Nowy dział, nowa firma, nowe konto bankowe – czym się różnią i jak je dodać

• uzupełnij rubryki ręcznie lub sczytując dane z NIP-u, REGON-u lub KRS-u;
• naciśnij przycisk Zapisz.

• wybierz jedną z opcji, która się pojawi: Dodaj firmę (jako nowy dział) lub Dodaj firmę (przez nowe konto) – w dalszej części wpisu przeczytasz, czym dokładniej różnią się te dwie opcje;

Nowy dział

Osobnym działem w firmie może być na przykład osobna lokalizacja, osobny rachunek bankowy czy osobny sklep, jeśli prowadzisz ich więcej niż jeden. To dobre rozwiązanie również wtedy, gdy sprzedajesz swoje produkty w języku obcym lub innej walucie – możesz wtedy stworzyć osobny dział dla faktur po niemiecku i osobny dla faktur po hiszpańsku. 

Dział firmy może być zarówno oddzielnym oddziałem, jak również wydzieloną częścią firmy, którą chcemy oddzielnie raportować. Po dodaniu kilku działów Użytkownik będzie miał możliwość generowania raportów sumarycznych lub w rozbiciu na poszczególne działy.

Jeśli w ramach jednego konta dodasz nową firmę jako dział, klienci i produkty pozostaną wspólne. 

Po jego stworzeniu Twoi współpracownicy będą mogli mieć dostęp tylko do wybranego przez Ciebie działu bez możliwości poruszania się po innych. 

Jeśli chcesz prowadzić kilka oddzielnych numeracji faktur, masz możliwość dodania kilku działów firmy i dla każdego działu określenia oddzielnego schematu numerowania faktur.

Jeśli używasz kilku kont bankowych, korzystnym rozwiązaniem może być dla Ciebie dodanie kilku działów, które będą różniły się tylko nazwą skróconą oraz numerem konta. Po wprowadzeniu takiego rozwiązania przy dodawaniu nowej faktury będzie można łatwo wybrać odpowiedni numer konta.

Co ważne, działy firmy mają ten sam NIP i taki też będzie widniał w rubryce NIP, kiedy zechcesz stworzyć osobny dział tej samej firmy. Jeśli wybierzesz inny NIP, dział automatycznie trafi do tej firmy, do której należy NIP. Jeśli postanowisz natomiast wprowadzić całkiem nowy NIP, w systemie od razu pojawi się możliwość utworzenia nowej firmy zamiast nowego działu.



Aby od razu dodać jednostkę z innym NIP-em, skorzystaj z przycisku Dodaj nową firmę.
 

Nowa firma

Nową firmę możesz dodać na dwa sposoby:

1) jedno konto z jedną opłatą za abonament i oddzielne firmy jako działy – przycisk Dodaj firmę (jako nowy dział);
2) osobne konto osobną opłatą za abonament ale z jednym logowaniem – przycisk Dodaj firmę (przez nowe konto).



1)

W przypadku chęci skorzystania z pierwszej opcji – dodanie nowej firmy będzie tym samym, co dodanie nowego działu opisane powyżej. 

Baza klientów i produktów pozostaje wówczas taka sama dla wszystkich działów. 

Po naciśnięciu przycisku wybierającego tę opcję system przekieruje Cię do tego samego miejsca, w którym zostaje tworzony nowy dział – będziesz mieć możliwość dodania osobnej numeracji dokumentów lub osobnej konfiguracji wysyłania dokumentów e-mailem. 

Co ważne, w ramach jednego konta system nie zezwala na wystawienie w tym samym roku kilku faktur o tym samym numerze. Jeśli zależy Ci na osobnej numeracji dla działów, warto na początku każdej z nich dodać literę lub cyfrę określającą dany dział – wtedy każdy z nich będzie miał unikalny numer. 

2) 

Jeśli chodzi o drugą opcję – będzie to stworzenie całkiem nowego konta z poziomu tego samego profilu użytkownika, co znaczy, że po jego dodaniu będziesz mieć możliwość zarządzania nim, używając tego samego loginu oraz hasła i przełączania się między nimi za pomocą menu górnego.



Powstaną wówczas oddzielne firmy z osobną bazą klientów oraz produktów.

Po naciśnięciu przycisku wybierającego tę opcję system przekieruje Cię do utworzenia nowego konta. Wyświetli Ci się Twoja obecna nazwa użytkownika z cyfrą na końcu mówiącą o tym, które z kolei nowe konto zostaje przez Ciebie utworzone.



Jeśli dodatkowe konta zostały stworzone przez Ciebie z myślą o swoich Klientach (czyli korzystasz z opcji dostępnej dla biur księgowych), którym chcesz dać możliwość zarządzania kontem:

• przejdź do menu Ustawienia > Użytkownicy;
• ustal dane danego użytkownika oraz jego rolę w systemie.

Rachunek bankowy

Dodanie nowego rachunku bankowego automatycznie sprawia, że powstaje nowy dział firmy, przy czym należy mieć na uwadze, w jakiej firmie chcesz utworzyć ten dział, naciskając niebieski przycisk Sczytaj dane z NIP-u, REGON-u lub KRS-u.



Dziękujemy za Wasze wsparcie i mnóstwo pomysłów na nowe funkcje, które nam przesyłacie. Zachęcamy do śledzenia nas na Twitterze, Facebooku, Podcaście oraz Instagramie.