Faktura Proforma to dokument, który nie jest dowodem księgowym. Jest wystawiany Kontrahentowi w celu informacji o szczegółach transakcji oraz ewentualnej płatności. Można ją również określić ofertą zawarcia transakcji, wezwaniem do zapłaty, propozycją lub zapowiedzią wystawienia faktury.
Proforma nie generuje obowiązku podatkowego i nie może zostać zaksięgowana w ewidencji. Nie może być także uwzględniana podczas rozliczeń i nie stanowi podstawy do roszczeń wobec jej odbiorcy. Nie wlicza się również do raportów dostępnych w naszej liście raportów, ponieważ - tak samo jak Zamówienie - jest dokumentem nieksięgowym.
Dla odbierającego faktura proforma to sposób na zapoznanie się ze wstępną wizualizacją docelowej faktury. Stanowi również możliwość przygotowania się do nadchodzącej opłaty i nieformalne przypomnienie o zaległych płatnościach, co nie wiąże się z dodatkowymi kosztami. Obydwie strony transakcji mogą wykorzystywać ten dokument bez ponoszenia konsekwencji.
Jak aktywować dokument Proforma w systemie?
Aby mieć możliwość wystawiania faktury Proforma, należy ją aktywować w systemie. W tym celu wybierz Ustawienia > Ustawienia konta > Twoje konto. W sekcji Jakie dokumenty wystawiać zaznacz chceckbox przy opcji Proformy i zatwierdź zmiany przyciskiem Zapisz na dole strony. Po zapisaniu możesz już wystawiać w Fakturowni ten typ dokumentu.
Faktura Proforma ma taki sam wygląd jak tradycyjna faktura:
ma odpowiedni tytuł, datowanie, numer i termin wykonania usługi/sprzedaży;
podany jest Sprzedawca i jego dane;
podany jest Nabywca i jego dane;
zawiera przedmiot transakcji, a także cenę, wartość netto, wysokość podatku, wartość VAT i brutto;
jest podany termin płatności, chociaż ten termin nie jest dla stron wiążacy.
Jedyną różnicą jest nazwa dokumentu. Informacja jaki rodzaj dokumentu wystawiasz znajduje się w rubryce Typ na formularzu dokumentu.
Jak wystawić Fakturę VAT z proformy?
Bezpośrednio z utworzonej w systemie Faktury Proforma możesz wystawić Fakturę VAT.
Aby to zrobić:
wejdź w podgląd faktury proforma klikając w jej numer - lista faktur dostępna jest po kliknięciu w Przychody > Faktury Proforma
z poziomu podglądu dokumentu wybierz z górnej belki Kopiuj do VAT
formularz Faktury VAT, który wypełni się automatycznie na podstawie danych z Proformy, zatwierdź przyciskiem Zapisz. W systemie utworzy się Faktura VAT.
W systemie można też w analogiczny sposób wystawić fakturę VAT z zamówienia. Instrukcję jak to zrobić znajdziesz tutaj.
Uwaga! Dokument Proformy jest dokumentem uniwersalnym, w związku z tym z jednego dokumentu Proforma można wystawiać wiele faktur VAT dla danego Klienta.
Rozumiem, że w analogiczny sposób zrobimy fakture zw z Vat
2019-01-27 15:14
annac
Witam,
Zgadza się, stawka podatku VAT zw nie jest przeszkodą przy zastosowaniu tej funkcjonalności naszego systemu. W przypadku dodatkowych pytań pozostajemy do dyspozycji.
Pozdrawiam, Anna.
2019-01-28 14:33
tomasz
witam
zamieniłem fakturę proformę na fakturę VAT ale wcześniej zanim to zrobiłem zaznaczyłem proformę jako opłaconą. Teraz w spisie faktur są dwie i proforma i VAT czy nie będzie zdublowana suma z faktury i proformy w rozliczeniu vat ?
2019-03-09 22:38
annac
Witam,
Jeżeli postąpił Pan w sposób opisany w poście powyżej, nie ma takiego ryzyka. Dokument proformy jest bowiem dokumentem nieksięgowym i nie jest traktowany tak jak dokument księgowy- faktura.
Pozdrawiam, Ania.
