[Fakturownia - Baza wiedzy](https://pomoc.fakturownia.pl/index.md) / [KSeF](https://pomoc.fakturownia.pl/integracja-z-ksef.md)

# [Jak wysyłać faktury z Fakturowni do KSeF?](https://pomoc.fakturownia.pl/199488736-jak-wysylac-faktury-z-fakturowni-do-ksef.md)

<p>Poniższy artykuł pokazuje, jak uruchomić i obsługiwać wysyłkę faktur z Fakturowni do KSeF – automatycznie lub ręcznie. Znajdziesz tu także listę typów dokumentów wysyłanych do KSeF, opis statusów i filtrowania, edycji po wysyłce oraz pobierania plików KSeF XML.</p>

<iframe allow="accelerometer; autoplay; clipboard-write; encrypted-media; gyroscope; picture-in-picture; web-share" allowfullscreen="" frameborder="0" height="315" referrerpolicy="strict-origin-when-cross-origin" src="https://www.youtube.com/embed/8lK3c3p6_gE?si=wrBxaEA0iBRXCrai" title="YouTube video player" width="560"></iframe>

<p>Spis treści</p>
<ul>
    <li><a href="#demo">Integracja z KSeF – aktywacja i dostęp do ustawień</a></li>
    <li><a href="#automatyczne">Automatyczne wysyłanie faktur do KSeF</a></li>
    <li><a href="#r%C4%99czna">Ręczna wysyłka faktur do KSeF</a></li>
    <li><a href="#gdzie">Gdzie sprawdzić czy użytkownik (pracownik) ma aktywną wysyłkę do KSeF?</a></li>
    <li><a href="#status">Status KSeF i Informacja KSeF</a></li>
    <li><a href="#filtr">Filtr Status KSeF</a></li>
    <li><a href="#jakie">Jakie dokumenty wysyłamy do KSeF</a></li>
    <li><a href="#pobieranie">Pobieranie faktur w formacie KSeF XML</a></li>
    <li><a href="#edycja">Edycja faktury po wysyłce do KSeF</a></li>
    <li><a href="#zalaczniki">Załączniki a wysyłka faktury do KSeF</a></li>
    <li><a href="#kiedy">Kiedy wysłać e-mail z fakturą do Klienta (Kontrahenta)?</a></li>
    <li><a href="#faq">FAQ - pytania i odpowiedzi</a></li>
</ul>

<h2 id="demo">Integracja z KSeF – aktywacja i dostęp do ustawień</h2>

<ol>
    <li>Integrację aktywujesz przechodząc do zakładki <strong>Ustawienia &gt; Integracje i dodatki &gt; KSeF</strong>. Szczegóły jak połączyć integrację KSeF z kontem w Fakturowni znajdziesz w artykule: <strong><a href="https://pomoc.fakturownia.pl/202886638-jak-polaczyc-fakturownie-z-ksef-manualne-czy-automatyczne-uwierzytelnienie-ksef">Jak połączyć Fakturownię z KSeF - manualne czy automatyczne uwierzytelnienie KSeF?</a></strong>
    </li>
    <li>Dostęp do ustawień integracji KSeF jest taki sam jak do Ustawień Konta, czyli dla adresów e-mail z rolą <strong>Właściciel konta</strong> oraz <strong>Administrator</strong>.</li>
</ol>

<h2 id="automatyczne">Automatyczne wysyłanie faktur do KSeF</h2>

<ol>
    <li>Wejdź w <strong>Ustawienia &gt; Integracje i dodatki &gt; KSeF &gt; Ustawienia</strong> lub <strong>Ustawienia &gt; Ustawienia KSeF</strong>
        <img alt="Ustawienia automatycznej wysyłki do KSeF: suwak automatu oraz wybór zakresu dokumentów (wszystkie firmy, firmy i osoby prywatne, tylko firmy z Polski)." src="https://assets2.intum.net/1/cms/assets/kb-old/s1/radgost/files/Zrzut_ekranu_2026-01-12_111406.png" class="w-auto max-w-full h-auto">
    </li>
    <li>Włącz suwak <strong>Automatycznie wysyłaj tworzone dokumenty do KSeF</strong>
    </li>
    <li>Wybierz, <strong>jakie dokumenty mają być wysyłane automatycznie</strong>:</li>
</ol>

