Numerowanie faktur

Utworzono: 2013-12-31
Ostatnia aktualizacja: 2024-07-10
Liczba odwiedzin posta: 12565


Czy wiesz, że Fakturownia umożliwia nadawanie własnej numeracji faktur? Możesz skorzystać z dostępnych formatów albo stworzyć swój własny unikalny schemat numerowania i to za pomocą kilku kliknięć. Format numeracji możesz ustalić w ramach ustawień ogólnych konta oraz bezpośrednio w ustawieniach działu. Z tego artykułu dowiesz się najważniejszych informacji odnośnie do opcji dotyczących numerowania dokumentów w Fakturowni. 

Spis treści artykułu:
.

 
Instrukcja

Dowiedz się, jak skorzystać z tej funkcji, korzystając z interaktywnego przewodnika.

Jeżeli chcesz sprawdzić, w jaki sposób numerowane są dokumenty na Twoim koncie:

 

Jak dokonać zmiany formatu numerowania faktur?


Dla każdego typu dokumentu możesz wybrać przykładowy format. Jeżeli żaden z nich Ci nie odpowiada lub zaczynasz korzystać z Fakturowni w ciągu trwającego cyklu rozliczeń rocznych i chcesz zachować ciągłość numeracji, ustaw swój obecny sposób opisywania dokumentów, stosując następujące parametry zmiennych dat i numeracji: yyyy, yy, mm, dd, nr, nr-m, nr-d.
Następnie zatwierdź zmiany, klikając Zapisz
  • nr - kolejny nr liczony od początku roku, np. 1,2 itd;
  • nr-m - kolejny nr liczony od początku miesiąca;
  • nr-d - kolejny nr liczony w danym dniu;
  • yyyy - rok czterocyfrowy np. 2023;
  • yy - rok dwucyfrowy np. 11;
  • mm - miesiąc;
  • dd - dzień.

Ekran konfiguracji numerowania dokumentów w aplikacji Fakturownia, z różnymi formatami numerowania faktur, zamówień, paragonów i innych dokumentów oraz przyciskiem Zapisz.

Po zmianie formatu numerowania system ustawia numerację dokumentów od początku, czyli od numeru 1. 

Jeśli rozpoczynasz korzystanie z Fakturowni w trakcie roku rozliczeniowego lub przenosisz się z innego programu i chcesz kontynuować numerację oraz format numerowania, to podczas wystawienia pierwszej faktury możesz ręcznie zmienić numer na kolejny przypadający.

Dla przykładu chcesz, aby numerowanie rozpoczęło się od numeru 15. Wpisujesz więc ręcznie w rubryce Numer na fakturze 15/10/2022. Wtedy system automatycznie będzie kontynuował numerację, a kolejna faktura będzie z numerem 16 (16/10/2022).

Teraz każdy nowo wystawiony dokument będzie zawierał odpowiedni dla Ciebie format. Nie musisz już martwić się o zapisywanie numeracji na każdej fakturze - ta będzie generować się automatycznie według kolejności wystawianych przez Ciebie faktur. Jeżeli zechcesz zmienić coś per faktura - nie ma problemu. Możesz to zrobić z poziomu edycji faktury. Pamiętaj jednak, że system pomimo zmiany ręcznej, będzie kontynuował ustawioną wcześniej numerację. 

Podobnie zadziałaj przy formacie numeracji innych dokumentów, m.in. faktur korygujących, faktur proforma czy np. różnych typów dokumentów magazynowych. 
 

Data wystawienia faktury a numeracja


Uwaga! Pamiętaj, że wystawiając faktury na przełomie miesiąca np. z nocy z 31 sierpnia na 1 września, faktura zyska numerację według bieżącej daty. Być może wystawiając fakturę w nocy, po północy czyli już 01.09 chcesz, by zaliczona była jeszcze do sierpnia, więc nadajesz jej numer np. 31/08/2022. Program wystawiając kolejne dokumenty we wrześniu, zasugeruje się ostatnim numerem z daty wystawienia 1.09.2022 i samoczynnie zacznie numerować kolejne dokumenty, nadając im wyższą numerację, czyli 32,33 i tak dalej… (32/09/2022, 33/09/2022...., 40/09/2022).

Spowoduje to lukę w numeracji, dlatego warto pamiętać również o zmianie daty wystawienia dokumentu. Jeśli zmienisz datę wystawienia na dokumencie na np. 31.08, system automatycznie uzupełni prawidłowy numer faktury, zgodnie z wcześniej wystawionymi fakturami w sierpniu. 
 

Wspólna numeracja dokumentów o tym samym formacie


Jeżeli chcesz nadać stałą numerację dla wszystkich wystawianych w systemie faktur, czyli użyć zamiennie jednego formatu dla wszystkich typów dokumentów, zaznacz opcję Wspólna numeracja dokumentów o tym samym formacie.

