Faktura zaliczkowa i faktura końcowa
Ostatnia aktualizacja: 2023-08-11
Fakturownia pozwala wystawiać faktury zaliczkowe i końcowe, które są przydatne na przykład do rozliczania transakcji, za które należność otrzymujesz w ratach lub jeśli potrzebujesz pobrać od kontrahenta zaliczkę na poczet wykonywanej usługi. Z tego wpisu dowiesz się, jak aktywować i tworzyć ten typ dokumentu w ramach swojego konta.
Faktura zaliczkowa i końcowa jak aktywować
Aby móc wystawiać faktury zaliczkowe i końcowe:
- aktywuj ten typ dokumentu w zakładce Ustawienia > Ustawienia konta > Twoje konto > Jakie dokumenty wystawiać;
- zaznacz checkbox obok opcji Zaliczkowe i Końcowe i zapisz zmiany;
- po zapisaniu pojawi się możliwość wystawiania tego typu dokumentów po przejściu do zakładki Przychody > Faktury zaliczkowe lub Faktury końcowe, a następnie skorzystaniu z przycisku Dodaj.
Ważne: Jeśli korzystasz z raportów Fakturowni oraz plików np. JPK_V7, przed wystawieniem faktury zaliczkowej utwórz Zamówienie. Z widoku Zamówienia w menu na górze wybierz Więcej opcji > Wystaw zaliczkową. Pojawi się okno, w którym należy podać kwotę otrzymanej zaliczki. System automatycznie wypełni szablon dokumentu. Możesz utworzyć jedną lub wiele Faktur Zaliczkowych do jednego Zamówienia. Aby wystawić Fakturę Końcową należy z widoku ostatniej faktury Zaliczkowej wybrać z menu podręcznego Więcej opcji > Wystaw końcową. System automatycznie przeliczy wartość faktury końcowej, odejmując od całości zamówienia dotychczas otrzymane zaliczki.
Więcej na ten temat przeczytasz w dedykowanych artykułach:
- Jak utworzyć fakturę zaliczkową do zamówienia
- Jak wystawić fakturę końcową z faktury zaliczkowej powiązanej z zamówieniem
Tylko faktury zaliczkowe i końcowe powiązane z zamówieniem w sposób opisany w powyższych artykułach są prawidłowo raportowane w Fakturowni.
Faktura zaliczkowa czym jest i kiedy wystawiać
Fakturę zaliczkową wystawiamy w przypadku rozliczenia otrzymanych zaliczek, które są przyporządkowane do konkretnej dostawy, jaka ma nastąpić w przyszłości. Takie zaliczki na ogół wykorzystujemy przy kosztownych inwestycjach, w celu pozyskania części środków na ich zrealizowanie. Jeśli zamówienie zostanie wykonane prawidłowo i zgodnie z ustaleniami, zaliczka będzie rozliczona w cenie towaru albo usługi. Niesie to za sobą konieczność poprawnej dokumentacji operacji, szczególnie w przypadku, gdyby kontrahent nie wpłacił zaliczki w wysokości 100% wartości, wtedy konieczne jest wystawienie dodatkowej faktury końcowej, która zamyka całą transakcję.
Obowiązek podatkowy w VAT powstaje w momencie otrzymania całości bądź części zapłaty (zaliczki), w stosunku do otrzymanej kwoty. W chwili kiedy klient prowadzi działalność gospodarczą, wpłaconą zaliczkę trzeba udokumentować fakturą zaliczkową.
Taka faktura powinna zawierać:
- nazwę dokumentu;
- numer dokumentu;
- datę wystawienia dokumentu;
- datę otrzymania zapłaty;
- dane Sprzedawcy wraz z NIP;
- dane Nabywcy wraz z numerem, za pomocą którego podatnik identyfikuje się na potrzeby podatku;
- dane dotyczące zamówienia, a także otrzymaną kwotę zapłaty.

Termin wystawienia faktury zaliczkowej to nawet 30 dni przed otrzymaniem zapłaty. Natomiast jeżeli zaliczkę otrzymano przed dokonaniem dostawy towaru lub wykonaniem usługi, fakturę należy wystawić nie później niż 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu jej otrzymania.
Faktura końcowa czym jest i kiedy wystawiać
Tworzenie faktury końcowej uzależnione jest od tego, czy nasza faktura zaliczkowa obejmowała całość zapłaty za dostawę/świadczenie usług, czy jedynie jej część. Wygenerowanie faktury końcowej następuje w momencie, gdy zaliczka nie opiewała na pełną kwotę zamówienia. Na takim dokumencie powinniśmy pomniejszyć sumę wartości towarów bądź usług, o kwotę otrzymanej części płatności, a tym samym pomniejszyć kwotę podatku, o sumę kwot podatku, który wykazaliśmy w fakturach potwierdzających otrzymanie zapłaty.
Wedle Ustawy o podatku od towarów i usług, taka faktura końcowa powinna zawierać wykaz numerów faktur zaliczkowych, które były wystawione przed wykonaniem usługi lub dostawą towaru. Chcąc ułatwić sobie rozliczenie, sprzedawca może podać także daty ich wystawienia oraz kwoty zaliczek, choć nie jest to wymagane.
W momencie kiedy wystawiona została więcej niż jedna faktura zaliczkowa, a suma wygenerowanych faktur obejmuje całość płatności, ostatnia faktura zaliczkowa powinna posiadać numery poprzednich dokumentów zaliczkowym. W związku z tym nie ma obowiązku wystawiania faktury końcowej, jeśli faktura zaliczkowa (albo kilka faktur zaliczkowych do jednego zlecenia) opiewają na całość zapłaty.
