Faktura zaliczkowa i faktura końcowa

Fakturownia pozwala wystawiać faktury zaliczkowe i końcowe, które są przydatne na przykład do rozliczania transakcji, za które należność otrzymujesz w ratach lub jeśli potrzebujesz pobrać od kontrahenta zaliczkę na poczet wykonywanej usługi. Z tego wpisu dowiesz się, jak aktywować i tworzyć ten typ dokumentu w ramach swojego konta. 
 

Faktura zaliczkowa i końcowa jak aktywować

Aby móc wystawiać faktury zaliczkowe i końcowe:

1. aktywuj ten typ dokumentu w zakładce Ustawienia > Ustawienia konta > Twoje konto > Jakie dokumenty wystawiać; 
2. zaznacz checkbox obok opcji Zaliczkowe i Końcowe i zapisz zmiany; 
   
   


3. po zapisaniu pojawi się możliwość wystawiania tego typu dokumentów po przejściu do zakładki Przychody > Faktury zaliczkowe lub Faktury końcowe, a następnie skorzystaniu z przycisku Dodaj. 
   
   

Ważne: Jeśli korzystasz z raportów Fakturowni oraz plików np. JPK_V7, przed wystawieniem faktury zaliczkowej utwórz Zamówienie. Z widoku Zamówienia w menu na górze wybierz Więcej opcji > Wystaw zaliczkową. Pojawi się okno, w którym należy podać kwotę otrzymanej zaliczki. System automatycznie wypełni szablon dokumentu. Możesz utworzyć jedną lub wiele Faktur Zaliczkowych do jednego Zamówienia. Aby wystawić Fakturę Końcową należy z widoku ostatniej faktury Zaliczkowej wybrać z menu podręcznego Więcej opcji > Wystaw końcową. System automatycznie przeliczy wartość faktury końcowej, odejmując od całości zamówienia dotychczas otrzymane zaliczki.
 

Więcej na ten temat przeczytasz w dedykowanych artykułach: 

• Jak utworzyć fakturę zaliczkową do zamówienia
• Jak wystawić fakturę końcową z faktury zaliczkowej powiązanej z zamówieniem

Tylko faktury zaliczkowe i końcowe powiązane z zamówieniem w sposób opisany w powyższych artykułach są prawidłowo raportowane w Fakturowni.

Faktura zaliczkowa czym jest i kiedy wystawiać

Fakturę zaliczkową wystawiamy w przypadku rozliczenia otrzymanych zaliczek, które są przyporządkowane do konkretnej dostawy, jaka ma nastąpić w przyszłości. Takie zaliczki na ogół wykorzystujemy przy kosztownych inwestycjach, w celu pozyskania części środków na ich zrealizowanie. Jeśli zamówienie zostanie wykonane prawidłowo i zgodnie z ustaleniami, zaliczka będzie rozliczona w cenie towaru albo usługi. Niesie to za sobą konieczność poprawnej dokumentacji operacji, szczególnie w przypadku, gdyby kontrahent nie wpłacił zaliczki w wysokości 100% wartości, wtedy konieczne jest wystawienie dodatkowej faktury końcowej, która zamyka całą transakcję. 

Obowiązek podatkowy w VAT powstaje w momencie otrzymania całości bądź części zapłaty (zaliczki), w stosunku do otrzymanej kwoty. W chwili kiedy klient prowadzi działalność gospodarczą, wpłaconą zaliczkę trzeba udokumentować fakturą zaliczkową.

Taka faktura powinna zawierać:

1. nazwę dokumentu;
2. numer dokumentu;
3. datę wystawienia dokumentu;
4. datę otrzymania zapłaty;
5. dane Sprzedawcy wraz z NIP;
6. dane Nabywcy wraz z numerem, za pomocą którego podatnik identyfikuje się na potrzeby podatku;
7. dane dotyczące zamówienia, a także otrzymaną kwotę zapłaty.

Faktura końcowa czym jest i kiedy wystawiać

Tworzenie faktury końcowej uzależnione jest od tego, czy nasza faktura zaliczkowa obejmowała całość zapłaty za dostawę/świadczenie usług, czy jedynie jej część. Wygenerowanie faktury końcowej następuje w momencie, gdy zaliczka nie opiewała na pełną kwotę zamówienia. Na takim dokumencie powinniśmy pomniejszyć sumę wartości towarów bądź usług, o kwotę otrzymanej części płatności, a tym samym pomniejszyć kwotę podatku, o sumę kwot podatku, który wykazaliśmy w fakturach potwierdzających otrzymanie zapłaty.
Wedle Ustawy o podatku od towarów i usług, taka faktura końcowa powinna zawierać wykaz numerów faktur zaliczkowych, które były wystawione przed wykonaniem usługi lub dostawą towaru. Chcąc ułatwić sobie rozliczenie, sprzedawca może podać także daty ich wystawienia oraz kwoty zaliczek, choć nie jest to wymagane. 

W momencie kiedy wystawiona została więcej niż jedna faktura zaliczkowa, a suma wygenerowanych faktur obejmuje całość płatności, ostatnia faktura zaliczkowa powinna posiadać numery poprzednich dokumentów zaliczkowym. W związku z tym nie ma obowiązku wystawiania faktury końcowej, jeśli faktura zaliczkowa (albo kilka faktur zaliczkowych do jednego zlecenia) opiewają na całość zapłaty.

 

Uwaga: Jeśli korzystasz z raportów Fakturowni, a twój kontrahent dokonał 100% przedpłaty, co zostało udokumentowane jedną lub wieloma fakturami zaliczkowymi, pamiętaj aby w dokumencie potwierdzającym otrzymanie całości zapłaty uzupełnić “datę księgowania podatku dochodowego”. Tylko wówczas system rozpozna przychód z tego zamówienia i uwzględni go na przykład przy ustalaniu zaliczki na podatek dochodowy PIT.

Termin wystawienia faktury końcowej, (podobnie jak przy fakturach zaliczkowych) upływa nie wcześniej, niż 30 dnia, a jednocześnie nie później niż 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym dokonano dostawy towaru lub wykonano usługę.