Status płatnika na liście faktur kosztowych

Status płatnika VAT to istotna informacja przy rozliczaniu faktur kosztowych – określa, czy sprzedawca jest czynnym podatnikiem VAT. W widoku faktur wydatkowych status ten prezentowany jest w osobnej kolumnie, z odpowiednim oznaczeniem opartym na danych z tzw. białej listy Ministerstwa Finansów. Dzięki temu użytkownik może szybko zweryfikować kontrahenta i zadbać o zgodność z aktualnymi przepisami podatkowymi.

Czym jest biała lista?

Biała lista podatników VAT to oficjalny rejestr prowadzony przez Krajową Administrację Skarbową, który zawiera informacje o podmiotach zarejestrowanych jako:
 

• czynni podatnicy VAT,
• zwolnieni z VAT,
• wykreśleni z rejestru VAT,
• przywróceni do rejestru VAT.

W rejestrze możesz znaleźć następujące informacje:
 

• status VAT danego podmiotu (czynny, zwolniony, wykreślony itp.),
• nazwę firmy, NIP, REGON, adres siedziby,
• numery kont bankowych zgłoszonych do urzędu skarbowego (istotne przy płatnościach B2B),
• daty rejestracji, wykreślenia lub przywrócenia do rejestru VAT.

Dlaczego biała lista jest ważna?

1. Bezpieczeństwo podatkowe – płatność na konto spoza białej listy może skutkować sankcjami (np. brakiem możliwości zaliczenia wydatku do kosztów).
2. Weryfikacja kontrahenta – pozwala uniknąć transakcji z firmami „słupami” lub wykreślonymi z rejestru.
3. Obowiązek staranności – sprawdzenie białej listy to element tzw. należytej staranności w kontaktach handlowych.

Rejestr dostępny jest pod TYM linkiem. 

Status płatnika na liście faktur kosztowych

W Fakturowni lista faktur kosztowych domyślnie prezentuje najważniejsze dane dotyczące dokumentów: numer faktury, wartości netto i brutto, dane sprzedawcy, terminy wystawienia i płatności, status faktury oraz datę opłacenia.

Dzięki funkcji dostosowania wyświetlanych kolumn możesz szybko dopasować widok listy do swoich potrzeb. Wśród dostępnych opcji znajduje się m.in. kolumna Płatnik, która pozwala na bieżąco monitorować status kontrahenta na białej liście podatników VAT. System automatycznie wyświetla odpowiednie ikony informujące o statusie weryfikacji rejestracji jako czynny podatnik VAT na białej liście. 

Aby dodać na liście kolumnę Płatnik:
 

1. przejdź do zakładki Wydatki, 
   
   
    
2. kliknij ikonę koła zębatego, którą znajdziesz w prawym górnym rogu i wybierz opcję Dostosuj wyświetlanie kolumn, 
   
   
    
3. zaznacz checkbox przy opcji Status płatnik oraz innych opcjach, które chcesz wyświetlić na liście wydatków - w tym miejscu możesz również zmienić liczbę dokumentów na stronie (domyślnie jest to 25, maksymalnie 100), 
   
   
    
4. zatwierdź zmiany przyciskiem Zapisz na komunikacie. 

Po zatwierdzeniu zmian w wyświetlaniu kolumn, lista wydatków na Twoim koncie będzie wyświetlać dodatkowe informacje, zgodnie z Twoim wyborem. 



W każdej chwili możesz przywrócić ustawienia domyślne. Wystarczy ponownie przejść do ustawień dostosowania kolumn i skorzystać z przycisku Przywróć domyślne ustawienia. Układ kolumn jest zapamiętywany podczas pracy na programie w obrębie jednego logowania, po wylogowaniu i ponownym zalogowaniu ustawienie kolumn zostaje automatycznie przywrócone do domyślnych ustawień. 

W kolumnie Płatnik system może wyświetlić następujące ikony, które pojawiają się po weryfikacji NIP-u oraz numeru konta bankowego na białej liście.



Oznaczenia dotyczące sprawdzania NIP-u na białej liście
 
 Sprawdzamy czy podmiot o podanym NIP jest zarejestrowany jako podatnik VAT
 Nie możemy sprawdzić podmiotu o podanym NIP - błędny nr NIP Sprzedawcy lub Brak informacji o podanym NIP w systemie lub Nie możemy sprawdzić podmiotu
 Podmiot o podanym NIP jest zarejestrowany jako podatnik VAT czynny
 Podmiot o podanym NIP nie jest zarejestrowany jako podatnik VAT lub Data sprzed zakresu rejestru
 Podmiot o podanym NIP jest zarejestrowany jako podatnik VAT zwolniony 

Oznaczenia dotyczące sprawdzania numeru konta bankowego na białej liście

  Wszystkie numery kont są poprawne - ikona może nie wyświetlać się z poziomu listy faktur, ponieważ system obsługuje wyświetlanie oznaczeń dla nieprawidłowych kont, informację o weryfikacji numeru konta bankowego znajdziesz również w komunikacie, który dostępny jest w podglądzie faktury
  Faktura może zawierać nieprawidłowe konta
   Brak kont powiązanych z numerem NIP

Komunikaty o statusie weryfikacji możesz sprawdzić również z poziomu podglądu faktury. 



Sprawdź również:
Funkcja OCR - zaczytywanie skanów dokumentów kosztowych do zakładki Wydatki
Opłacanie kosztów w Fakturowni
Baza klientów na koncie
Rodzaj Klienta - rozróżnienie w sekcji przychodów i wydatków
Jak ograniczyć widoczność Klientów