Uwaga: Jeśli korzystasz z raportów Fakturowni, a twój kontrahent dokonał 100% przedpłaty, co zostało udokumentowane jedną lub wieloma fakturami zaliczkowymi, pamiętaj aby w dokumencie potwierdzającym otrzymanie całości zapłaty uzupełnić “datę księgowania podatku dochodowego”. Tylko wówczas system rozpozna przychód z tego zamówienia i uwzględni go na przykład przy ustalaniu zaliczki na podatek dochodowy PIT.
Termin wystawienia faktury końcowej, (podobnie jak przy fakturach zaliczkowych) upływa nie wcześniej, niż 30 dnia, a jednocześnie nie później niż 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym dokonano dostawy towaru lub wykonano usługę.
Powrót
Komentarze
Iryna
2022-03-11 13:21
tetianap
w systemie nie ma możliwości rozliczać zaliczki częściowo, program nie uznaje dokumentu faktury zaliczkowej opłaconej częściowo. Faktury częściowe są fakturami zaliczkowymi (na część transakcji), będą one ujęte w fakturze końcowej (dokument faktury końcowej może być tylko jeden jako kończący transakcje).
W systemie najlepiej zaczynać od dokumentu "Zamówienia" na łączną wartość transakcji, na podstawie którego wystawimy fakturę zaliczkową na poczet wpłaconej transakcji na kwotę nie większą niż wpłata Klienta. Następnie wystawiając fakturę końcową do jednej z zaliczek program odejmie od zamówienia wszystkie zaliczki tej transakcji i pokaże wartość końcową do zapłaty (zwaną też ostatnią zaliczką).
Ten mechanizm został opisany w artykule:
https://pomoc.fakturownia.pl/431820-Tworzenie-faktury-zaliczkowej-do-zamowienia
Pozdrawiam,
Tetiana
2022-03-11 14:22
Cezary
czy mozna wstwic 2 pola:
- kompensata - opis
- gotówka- opis
ew karta
- gotówka
pozdrawiam
2022-06-27 18:18
tetianap
zgodnie z mechanizmem faktur zaliczkowych i końcowych w systemie, faktury zaliczkowe będę podpowiadane przez program do czasu ujęcia ich na fakturze końcowej.
Do jednej faktury w systemie można przydzielić tylko jeden rodzaj płatności.
Mogą Państwo jednak dodać swoją nazwę rodzaju płatności tak, aby spełniała Państwa potrzeby.
W rubryce płatność można wybrać "więcej" i wpisać formę płatności np. 50% przelew, 50% gotówka.
Szczegółową instrukcję znajdą Państwo w linku poniżej:
https://pomoc.fakturownia.pl/6953895-Rodzaje-platnosci
Pozdrawiam,
Tetiana
2022-06-28 09:43
Henryk Makowski
Dlaczego nie można wystawić faktury z końcowej odznaczając faktury zaliczkowe
2023-02-10 10:41
tetianap
dziękujemy za sugestie. Tworzenie faktury bezpośrednio przez listę dokumentów jest możliwe jedynie dla dokumentów nieksięgowych. W celu wystawienia faktury końcowej do faktury zaliczkowej, należy wejść w podgląd jednej z zaliczek i w górnym menu kliknąć w Więcej opcji > Wystaw końcową. Jeśli faktura zaliczkowa została wystawiona nie na podstawie dokumentu nieksięgowego „Zamówienie”, to podczas tworzenia faktury końcowej w rubryce „Powiązane faktury zaliczkowe”, należy ręcznie powiązać odpowiednie faktury zaliczkowe. W przypadku jeśli zaliczki zostały wystawione na podstawie zamówienia, program automatycznie powiązane wszystkie faktury zaliczkowe wystawione do danego zamówienia z fakturą końcową.
Pozdrawiam,
Tetiana
2023-02-10 11:18
BelA
Po wpłacie zaliczki na kwotę mniejszą niż faktura końcowa, faktura zaliczkowa jest wykazywana pod kwotą faktury końcowej. Nie ma natomiast liczbowego wykazania/wyliczenia, kwoty pozostałej do zapłaty. Kwota ta jest podana jedynie słownie, jako 'do zapłaty' - księgowość naszego kontrahenta zwróciła nam uwagę, że to utrudnia rozliczenia.
Pozdrawiam,
Piotr
2023-03-06 15:46
tetianap
proszę przesłać zgłoszenie na info@fakturownia.pl, wskazując adres e-mail na który założone zostało Państwa konto, oraz numer danej faktury. Przed wysłaniem wiadomości proszę także udzielić dostępu do konta dla pomocy technicznej:
https://pomoc.fakturownia.pl/148038-Pomoc-techniczna-jak-udzielic-do-niej-dostepu-
Pozdrawiam,
Tetiana
2023-03-07 10:30
Izabela
2023-03-28 11:38
lukaszs
do zakończenia transakcji należy utworzyć fakture końcową, która uwzględni wszystkie wystawione zaliczki dla danej transakcji. Na fakturze końcowej będzie informacja - pozostało do zapłaty 0zł, w przypadku wpłaty na pełną kwote zamówienia.
Pozdrawiam,
Łukasz
2023-03-28 11:44
Dominika
2023-06-06 15:33
nataliak
aby powiązać fakturę końcową z fakturą zaliczkową, z poziomu edycji faktury końcowej pod frazą "Powiązane faktury zaliczkowe" należy zaznaczyć checkbox właściwej faktury zaliczkowej.
W razie dalszych pytań jestem do dyspozycji.
Pozdrawiam,
Natalia.
2023-06-06 15:48
Dodaj komentarz