2019-03-11 11:47
sucro
Fajnie by było jeszcze, żeby faktura pro-forma znikała lub była powiązana z fakturą VAT w dziale Przychody / Wszystkie ( bo w podsumowaniu jest dwukrotnie liczone jako suma )
2020-02-05 18:46
aga
Dlaczego, gdy robię Fakturę VAT na podstawie proformy, i ta FV jest opłacona, to dlaczego proforma też automatycznie nie odznacza się jako opłacona ?
2020-05-07 20:14
Mentor
Czy jest możliwość, by po wystawieniu faktury VAT na podstawie wcześniej utworzonej faktury proforma - proforma znikała z systemu (bo de facto została zamieniona na FV VAT - więc nie powinna już zalegać w dokumentach )
2020-08-25 09:58
piotr.wajs
Odpowiedź główna
Dzień dobry,
odpowiadam na powyższe pytania oraz sugestie.
- Fajnie by było jeszcze, żeby faktura pro-forma znikała lub była powiązana z fakturą VAT w dziale Przychody / Wszystkie ( bo w podsumowaniu jest dwukrotnie liczone jako suma )
Odpowiedź:
Niestety nie jest to założeniem systemu. Zamówienie, Proforma czy inny dokument nieksięgowy jest dokumentem uniwersalnym, który pozwala na dalsze wystawianie faktur VAT z dokumentu nieksięgowego. Bez potrzebny generowania cały czas tych samych danych.
Z drugiej strony, Klienci korzystający z wystawiania jednej faktury VAT z takich dokumentów jak proforma potrzebują żeby dokument nie znikał po tworzeniu faktury, gdyż często odwołują się do pierwotnego dokumentu przy transakcji.
- Dlaczego, gdy robię Fakturę VAT na podstawie proformy, i ta FV jest opłacona, to dlaczego proforma też automatycznie nie odznacza się jako opłacona ?
Odpowiedź:
Informacja o opłaceniu dokumentu Proformy jest tak naprawdę informacją o zrealizowaniu danej transakcji. To w przypadku Klientów którzy wystawiają jedną fakturę VAT z Proformy. Nie dubluje to jednak w systemie wartości przychodu w raportach systemowych.
Pozdrawiam,
Piotr
2020-09-07 13:17
Roman
Odświeżając wątek pokazywania proforma na zbiorczej liście przychodów, to podobnie jak @sucro chciałbym by znikały po wystawieniu (lub żeby w ogóle się tam nie pokazywały - wszak dokumentem księgowym nie są). Może aby pogodzić potrzeby różnych użytkowników, co wyjaśnił @piotr.wajs wprowadzić opcje "pokazuj/ukryj proforma na zbiorczych listach dokumentów sprzedaży" (zachowując domyślne ustawienie jak dotychczas).
2021-06-09 20:57
piotr.wajs
Odpowiedź główna
Dzień dobry,
w systemie już jest taka możliwość wybierając w panelu filtrującym na liście faktur opcje Typ dokumentu> Wszystkie księgowe.
Pozdrawiam,
Piotr
2021-06-10 09:33
Woodart
Przecież jest jakąś pomyłką by Faktura proforma generowała przychód , a potem przy "kopiuj do VAT" ta faktura znowu generuje przychód. Czyli przychód jest liczony dwukrotnie. Jeżeli nie jest wykazywany w raportach to jest bardzo mylące przy statystykach dziennych i wprowadza zwyczajnie w błąd.
Skoro nie jest dokumentem fiskalnym, proforma nie powinna wpływać na stany magazynowe ani na jakikolwiek przychód w danym dniu.
W większości rozwiązań w programach do fakturowania. Proforma jest w zakładce zamówienia do klienta. i stamtąd można utworzyć z niej FV. Nie jest widoczna w sprzedaży.
Kolejna sprawa
"Niestety nie jest to założeniem systemu. Zamówienie, Proforma czy inny dokument nieksięgowy jest dokumentem uniwersalnym, który pozwala na dalsze wystawianie faktur VAT z dokumentu nieksięgowego. Bez potrzebny generowania cały czas tych samych danych."
Przy każdej fakturze w menu edycja jest "wystaw podobną" więc może to równie dobrze zastąpić widoczność zamówienia lub proformy.
