Fakturownia pozwala wystawiać faktury zaliczkowe i końcowe, które są przydatne na przykład do rozliczania transakcji, za które należność otrzymujesz w ratach lub jeśli potrzebujesz pobrać od kontrahenta zaliczkę na poczet wykonywanej usługi. Z tego wpisu dowiesz się, jak aktywować i tworzyć ten typ dokumentu w ramach swojego konta.
Faktura zaliczkowa i końcowa - jak aktywować?
Aby móc wystawiać faktury zaliczkowe i końcowe:
- aktywuj ten typ dokumentu w zakładce Ustawienia > Ustawienia konta > Twoje konto > Jakie dokumenty wystawiać;
- zaznacz checkbox obok opcji Zaliczkowe i Końcowe i Zapisz zmiany;
- po zapisaniu pojawi się możliwość wystawiania tego typu dokumentów po przejściu do zakładki Przychody > Faktury zaliczkowe lub Faktury końcowe, a następnie skorzystaniu z przycisku Dodaj.
Prawidłowy schemat działania w systemie zgodny z KSeF opisany jest w artykułach:
- Jak utworzyć fakturę zaliczkową do zamówienia
- Jak wystawić fakturę końcową z faktury zaliczkowej powiązanej z zamówieniem
Tylko faktury zaliczkowe i końcowe powiązane z zamówieniem w sposób opisany w powyższych artykułach są prawidłowo raportowane w Fakturowni.
Faktura zaliczkowa: czym jest i kiedy wystawiać?
Fakturę zaliczkową wystawiamy w przypadku rozliczenia otrzymanych zaliczek, które są przyporządkowane do konkretnej dostawy, jaka ma nastąpić w przyszłości. Takie zaliczki na ogół wykorzystujemy przy kosztownych inwestycjach, w celu pozyskania części środków na ich zrealizowanie. Jeśli zamówienie zostanie wykonane prawidłowo i zgodnie z ustaleniami, zaliczka będzie rozliczona w cenie towaru albo usługi. Niesie to za sobą konieczność poprawnej dokumentacji operacji, szczególnie w przypadku, gdyby kontrahent nie wpłacił zaliczki w wysokości 100% wartości, wtedy konieczne jest wystawienie dodatkowej faktury końcowej, która zamyka całą transakcję.
Obowiązek podatkowy w VAT powstaje w momencie otrzymania całości bądź części zapłaty (zaliczki), w stosunku do otrzymanej kwoty. W chwili kiedy klient prowadzi działalność gospodarczą, wpłaconą zaliczkę trzeba udokumentować fakturą zaliczkową.
Taka faktura powinna zawierać:
- nazwę dokumentu;
- numer dokumentu;
- datę wystawienia dokumentu;
- datę otrzymania zapłaty;
- dane Sprzedawcy wraz z NIP;
- dane Nabywcy wraz z numerem, za pomocą którego podatnik identyfikuje się na potrzeby podatku;
- dane dotyczące zamówienia, a także otrzymaną kwotę zapłaty.
Termin wystawienia faktury zaliczkowej to nawet 30 dni przed otrzymaniem zapłaty. Natomiast jeżeli zaliczkę otrzymano przed dokonaniem dostawy towaru lub wykonaniem usługi, fakturę należy wystawić nie później niż 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu jej otrzymania.
Faktura końcowa: czym jest i kiedy wystawiać
Tworzenie faktury końcowej uzależnione jest od tego, czy nasza faktura zaliczkowa obejmowała całość zapłaty za dostawę/świadczenie usług, czy jedynie jej część. Wygenerowanie faktury końcowej następuje w momencie, gdy zaliczka nie opiewała na pełną kwotę zamówienia. Na takim dokumencie powinniśmy pomniejszyć sumę wartości towarów bądź usług, o kwotę otrzymanej części płatności, a tym samym pomniejszyć kwotę podatku, o sumę kwot podatku, który wykazaliśmy w fakturach potwierdzających otrzymanie zapłaty.
Wedle Ustawy o podatku od towarów i usług, taka faktura końcowa powinna zawierać wykaz numerów faktur zaliczkowych, które były wystawione przed wykonaniem usługi lub dostawą towaru. Chcąc ułatwić sobie rozliczenie, sprzedawca może podać także daty ich wystawienia oraz kwoty zaliczek, choć nie jest to wymagane.
