Przeliczenia na fakturach VAT – różne możliwości przeliczania wartości liczbowych

Metody przeliczania kwot na fakturach stosowane przez oprogramowania do tego przeznaczone bywają różne. Skutkuje to wieloma niedomówieniami między stronami transakcji (kontrahentami wystawiającymi faktury sprzedażowe a kontrahentami wprowadzającymi te faktury jako koszty), gdy metody przeliczania w oprogramowaniach stron nie są zgodne. 

Zdarza się także, że interpretacja Ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Ustawa o VAT) nie daje im jednoznacznego rozwiązania. Metody przeliczenia kwot na fakturach są zależne od tego, jaki 'typ' kontrahenta wystawia taką fakturę i jakie kwoty na fakturach mają dla niego największe znaczenie. W tym artykule wskażemy jakie formy wyliczeń dostępne są w Fakturowni. 

Przeliczenia na fakturach VAT – różne możliwości przeliczania wartości liczbowych

Faktury mogą mieć dwie różne formy wyliczeń. Mogą być liczone od kwot netto lub od kwot brutto. Aby określić sposób wyliczania, przejdź do zakładki Ustawienia > Ustawienia konta > Konfiguracja > Sposoby wyliczania.

Faktury liczone od kwoty netto 

Faktura wyliczana w ten sposób jest stosowana na rynku biznesowym w transakcjach firma-firma. Na rynku biznesowym ceny netto (bez VAT-u) są o wiele częściej stosowane niż ceny brutto. Najczęstszym powodem jest to, że większość klientów to tzw. VAT-owcy, którym przysługuje prawo do odliczenia kwot VAT. Co prawda, odliczają oni kwotę VAT po opłaceniu faktury, ale przeważnie od razu interesują ich ceny netto. 

Przeanalizujmy schemat przeliczania takiej faktury od kwoty netto oraz potencjalne nieścisłości, które mogą stać się przyczyną sporów.

Na początku obliczenia dotyczą wyliczenia wartości netto (kolor zielony na przykładzie).

Ilość x Cena netto = Wartość netto 

Mając wartość netto, następuje wyliczanie wartości VAT (kolor niebieski na przykładzie).

Wartość netto x VAT % = Wartość VAT 

Po wyliczeniu wartości VAT dochodzi do wyliczenia wartości brutto (kolor pomarańczowy na przykładzie).

Wartość netto + Wartość VAT = Wartość brutto

Taką zgodność na przeliczonych fakturach możesz uzyskać, ustawiając sposoby wyliczania programu na dowolny spośród dwóch podanych poniżej.

Wariant I



Wariant II



W wariancie drugim przy ustawieniu ceny jednostkowej na formatce netto, ustawienie rubryki Jak wyliczać łączną wartość faktury pokazane powyżej nie gra roli, ponieważ postawą w tej konfiguracji jest wyliczenie netto.

Na tej samej podstawie (wpisywanie kwot netto) zmiana rubryki Jak wyliczać kwoty w pozycjach faktury na od ceny jednostkowej (zgodnie z kasą fiskalną) również nie zmieni nic w naszym schemacie liczenia.

Co się stanie, jeżeli wyliczenia przeprowadzimy zupełnie inaczej?

Na przykład zamiast liczyć VAT z całości faktury jako oddzielne podsumowanie wartości VAT z kolumny, zsumujemy wszystkie Wartości netto x Stawka VAT = Wartość brutto.



W wyniku takiego schematu liczenia teoretycznie również od kwot netto, uzyskujemy groszową różnicę w Wartości VAT, a tym samym w kwocie całej faktury. 

Rozbieżności kwotowe związane z zaokrągleniami mogę być większe, zależy to od dużej ilości i zróżnicowanych cen produktów, oraz większej liczby procentowych stawek VAT na danej fakturze. Osoby mniej zorientowane mogą na takiej podstawie podważyć poprawność wyliczenia danej faktury. 

Co zrobić w takim wypadku? Nie ma powodów do obaw, obie formy są poprawne i dopuszczalne przez Ustawodawcę. 

W jakim celu na fakturze podaje się VAT oraz kwotę brutto w poszczególnych pozycjach? Dlaczego w każdej fakturze VAT netto znajduje się tabela z podsumowaniem różnych stawek VAT, skoro jest więcej niż jedna stawka procentowa? 

Zależy to od sposobu pracy i rozliczania dokumentów przez księgowego. Niektórzy księgowi nie zapisują w księgach całej faktury, rozpisując faktury na potrzebne fragmenty. Wtedy potrzebne do księgowania są poszczególne wiersze bądź ich sumy. Zarówno dostawca jak i odbiorca faktury mogą korzystać z usług księgowego, który w różny sposób będzie chciał rozliczyć tą samą fakturę. 

Faktury liczone od kwot brutto

Faktury z takim schematem liczenia używane są na rynku detalicznym, w sklepach lub marketach - czyli tam, gdzie ceną wyjściową towaru jest cena brutto.