2021-11-25 20:40
piotr.wajs
Odpowiedź główna
Witam serdecznie,
dziękuję za kontakt.
Proforma, Zamówienie oraz własny dokument nie księgowy nie wliczają się do przychodu z danego okresu.
Dokumenty te również nie wpływają na stan magazynowy.
Proszę o informacje na temat zestawienia lub konkretnego przypadku gdzie zauważył Pan taka zależność. BOK przeanalizuje dan e i przekaże Panu opinię w tej sprawie.
Odnośnie sprawy z uniwersalnością zamówień oraz proform, funkcja nie jest zbieżna z funkcją "wystaw podobną". Proszę o doprecyzowanie co miał Pan na myśli zestawiając te dwie funkcje.
Pozdrawiam,
Piotr
2021-11-26 16:26
Paweł
Dlaczego nie mogę wystawić fv proforma nie mając stanu magazynowego?
Zalecam włączenie opcji, żeby można wybierać pozycje zgodnie z wprowadzonymi wcześniej produktami (ze stanem zero).
W moim przypadku: wystawiam proformę, następnie po opłaceniu proformy wystawiam zaliczkową, towar idzie na produkcję i na koniec FV końcową.
2023-06-26 09:48
piotr.wajs
Odpowiedź główna
Dzień dobry,
jest taka możliwość w systemie. Wystarczy zrezygnować z jednego z ograniczeń magazynowych dostępnych w ustawieniach konta, a mianowicie
checkbox "Nie pozwalaj wystawiać faktur na produkty, których nie ma w magazynach".
Przesyłam link do artykułu: https://pomoc.fakturownia.pl/5444662-Blokada-sprzedazy-produktu-z-zerowym-stanem-magazynowym-.
Pozdrawiam serdecznie,
Piotr
2023-07-04 11:17
kris
A jest możliwość, aby numer proformy jakoś automatycznie dodawał sie jako adnotacja do zrobionej z niej faktury vat? Bo jeśli klient robi przelew do proformy, to często w tytule odwołuje się do numeru proformy i przynajmniej moja księgowa chce, aby na fakturze widniał numer proformy w adnotacjach jeśli proforma była wystawiona.
2023-08-21 12:48
milenasz
Odpowiedź główna
Dzień dobry,
jeśli faktura VAT wystawiana jest z proformy za pomocą opcji Kopiuj do VAT, można aktywować widoczność numeru proformy na fakturze.
W tym celu proszę przejść do zakładki Ustawienia > Ustawienia konta > Wydruki. Przy opcji 'Wstaw numer faktury proforma do faktury' należy zaznaczyć checkbox i zapisać zmiany.
Komentarze
Łukasz
2019-01-27 15:14
annac
Zgadza się, stawka podatku VAT zw nie jest przeszkodą przy zastosowaniu tej funkcjonalności naszego systemu. W przypadku dodatkowych pytań pozostajemy do dyspozycji.
Pozdrawiam, Anna.
2019-01-28 14:33
tomasz
zamieniłem fakturę proformę na fakturę VAT ale wcześniej zanim to zrobiłem zaznaczyłem proformę jako opłaconą. Teraz w spisie faktur są dwie i proforma i VAT czy nie będzie zdublowana suma z faktury i proformy w rozliczeniu vat ?
2019-03-09 22:38
annac
Jeżeli postąpił Pan w sposób opisany w poście powyżej, nie ma takiego ryzyka. Dokument proformy jest bowiem dokumentem nieksięgowym i nie jest traktowany tak jak dokument księgowy- faktura.
Pozdrawiam, Ania.
2019-03-11 11:47
sucro
2020-02-05 18:46
aga
2020-05-07 20:14
Mentor
2020-08-25 09:58
piotr.wajs
odpowiadam na powyższe pytania oraz sugestie.
- Fajnie by było jeszcze, żeby faktura pro-forma znikała lub była powiązana z fakturą VAT w dziale Przychody / Wszystkie ( bo w podsumowaniu jest dwukrotnie liczone jako suma )
Odpowiedź:
Niestety nie jest to założeniem systemu. Zamówienie, Proforma czy inny dokument nieksięgowy jest dokumentem uniwersalnym, który pozwala na dalsze wystawianie faktur VAT z dokumentu nieksięgowego. Bez potrzebny generowania cały czas tych samych danych.
