Chcąc aktywować gospodarkę magazynową w systemie (funkcja dostępna od planu Standard) trzeba przejść do menu Ustawienia > Ustawienia Konta i zaznaczyć pole Obsługa magazynów.
  



Po włączeniu tej opcji, w menu zamiast pozycji Produkty pojawi się nowa zakładka Magazyny, a w nim podkategorie:

• Produkty,
• Dokumenty magazynowe,
• Magazyny,
• Przyjęcie,
• Wydanie.

Za pomocą dwóch ostatnich rubryk w szybki sposób można wystawiać dokumenty PZ, WZ.

Dokumenty magazynowe, które mamy do dyspozycji po aktywacji magazynu to: PZ, WZ, PW, RW, PZK, WZK, Rezerwacje, Inwentaryzacja, MM (przesunięcie międzymagazynowe), ZT (zwrot towaru).

Po uruchomieniu magazynu na karcie produktu będą widoczne zmiany,  w każdym produkcie pojawią się kategorie: 

• Stan magazynowy,
• Sprzedane bez dokumentów magazynowych,
• Dostępna ilość. 

Dodawanie nowego produktu do magazynu odbywa się w dwóch krokach. 
Krok 1. Definiowanie produktu.
Krok 2. Dodawanie jego ilości na stan magazynowy za pomocą dokumentów: PZ, PW.

Do systemu możemy też dodać produkty z poziomu faktury zakupowej i sprzedażowej.

Od tej pory  przy tworzeniu faktury można określić z jakiego magazynu mają być pobrane produkty wymienione na fakturze (opcja ta jest na dole edycji faktury po rozwinięciu Więcej opcji).

Ilość produktu dostępna w magazynie wyświetlana na fakturze.
 

Jeżeli chcemy żeby podczas wystawiania faktury w systemie był widoczny dostępny stan magazynowy musimy nałożyć ograniczenie magazynowe na produkty tzw. ograniczenie ilościowe (magazynowe) danego produktu. Aby nałożyć ograniczenie magazynowe wchodzimy w Produkty.  



Tworząc nowy produkt lub edytując istniejący, u dołu formularza, rozwijamy Dodatkowe opcje i zaznaczamy Ograniczenie ilościowe (magazynowe), a następnie zapisujemy zmiany u dołu strony.





Jeżeli wcześniej utworzyliśmy już produkty i nie założyliśmy ograniczenia, będzie można dodać ograniczenie grupowe dla produktów. Instrukcja jak to zrobić znajduje się tutaj.

Podczas wyboru produktu na fakturę w nawiasie kwadratowym mamy ilość możliwą do sprzedaży.



Nie znaczy to, że limitu podanego w nawiasie nie można przekroczyć. System pozwala nam sprzedać dowolną ilość produktu, do momentu gdy założymy kolejne ograniczenie. Jest to ograniczenie możliwości wywołania i sprzedaży produktu na fakturze w momencie, kiedy na stanie magazynu NIE mamy dostatecznej ilości, którą chcemy sprzedać. 

Aby aktywować tą opcję należy wejść w zakładkę Ustawienia > Ustawienia konta > Konfiguracja > Produkty i oznaczyć Checkbox: Nie pozwalaj wystawiać faktur na produkty, których nie ma w magazynach​!




Opcja, która umożliwia wprowadzenie podobnego ograniczenia podczas wystawienia samych dokumentów magazynowych WZ powodujących wydanie z magazynu znajduje się tutaj. 

W przypadku wystawienia faktury za pomocą API funkcja blokady sprzedaży produktu nie jest aktywna. Dobrym przykładem są platformy sklepowe mające integracje z Fakturownią poprzez API. Z powodu braku ograniczenia stany magazynowe zarówno w Faktorowni jak i na platformach sklepowych należy ewidencjonować oddzielnie. 

Mając skonfigurowane obwarowania na sprzedaż i wydanie produktów z magazynu może częściowo zautomatyzować proces migracji towaru na magazynie. Instrukcja do ustawień jest tutaj.


Uwaga: Co w momencie gdy włączymy magazyn, a wcześniej sprzedawaliśmy produkty i mieliśmy ich ilość na stanie w rubryce dostępna sprzedawana ilość?
Program sam wyrówna potrzebne stany dokumentem magazynowym PZ. Opis funkcji tutaj.