Ekran konfiguracji numerowania w aplikacji Fakturownia, z zaznaczoną opcją wspólnej numeracji dokumentów o tym samym formacie oraz polem wyboru wyświetlania numerów bez zer na początku.

Zminimalizuje to ryzyko błędu i oszczędzi Ci czas, gdyż nie będziesz musiał edytować numeru na każdej fakturze.

Pamiętaj tutaj o 3 wariantach:

Wariant nr 1 → Dział nr 1 ma inną numerację niż dział drugi. Wówczas poszczególne dokumenty będą zachowywać numerację per dział, np. 


Dział nr 1:                                                                  Dział nr 2: 
faktura 1/2022                                                          faktura 1/8/ 2022
paragon 2/2022                                                        paragon 2/8/ 2022
korekta 3/2022                                                         korekta 3/8/ 2022
zaliczka 4/2022                                                        zaliczka 4/8/ 2022

Wariant nr 2 → Numeracja następuje per dokument niezależnie od działu, np.


Dział nr 1:                                                                   Dział nr 2:
faktura 1/2022                                                           faktura 2/2022
paragon P1/2022                                                      paragon P2/2022
korekta  K1/2022                                                       korekta  K2/2022
zaliczka  Z1/2022                                                      zaliczka  Z2/2022

Wariant nr 3 → Numeracja według kolejności wystawiania dokumentów, np.


Dział nr 1:                                                                   Dział nr 2:
faktura 1/2022                                                           faktura końcowa 4/2022
paragon 2/2022                                                         faktura 6/2022
korekta 3/2022                                                           faktura końcowa 7/2022
zaliczka 5/2022                                                          korekta 8/2022
 

Absolutna numeracja dokumentów


Jeśli potrzebujesz, możesz zaznaczyć również opcję Absolutna numeracja dokumentów. Opcja ta daje możliwość zachowania bezwzględnej ciągłości numeracji, co oznacza, że z początkiem nowego roku numeracja nie będzie startowała od numeru 1, a będzie kontynuowana według dotychczasowej z poprzedniego roku. 

Absolutna numeracja zadziała tylko, gdy nie zastosujesz w formacie numerowania parametrów numeracji dziennej i miesięcznej (nr-m i nr-d).

Ekran konfiguracji numerowania w aplikacji Fakturownia, z zaznaczoną opcją absolutnej numeracji dokumentów oraz polem wyboru wyświetlania numerów bez zer na początku.
 

Osobna numeracja dokumentów dla działów


Jeśli korzystasz z opcji działów firmy i chcesz stosować osobne formaty numeracji dla każdego działu, przejdź do zakładki Ustawienia > Dane firmy. Po przejściu do wybranego działu zaznacz opcję Osobne ustawienia numeracji dokumentów. Ta funkcja dostępna jest od planu Start. Gdy pokaże się lista używanych przez Ciebie dokumentów, ustaw formaty numerowania według Twoich potrzeb. Taką zmianę możesz powtórzyć dla każdego działu na koncie. 

Pamiętaj, że po zapisaniu zmian system będzie traktował te ustawienia nadrzędnie względem ustawień konta.

Wielu klientów myśli, że samo zaznaczenie tej opcji spowoduje osobne numerowanie. Aby dokumenty były numerowane osobno w różnych działach, należy po zaznaczeniu tej opcji, wprowadzić jakąś zmianę w formacie numerowania np. dodając na końcu/początku formatu skrót firmowy/własny danego działu lub wybrać całkiem inny format. Prostą zmianą jest również wprowadzenie innych separatorów np. zamiast "/" można użyć "." lub innego znaku. W formacie numerowania musi być różnica przynajmniej jednego znaku, by numeracja szła osobno dla każdego z działów. Jeśli formaty będą tożsame, system będzie mieszał numerację dokumentów między firmami/działami. 

Załóżmy, że prowadzisz np. sklep z odzieżą i chcesz, aby faktury z każdej platformy miały osobną numerację. Stwórz 3 działy w menu Ustawienia > Dane firmy. Jeden dla sklepu stacjonarnego z własną dla niego numeracją, drugi dla sklepu online oraz dział sklepu na platformie np. Allegro. Dla każdego przypisz charakterystyczną dla niego numerację, zaznaczając w edycji działu opcje Osobne ustawienia numeracji dokumentów i wprowadź format numerowania faktur np. dla Allegro AF-nr/mm, sklepu online OF-nr/mm, sklepu stacjonarnego SF-nr/mm.

