Automatyczne przypomnienie o konieczności opłacenia faktury po terminie płatności
Ostatnia aktualizacja: 2025-06-04
Automatyczne przypomnienia o nieopłaconych fakturach to funkcja dostępna w systemie Fakturownia, która pozwala na efektywne zarządzanie należnościami. Dzięki tej opcji możesz ustawić automatyczne wysyłanie przypomnień do kontrahentów po upływie określonego terminu płatności. Możesz skonfigurować harmonogram wysyłki przypomnień, określając liczbę dni po terminie płatności, po których wiadomość zostanie wysłana. Dodatkowo, istnieje możliwość dostosowania treści wiadomości w zależności od numeru przypomnienia, co pozwala na bardziej spersonalizowaną komunikację z klientami.
Automatyczne przypomnienie o konieczności opłacenia faktury po terminie płatności
Jeśli masz problem z nieterminowymi płatnościami, w Fakturowni możesz skorzystać z funkcji wysyłki przypomnień dla przeterminowanych faktur. Powiadomienia o niezapłaconych dokumentach możesz wysyłać ręcznie lub ustawić automatyczną wysyłkę, która zadba o terminowe przypomnienia bez Twojej ingerencji.
Aby skonfigurować automatyczną wysyłkę przypomnień:
- przejdź do zakładki Ustawienia > Ustawienia konta > Powiadomienia e-mail i SMS,
- w sekcji Powiadomienia e-mail o nieopłaconej fakturze aktywuj automatyczne przypomnienia korzystając z pola Czy automatycznie wysyłać - domyślnie w tym polu aktywne jest ustawienie nie wysyłaj automatycznie,
- wybierz jedną z opcji systemowych, która wskazuje po ilu dniach opóźnienia wysłać przypomnienie - jeśli chcesz samodzielnie ustawić, co ile dni system ma wysyłać przypomnienie skorzystaj z opcji więcej... i wpisz własne ustawienie np. 2, 4, 6, 8, 10,
- zatwierdź zmiany przyciskiem Zapisz na dole strony.
System NIE WYŚLE automatycznego powiadomienia dla faktur o statusie Opłacona i dla proform o statusie Odrzucona.
Powiadomienie wysyłane jest każdego wskazanego dnia o godzinie 13:00. System nie uwzględnia przy tym dni roboczych lub weekendów i świąt. Jeśli chcesz, by system wysyłał powiadomienia tylko w dni robocze skorzystaj z dedykowanej opcji wysyłaj automatyczne przypomnienie e-mailem tylko w dni robocze.
Jak wyłączyć automatyczną wysyłkę powiadomień dla wybranego klienta?
Aktywacja automatycznej wysyłki powiadomień o konieczności opłacenia faktury po terminie płatności obowiązuje dla wszystkich dokumentów na koncie, które spełnią warunki działania funkcji i konfiguracji ustawień.
Jeśli nie chcesz, by system wysyłał automatyczne upomnienia do wszystkich klientów, możesz wyłączyć automatyczną wysyłkę w karcie wybranego kontrahenta.
Aby wyłączyć automatyczną wysyłkę powiadomień:
- przejdź do zakładki Klienci,
- przejdź do karty klienta klikając jego nazwę na liście i skorzystaj z opcji Edytuj lub bezpośrednio z listy klientów kliknij ikonę koła zębatego przy wybranym kliencie i wybierz Edytuj,
- w sekcji Zobacz więcej opcji (Ukryj opcje dodatkowe, jeśli już rozwinięte) zaznacz checkbox przy opcji Nie wysyłaj automatycznych przypomnień,
- zatwierdź zmiany przyciskiem Zapisz na dole formularza.
Jak dostosować treść wiadomości z przypomnieniem w zależności od numeru przypomnienia?
Korzystając z automatycznej lub ręcznej wysyłki powiadomień, możesz dostosować treść wiadomości w zależności od numeru przypomnienia, które system wysyła dla konkretnej faktury.
Aby to osiągnąć, przejdź do zakładki Ustawienia > Ustawienia konta > Powiadomienia e-mail i SMS. W sekcji Powiadomienia e-mail o nieopłaconej fakturze w polu Rodzaj szablonu e-maila wybierz opcję własny szablon e-maila. Dzięki temu pole z treścią wiadomości będzie edytowalne.
W polu treści przypomnienia wpisz wiadomość zgodnie z poniższym schematem, dostosowując jej treść do konkretnego numeru powiadomienia.
Dzięki temu rozwiązaniu treść wiadomości będzie się zmieniać w zależności od numeru przypomnienia, co pozwala lepiej dopasować komunikację z kontrahentami. Pamiętaj o dostosowaniu treści do własnych potrzeb.
