Aktywacja magazynu i zarządzanie nim

W Fakturowni, oprócz wystawiania faktur, masz również możliwość zarządzania magazynem dla sprzedawanych produktów. Opcja ta dostępna jest od planu Standard. Dzięki obsłudze magazynowej możesz monitorować stany towarów, które oferujesz swoim kontrahentom. W tym artykule przedstawimy, jak aktywować funkcję magazynu na Twoim koncie oraz jak efektywnie zarządzać stanami za pomocą dokumentów magazynowych.

Aktywacja magazynu i zarządzanie nim

Chcąc aktywować gospodarkę magazynową w ramach konta:

1. przejdź do zakładki Ustawienia > Ustawienia konta > Twoje konto; 
2. na liście znajdź sekcję Obsługa magazynów i zaznacz checkbox przy opcji Obsługa magazynów; 
   
   
    
3. zatwierdź zmiany przyciskiem Zapisz.

Zakładka Magazyn

Po włączeniu obsługi magazynowej, w menu głównym zamiast pozycji Produkty pojawi się nowa zakładka Magazyn, a w niej do wyboru podkategorie:

• Produkty - opcja przenosi do bazy produktów na koncie;
• Dokumenty magazynowe - opcja przenosi na listę wszystkich dokumentów magazynowych wystawionych na koncie;
• Magazyny - opcja przenosi na listę magazynów utworzonych w ramach konta;
• Przyjęcie - opcja przenosi bezpośrednio do formularza tworzenia dokumentu PZ (przyjęcie zewnętrzne);
• Wydanie - opcja przenosi bezpośrednio do formularza tworzenia dokumentu WZ (wydanie zewnętrzne).

Dokumenty magazynowe, które masz do dyspozycji po aktywacji magazynu to: przyjęcie zewnętrzne PZ, wydanie zewnętrzne WZ, przyjęcie wewnętrzne PW, rozchód wewnętrzny RW, przyjęcie zewnętrzne korekta PZk, wydanie zewnętrzne korekta WZk, Rezerwacja, Inwentaryzacja, MM (przesunięcie międzymagazynowe), zamówienie towaru ZT.

Możesz je wystawić po przejściu do zakładki Magazyn > Dokumenty magazynowe. Wystarczy w polu Rodzaj wybrać właściwy typ dokumentu, który chcesz wystawić. 

Karta produktu

Po uruchomieniu magazynu na karcie produktu będą widoczne zmiany, a dla każdego produktu pojawią się dodatkowe informacje: 

• Stan magazynowy - wskaże stan magazynowy produktu na magazynie wynikający z dokumentów magazynowych przyjmujących towar na stan;
• Sprzedane bez dokumentów magazynowych - wskaże ilość sprzedanego produktu, dla której nie wystawiono dokumentów magazynowych - po kliknięciu przycisku Zobacz system wskaże dokumenty, dla których nie wystawiono dokumentów magazynowych potwierdzających wydanie;
• Dostępna ilość - wskaże różnicę między przyjętą na stan ilością produktu, a sprzedażą poza magazynem.

Dodawanie produktu
 

Dodawanie nowego produktu do magazynu odbywa się w dwóch krokach. 

Krok 1. Definiowanie produktu, czyli dodanie produktu do bazy na koncie.
Krok 2. Dodawanie jego ilości na stan magazynowy za pomocą dokumentów PZ lub PW.

Do systemu możesz też dodać produkty z poziomu faktury zakupowej i sprzedażowej.

Od momentu aktywnej obsługi magazynowej przy tworzeniu faktury możesz określić, z jakiego magazynu mają być pobrane produkty wymienione na fakturze. Rubryka Magazyn, gdzie możesz wybrać właściwy magazyn, dostępne jest pod pozycjami na fakturze. Na fakturze możesz wybrać tylko jeden magazyn. Chcąc wystawić fakturę z produktami będącymi na stanie w różnych magazynach, należy przed dokonaniem takiej transakcji, za pomocą dokumentu magazynowego MM (przesunięcie międzymagazynowe), przesunąć potrzebną ilość towaru do magazynu docelowego. 


 

Ilość produktu dostępna w magazynie

Jeżeli chcesz, żeby podczas wystawiania faktury w systemie był widoczny dostępny stan magazynowy, musisz nałożyć ograniczenie magazynowe na produkty — tzw. ograniczenie ilościowe (magazynowe) danego produktu. Aby nałożyć ograniczenie magazynowe, przejdź do zakładki Magazyn > Produkty.



Tworząc nowy produkt lub edytując istniejący, przejdź do sekcji Zobacz więcej opcji (lub Ukryj opcje dodatkowe, jeśli już rozwinięte) i zaznacz checkbox przy opcji Ograniczenie ilościowe (magazynowe), a następnie zapisz zmiany u dołu strony.



Jeżeli posiadasz uprzednio utworzone już produkty, które nie mają aktywnego ograniczenia, możesz je włączyć masowo dla produktów. Instrukcję jak to zrobić, znajdziesz w artykule Grupowe ograniczenia magazynowe na liście produktów.

Podczas wyboru produktu na fakturze w nawiasie kwadratowym pojawi się ilość produktu możliwa do sprzedaży.



Nie znaczy to, że limitu podanego w nawiasie nie można przekroczyć. System pozwoli sprzedać dowolną ilość produktu, do momentu, gdy w ustawieniach aktywujesz kolejne ograniczenie.

Jest to ograniczenie możliwości wywołania i sprzedaży produktu na fakturze w momencie, kiedy na stanie magazynu NIE ma dostatecznej ilości produktu, którą chcesz sprzedać. 

Aby aktywować tę opcję, należy wejść w zakładkę Ustawienia > Ustawienia konta > Konfiguracja > Produkty i zaznaczyć checkbox przy opcji Nie pozwalaj wystawiać faktur na produkty, których nie ma w magazynach​.



Opis opcji, która umożliwia wprowadzenie podobnego ograniczenia podczas wystawienia samych dokumentów magazynowych WZ, powodujących wydanie z magazynu, znajdziesz we wpisie Blokada wydania produktu poprzez dokument magazynowy WZ.

W przypadku wystawienia faktury za pomocą API funkcja blokady sprzedaży produktu NIE JEST AKTYWNA. Dobrym przykładem są platformy sklepowe mające integracje z Fakturownią poprzez API. Z powodu braku ograniczenia stany magazynowe zarówno w Faktorowni jak i na platformach sklepowych należy ewidencjonować oddzielnie. 

Mając skonfigurowane obwarowania na sprzedaż i wydanie produktów z magazynu, możesz częściowo zautomatyzować proces migracji towaru na magazynie. Szczegółowy opis tej funkcji dostępny jest w artykule Jak automatycznie wystawiać dokumenty WZ i PZ przy dodawaniu faktur do systemu.
 

Uprzednia sprzedaż ze wskazaną ilością

UWAGA! Co w momencie, gdy włączysz magazyn, a wcześniej sprzedawałeś produkty i miałeś ich ilość na stanie w rubryce dostępna sprzedawana ilość?

Program sam wyrówna potrzebne stany dokumentem magazynowym PZ, który wystawi automatycznie. Opis tej funkcji znajdziesz w artykule Pole dostępna ilość produktów.