Jak wystawić fakturę dla firm zarejestrowanych poza Polską?

Wystawiasz faktury dla kontrahentów zarejestrowanych poza Polską? Sprawdź, jak poprawnie przygotować dokument w systemie, aby zawierał wszystkie wymagane dane - np. europejski numer NIP czy międzynarodowe dane rachunku bankowego. W artykule pokazujemy, jak skonfigurować odpowiedni dział firmy i szybko wystawić prawidłową fakturę dla zagranicznego klienta.

Jak wystawić fakturę dla firm zarejestrowanych poza Polską?

Jeśli wystawiasz dokumenty księgowe dla kontrahentów działających i zarejestrowanych poza Polską, musisz wystawić dokument z danymi europejskimi.

Warto wtedy skorzystać z opcji utworzenia osobnego działu w obrębie NIP, aby dane Twojej firmy zawierały wszystkie niezbędne informacje do wystawienia takiej faktury - oprócz nazwy i adresu również europejski NIP, IBAN oraz SWIFT rachunku bankowego.

Możliwość dodania wielu działów w obrębie NIPu dostępna jest we wszystkich planach płatnych. 

Aby dodać nowy dział:

 

1. przejdź do zakładki Ustawienia > Dane firmy i skorzystaj z przycisku Dodaj nowy dział,  
   
   
    
2. system zaczyta dane firmy już istniejącej na koncie (jeśli masz kilka firm, pobierze dane działu oznaczonego jako główny), które możesz dostosować tak, aby obowiązywały w obrębie tego działu: dodać NIP europejski i przypisz do działu rachunek bankowy, który ma uzupełniony IBAN oraz SWIFT, 
   
   
    
3. dodatkowo w ustawieniach działu możesz wybrać domyślną walutę dokumentu, czy język, a także określić osobną numerację dokumentów, 
   
   
    
4. zatwierdź utworzenie działu przyciskiem Zapisz na dole formularza. 

Tak utworzony dział możesz wybrać podczas tworzenia faktury, edytując dane Sprzedawcy. Dzięki temu system automatycznie uzupełni wszystkie informacje zgodnie z ustawieniami działu, bez konieczności ręcznej poprawy na formularzu tworzenia faktury. Jak zmienić dział podczas wystawiania faktury opisaliśmy w artykule jak zmienić dane sprzedawcy/dział na fakturze.

Rachunek bankowy 

Aby sprawdzić czy numer rachunku bankowego, który przypisałeś do działu, ma prawidłowo określoną walutę, IBAN i SWIFT, przejdź do zakładki Ustawienia > Rachunki bankowe i zobacz szczegóły wybranego rachunku klikając jego nazwę lub ikonę koła zębatego > Zobacz. 



IBAN to międzynarodowy numer rachunku bankowego. Umożliwia jednoznaczne zidentyfikowanie rachunku bankowego w transakcjach międzynarodowych. Składa się z kodu kraju (np. PL dla Polski), dwucyfrowej liczby kontrolnej i numeru rachunku w formacie krajowym np. PL12 3456 7890 1234 5678 9012 3456.

SWIFT to kod banku używany w przelewach międzynarodowych. Umożliwia systemom bankowym identyfikację dokładnego banku odbiorcy. Składa się zwykle z 8 lub 11 znaków: 4 litery - kod banku, 2 litery - kod kraju, 2 litery/cyfry - lokalizacja i (opcjonalnie) 3 litery/cyfry - oddział banku. Przykład: BPKOPLPW - kod SWIFT banku w Polsce.

Więcej o rachunkach bankowych przeczytasz w artykule dodawanie numeru rachunku bankowego. 

Różne typy dokumentów i stawki podatku

W systemie możesz wystawić różne typy dokumentów z różnymi stawkami podatku np. WDT, OSS lub odwrotne obciążenie. To jaki dokument będzie prawidłowy dla Twojej transakcji zalecamy skonsultować z księgowością lub informacją podatkową. 

Numery identyfikacyjne

Jeśli na koncie aktywna jest integracja z KSeF i wystawiasz fakturę dla zagranicznego kontrahenta należy skorzystać z właściwego oznaczenia numery identyfikacyjnego zgodnie z poniższą listą:
 

• NIP – numer identyfikacji podatkowej nadany w Polsce,
• NIP UE – numer identyfikacyjny VAT UE (NIP z prefiksem kraju), stosowany w transakcjach wewnątrzwspólnotowych,
• Numer identyfikacji podatkowej (zagraniczny) (Nr id. podatkowej) – pozostałe numery identyfikacji podatkowej (najczęściej nadany przez kraj spoza UE),
• NIP - identyfikator wewnętrzny (NIP-wew. ID) - identyfikacja jednostek organizacyjnych korzystających z NIP podmiotu nadrzędnego (np. JST), gdzie trzeba wskazać NIP - numer wewnętrzny np. 0000000000-098765. UWAGA! Opcja ta po aktywacji w ustawieniach konta dostępna jest do wyboru tylko po stronie Odbiorcy i Wystawcy. 

Jeśli na swoim koncie nie masz dostępnych innych opcji niż NIP, należy je włączyć w polu Numery identyfikacyjne po przejściu do zakładki Ustawienia > Ustawienia konta > Konfiguracja > Słowniki zgodnie z instrukcją jak dodać inny niż domyślny numer identyfikacyjny. 

Sprawdź również:
Sprawdź NIP w bazie VIES
Faktury międzynarodowe
Oznaczenia dotyczące procedur
Faktura dwuwalutowa - dwie waluty na jednym dokumencie