Istnieje również możliwość wysłania automatycznych przypomnień o nieopłaconym dokumencie nieksięgowym np. proformie. W ustawieniach wysyłki powiadomień aktywuj opcję Wysyłaj także dla dokumentów nieksięgowych, o której więcej przeczytasz w artykule automatyczne przypomnienie o braku płatności dla dokumentów nieksięgowych.
Sprawdź również:
Automatyczne powiadomienia SMS
Wezwanie do zapłaty
Zbiorcze wezwanie do zapłaty dla jednego Kontrahenta
Jak wysłać notę odsetkową
Nota księgowa (obciążeniowo-uznaniowa) jak wystawić w systemie
Powrót
Komentarze
zawoja
2015-04-15 08:11
piotr.wajs
ponieważ jest Pan pierwszą osobą zwracającą się z taką sugestią, proszę o utworzenie w tej sprawie sugestii w naszym serwisie Sugester.pl z dokładnym opisem lub przykładem takiego dokumentu i zagłosowanie na nią. Sugestię można utworzyć w prosty sposób, klikając na boczny przycisk "Pomoc" w serwisie Fakturownia.pl i wypełniając zgłoszenie. Na sugestię proszę zagłosować, ze swojej strony będziemy monitorować tę sugestię. Zwiększająca się ilość głosów na ten post pozwoli nam sprawdzić zapotrzebowanie naszych Użytkowników, co przyspieszy wdrażanie danej funkcjonalności.
2015-04-15 11:23
old2014-lemy1@poczta
2015-11-05 17:50
piotr.wajs
Mniej czasochłonne byłoby wysyłanie powiadomień indywidualnie.
Mam inną propozycję do rozważenia przez naszych Użytkowników. zamiast wysyłać przypomnienia o wysyłaniu przypomnień, można byłoby dodać na karcie kontrahenta możliwość zaznaczenia, czy dany klient ma być brany pod uwagę podczas wysyłki automatycznej przypomnień.
Czekam na głosy od Użytkowników, w momencie dużej popularności tej funkcji, zostanie ona zgłoszona do programistów.
2015-11-06 12:03
robi_70
1. możliwości wysyłki przypomnień co określoną ilość dni. Na przykład co 3 dni, aż do momentu odznaczenia, że dokonano płatności. Miewam klientów uporczywie przeciągających termin. Wpisałem sobie w regułę - ciąg cyfr od 3 do 54 (bo więcej system nie przyjmuje). Czyli wysyłanie co 3 dni, ale zdarza się, że potrzebuję dłuższego okresu przypomnień. Wpisanie ciągu oznaczającego w który dzień ma wysyłać przypomnienie jest wbrew automatyzacji. A przecież da się to obejść prostą funkcją.
2. Brak możliwości wysyłania ostatecznego wezwania do zapłaty. Chciałbym mieć możliwość ustawienia dla wybranych klientów, że jeśli nie zapłacą po np.: 5 lub 10 przypomnieniach to system wysyła im ostateczne wezwanie do zapłaty (oczywiście to wezwanie przydałoby się spersonalizować - czyli szablony).
2015-11-08 14:16
piotr.wajs
2) opcji wezwania do zapłaty nie mamy w systemie, niemniej jednak jest ona w naszych planach i będziemy taki formularz przygotowywać. Weźmiemy, wtedy pod uwagę Pana trafne propozycje.
2015-11-09 15:40
Marek
2016-10-13 12:42
piotr.wajs
2016-10-13 12:53
anonim
2017-06-19 12:38
piotr.wajs
przy tej opcji system nie rozpoznaje statusów płatności.
ale jeżeli dany Klient ma status płatności za pobraniem to można edytować tego Klienta , następnie w opcjach dodatkowych zaznaczyć okno "Nie wysyłaj automatycznych przypomnień".
W tedy program będzie pomijał tego Klienta przy automatycznej wysyłce.
2017-06-19 12:44
Robert
Czy można dodać adresata UDW?
2019-04-04 17:22
piotr.wajs
niestety po naszej stronie nie ma takiej funkcjonalności.
Proszę upewnić się po stronie serwisu Sugester.pl, czy CRM posiada taką możliwość.
Pozdrawiam,
Piotr
2019-04-05 11:12
Robert
2019-04-07 11:00
piotr.wajs
W tym celu należy wejść w zakładkę Ustawienia> Ustawienia konta> Wysyłanie mailem.
