Wystawiając fakturę w Fakturowni, możesz elastycznie zarządzać danymi nabywcy – od podstawowych informacji, takich jak nazwa i NIP, po dodatkowe szczegóły jak dane kontaktowe. W tym artykule pokazujemy, gdzie i jak uzupełniać dane nabywcy, jak korzystać z zapisanych kontrahentów oraz jak edytować lub usuwać wprowadzone informacje.
Dane nabywcy na fakturze
Faktura jest potwierdzeniem zawarcia transakcji pomiędzy Sprzedawcą towaru lub usługi, a jego Nabywcą. Dane Nabywcy są podstawowym elementem prawidłowo utworzonej faktury. Nabywcą może być zarówno osoba prywatna, jak i firma.
Formularz tworzenia faktury zawiera dwie sekcje: stronę sprzedającą, jako Sprzedawca i stronę kupującą, jako Nabywca.
W sekcji Nabywca podaj dane swojego kontrahenta.
Możesz wybrać czy klient jest firmą, czy osobą prywatną, zaznaczając dedykowany checkbox. Niezbędne do uzupełnienia rubryki będą się nieznacznie różnić. Na przykład w przypadku firmy pojawi się dodatkowa rubryka do podania NIP, a dla osoby prywatnej zamiast nazwy nabywcy pojawią się rubryki imię i nazwisko.
Obowiązkowe do uzupełnienia dane oznaczone są czerwoną gwiazdką.
Po stronie Nabywcy, po rozwinięciu dodatkowych opcji za pomocą frazy więcej ↓ dostępne są również dodatkowe oznaczenia niezbędne w kontekście KSeF. Checkboxy działają niezależnie tzn. możesz aktywować tylko jeden z nich lub obydwa. Ustawienia te nie zapisują się w karcie klienta.
Zaznaczenie checkboxa Czy faktura dotyczy jednostki samorządu terytorialnego? automatycznie dodaje w formularzu faktury dodatkowego odbiorcę oznaczonego w polu Rodzaj podmiotu jako JST - odbiorca. Dzięki tej opcji możesz prawidłowo wskazać na dokumencie Nabywcę, którym może być np. gmina i faktycznego odbiorcę np. szkołę, co sprawi, że wystawiony dokument będzie zgodny ze strukturą FA(3).
Zaznaczenie checkboxa Czy faktura dotyczy członka grupy VAT? automatycznie dodaje na formularzu faktury dodatkowego odbiorcę oznaczonego w polu Rodzaj podmiotu jako Członek GV - odbiorca. Grupa VAT stanowi specyficzną konstrukcję podatkową funkcjonującą wyłącznie na potrzeby rozliczeń VAT. Po jej utworzeniu podmioty wchodzące w skład grupy są traktowane – zarówno przez organy podatkowe, jak i przez kontrahentów zewnętrznych – jako jeden podatnik VAT.
Jak wyszukać kontrahenta z bazy klientów?
Jeśli klient jest już dodany do bazy na koncie, możesz go dodać w formularzu za pomocą wyszukiwania. Wystarczy, że w polu Nabywca lub Imię wpiszesz 3 pierwsze litery, a system podpowie najbardziej odpowiadające wyszukiwaniu rekordy. Następnie wystarczy kliknąć na nazwę klienta, a dane z karty klienta zostaną zaczytane automatycznie.
Opcja wyszukiwania działa w ten sam sposób dla Nabywcy, jako osoby prywatnej oraz firmy.
Zaczytaj dane po NIP, REGON lub KRS
Jeśli sprzedajesz towar lub usługę firmie, której danych nie masz w bazie, możesz dodać je ręcznie lub skorzystać z opcji zaczytywania danych.
Wystarczy, że skorzystasz z przycisku Zaczytaj dane po NIP, REGON lub KRS, który jest dostępny, gdy Nabywca jest oznaczony jako firma.
W dedykowanym oknie, które wyświetli system, wystarczy wpisać jeden z możliwych numerów NIP, REGON, KRS i zatwierdzić pobranie danych przyciskiem Pobierz.
System pobierze dane firmy z Bazy Internetowej GUS i na ich podstawie uzupełni wszystkie rubryki.
Szczegółowy opis tej opcji znajdziesz w tym artykule pobieranie danych klientów z bazy GUS.
