Faktura zaliczkowa i faktura końcowa
Ostatnia aktualizacja: 2026-01-07
Fakturownia pozwala wystawiać faktury zaliczkowe i końcowe, które są przydatne na przykład do rozliczania transakcji, za które należność otrzymujesz w ratach lub jeśli potrzebujesz pobrać od kontrahenta zaliczkę na poczet wykonywanej usługi. Z tego wpisu dowiesz się, jak aktywować i tworzyć ten typ dokumentu w ramach swojego konta.
- faktura zaliczkowa i końcowa jak aktywować,
- faktura zaliczkowa: czym jest i kiedy wystawiać,
- faktura końcowa: czym jest i kiedy wystawiać.
Faktura zaliczkowa i końcowa jak aktywować
Aby móc wystawiać faktury zaliczkowe i końcowe:
- aktywuj ten typ dokumentu w zakładce Ustawienia > Ustawienia konta > Twoje konto > Jakie dokumenty wystawiać;
- zaznacz checkbox obok opcji Zaliczkowe i Końcowe i Zapisz zmiany;
- po zapisaniu pojawi się możliwość wystawiania tego typu dokumentów po przejściu do zakładki Przychody > Faktury zaliczkowe lub Faktury końcowe, a następnie skorzystaniu z przycisku Dodaj.
Prawidłowy schemat działania w systemie zgodny z KSeF opisany jest w artykułach:
- Jak utworzyć fakturę zaliczkową do zamówienia
- Jak wystawić fakturę końcową z faktury zaliczkowej powiązanej z zamówieniem
Tylko faktury zaliczkowe i końcowe powiązane z zamówieniem w sposób opisany w powyższych artykułach są prawidłowo raportowane w Fakturowni.
Faktura zaliczkowa: czym jest i kiedy wystawiać?
Fakturę zaliczkową wystawiamy w przypadku rozliczenia otrzymanych zaliczek, które są przyporządkowane do konkretnej dostawy, jaka ma nastąpić w przyszłości. Takie zaliczki na ogół wykorzystujemy przy kosztownych inwestycjach, w celu pozyskania części środków na ich zrealizowanie. Jeśli zamówienie zostanie wykonane prawidłowo i zgodnie z ustaleniami, zaliczka będzie rozliczona w cenie towaru albo usługi. Niesie to za sobą konieczność poprawnej dokumentacji operacji, szczególnie w przypadku, gdyby kontrahent nie wpłacił zaliczki w wysokości 100% wartości, wtedy konieczne jest wystawienie dodatkowej faktury końcowej, która zamyka całą transakcję.
Obowiązek podatkowy w VAT powstaje w momencie otrzymania całości bądź części zapłaty (zaliczki), w stosunku do otrzymanej kwoty. W chwili kiedy klient prowadzi działalność gospodarczą, wpłaconą zaliczkę trzeba udokumentować fakturą zaliczkową.
Taka faktura powinna zawierać:
- nazwę dokumentu;
- numer dokumentu;
- datę wystawienia dokumentu;
- datę otrzymania zapłaty;
- dane Sprzedawcy wraz z NIP;
- dane Nabywcy wraz z numerem, za pomocą którego podatnik identyfikuje się na potrzeby podatku;
- dane dotyczące zamówienia, a także otrzymaną kwotę zapłaty.
Termin wystawienia faktury zaliczkowej to nawet 30 dni przed otrzymaniem zapłaty. Natomiast jeżeli zaliczkę otrzymano przed dokonaniem dostawy towaru lub wykonaniem usługi, fakturę należy wystawić nie później niż 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu jej otrzymania.
Faktura końcowa: czym jest i kiedy wystawiać
Tworzenie faktury końcowej uzależnione jest od tego, czy nasza faktura zaliczkowa obejmowała całość zapłaty za dostawę/świadczenie usług, czy jedynie jej część. Wygenerowanie faktury końcowej następuje w momencie, gdy zaliczka nie opiewała na pełną kwotę zamówienia. Na takim dokumencie powinniśmy pomniejszyć sumę wartości towarów bądź usług, o kwotę otrzymanej części płatności, a tym samym pomniejszyć kwotę podatku, o sumę kwot podatku, który wykazaliśmy w fakturach potwierdzających otrzymanie zapłaty.
Wedle Ustawy o podatku od towarów i usług, taka faktura końcowa powinna zawierać wykaz numerów faktur zaliczkowych, które były wystawione przed wykonaniem usługi lub dostawą towaru. Chcąc ułatwić sobie rozliczenie, sprzedawca może podać także daty ich wystawienia oraz kwoty zaliczek, choć nie jest to wymagane.
Termin wystawienia faktury końcowej, (podobnie jak przy fakturach zaliczkowych) upływa nie wcześniej, niż 30 dnia, a jednocześnie nie później niż 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym dokonano dostawy towaru lub wykonano usługę.