Z drugiej strony, Klienci korzystający z wystawiania jednej faktury VAT z takich dokumentów jak proforma potrzebują żeby dokument nie znikał po tworzeniu faktury, gdyż często odwołują się do pierwotnego dokumentu przy transakcji.
- Dlaczego, gdy robię Fakturę VAT na podstawie proformy, i ta FV jest opłacona, to dlaczego proforma też automatycznie nie odznacza się jako opłacona ?
Odpowiedź:
Informacja o opłaceniu dokumentu Proformy jest tak naprawdę informacją o zrealizowaniu danej transakcji. To w przypadku Klientów którzy wystawiają jedną fakturę VAT z Proformy. Nie dubluje to jednak w systemie wartości przychodu w raportach systemowych.
Pozdrawiam,
Piotr
2020-09-07 13:17
Roman
2021-06-09 20:57
piotr.wajs
w systemie już jest taka możliwość wybierając w panelu filtrującym na liście faktur opcje Typ dokumentu> Wszystkie księgowe.
Pozdrawiam,
Piotr
2021-06-10 09:33
Woodart
Skoro nie jest dokumentem fiskalnym, proforma nie powinna wpływać na stany magazynowe ani na jakikolwiek przychód w danym dniu.
W większości rozwiązań w programach do fakturowania. Proforma jest w zakładce zamówienia do klienta. i stamtąd można utworzyć z niej FV. Nie jest widoczna w sprzedaży.
Kolejna sprawa
"Niestety nie jest to założeniem systemu. Zamówienie, Proforma czy inny dokument nieksięgowy jest dokumentem uniwersalnym, który pozwala na dalsze wystawianie faktur VAT z dokumentu nieksięgowego. Bez potrzebny generowania cały czas tych samych danych."
Przy każdej fakturze w menu edycja jest "wystaw podobną" więc może to równie dobrze zastąpić widoczność zamówienia lub proformy.
2021-11-25 20:40
piotr.wajs
dziękuję za kontakt.
Proforma, Zamówienie oraz własny dokument nie księgowy nie wliczają się do przychodu z danego okresu.
Dokumenty te również nie wpływają na stan magazynowy.
Proszę o informacje na temat zestawienia lub konkretnego przypadku gdzie zauważył Pan taka zależność. BOK przeanalizuje dan e i przekaże Panu opinię w tej sprawie.
Odnośnie sprawy z uniwersalnością zamówień oraz proform, funkcja nie jest zbieżna z funkcją "wystaw podobną". Proszę o doprecyzowanie co miał Pan na myśli zestawiając te dwie funkcje.
Pozdrawiam,
Piotr
2021-11-26 16:26
Paweł
Zalecam włączenie opcji, żeby można wybierać pozycje zgodnie z wprowadzonymi wcześniej produktami (ze stanem zero).
W moim przypadku: wystawiam proformę, następnie po opłaceniu proformy wystawiam zaliczkową, towar idzie na produkcję i na koniec FV końcową.
2023-06-26 09:48
piotr.wajs
jest taka możliwość w systemie. Wystarczy zrezygnować z jednego z ograniczeń magazynowych dostępnych w ustawieniach konta, a mianowicie
checkbox "Nie pozwalaj wystawiać faktur na produkty, których nie ma w magazynach".
Przesyłam link do artykułu: https://pomoc.fakturownia.pl/5444662-Blokada-sprzedazy-produktu-z-zerowym-stanem-magazynowym-.
Pozdrawiam serdecznie,
Piotr
2023-07-04 11:17
kris
2023-08-21 12:48
milenasz
jeśli faktura VAT wystawiana jest z proformy za pomocą opcji Kopiuj do VAT, można aktywować widoczność numeru proformy na fakturze.
W tym celu proszę przejść do zakładki Ustawienia > Ustawienia konta > Wydruki. Przy opcji 'Wstaw numer faktury proforma do faktury' należy zaznaczyć checkbox i zapisać zmiany.
Pozdrawiam
Milena
2023-08-22 10:05
Dodaj komentarz