Numer identyfikacyjny to numer, który pozwala na identyfikację strony transakcji. W Polsce najczęściej jest to numer NIP i taki numer jest używany domyślnie w systemie Fakturownia. Istnieją jednak sytuacje, w których na dokumencie musimy zawrzeć inny numer identyfikacyjny np. na fakturze międzynarodowej ważny jest numer identyfikacyjny kontrahenta, który zazwyczaj ma inną nazwę w zależności od kraju Nabywcy.
Spis treści artykułu:
- jak dodać inny niż domyślny numer identyfikacyjny
- zmiana numeru identyfikacyjnego Sprzedawcy
- zmiana numeru identyfikacyjnego Nabywcy
- oznaczenie kodu kraju przy danych Sprzedawcy, Wystawcy, Nabywcy i Odbiorcy
Jak dodać inny niż domyślny numer identyfikacyjny
Numer identyfikacyjny, którym posługują się polscy przedsiębiorcy to NIP i jest on używany domyślnie w systemie Fakturownia.
W ramach przygotowań do wdrożenia KSeF zaktualizowaliśmy działanie systemu w zakresie dodawania własnych nazw dla numeru identyfikacyjnego. Własne nazwy numerów identyfikacyjnych, które można było wcześniej dodać w słownikach, nie są już dostępne w systemie. Obowiązujące są wyłącznie numery identyfikacyjne udostępnione systemowo. Opcje systemowe dla numerów identyfikacyjnych to: NIP, NIP UE, Nr. id. podatkowej, brak, NIP - wewn. ID. Zmiany te są częścią dostosowywania systemu do wymagań Krajowego Systemu e-Faktur.
👉 Jak przygotowujemy system na KSeF? Sprawdź zmiany i bądź na bieżąco!
Jeśli potrzebujesz dodać inny typ numeru identyfikacyjnego niż NIP:
- przejdź do zakładki Ustawienia > Ustawienia konta > Konfiguracja > Słowniki,
- w polu Numery identyfikacyjne wybierz z dostępnych opcji te nazwy, które chcesz mieć dostępne do wyboru przy tworzeniu faktury, dodawaniu firmy czy tworzeniu klienta, a następnie kliknij Zapisz.
Kiedy stosować poszczególne oznaczenia numeru identyfikacyjnego:
- NIP – numer identyfikacji podatkowej nadany w Polsce,
- NIP UE – numer identyfikacyjny VAT UE (NIP z prefiksem kraju), stosowany w transakcjach wewnątrzwspólnotowych,
- Numer identyfikacji podatkowej (zagraniczny) (Nr id. podatkowej) – pozostałe numery identyfikacji podatkowej (najczęściej nadany przez kraj spoza UE),
- NIP - identyfikator wewnętrzny (NIP-wew. ID) – identyfikacja jednostek organizacyjnych korzystających z NIP podmiotu nadrzędnego (np. JST), gdzie trzeba wskazać NIP - numer wewnętrzny np. 0000000000-098765. Opcja ta po aktywacji w ustawieniach konta dostępna jest do wyboru tylko po stronie Odbiorcy i Wystawcy.
Limity dla poszczególnych oznaczeń numerów identyfikacyjnych:
- Polski NIP – maksymalnie 10 znaków, opcjonalnie z prefiksem kraju (np. 5252445767, PL5252445767)
- NIP UE – maksymalnie 12 znaków (cyfry, litery, +, *), opcjonalnie z prefiksem kraju (np. DE123456789, ATU12345678)
- Numer identyfikacji podatkowej (zagraniczny) (Nr id. podatkowej) – maksymalnie 50 znaków alfanumerycznych, opcjonalnie z prefiksem kraju
- NIP - identyfikator wewnętrzny (NIP-wew. ID) – identyfikacja jednostek organizacyjnych korzystających z NIP podmiotu nadrzędnego (np. JST), gdzie trzeba wskazać dane w formacie {NIP}-{ID} np. 0000000000-098765, gdzie identyfikator wewnętrzny to 5 cyfr.
Zmiana numeru identyfikacyjnego Sprzedawcy
Aby zmienić na stałe swój numer identyfikacyjny, który będzie pojawiał się na dokumentach sprzedażowych:
- przejdź do zakładki Ustawienia > Dane firmy,
- kliknij na nazwę oddziału/firmy i przejdź do zakładki Edycja firmy/działu;
- w polu gdzie znajduje się NIP/numery identyfikacyjne możesz zmienić numer identyfikacyjny na inny – do wyboru dostępne będą opcje, które aktywne są w ustawieniach konta;
- następnie zapisz zmiany wybierając przycisk Zapisz;
- po zapisaniu zmian, w danych Sprzedawcy podczas wystawiania nowej faktury, widnieć będzie wybrany powyżej typ numeru identyfikacyjnego;
- jeśli po rozwinięciu listy, nie pojawia się pozycja z nazwą numeru identyfikacyjnego, którą potrzebujesz, upewnij się czy została ona aktywowana w Słownikach i polu Numery identyfikacyjne (spis treści artykułu punkt: jak dodać inny niż domyślny numer identyfikacyjny).
Jeśli potrzebujesz jednorazowo zmienić swój numer identyfikacyjny na dokumencie sprzedaży, to możesz wykonać tę zmianę bezpośrednio podczas tworzenia/edycji dokumentu. Wybierz inny numer identyfikacyjny dokonując edycji danych Sprzedawcy.
Zmiana numeru identyfikacyjnego Nabywcy
Podczas wprowadzania danych Twojego Kontrahenta / Nabywcy na dokumencie sprzedażowym masz możliwość wyboru numeru identyfikacyjnego. Jeśli po rozwinięciu listy, nie pojawia się pozycja z nazwą numeru identyfikacyjnego, którą potrzebujesz, upewnij się czy została ona aktywowana w Słownikach w polu Numery identyfikacyjne (spis treści artykułu punkt: jak dodać inny niż domyślny numer identyfikacyjny).
PAMIĘTAJ! Nazwa numeru identyfikacyjnego zależna jest od języka faktury. Jeśli chcesz zamiast NIP wyświetlić VAT ID, faktura musi być wystawiona w języku angielskim lub polsko-angielskim/angielsko-polskim.
Oznaczenie kodu kraju przy danych Sprzedawcy, Wystawcy, Nabywcy i Odbiorcy
Dla wszystkich podmiotów, które mogą zostać wskazane na fakturze – Sprzedawcy, Wystawcy, Nabywcy oraz Odbiorcy – obok pola NIP dostępne jest pole umożliwiające wybór oznaczenia kraju. Kod kraju wybierasz z listy.
Dla opcji NIP pole to nie jest dostępne i jest to prawidłowe działanie systemu.
Przy wyborze NIP UE lista uwzględnia kraje objęte unijnymi zasadami obrotu towarowego. W przypadku opcji Nr id. podatkowej dostępna jest pełna lista krajów.
Jeśli w polu numeru identyfikacyjnego wpiszesz wartość w formacie DE0000000000, system automatycznie uzupełni oznaczenie kraju (kod państwa) w odpowiednim polu.
