Faktura Proforma - czym jest i jak wystawić z niej fakturę VAT?

Utworzono: 2012-04-18
Ostatnia aktualizacja: 2024-07-04
Liczba odwiedzin posta: 33294

Faktura Proforma to dokument, który nie jest dowodem księgowym. Jest wystawiany Kontrahentowi w celu informacji o szczegółach transakcji oraz ewentualnej płatności. Można ją również określić ofertą zawarcia transakcji, wezwaniem do zapłaty, propozycją lub zapowiedzią wystawienia faktury.

Proforma nie generuje obowiązku podatkowego i nie może zostać zaksięgowana w ewidencji. Nie może być także uwzględniana podczas rozliczeń i nie stanowi podstawy do roszczeń wobec jej odbiorcy. Nie wlicza się również do raportów dostępnych w naszej liście raportów, ponieważ - tak samo jak Zamówienie - jest dokumentem nieksięgowym. 

Dla odbierającego faktura proforma to sposób na zapoznanie się ze wstępną wizualizacją docelowej faktury. Stanowi również możliwość przygotowania się do nadchodzącej opłaty i nieformalne przypomnienie o zaległych płatnościach, co nie wiąże się z dodatkowymi kosztami. Obydwie strony transakcji mogą wykorzystywać ten dokument bez ponoszenia konsekwencji.
 

Instrukcja

Dowiedz się, jak skorzystać z tej funkcji, korzystając z interaktywnego przewodnika.

Jak aktywować dokument Proforma w systemie?


Aby mieć możliwość wystawiania faktury Proforma, należy ją aktywować w systemie. W tym celu wybierz Ustawienia > Ustawienia konta > Twoje konto. W sekcji Jakie dokumenty wystawiać zaznacz chceckbox przy opcji Proformy i zatwierdź zmiany przyciskiem Zapisz na dole strony. Po zapisaniu możesz już wystawiać w Fakturowni ten typ dokumentu.

Proforma obok faktur VAT i faktur korygujących jest dokumentem domyślnie aktywnym dla nowego konta. Jeśli ten typ dokumentu nie podpowiada się do wystawienia, zweryfikuj czy nie jest wyłączony w ustawieniach konta. 

Formularz ustawień z zaznaczonymi opcjami wystawiania dokumentów, w tym faktur, paragonów, proform, korekt, zamówień oraz z przyciskiem 'Zapisz'.


Faktura Proforma ma taki sam wygląd jak tradycyjna faktura:

  • ma odpowiedni tytuł, datowanie, numer i termin wykonania usługi/sprzedaży;
  • podany jest Sprzedawca i jego dane;
  • podany jest Nabywca i jego dane;
  • zawiera przedmiot transakcji, a także cenę, wartość netto, wysokość podatku, wartość VAT i brutto;
  • jest podany termin płatności, chociaż ten termin nie jest dla stron wiążący.


Jedyną różnicą jest nazwa dokumentu. Informacja jaki rodzaj dokumentu wystawiasz znajduje się w rubryce Typ na formularzu dokumentu.

Formularz faktury proforma z danymi sprzedawcy i nabywcy, pozycją produktu, szczegółami płatności oraz terminem płatności, status wystawienia.
 

Jak wystawić Fakturę VAT z proformy?


Bezpośrednio z utworzonej w systemie Faktury Proforma możesz wystawić Fakturę VAT. 
 

Aby to zrobić:


Lista faktur proforma z numerami, datami wystawienia, wartościami netto i brutto oraz nazwiskami klientów.
 
  •  z poziomu podglądu dokumentu wybierz z górnej belki Kopiuj do VAT;

Faktura proforma z opcją kopiowania do VAT, szczegóły dotyczące sprzedawcy, nabywcy, produktów i kwot płatności.
 
  •  formularz Faktury VAT, który wypełni się automatycznie na podstawie danych z Proformy, zatwierdź przyciskiem Zapisz - na koncie utworzy się Faktura VAT.

   

W systemie można też w analogiczny sposób wystawić fakturę VAT z zamówienia. Instrukcję jak to zrobić znajdziesz tutaj

Uwaga! Dokument Proformy jest dokumentem uniwersalnym, w związku z tym z jednego dokumentu Proforma można wystawiać wiele faktur VAT dla danego Klienta. 
 

Sprawdź działanie systemu korzystając z interaktywnej instrukcji

Interaktywny przewodnik poprowadzi Cię krok po kroku na rzeczywistych ekranach Fakturowni, umożliwiając łatwe zrozumienie i wykonanie potrzebnych działań.

Kliknij Start aby rozpocząć, a następnie klikaj w niebieskie pola, lub użyj strzałek w prawym dolnym rogu do nawigowania po instrukcji.



