Produkty na fakturze - na fakturze można umieścić produkty wcześniej dodane do bazy produktów

W ramach Fakturowni możesz wybrać, w jaki sposób utworzysz bazę produktów dla swojego konta. Dzięki produktom, które zapisują się na Twoim koncie, system podczas tworzenia dokumentu podpowie Ci te produkty, które najbardziej odpowiadają wpisywanej frazie. Jednym ze sposobów tworzenia bazy produktów jest ich automatyczne dodawanie bezpośrednio z faktury sprzedażowej lub zakupowej. Jeśli nie chcesz, by system uzupełniał bazę produktów na podstawie faktur, możesz wyłączyć automatyczne dodawanie produktów do bazy. Dodatkowo w ramach ustawień konta dostępna jest opcja ograniczenia, które sprawi, że na fakturze będzie mógł pojawić się tylko produkt, który dodałeś wcześniej do bazy. Szczegółowy opis tej funkcji znajdziesz w dalszej części artykułu. 

Jak aktywować ograniczenie umieść TYLKO produkty wcześniej dodane do bazy produktów?

Aby włączyć ograniczenie dodawania na fakturze tylko produktów z bazy:
.

1. przejdź do zakładki Ustawienia > Ustawienia konta > Konfiguracja > Produkty; 
   
   


2. znajdź pole Produkty na fakturze; 
   
   


3. kliknij rubrykę i z dostępnych opcji wybierz Na fakturze można umieścić TYLKO produkty wcześniej dodane do bazy produktów; 
   
   
    
4. zatwierdź zmiany przyciskiem Zapisz na dole strony.

Jak w praktyce działa opcja dodawania na fakturze tylko produktów z bazy?

Jeśli w ramach konta aktywujesz opcję ograniczenia produktów tylko do tych dostępnych w bazie, przy tworzeniu nowego dokumentu system pozwoli dodać w pozycjach na fakturze tylko te towary, które wcześniej dodałeś do bazy produktów dostępnej w zakładce Produkty (lub Magazyn > Produkty, jeśli na koncie masz aktywną obsługę magazynową).

W momencie, gdy w pozycjach na fakturze dodasz produkt, który wcześniej nie pojawił się w Twojej bazie, system wyświetli komunikat Pozycja niepołączona z produktem.



Komunikat możesz zignorować. Natomiast w momencie, gdy spróbujesz zapisać formularz, utworzenie faktury będzie niemożliwe, a system wskaże komunikat Pozycje - nazwa - administrator uniemożliwił wystawianie faktur bez produktu wybranego z bazy (można tę opcję wyłączyć w Ustawieniach konta).



Utworzenie faktury z takim produktem będzie możliwe dopiero w sytuacji, gdy administrator konta wyłączy ograniczenie lub produkt pojawi się w bazie. 

Różnica między ograniczeniem dodawania produktów z bazy a zablokowaniem sprzedaży produktów, których nie ma na magazynie

Opisana w artykule funkcja może wydawać się tożsama z zabezpieczeniem magazynowym Nie pozwalaj wystawiać faktur na produkty, których nie ma w magazynach, o którym więcej przeczytasz w tym artykule → Blokada sprzedaży produktu z zerowym stanem magazynowym. Aktywacja jednej bądź drugiej opcji sprawi, że przy zapisywaniu faktury system wyświetli właściwy opcji komunikat o błędzie.

Należy zwrócić uwagę, że obydwie opcje dotyczą innych kwestii:
.

• opcja Nie pozwalaj wystawiać faktur na produkty, których nie ma w magazynach blokuje możliwość sprzedaży produktu, który jest w bazie produktów, ale jego stan magazynowy na wybranym magazynie jest zidentyfikowany jako zerowy;
• opcja Na fakturze można umieścić TYLKO produkty wcześniej dodane do bazy produktów pozwala na sprzedaż tylko takiego towaru, który wcześniej został dodany do bazy produktów i jest widoczny w zakładce Produkty. 

 
Jeśli w ustawieniach konta włączysz opcję magazynową Nie pozwalaj wystawiać faktur na produkty, których nie ma w magazynach i jednocześnie wyłączysz opcję Na fakturze można umieścić TYLKO produkty wcześniej dodane do bazy produktów, system pozwoli dodać produkt, którego nie ma w bazie produktów, ponieważ nie może sprawdzić, czy jego stan jest zerowy. System zapisze fakturę prawidłowo, a produkt pojawi się w bazie. 
 

Sprawdź również:

• Produkty - tworzenie tagów i filtrowanie po tagach 
• Jak dodać kod produktu lub towaru na fakturę?
• System nie podpowiada produktu przy generowaniu faktury