Tworzenie faktury zaliczkowej do Zamówienia
Wiele faktur zaliczkowych do Zamówienia
Faktura końcowa z faktury zaliczkowej powiązanej z Zamówieniem
Powrót
Komentarze
Iryna
2022-03-11 13:21
tetianap
w systemie nie ma możliwości rozliczać zaliczki częściowo, program nie uznaje dokumentu faktury zaliczkowej opłaconej częściowo. Faktury częściowe są fakturami zaliczkowymi (na część transakcji), będą one ujęte w fakturze końcowej (dokument faktury końcowej może być tylko jeden jako kończący transakcje).
W systemie najlepiej zaczynać od dokumentu "Zamówienia" na łączną wartość transakcji, na podstawie którego wystawimy fakturę zaliczkową na poczet wpłaconej transakcji na kwotę nie większą niż wpłata Klienta. Następnie wystawiając fakturę końcową do jednej z zaliczek program odejmie od zamówienia wszystkie zaliczki tej transakcji i pokaże wartość końcową do zapłaty (zwaną też ostatnią zaliczką).
Ten mechanizm został opisany w artykule:
https://pomoc.fakturownia.pl/431820-Tworzenie-faktury-zaliczkowej-do-zamowienia
Pozdrawiam,
Tetiana
2022-03-11 14:22
Cezary
czy mozna wstwic 2 pola:
- kompensata - opis
- gotówka- opis
ew karta
- gotówka
pozdrawiam
2022-06-27 18:18
tetianap
zgodnie z mechanizmem faktur zaliczkowych i końcowych w systemie, faktury zaliczkowe będę podpowiadane przez program do czasu ujęcia ich na fakturze końcowej.
Do jednej faktury w systemie można przydzielić tylko jeden rodzaj płatności.
Mogą Państwo jednak dodać swoją nazwę rodzaju płatności tak, aby spełniała Państwa potrzeby.
W rubryce płatność można wybrać "więcej" i wpisać formę płatności np. 50% przelew, 50% gotówka.
Szczegółową instrukcję znajdą Państwo w linku poniżej:
https://pomoc.fakturownia.pl/6953895-Rodzaje-platnosci
Pozdrawiam,
Tetiana
2022-06-28 09:43
Henryk Makowski
Dlaczego nie można wystawić faktury z końcowej odznaczając faktury zaliczkowe
2023-02-10 10:41
tetianap
dziękujemy za sugestie. Tworzenie faktury bezpośrednio przez listę dokumentów jest możliwe jedynie dla dokumentów nieksięgowych. W celu wystawienia faktury końcowej do faktury zaliczkowej, należy wejść w podgląd jednej z zaliczek i w górnym menu kliknąć w Więcej opcji > Wystaw końcową. Jeśli faktura zaliczkowa została wystawiona nie na podstawie dokumentu nieksięgowego „Zamówienie”, to podczas tworzenia faktury końcowej w rubryce „Powiązane faktury zaliczkowe”, należy ręcznie powiązać odpowiednie faktury zaliczkowe. W przypadku jeśli zaliczki zostały wystawione na podstawie zamówienia, program automatycznie powiązane wszystkie faktury zaliczkowe wystawione do danego zamówienia z fakturą końcową.
Pozdrawiam,
Tetiana
2023-02-10 11:18
BelA
Po wpłacie zaliczki na kwotę mniejszą niż faktura końcowa, faktura zaliczkowa jest wykazywana pod kwotą faktury końcowej. Nie ma natomiast liczbowego wykazania/wyliczenia, kwoty pozostałej do zapłaty. Kwota ta jest podana jedynie słownie, jako 'do zapłaty' - księgowość naszego kontrahenta zwróciła nam uwagę, że to utrudnia rozliczenia.
Pozdrawiam,
Piotr
2023-03-06 15:46
tetianap
proszę przesłać zgłoszenie na info@fakturownia.pl, wskazując adres e-mail na który założone zostało Państwa konto, oraz numer danej faktury. Przed wysłaniem wiadomości proszę także udzielić dostępu do konta dla pomocy technicznej:
https://pomoc.fakturownia.pl/148038-Pomoc-techniczna-jak-udzielic-do-niej-dostepu-
Pozdrawiam,
Tetiana
2023-03-07 10:30
Izabela
2023-03-28 11:38
lukaszs
do zakończenia transakcji należy utworzyć fakture końcową, która uwzględni wszystkie wystawione zaliczki dla danej transakcji. Na fakturze końcowej będzie informacja - pozostało do zapłaty 0zł, w przypadku wpłaty na pełną kwote zamówienia.
