Zdarza się, że niektórych transakcji nie trzeba dokumentować za pomocą faktur, a dokumentem pozwalającym na obciążenie i równocześnie uznanie obciążenia poprzez drugą stronę jest nota księgowa (tzw. nota obciążeniowo-uznaniową). 

Notę księgową stosujemy w sytuacjach, kiedy trzeba udokumentować transakcje, które nie podlegają opodatkowaniu podatkiem VAT. Do takich sytuacji możemy zaliczyć przykładowo:

• obciążenie dłużnika naliczonymi odsetkami od niezapłaconych zobowiązań,
• karę umowną za nieterminową realizację umowy,
• żądanie wypłaty odszkodowania od ubezpieczyciela,
• sprostowanie pomyłek, do jakich doszło we wcześniej wystawionych dowodach księgowych.

Nota księgowa może być też uznawana za podstawę do zapisów w księgach rachunkowych, jednak aby tak się stało, muszą w niej widnieć niektóre informacje,  które są wymagane od dowodów księgowych, zgodnie z ustawą o rachunkowości.

Aby nota księgowa mogła być uznana za podstawę prowadzenia zapisów musi posiadać:


1. określenie, że to nota księgowa,
2. określenie jej podtypu (Obciążeniowa/Uznaniowa)
3. numer identyfikacyjny,
4. datę wykonania operacji
5. określenie stron, które dokonują transakcji (Wystawca/Odbiorca),
6. opis operacji i jej wartość.

Trzeba pamiętać, że nota księgowa jest dodatkowym dokumentem, który można wykorzystywać nie w każdej sytuacji. Nie ma możliwości aby zastąpić nią faktury albo refaktury, za pomocą których zakupione towary lub usługi są przenoszone na właściwego nabywcę. Notę należy sporządzić w dwóch egzemplarzach. Kwoty w walutach obcych powinny być przeliczone na walutę polską, według kursu obowiązującego w chwili przeprowadzenia operacji gospodarczej. 

Więcej informacji o tym, jak wystawić notę księgową, znajdziecie w tym wpisie.