie funkcji OCR w formie VIDEO:
 

 
Sprawdź działanie systemu korzystając z interaktywnej instrukcji

Interaktywny przewodnik poprowadzi Cię krok po kroku na rzeczywistych ekranach Fakturowni, umożliwiając łatwe zrozumienie i wykonanie potrzebnych działań.

Kliknij Start aby rozpocząć, a następnie klikaj w niebieskie pola, lub użyj strzałek w prawym dolnym rogu do nawigowania po instrukcji.



Powrót


Komentarze

Avatar sugester medium
Marek
Czy faktury PDF też można wczytać ?

2020-08-31 17:28


Kacper_Seta
Kacper_Seta
Odpowiedź główna   Dzień dobry,
tak, faktury z plików w formacie PDF również można wczytać za pomocą OCR.

Pozdrawiam,
Kacper Seta

2020-09-01 10:49


Avatar sugester medium
Sara
Czy wiele faktur zapisanych w 1 pliku pdf da się wprowadzić do systemu? Czy może trzeba mieć skan każdej faktury osobno w 1 pliku?

2020-09-24 08:38


jarek
jarek
Odpowiedź główna   Dzień dobry, 

dziękujemy za przesłanie wiadomości. W celu zaczytania dokumentów do systemu należy mieć skan poszczególnych dokumentów osobno. 

W przypadku dodatkowych pytań, jestem do dyspozycji. 

2020-09-25 15:38


Avatar sugester medium
Maciej
Dzień dobry, czy da się użyć system OCR przez API?

2020-10-12 18:36


jarek
jarek
Odpowiedź główna   Dzień dobry, 

dziękujemy za przesłanie wiadomości. Aktualnie nie ma takiej możliwości. 


W przypadku dodatkowych pytań, jestem do dyspozycji. 

2020-10-13 14:51


Avatar sugester medium
Paweł Bania
proszę o dostęp do skanowania ocr

2021-01-10 17:10


Kacper_Seta
Kacper_Seta
Odpowiedź główna   Dzień dobry,
w celu aktywacji OCR proszę przesłać prośbę na info@fakturownia.pl podając adres e-mail, na który założone jest konto w Fakturowni.

Pozdrawiam,
Kacper Seta

2021-01-11 09:27


Avatar sugester medium
katarzyna
u mnie nie pojawia się opcja scan faktury- jak moge to dodać?

2021-06-26 17:59


jarek
jarek
Odpowiedź główna   Dzień dobry,
w celu aktywacji OCR proszę przesłać prośbę na info@fakturownia.pl podając adres e-mail, na który założone jest konto w Fakturowni.

2021-06-28 09:41


Avatar sugester medium
Darek
Witam
Czy aplikacja mobilna Fakturowni (android) pozwala na wprowadzenie wydatku (przez OCR) na podstawie zdjęcia zrobionego telefonem?
W powyższych przykładach mowa jest o fakturach. Czy testowaliście Państwo ten mechanizm z paragonem fiskalnym?

2021-11-13 16:19


Kacper_Seta
Kacper_Seta
Odpowiedź główna   Dzień dobry,
z poziomu aplikacji mobilnej nie ma możliwości wczytania wydatku przez OCR. Można to oczywiście zrobić z poziomu przeglądarki internetowej na urządzeniu mobilnym, wgrywając wcześniej zrobione zdjęcie.
OCR nie jest przystosowany do zaczytywania Paragonów.

Pozdrawiam
Kacper

2021-11-26 15:54


Avatar sugester medium
anonim
Ten skaner nie działa... Z 20 pozycji szczytuje tylko 1 w dodatku źle... poprawnie skanuje faktury tylko z fakturowni a z innych to jest jakiś dramat ... I tak wszystko trzeba poprawiać ręcznie skaner zamienia niektóre litery / cyfry nie szczytuje numerów. Miało to przyśpieszać a spowalnia jeszcze bardziej ! dramat NIE POLECAM NIKOMU

2022-07-12 13:07


piotr.wajs
piotr.wajs
Odpowiedź główna   Dzień dobry,
dziękujemy za opinię. Bardzo nam przykro, że skaner nie zadziałał w przypadku dokumentu/ dokumentów, które próbował Pan skanować.
Narzędzie z którym się integrujemy rozpoznaje bardzo wiele rodzajów i typów dokumentów. Oczywiście czasami zdarza się, że rozpoznawanie dokumentu jest na niższym poziomie, że w grę wchodzi spora praca ręczna przy wprowadzaniu dokumentu.
Taki dokument może nam Pan przesłać do analizy, a my po wstępnej analizie prześlemy go do techników zajmujących się bezpośrednio narzędziem rozpoznawania tekstu na fakturach.
W taki sposób narzędzie "uczy się" dodatkowych ciągów znaków.
Chciałbym Pana, ale też innych Użytkowników zastanawiających się nad OCR zapewnić, że funkcji używa 20% Użytkowników system i problemy z mało rozpoznanym skanem zdarzają się bardzo rzadko. Z reguły są to mało czytelne faktury ze stacji paliw lub faktury, których rozmieszczenie danych jest niestandardowe.
Pozdrawiam serdecznie i czekam na dokument do analizy.
Piotr

2022-07-13 09:42


Avatar sugester medium
Dawid
Testuje to rozwiązanie i widzę, że OCR wrzuca do rubryki z nazwą produktu, zarówno nazwę, jak i kod produktu z faktury źródłowej. Czy mogę coś zrobić, aby z automatu KOD PRODUKTU z faktury źródłowej wędrował do kolumny KOD PRODUKTY w fakturowni? Oczywiście na fakturze źródłowej te elementy są odpowiednio pogrupowane. Dziękuję

2022-12-30 14:07


nataliak
nataliak
Odpowiedź główna   Dzień dobry,
proszę o przesłanie opisu problemu wraz ze zrzutem ekranu obrazującym pojawiający się problem na adres e-mail helpdesk@fakturownia.pl

Pozdrawiam.

2023-01-03 10:15


Avatar sugester medium
Maciek
Czy jest możliwość wsadowego umieszczania faktur? Tj. na koniec miesiąca mam kilkadziesiąt faktur w pdf, które chcę wprowadzić z użyciem narzędzia - czy mogę wprowadzić wszystkie naraz i zakolejkować ich skanowanie OCR?

2024-02-11 21:15


piotr.wajs
piotr.wajs
Odpowiedź główna   Dzień dobry,
na ten moment system nie działa w ten sposób. Należy skanować każdy dokument osobno.
Pozdrawiam,
Piotr

2024-02-12 11:39


Dodaj komentarz