Sprawdź również jak wystawić fakturę proformę w wersji wideo na naszym kanale YouTube




Sprawdź również: Jak wstawić numer faktury proforma do faktury?


Powrót


Komentarze

Avatar sugester medium
Łukasz
Rozumiem, że w analogiczny sposób zrobimy fakture zw z Vat

2019-01-27 15:14


annac
annac
Witam,
Zgadza się, stawka podatku VAT zw nie jest przeszkodą przy zastosowaniu tej funkcjonalności naszego systemu. W przypadku dodatkowych pytań pozostajemy do dyspozycji.
Pozdrawiam, Anna.

2019-01-28 14:33


Avatar sugester medium
tomasz
witam
zamieniłem fakturę proformę na fakturę VAT ale wcześniej zanim to zrobiłem zaznaczyłem proformę jako opłaconą. Teraz w spisie faktur są dwie i proforma i VAT czy nie będzie zdublowana suma z faktury i proformy w rozliczeniu vat ?

2019-03-09 22:38


annac
annac
Witam,
Jeżeli postąpił Pan w sposób opisany w poście powyżej, nie ma takiego ryzyka. Dokument proformy jest bowiem dokumentem nieksięgowym i nie jest traktowany tak jak dokument księgowy- faktura.
Pozdrawiam, Ania.

2019-03-11 11:47


Avatar sugester medium
sucro
Fajnie by było jeszcze, żeby faktura pro-forma znikała lub była powiązana z fakturą VAT w dziale Przychody / Wszystkie ( bo w podsumowaniu jest dwukrotnie liczone jako suma )

2020-02-05 18:46


Avatar sugester medium
aga
Dlaczego, gdy robię Fakturę VAT na podstawie proformy, i ta FV jest opłacona, to dlaczego proforma też automatycznie nie odznacza się jako opłacona ?

2020-05-07 20:14


Avatar sugester medium
Mentor
Czy jest możliwość, by po wystawieniu faktury VAT na podstawie wcześniej utworzonej faktury proforma - proforma znikała z systemu (bo de facto została zamieniona na FV VAT - więc nie powinna już zalegać w dokumentach )

2020-08-25 09:58


piotr.wajs
piotr.wajs
Odpowiedź główna   Dzień dobry,
odpowiadam na powyższe pytania oraz sugestie.

- Fajnie by było jeszcze, żeby faktura pro-forma znikała lub była powiązana z fakturą VAT w dziale Przychody / Wszystkie ( bo w podsumowaniu jest dwukrotnie liczone jako suma )
Odpowiedź:
Niestety nie jest to założeniem systemu. Zamówienie, Proforma czy inny dokument nieksięgowy jest dokumentem uniwersalnym, który pozwala na dalsze wystawianie faktur VAT z dokumentu nieksięgowego. Bez potrzebny generowania cały czas tych samych danych.
Z drugiej strony, Klienci korzystający z wystawiania jednej faktury VAT z takich dokumentów jak proforma potrzebują żeby dokument nie znikał po tworzeniu faktury, gdyż często odwołują się do pierwotnego dokumentu przy transakcji.

- Dlaczego, gdy robię Fakturę VAT na podstawie proformy, i ta FV jest opłacona, to dlaczego proforma też automatycznie nie odznacza się jako opłacona ?
Odpowiedź:
Informacja o opłaceniu dokumentu Proformy jest tak naprawdę informacją o zrealizowaniu danej transakcji. To w przypadku Klientów którzy wystawiają jedną fakturę VAT z Proformy. Nie dubluje to jednak w systemie wartości przychodu w raportach systemowych.
Pozdrawiam,
Piotr


2020-09-07 13:17


Avatar sugester medium
Roman
Odświeżając wątek pokazywania proforma na zbiorczej liście przychodów, to podobnie jak @sucro chciałbym by znikały po wystawieniu (lub żeby w ogóle się tam nie pokazywały - wszak dokumentem księgowym nie są). Może aby pogodzić potrzeby różnych użytkowników, co wyjaśnił @piotr.wajs wprowadzić opcje "pokazuj/ukryj proforma na zbiorczych listach dokumentów sprzedaży" (zachowując domyślne ustawienie jak dotychczas).