Pozdrawiam,
Łukasz
2023-03-28 11:44
Dominika
2023-06-06 15:33
nataliak
aby powiązać fakturę końcową z fakturą zaliczkową, z poziomu edycji faktury końcowej pod frazą "Powiązane faktury zaliczkowe" należy zaznaczyć checkbox właściwej faktury zaliczkowej.
W razie dalszych pytań jestem do dyspozycji.
Pozdrawiam,
Natalia.
2023-06-06 15:48
Ania
potrzebuję do faktury zaliczkowej przypiąć kilka faktur końcowych, które po kolei będą się odliczały od kwoty zaliczki.
Po wystawieniu pierwszej faktury końcowej do danej faktury zaliczkowej nie mam już możliwości wystawienia kolejnej, ponieważ pojawia się informacja
"brak nierozliczonych faktur zaliczkowych..."
Gdy próbowałam od drugiej strony, wychodząc z faktury zaliczkowej do niej wystawić drugą fakturę końcową, taka opcja nie istnieje. Proszę o pomoc w rozwiązaniu problemu.
2023-10-11 11:04
lukaszs
program umożliwia wystawienie wiele faktur zaliczkowych dla danej transakcji i tylko jednej faktury końcowej. Kolejne wpłaty częściowe od kontrahenta można wykazywać na fakturach zaliczkowych.
Zalecamy wystawiać dokumenty zgodnie z instrukcją poniżej:
https://pomoc.fakturownia.pl/3682977-Wystawienie-faktury-koncowej-z-faktury-zaliczkowej-powiazanej-z-zamowieniem
Dziękuję za kontakt.
Pozdrawiam,
Łukasz
2023-10-11 11:12
Ola
2024-05-28 11:57
milenasz
jeśli korzystają Państwo z drukarki fiskalnej oraz modułu Fiskator wskazuje poniżej właściwy sposób wystawienia dokumentów.
W momencie, gdy konsument wpłaca zaliczkę, należy wystawić w systemie paragon i zafiskalizować go na drukarce fiskalnej. Następnie utworzyć zamówienie na całą kwotę transakcji i z poziomu zamówienia wystawić fakturę zaliczkową, na której należy zaznaczyć checkbox 'faktura do paragonu'. Należy pamiętać, aby w miesięcznym raporcie okresowym zastosować bieżącą datę księgowania do VAT, ale przyszłą datę księgowania do podatku dochodowego.
Następnie konsument dopłaca resztę kwoty, na którą należy utworzyć paragon. Z poziomu faktury zaliczkowej trzeba wystawić fakturę końcową, na której również proszę zaznaczyć checkbox 'faktura do paragonu'. Należy zweryfikować czy kwoty na paragonie i fakturze są zgodne oraz pamiętać, aby w miesięcznym raporcie okresowym data księgowania do podatku VAT i data księgowania do podatku PIT były takie same.
W przypadku dodatkowych pytań pozostaję do dyspozycji.
Pozdrawiam
Milena
2024-06-03 11:21
Daniel
przy generowaniu raportu zestawienie ewidencja sprzedaży i zakupów do księgowej, nie są do pliku XML wprowadzone faktury końcowe za dany okres, przynajmniej gdy są zerowe. Czy jest jakaś możliwość żeby zerowe faktury końcowe (gdy kwota zaliczki i kwota zapłaty były równe) one się pojawiały?
Pozdrawiam Daniel
2024-09-17 09:50
milenasz
nie ma potrzeby wykazywania w JPK_VAT faktury końcowej na 0,00 (jeśli zaliczka = wartość zamówienia), ponieważ z takiej faktury nie ma VAT do rozliczenia - a jeśli coś nie wpływa na VAT to nie wykazuje się tego w JPK.
Wystawienie faktury końcowej jest potrzebne do rozliczenia przychodu w podatku dochodowym. Czyli w momencie kiedy wystawione było zamówienie i faktura zaliczkowa rozliczył się VAT, a teraz trzeba rozliczyć przychód w PIT.
Proszę o informację w jaki sposób dokumentuje Pan taką transakcję? Czy najpierw wystawiane jest zamówienie na całą kwotę, a następnie do zamówienia faktura zaliczkowa i kolejno końcowa?
Pozdrawiam
Milena
2024-09-18 13:48
Anna
Wystawiłam fakturę końcową do faktury zaliczkowej z kwietnia, zaliczkowa była na +/- 50% kontraktu, a końcowa uwzględnia całość kontraktu pomniejszone o zaliczkę. Niestety wartość sie nie pokazuje w podsumowaniach
2025-08-22 15:17
michalb
proszę o przesłanie zgłoszenia drogą mailową na adres: info@fakturownia.pl oraz o podanie w mailu szczegółów zgłoszenia.