Pozdrawiam,
Piotr
2019-04-08 11:08
Artur
Konkretnie chciałbym wiedzieć czy jest możliwość aby system przypominał, że istnieje nieopłacona faktura wydatkowa.
Dzięki i pozdrawiam
A.
2019-09-19 12:15
piotr.wajs
Pozdrawiam,
Piotr
2019-09-19 12:33
Artur
2019-10-02 14:39
piotr.wajs
obecnie nie mamy takich planów. Niemniej jednak będziemy pamiętać o Pana sugestii, w momencie gdy deweloperzy będą aktualizować tę część systemu.
Pozdrawiam,
Piotr
2019-10-03 08:43
Jakub
1. Czy jest już jakaś informacja w sprawie funkcjonalności przypominania mi o zapłaceniu otrzymanej faktury?
2. Czy jest możliwość łączenia w jakiś sposób faktury zakupowej z sprzedażową? Przydatna funkcja gdy potrzebuję połączyć kupno z późniejszą dalszą odsprzedażą i podać taką informację księgowej. Przy większej liczbie takich transakcji łatwo się jest zamieszać.
Pozdrawiam
2020-04-16 23:48
piotr.wajs
odpowiadam na pytania:
1) nowej informacji w tej sprawie nie mamy. W dalszym ciągu taka funkcja znajduje się poza najbliższymi naszymi planami.
2) W systemie jest możliwość stworzenia faktury sprzedażowej bezpośrednio z faktury kosztowej w sposób wskazany na instrukcji: https://pomoc.fakturownia.pl/3021757-Wystawianie-faktur-przychodowych-z-faktur-kosztowych-i-odwrotnie-
System jest też wyposażony w obliczanie marży między fakturą kosztową a fakturą sprzedażową.
Schemat liczenia marży podaje pod adresem: https://pomoc.fakturownia.pl/25119137-Marza-faktury-widoczna-na-liscie-faktur.
Pozdrawiam,
Piotr
2020-04-17 10:41
Marcin
2020-12-05 17:16
piotr.wajs
przykro mi, ale w dalszym ciągu nie będę miał w tym zakresie nowych informacji.
Pozdrawiam,
Piotr
2020-12-07 15:28
Jadwiga
Czy da się wysłać przypomnienie o fv w dniu ubiegu terminu płatności?
2022-03-10 10:54
Kacper_Seta
taka możliwość jest przy ustawieniu automatycznych przypomnień o płatności.
Jeśli po wyborze "więcej" wpiszemy 0 jako jedną z liczb określających kiedy przypomnienie ma być wysłane - przypomnienie zostanie wysłane w dniu, kiedy termin płatności upływa.
Ręczna wysyłka przypomnień możliwa jest tylko dla faktur po terminie.
Pozdrawiam
Kacper
2022-03-11 13:11
Jacek
czy jest możliwość zmiany godziny wysyłania przypomnień?
Pozdrawiam
2022-04-11 18:13
piotr.wajs
nie ma możliwości zmiany godziny wysyłania automatycznych przypomnień o opłaceniu faktury.
Pozdrawiam,
Piotr
2022-04-12 09:10
Bartek
0,7,14,21,28,35,42,49,56,63,70,77,84,91,98,105,112
Pozdrawiam
Bartek
2023-05-15 09:54
nataliak
pole do wprowadzenia własnego terminu, kiedy wysyłać przypomnienie o posiada ograniczenie do 50 znaków.
Nie ma możliwości przekroczenia tego limitu.
Przypomnienie wysłane po 112 dniach zwłoki w płatności będzie ostatnim wysłanym przez system przypomnieniem.
Pozdrawiam,
Natalia.
2023-05-15 11:37
Krzysiek
a czy jest możliwość automatycznej wysyłki przypomnień do WYSŁANYCH przeterminowanych faktur? Faktury cykliczne dla wszystkich naszych klientów generują się na początku miesiąca i sukcesywnie je poprawiamy zgodnie z rzeczywistoscia i dopiero wysyłamy. Więc niektóre faktury przeterminowują się np 10 dnia miesiąca ale jeszcze nie zostały przesłane klientowi.
2024-07-04 14:31
Kacper_Seta
nie, nie ma takiej możliwości. Termin płatności liczony jest od daty wystawienia dokumentu, przypomnienia wysyłane są niezależnie, czy faktura była wysłana, czy też nie.
Jeśli dokumenty wystawiane cykliczne nie są wysyłane od razu, a są przez Państwa poprawiane i dopiero wysyłane - sugeruję ustawić dokumenty cykliczne na podstawie proform, aby cykl wystawiał proformę. Po poprawieniu dokumentu, przez wybór Kopiuj do VAT można z proformy wystawić fakturę.