2021-06-09 20:57


piotr.wajs
piotr.wajs
Odpowiedź główna   Dzień dobry,
w systemie już jest taka możliwość wybierając w panelu filtrującym na liście faktur opcje Typ dokumentu> Wszystkie księgowe.
Pozdrawiam,
Piotr

2021-06-10 09:33


Avatar sugester medium
Woodart
Przecież jest jakąś pomyłką by Faktura proforma generowała przychód , a potem przy "kopiuj do VAT" ta faktura znowu generuje przychód. Czyli przychód jest liczony dwukrotnie. Jeżeli nie jest wykazywany w raportach to jest bardzo mylące przy statystykach dziennych i wprowadza zwyczajnie w błąd.
Skoro nie jest dokumentem fiskalnym, proforma nie powinna wpływać na stany magazynowe ani na jakikolwiek przychód w danym dniu.
W większości rozwiązań w programach do fakturowania. Proforma jest w zakładce zamówienia do klienta. i stamtąd można utworzyć z niej FV. Nie jest widoczna w sprzedaży.
Kolejna sprawa
"Niestety nie jest to założeniem systemu. Zamówienie, Proforma czy inny dokument nieksięgowy jest dokumentem uniwersalnym, który pozwala na dalsze wystawianie faktur VAT z dokumentu nieksięgowego. Bez potrzebny generowania cały czas tych samych danych."
Przy każdej fakturze w menu edycja jest "wystaw podobną" więc może to równie dobrze zastąpić widoczność zamówienia lub proformy.

2021-11-25 20:40


piotr.wajs
piotr.wajs
Odpowiedź główna   Witam serdecznie,
dziękuję za kontakt.
Proforma, Zamówienie oraz własny dokument nie księgowy nie wliczają się do przychodu z danego okresu.
Dokumenty te również nie wpływają na stan magazynowy.
Proszę o informacje na temat zestawienia lub konkretnego przypadku gdzie zauważył Pan taka zależność. BOK przeanalizuje dan e i przekaże Panu opinię w tej sprawie.
Odnośnie sprawy z uniwersalnością zamówień oraz proform, funkcja nie jest zbieżna z funkcją "wystaw podobną". Proszę o doprecyzowanie co miał Pan na myśli zestawiając te dwie funkcje.
Pozdrawiam,
Piotr

2021-11-26 16:26


Avatar sugester medium
Paweł
Dlaczego nie mogę wystawić fv proforma nie mając stanu magazynowego?
Zalecam włączenie opcji, żeby można wybierać pozycje zgodnie z wprowadzonymi wcześniej produktami (ze stanem zero).
W moim przypadku: wystawiam proformę, następnie po opłaceniu proformy wystawiam zaliczkową, towar idzie na produkcję i na koniec FV końcową.

2023-06-26 09:48


piotr.wajs
piotr.wajs
Odpowiedź główna   Dzień dobry,
jest taka możliwość w systemie. Wystarczy zrezygnować z jednego z ograniczeń magazynowych dostępnych w ustawieniach konta, a mianowicie
checkbox "Nie pozwalaj wystawiać faktur na produkty, których nie ma w magazynach​".
Przesyłam link do artykułu: https://pomoc.fakturownia.pl/5444662-Blokada-sprzedazy-produktu-z-zerowym-stanem-magazynowym-.
Pozdrawiam serdecznie,
Piotr

2023-07-04 11:17


Avatar sugester medium
kris
A jest możliwość, aby numer proformy jakoś automatycznie dodawał sie jako adnotacja do zrobionej z niej faktury vat? Bo jeśli klient robi przelew do proformy, to często w tytule odwołuje się do numeru proformy i przynajmniej moja księgowa chce, aby na fakturze widniał numer proformy w adnotacjach jeśli proforma była wystawiona.

2023-08-21 12:48


milenasz
milenasz
Odpowiedź główna   Dzień dobry,

jeśli faktura VAT wystawiana jest z proformy za pomocą opcji Kopiuj do VAT, można aktywować widoczność numeru proformy na fakturze.

W tym celu proszę przejść do zakładki Ustawienia > Ustawienia konta > Wydruki. Przy opcji 'Wstaw numer faktury proforma do faktury' należy zaznaczyć checkbox i zapisać zmiany.

Pozdrawiam
Milena

2023-08-22 10:05


Avatar sugester medium
Krzysztof
Czy jest opcja wstawienia numeru proformy do faktury MP (metoda kasowa)?

2024-03-06 20:09


milenasz
milenasz
Odpowiedź główna   Dzień dobry,

przy aktywnej opcji 'Wstaw numer faktury proforma do faktury' dostępnej w zakładce Ustawienia > Ustawienia konta > Wydruki, numer proformy system dodaje automatycznie tylko dla typu dokumentu faktura VAT. Przy wystawieniu z poziomu proformy Faktury MP (metoda kasowa) zapis 'Faktura do faktury proformy' nie jest dodawany.

Taki zapis w przypadku dokumentu MP można dodać ręcznie w polu Uwagi.

Przesyłam instrukcję: https://pomoc.fakturownia.pl/148777218-Wstaw-numer-faktury-proforma-do-faktury.

Pozdrawiam
Milena

2024-03-07 09:34


Dodaj komentarz