Pozdrawiam,
Michał
2025-08-22 16:46
Konrad
2025-11-19 12:42
milenasz
uprzejmie informujemy, że funkcja "--nie wyświetlaj--" dotycząca terminu płatności została tymczasowo dezaktywowana ze względu na trwające obecnie prace nad dostosowaniem systemu do wymogów Krajowego Systemu e-Faktur.
Wymagania oraz dokumentacja udostępniana przez Ministerstwo Finansów stale się zmieniają, dlatego dokładamy wszelkich starań, aby zapewnić pełną zgodność wszystkich funkcji systemu z przepisami przed wejściem w życie obowiązku korzystania z KSeF.
Aby zapewnić poprawną wysyłkę i odbiór dokumentów, wszystkie dokumenty wystawiane w Fakturowni muszą zostać odpowiednio zmapowane i dostosowane do struktur KSeF.
Na ten moment na dokumencie należy wskazać termin płatności np. korzystając z opcji natychmiast.
Pozdrawiam
Milena
2025-11-20 14:06
Leszek
2025-11-28 02:42
juliaz
uprzejmie informujemy, że ze względu na trwające obecnie prace nad
dostosowaniem systemu do wymogów Krajowego Systemu e-Faktur, zmienił się sposób wystawiania faktur zaliczkowych.
Wymagania oraz dokumentacja udostępniana przez Ministerstwo Finansów stale się zmieniają, dlatego dokładamy wszelkich starań, aby zapewnić pełną zgodność wszystkich funkcji systemu z przepisami przed wejściem w życie obowiązku korzystania z KSeF.
Aby zapewnić poprawną wysyłkę i odbiór dokumentów, wszystkie dokumenty wystawiane w Fakturowni muszą zostać odpowiednio zmapowane i dostosowane do struktur KSeF. Pracujemy więc nad wdrożeniem niezbędnych zmian, tak aby proces zarówno wysyłki, jak i odbioru dokumentów przebiegał dla Państwa bezproblemowo.
Więcej informacji na temat KSeF w Fakturowni znajdą Państwo na naszej stronie: https://fakturownia.pl/ksef.
Podsumowując - jeśli zatem potrzebują Państwo wystawić fakturę zaliczkową, należy utworzyć najpierw dokument Zamówienia.
W celu aktywacji tego typu dokumentu, proszę przejść do zakładki Ustawienia > Ustawienia konta, a następnie w sekcji "Jakie dokumenty wystawiać" zaznaczyć "Zamówienia" i zapisać zmiany (instrukcja: https://pomoc.fakturownia.pl/864299-Rozne-rodzaje-dokumentow).
Następnie w zakładce Przychody > Zamówienie, proszę kliknąć "Dodaj" i utworzyć dokument na pełną kwotę transakcji. W podglądzie zapisanego Zamówienia należy później kliknąć Więcej opcji > Wystaw zaliczkową. To pozwoli Państwu zapisać dokument faktury zaliczkowej.
Przesyłam także link do szczegółowej instrukcji: https://pomoc.fakturownia.pl/3682977-Wystawienie-faktury-koncowej-z-faktury-zaliczkowej-powiazanej-z-zamowieniem.
W razie dodatkowych pytań, pozostaję do dyspozycji.
Pozdrawiam
Julia
2025-11-28 08:32
Magda NC
2025-12-15 14:24
milenasz
jeśli faktura zaliczkowa tworzona jest do zamówienia, w pozycjach na fakturze zaliczkowej pojawia się nazwa stała, czyli Zaliczka na wykonanie zamówienia [numer zamówienia]. Dodatkowe informacje można dodać w polu Uwagi. Nie ma możliwości zmiany nazwy pozycji na fakturze zaliczkowej powiązanej z zamówieniem.
W przypadku dodatkowych pytań pozostaję do dyspozycji.
Pozdrawiam
Milena
2025-12-16 09:50
Michał
2025-12-29 12:33
michalb
proszę stworzyć dokument "Zamówienie np. ZAM1" na całkowitą wartość transakcji. Następnie edytować zaliczkową i powiązać z utworzonym ZAM1 i zapisać.
W celu powiązania końcowej, proszę z na podglądzie zaliczkowej kliknąć: "Więcej opcji > Wystaw końcową".
Pozdrawiam,
Michał
2025-12-29 16:39
Kasper
2026-01-05 14:04
michalb
przedmiotowe zmiany związane są z art. 106f ust 1 pkt 4) ustawy o VAT, gdzie wymaganym elementem faktury zaliczkowej są dane dotyczące zamówienia lub umowy, a w szczególności: nazwa (rodzaj) towaru lub usługi, ilość zamówionych towarów, wartość zamówionych towarów lub usług bez kwoty podatku (netto), stawki podatku, kwoty podatku, oraz wartość zamówienia lub umowy z uwzględnieniem kwoty podatku (wartość zamówienia brutto).
Pozdrawiam,
Michał.
2026-01-07 18:33
Dodaj komentarz