Na ogół, gdy kupujemy produkty lub usługi nie interesuje nas podatek VAT. Musimy go zapłacić, ale jeżeli nie jesteśmy VAT-owcami nie możemy go odliczyć. 

Przyjrzyjmy się jak wygląda faktura przedstawiona już przez nas powyżej, ale tym razem policzmy ją od kwoty brutto. 



Na takiej fakturze obliczeń dokonuje się identycznie jak na paragonie fiskalnym.

Schemat liczenia w każdym wierszu wygląda następująco:

                                                             Cena jednostkowa brutto x  Ilość = Wartość brutto. 

Sprawdźmy czy zgadza się to w przypadku naszego 1 wiersza: 

1.22 zł/brutto x 17 szt = 20,74 zł brutto. 

Wartość VAT na takim dokumencie liczona jest za pomocą tzw. rachunku w stu, którego schemat wygląda następująco:

W przypadku naszej 1 pozycji będzie wyglądało to tak:
20.74 x ( 23/123) = 3,87821 ~ 3,88 zł 

W przypadku naszego systemu konfiguracja sposobów wyliczania na potrzeby takiej faktury będzie następująca: 


 
W teorii jest to wariant wystarczający, nie ma potrzeby manewrować opcjami w rubryce Jak wyliczać łączną wartość faktury. 

Czasami zachodzi potrzeba kosmetycznej zmiany na fakturze, gdy chcemy, żeby nie było dodatkowego grosza wynikającego z zaokrąglenia, ponieważ faktura 'ładniej' wtedy wygląda i zamiast 25,01 zł brutto chcemy 25,00 zł brutto. 

Manewrując rubryką Jak wyliczać kwoty w pozycjach faktury i ustawiając w niej opcję od ceny łącznej, a następnie poprawiając kwotę brutto pozycji, gdzie widnieje 'niepotrzebny' grosz, program pozwoli zapisać nam fakturę z naniesionymi zmianami.

Ukryje jednak usunięty grosz w kwocie netto, lub VAT w zależności od tego jakie będzie ustawienie rubryki Jak wyliczać łączną wartość faktury.

Kolumny cena jednostkowa netto oraz wartości netto na tej fakturze mają charakter czysto informacyjny. Są one jednak przydatne np. dla porównania cen hurtowych, gdzie stosowane są ceny netto. 

Nasz przykład pokazuje wyraźną różnicę między fakturą liczoną od kwot netto i fakturą liczoną od kwot brutto. Wynika to z różnicy w zaokrągleniach.

Przy niektórych kombinacjach liczbowych różnice mogą nie występować, przy innych zaś (np. gdy występują większe wartości liczbowe i niecałkowite ilości) różnice te mogą być znaczne i wynosić nawet kilka złotych. 

UWAGA! Nieprawidłowe na fakturach brutto są wyliczenia, w których używa się cen jednostkowych netto lub też wylicza się kwotę VAT jako sumę kwot VAT z wierszy faktury. 

Faktura liczona w ten sposób zawiera takie same dane jak paragon fiskalny, proszę spojrzeć na paragon do naszej faktury:



U góry mamy pozycje paragonu w układzie: Ilość * cena jedn. brutto = Wartość brutto. Z boku pozycja jest oznaczona literą (A). Litery służą klasyfikacji do tabelki ze stawkami, która jest pokazana pod pozycjami. Litera A to pozycje ze stawką 23%. Suma paragonu to suma wartości brutto: 49,38 zł 

Podatki dla poszczególnych stawek liczone są również rachunkiem w stu.

Dokumenty magazynowe

Trudności w obliczeniach zdarzają się nie tylko w dwóch wyżej opisanych przypadkach. Często zdarza się, że wystawiamy dokumenty magazynowe do faktur kosztowych czy przychodowych. 

W obrocie są zatem dokumenty PZ ( dokumenty przyjęcia towaru) i WZ (dokumenty wydania towaru). Zdarza się, że WZ otrzymuje także księgowa, która musi w rozliczeniach ująć stan magazynu, albo klient, który z taką WZką idzie do magazyniera po odbiór towaru. 

Ceny jednostkowe w magazynie są przechowywane w wartościach netto. Problem zachodzi wtedy, gdy WZ z cenami netto wygenerowana jest do faktury liczonej od kwoty brutto.

W takim przypadku dojdzie do różnic na dokumencie magazynowym i fakturze. Będą to różnice spowodowane zaokrągleniami. Przedsiębiorcom w takim przypadku nie pozostaje nic innego, jak informować o tym swoich klientów i nie zamieszczać cen na dokumentach magazynowych. Księgowi zaś mogą użyć cen netto na fakturze liczonej od brutto, które jak stwierdziliśmy wyżej są w pewnych przypadkach cenami czysto informacyjnymi.