Korzystasz z dostępnych w Fakturowni opcji i zastanawiasz się, czym jest dokument Zamówienia oraz czy może być przydatny w Twoim codziennym fakturowaniu? Kiedy najlepiej z niego korzystać i jak wystawić ten typ dokumentu w systemie? W tym wpisie znajdziesz informacje na temat samego dokumentu, a także dowiesz się, kiedy może przydać się w Twojej działalności.
Dowiedz się, jak skorzystać z tej funkcji, korzystając z interaktywnego przewodnika.
Dokument Zamówienie, dostępny w Fakturowni, jest dokumentem nieksięgowym, tak samo, jak Proforma. Jest swego rodzaju ofertą, którą przedstawiasz swojemu Kontrahentowi. Jest też dokumentem, na podstawie którego możesz tworzyć Faktury Zaliczkowe, gdy płatność za transakcję odbywa się w formie ratalnej.
Jak aktywować dokument Zamówienie w systemie?
Aby móc wystawiać ten typ dokumentu, musisz go aktywować w systemie. W tym celu przejdź do zakładki Ustawienia > Ustawienia konta > Twoje konto. W sekcji Jakie dokumenty wystawiać zaznacz checkbox przy opcji Zamówienia i zatwierdź zmiany przyciskiem Zapisz. Od teraz możesz wystawiać ten typ dokumentu w ramach swojego konta.
Jak wystawić Zamówienie?
Żeby wystawić swoje pierwsze Zamówienie, przejdź do zakładki Przychody > Zamówienie > Dodaj. Możesz również skorzystać z przycisku + Zamówienie, który jest widoczny na stronie głównej Twojego konta.
Uzupełnij formularz Zamówienia tak samo, jak w przypadku innych dokumentów, które tworzysz w ramach swojego konta. Numer dokumentu zostanie nadany przez system. Automatycznie uzupełnią się również rubryki data wystawienia, miejsce wystawienia i data sprzedaży. Podaj dane Nabywcy oraz uzupełnij pozycje na Zamówieniu. Ustal rodzaj i termin płatności. Sprawdź również opcje dostępne w sekcji Zobacz więcej opcji lub Ukryj opcje dodatkowe, jeśli już rozwinięte. Możesz tam dodać np. notatkę prywatną czy dodatkowe uwagi do dokumentu. Utworzenie dokumentu zaakceptuj przyciskiem Zapisz na dole strony.
Z poziomu podglądu utworzonego dokumentu możesz skorzystać z dodatkowych opcji dostępnych na szarej belce takich jak np. edycja, wysyłka e-mailem, drukowanie czy eksport do formatu PDF. Z tak utworzonego Zamówienia możesz również wygenerować bezpośrednio fakturę VAT. Wystarczy, że z poziomu podglądu dokumentu, z górnej belki, wybierzesz opcję Wystaw fakturę VAT. System uzupełni wszystkie dane automatycznie na podstawie Zamówienia, a Tobie pozostanie tylko zatwierdzić utworzenie dokumentu klikając Zapisz na dole strony.
Nowe zamówienie z poziomu formularza tworzenia faktury zaliczkowej
System pozwala wystawić zamówienie bezpośrednio z poziomu formularza tworzenia faktury zaliczkowej. Jeśli w sekcji Powiązane zamówienia nie jest dostępne do wyboru zamówienie dla tej transakcji, możesz je szybko utworzyć, korzystając z opcji Dodaj zamówienie.
System wyświetli pola dotyczące nowego zamówienia, w tym datę wystawienia i dane dotyczące pozycji na zamówieniu.
Uzupełnij dane dotyczące faktury zaliczkowej oraz dane dotyczące zamówienia i zapisz formularz. System przy zapisie utworzy fakturę zaliczkową z nazwą produktu „Zaliczka na wykonanie zamówienia [numer zamówienia]” – nie ma znaczenia, co podasz na formularzu tworzenia faktury zaliczkowej – oraz dodatkowo utworzy dokument nieksięgowy zamówienie i powiąże ze sobą dokumenty.
Zamówienie a płatności w formie zaliczki
Zamówienie należy wykorzystać również, jeśli płatność za transakcję odbywa się w formie ratalnej, w której otrzymujesz od Kontrahenta zaliczkę. Wystawiasz wtedy w systemie fakturę zaliczkową za część płatności, którą otrzymałeś, a jako podsumowanie całej transakcji tworzysz w systemie fakturę końcową.
Więcej o tym, jak wystawić fakturę zaliczkową do zamówienia przeczytasz w artykule tworzenie zaliczki do zamówienia oraz wystawienie faktury końcowej z faktury zaliczkowej powiązanej z zamówieniem.
Jak wystawić Zamówienie za pomocą żądania API?
Dzięki otwartemu API Fakturowni możesz również wystawić dokument Zamówienie, korzystając z zewnętrznych integracji. W przesłanym do Fakturowni żądaniu API musi znaleźć się rekord 'kind', od którego zależy jaki typ dokumentu zostanie utworzony w systemie. Wartość tego rekordu dla dokumentu Zamówienie to 'estimate'.
Żądanie API musi więc przesłać do Fakturowni rekord "kind":"estimate".
Opis wartości pola kind oraz pozostałych elementów faktury, można znaleźć w naszej dokumentacji API, która jest dostępna TUTAJ.
Dowiedz się, jak skorzystać z tej funkcji w naszej aplikacji mobilnej.
Jak wystawić Zamówienie w aplikacji mobilnej?
W Fakturowni wystawisz Zamówienie także z poziomu aplikacji mobilnej. Aby to zrobić:
- aktywuj ten typ dokumentów według ścieżki Ustawienia > Ustawienia konta > Więcej dokumentów > Jakie dokumenty wystawiać > (checkbox) Zamówienia > Zapisz zmiany,
- przejdź na Dashboard i bezpośrednio wybierz Zamówienie,
- lub wejdź w Przychody (dolne menu aplikacji), naciśnij ikonę plusa znajdującą się w prawym dolnym rogu i wybierz z listy żądany dokument,
- uzupełnij formularz Zamówienia — uzupełnij/sprawdź pole Sprzedawca, Nabywca, Pozycje na fakturze oraz Termin płatności. Gdy podstawowe dane na Zamówieniu zostaną przez Ciebie wypełnione, Zapisz dokument.
Kiedy wybierzesz opcję wystawienia faktury zaliczkowej lub końcowej na podstawie zamówienia, dokument zostanie automatycznie dodany do sekcji dokumentów powiązanych w podglądzie faktury zaliczkowej lub końcowej.
Interaktywny przewodnik poprowadzi Cię krok po kroku na rzeczywistych ekranach Fakturowni, umożliwiając łatwe zrozumienie i wykonanie potrzebnych działań. Kliknij Start aby rozpocząć, a następnie klikaj w niebieskie pola, lub użyj strzałek w prawym dolnym rogu do nawigowania po instrukcji. Instrukcja dla aplikacji mobilnej zaczyna się od 16 kroku.