Jeśli w Ustawieniach konta -> Wysyłanie e-mailem nie jest oznaczona opcja "Wysyłaj także dla dokumentów nieksięgowych", przypomnienia dla proform nie będą wysyłane.
Pozdrawiam,
Kacper
2024-07-05 09:23
Łukasz
2024-07-09 12:20
Kacper_Seta
w rubryce Czy automatycznie wysyłać jest możliwość wpisania liczb ujemnych. System zgodnie z Pana założeniem wyśle wtedy przypomnienie przed terminem płatności, w przypadku -3 wysyłka będzie miała miejsce 3 dni przed terminem płatności.
Pozdrawiam,
Kacper
2024-07-11 11:28
Krzysiek
Proformy Cykliczne to byłby dobry pomysł tylko nie widzę opcji wyselekcjonowania proform które jeszcze nie zostały skopiowane do vat. Czyli nie była jeszcze do nich wystawiona Faktura. Po takiej selekcji wiedzielibyśmy którzy klienci nie dostali jeszcze faktury w aktualnym miesiącu.
Mamy około 400 faktur miesięcznie więc musimy w ten sposób to kontrolować.
Czy jest jakiś sposób na taka weryfikację?
2024-08-30 11:12
sandrag
jedynym ze sposobów jest kierowanie się statusem. Proforma, z której wystawiono fakturę VAT, domyślnie otrzymuje status opłacono jeżeli faktura również jest oznaczona jako opłacona. Klikając Przychody > Faktury Proforma, po lewej stronie można wyszukać odpowiednie parametry wyszukiwania, w tym przypadku należy wybrać parametr "Status".
Istnieje również możliwość dodania kolumny "Wystawiono fakturę" na liście proform. Aby tego dokonać, proszę kliknąć Przychody > Faktury Proforma, a następnie w prawym górnym rogu kliknąć ikonę koła zębatego i wybrać "Dostosuj wyświetlanie kolumn" - z listy należy wybrać "Wystawiono fakturę" i zapisać. Ukaże się nowa kolumna, która będzie informowała, do której proformy została już wystawiona faktura.
Pozdrawiam
Sandra
2024-08-30 15:52
Krzysiek
A czy można ustawić aby po kliknięciu "kopiuj do vat" faktura vat miała status "nieopłacona".
W naszym przypadku tak będzie w rzeczywistości.
2024-09-02 12:39
sandrag
jest taka możliwość, natomiast należy zmienić ręcznie status dokumentu. Po kliknięciu "Kopiuj do VAT" pojawia się wypełniona formatka, na bazie proformy. W polu "Status" należy wybrać "Wystawiona" i dopiero zapisać dokument. Na skutek tego działania zarówno proforma, jak i faktura, będą miały status "Wystawiona".
Pozdrawiam
Sandra
2024-09-02 16:29
Marek
2025-01-17 18:27
milenasz
osobne ustawienia dotyczące wysyłki dla działu dostępne są od planu Pro. Należy przejść do zakładki Ustawienia > Dane firmy. Następnie kliknąć nazwę działu/firmy, by przejść do formularza edycji danych. Na dole formularza dostępna jest opcja 'Osobna konfiguracja wysyłania dokumentów e-mailem', gdzie po zaznaczeniu checkboxa przy tej opcji można skonfigurować wysyłkę w tym tę dla nieopłaconej faktury.
Przesyłam instrukcję: https://pomoc.fakturownia.pl/398042-Osobna-konfiguracja-wysylania-e-maili-dla-dzialow.
Pozdrawiam
Milena
2025-01-20 09:58
Krystian
2025-06-01 13:03
ewelinarychlik
tak, automatyczne przypomnienia są wysyłane z pozycji ustawienia całego konta. Dziękuję za wskazanie sugestii dotyczącej rozwoju tej funkcjonalności, proszę o dodanie jej na naszym Forum Sugestii (zielony przycisk w prawym górnym rogu). To pozwoli również innym użytkownikom na oddanie swojego głosu, które jest dla nas wyznacznikiem w zapotrzebowaniu i kolejnością wdrażania nowych udogodnień. Dodatkowo pragnę poinformować o nowej funkcji Automatyczne powiadomienia SMS - https://pomoc.fakturownia.pl/186091780-Automatyczne-powiadomienia-SMS W tej funkcjonalności można wysłać przypomnienie wyłącznie do klientów, gdzie zostanie dodany ich numer telefonu.
Pozdrawiam,
Ewelina
2025-06-02 13:05
Dodaj komentarz