Dzięki temu w przypadku reklamacji lub zwrotu masz przejrzystą możliwość przydzielenia odpowiedniego dokumentu do potrzebnego działu.

Ekran konfiguracji numerowania w Fakturownia z zaznaczoną opcją oddzielnych ustawień numeracji dokumentów, w tym formatów numerowania różnych typów faktur.

Numer nadany zgodnie z formatem numerowania


W aktywnościach związanych z dokumentem dodaliśmy oznaczenie systemowe Numer nadany zgodnie z formatem numerowania. W przypadku, gdy w formularzu zmienisz ręcznie numer dokumentu, w aktywnościach pojawi się dodatkowy zapis, który wskaże jaki numer nadano zgodnie z ustalonym formatem numeracji.

Podgląd faktury w Fakturownia z informacją o nadanym numerze zgodnie z formatem numerowania 13/05/2024 i numerem BDO w aktywnościach związanych z dokumentem.
Sprawdź działanie systemu korzystając z interaktywnej instrukcji

Interaktywny przewodnik poprowadzi Cię krok po kroku na rzeczywistych ekranach Fakturowni, umożliwiając łatwe zrozumienie i wykonanie potrzebnych działań.

Kliknij Start aby rozpocząć, a następnie klikaj w niebieskie pola, lub użyj strzałek w prawym dolnym rogu do nawigowania po instrukcji.


Sprawdź również: 
​​​​​​Stosuj zawsze dwucyfrowy zapis numeru dnia w numerze dokumentu

Dodaj zera 0 przed liczbą numeru na dokumencie 
Uzupełniaj zerami kwoty do liczby cyfr po przecinku
Zmiana szablonu faktury
​​​​​​Domyślna stawka podatku na dokumentach działu


Powrót


Komentarze

Avatar sugester medium
Andrzej
Czy mogę dodać do numeru faktury numer klijenta i numerować faktury wegług tego numeru?

2018-05-26 23:15


piotr.wajs
piotr.wajs
Odpowiedź główna   Witam,
tak do schematu numerowania można dodać stałą część numeru np numer identyfikacyjny Klienta. Numer taki jest wprowadzany jako wartość stała i nie zmienia się przy wystawianiu dokumentów dla innego Nabywcy.
Rozumiem, że numeracje będą tworzone dla każdego Klienta z osobna?

Pozdrawiam,
Piotr

2018-05-28 09:00


Avatar sugester medium
Michał
Panie Piotrze -- jak można dopisać taką wartość stałą, np. "nazwa skrócona" Klienta? W legendzie przy "możesz używać" nie ma takiej zmiennej.

2018-10-23 14:11


piotr.wajs
piotr.wajs
Odpowiedź główna   Witam,
dane z legendy "możesz używać" to zmienne.
Pisząc wcześniej o stałych miałem na myśli frazę lub numer dodany ręcznie do formatu numerowania.
Np. IDKlienta.
nr-m/mm/yyyy/IDKlienta.
Parametr dodany ręcznie będzie na stałe wyświetlany z każdym kolejnym numerem.
Pozdrawiam,
Piotr

2018-10-23 15:00


Avatar sugester medium
Michał
Panie Piotrze -- dziękuję za informację. Czyli nie ma możliwości ustawienia numerowania tak aby dla każdego Klienta można było zerować licznik, tj. "KLIENT1/1/2018, KLIENT1/2/2018, ...", "KLIENT2/1/2018, KLIENT2/2/2018, ...", itd.?

2018-10-24 10:48


piotr.wajs
piotr.wajs
Odpowiedź główna   Witam,
jeżeli ustawi Pan dwie oddzielne numeracje:
KLIENT1/nr/yyyy i KLIENT2/nr/yyyy .... KLIENTn/ nr/yyyy..
to dla każdego z Klientów będzie Pan mógł wystawić fakturę z numeracją przypisaną dla niego.
Wiązałoby się to z założeniem odpowiedniej ilości działów firmy z osobnymi numeracjami, tak żeby każdy Klient miał wystawianą fakturę z działu przypisanego do niego: https://pomoc.fakturownia.pl/118925-Oddzielna-numeracja-faktur-dla-roznych-dzialow.
Pozdrawiam,
Piotr

2018-10-24 12:08


Avatar sugester medium
Sergiusz
Dzień dobry, czy jest możliwość w schemacie numeracji faktur użyć numeru dnia roku (czyli 1...366)?

2023-04-24 09:50


piotr.wajs
piotr.wajs
Odpowiedź główna   Dzień dobry,
system nie posiada odpowiedniego parametru do tworzenia formatu numerowania faktur, który by pobierał do numeracji kolejny numer dnia w roku kalendarzowym.
Pozdrawiam,
Piotr

2023-04-24 13:30


Dodaj komentarz