Termin wystawienia faktury końcowej, (podobnie jak przy fakturach zaliczkowych) upływa nie wcześniej, niż 30 dnia, a jednocześnie nie później niż 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym dokonano dostawy towaru lub wykonano usługę.
Próba zapisania korekty dla faktury bazowej z datą wystawienia => 1.04.2026 nie wysłanej do KSeF zakończy się błędem: Nie można wystawić faktury końcowej — powiązane faktury zaliczkowe (numer zaliczki) nie posiadają jeszcze numeru KSeF. Poczekaj, aż zostaną przetworzone.
Sytuacja nie będzie miała miejsca, jeśli w ustawieniach integracji nadal aktywny będzie tryb hybrydowy. Tryb hybrydowy powinien być aktywny tylko w sytuacji, gdy przedsiębiorca nie ma obowiązku wysyłania dokumentów do KSeF.
Korekta faktury zaliczkowej powiązanej z fakturą końcową
Możliwe jest wystawienie korekty do faktury zaliczkowej, która została już powiązana z fakturą końcową.
Należy pamiętać, że zmiana danych mających wpływ na rozliczenie faktury końcowej może wymagać również wystawienia korekty do powiązanej faktury końcowej, aby zachować zgodność dokumentów.
Po przejściu do formularza korekty faktury zaliczkowej powiązanej z końcową zobaczysz komunikat:
Korygowana zaliczka została uwzględniona na fakturze końcowej [numer końcowej]. Po zapisaniu tej korekty wystaw również korektę faktury końcowej.
Korekta faktury końcowej do zera – ponowne rozliczenie zaliczek
Jeśli wyzerujesz fakturę końcową korektą (np. transakcja nie doszła do skutku albo faktura końcowa zawierała błąd i chcesz wystawić ją ponownie), system automatycznie zwolni powiązane z nią faktury zaliczkowe. Dzięki temu te same zaliczki możesz rozliczyć na nowej fakturze końcowej.
Zaliczki są zwalniane w momencie zapisania korekty, która sprowadza wartość faktury końcowej do zera:
- najprościej skorzystać z opcji Więcej opcji > Wystaw korektę > Całkowitą na podglądzie faktury końcowej,
- jeśli fakturę końcową zerujesz kilkoma kolejnymi korektami, zaliczki zostaną zwolnione po zapisaniu tej korekty, która domyka wartość faktury do zera (wszystkie pozycje, które koryguje, mają po korekcie wartość 0).
Wyzerowana faktura końcowa nadal pokazuje na podglądzie i wydruku rozliczone zaliczki — jej treść się nie zmienia, również w KSeF i JPK. Zwolniona zaliczka nie jest już oznaczona jako rozliczona: na jej podglądzie w menu Więcej opcji ponownie pojawi się opcja Wystaw końcową, a w kolumnie Wystawiono fakturę na liście faktur zniknie znacznik ✓.
Aby rozliczyć zaliczki na nowej fakturze końcowej, przejdź do podglądu zaliczki i wybierz Więcej opcji > Wystaw końcową. Możesz też utworzyć fakturę końcową i dodać zaliczki za pomocą opcji Dodaj faktury zaliczkowe.
Jeśli edytujesz korektę zerującą (możliwe tylko dla ostatniej korekty w łańcuchu, niewysłanej do KSeF) tak, że faktura końcowa ponownie ma wartość, zaliczki wrócą na tę fakturę końcową. Jeśli w międzyczasie rozliczyłeś zaliczkę inną fakturą końcową, zapis korekty zakończy się komunikatem: Zaliczka [numer] została w międzyczasie rozliczona inną fakturą końcową, więc nie wróci na to zamówienie. Aby zmienić tę korektę, najpierw odepnij zaliczkę od tamtej faktury.
Wysyłka do KSeF faktury końcowej przed zaliczką
Jeśli spróbujesz wystawić fakturę końcową do zaliczki, która nie została jeszcze wysłana do KSeF, zobaczysz ostrzeżenie: Faktura zaliczkowa nie została jeszcze wysłana do KSeF. Po wysłaniu faktury końcowej jako pierwszej, wysłanie faktury zaliczkowej nie będzie już możliwe.
Jeśli chcesz wysłać obie faktury razem (np. przez wysyłkę zbiorczą), Fakturownia sama zadba o kolejność - zaliczka pójdzie pierwsza, a wysyłka faktury końcowej zostanie odroczona do czasu nadania jej numeru KSeF. Zlecenie wysyłki dla faktury końcowej będzie trzeba ponowić ręcznie.