Funkcja OCR - zaczytywanie skanów dokumentów kosztowych do zakładki Wydatki

Jak zaczytać dokument kosztowy do zakładki wydatki na podstawie skanu faktury? 

  Aby zaczytać dokument ze skanu faktury:

1. przygotuj skan dokumentu, który chcesz wgrać do zakładki wydatki w Fakturowni (przykładowy skan faktury znajdziesz poniżej); 

   
   
    

2. gdy masz przygotowany skan dokumentu, przejdź do zakładki Wydatki; 

   
   

3. w lewym, górnym rogu znajdź przycisk Dodaj wydatek, kliknij strzałkę obok przycisku i z dostępnych opcji wybierz ze skanu faktury lub u dołu listy wydatków wybierz ikonę Import dokumentów kosztowych;

   
   

4. jeśli wybierzesz opcję ze skanu faktury, system wyświetli okno Import dokumentów kosztowych, gdzie możesz wgrać przygotowany dokument. Jeśli wybierzesz od razu z pola Import dokumentów kosztowych napis wybierz, system operacyjny otworzy folder na dysku Twojego komputera, z którego wybierz plik z fakturą w wersji PDF, JPG, TIFF, PNG, GIF. Następnie kliknij dwukrotnie na plik, by go wybrać lub z pulpitu/folderu przeciągnij i upuść plik w to pole, a system Fakturownia zacznie proces odczytywania dokumentu; 

   
   

5. po zaczytaniu pliku, system wyświetli formularz tworzenia faktury uzupełniony danymi zaczytanymi ze skanu (odczyt danych zależy od jakości skanu, dlatego przed zapisaniem zweryfikuj ich poprawność, jeśli coś wymaga poprawy wprowadź zmiany ręcznie); 

   
   
    

6. gdy zweryfikujesz poprawność danych zatwierdź utworzenie dokumentu przyciskiem Zapisz na dole formularza.

Po zapisaniu system podepnie do utworzonego dokumentu skan faktury jako załącznik. 

Jak sprawdzić ilość wykorzystanych skanów?

Informacje o aktywnej paczce OCR oraz ilości wykorzystanych skanów w ramach abonamentu i dodatkowo wykupionego pakietu skanów OCR, znajdziesz w aktywnościach na koncie. Dostęp do aktywności ma tylko użytkownik z rolą systemowa Właściciel Konta - jest to najczęściej osoba dokonująca rejestracji konta w serwisie Fakturownia.

Aby mieć dostęp do wszystkich aktywności na koncie, należy aktywować w ustawieniach opcję Pokazuj aktywności użytkowników. W tym celu przejdź do zakładki Ustawienia > Ustawienia konta > Twoje konto > sekcja Inne. 

Aby sprawdzić ilość skanów:

1. przejdź do zakładki Ustawienia > Aktywności na swoim koncie; 

   
   
    

2. w polu Rodzaj wybierz z listy opcję Skan OCR i zatwierdź wyszukiwanie przyciskiem Szukaj; 

   
   
    

3. pierwszy rekord na liście wskazuje ile skanów zostało wykorzystanych. 

   
   

   Po wykorzystaniu limitu skanów dostępnych w ramach abonamentu, na głównym panelu programu pojawi się komunikat: Limit OCR został wykorzystany. Oznacza to, że wykorzystałeś wszystkie skany dostępne w ramach abonamentu, a w przypadku posiadania zakupionej paczki OCR, że wykorzystano wszystkie skany lub upłynął termin 90 dni ich ważności. Chcąc dalej korzystać z dodawania skanów faktury, kliknij w przycisk Kliknij i zamów i złóż zamówienie na wybrany pakiet OCR.

Jakich dokumentów system nie odczyta

• pismo ręczne - faktury wypełnione ręcznie oraz dopiski odręczne na fakturach,
• tekst przekreślony, przecinający się z liniami tabel oraz zakryty pieczątkami lub podpisami.
• daty znajdujące się na pieczątkach, 
• pozycje z faktur paragonowych (paragonów)
• funkcja przeznaczona jest pod polskie faktury zatem obcojęzyczne mogą nie zaczytywać poprawnie danych,
• korekty faktur nie są przeliczane.

Jeśli przed odczytem faktur przez funkcję OCR w serwisie Fakturownia, wykonujesz samodzielnie skany faktur do PDF, które fizycznie otrzymałeś i posiadasz w skanerze zaimplementowaną funkcję OCR to NIE używaj jej. Po wykonaniu skanu faktury do PDF z tą opcją i następnie próbie jej odczytu przez funkcję OCR w Fakturowni, mogą pojawić się problemy z jej odczytaniem.Funkcja OCR w skanerach nakłada na dokument maskę OCR, która jest zwykle niekompletna i utrudnia proces odczytywania.

Jeśli przesyłasz dokumenty w formie zdjęć, to pamiętaj aby zadbać o ich dobre oświetlenie. Optymalnie skadrowany dokument powinien wypełniać jak największy obszar zdjęcia.
W szczególnych przypadkach np. przy dwuznaczność zapisu, niepoprawnych obliczeniach w tabelach czy braku nagłówków tabel, system nie zawsze będzie w stanie odczytać dane poprawnie.

W przypadku źle odczytanych danych i zapisania dokumentu limit skanów zmniejsza się, bez możliwości jego przywrócenia.