<ul>
    <li>
        <strong>Wszystkie dokumenty wystawiane dla firm</strong> – automatycznie wysyłane są tylko dokumenty wystawiane dla kontrahentów będących firmami.
    </li>
    <li>
        <strong>Wszystkie dokumenty wystawiane dla firm i osób prywatnych</strong> – automatycznie wysyłane są dokumenty wystawiane dla kontrahentów będących firmami jak i również dokumenty dla osób fizycznych <strong>bez NIP</strong>. Pamiętaj, że wysyłka dokumentów dla osób prywatnych do KSeF jest <strong>dobrowolna (nieobowiązkowa)</strong>.
    </li>
    <li>
        <strong>Tylko dokumenty wystawiane dla firm z Polski (dokumenty dla firm zagranicznych należy wysyłać ręcznie)</strong> – automatycznie wysyłane są tylko dokumenty wystawiane dla firm z Polski. Dokumenty dla firm zagranicznych i osób prywatnych nie są wysyłane automatycznie. <strong>Pamiętaj, że dokumenty zagraniczne po weryfikacji obowiązkowo należy przesłać do KSeF ręcznie!</strong> Dokumenty dla osób prywatnych – jeśli chcesz je przekazać do KSeF, zleć wysyłkę ręcznie; wysyłka takich dokumentów do KSeF jest <strong>dobrowolna (nieobowiązkowa)</strong>.
    </li>
</ul>

<p><strong>Jak działa automat?</strong><br>
    W trybie automatycznym, po zapisaniu faktury Fakturownia przekazuje ją do <strong>KSeF</strong> zgodnie z wybranym zakresem. Jeśli masz aktywną automatyczną wysyłkę, wszystkie dokumenty kwalifikujące się do wysyłki do KSeF (zgodnie z wybraną opcją) zostaną wygenerowane, również dokumenty utworzone przez integracje (np. e-commerce), faktury cykliczne itp. i wysłane do KSeF.</p>

<p>Przy aktywnej automatycznej wysyłce faktur do KSeF dla użytkowników w formularzu faktury widoczny jest przycisk <strong>Zapisz</strong>. Kluczowe jest jednak jego działanie dla poszczególnych ról w systemie i nadanych uprawnień do wysyłki dokumentów do KSeF. Uprawnienia ustawisz w integracji KSeF zgodnie z artykułem <strong><a href="https://pomoc.fakturownia.pl/159675649-ksef-uprawnienia-uzytkownikow-w-fakturowni-kto-moze-wysylac-dokumenty-i-jak-to-ustawic" target="_blank">KSeF: Uprawnienia użytkowników w Fakturowni – kto może wysyłać dokumenty i jak to ustawić</a></strong></p>

<h4>Dla osób z nadanymi uprawnieniami do wysyłki dokumentów do KSeF np. Właściciel konta i Administrator</h4>
<ul>
    <li>Na formularzu faktury widoczny jest przycisk <strong>Zapisz</strong>
    </li>
    <li>Po kliknięciu <strong>Zapisz</strong>, dokument zostaje utworzony w systemie i <strong>automatycznie wysłany do KSeF</strong>
    </li>
</ul>

<h4>Dla osób bez nadanych uprawnień do wysyłki do KSeF np. Użytkownik lub rola własna</h4>
<ul>
    <li>Na formularzu faktury widoczny jest przycisk <strong>Zapisz</strong>
    </li>
    <li>Po kliknięciu <strong>Zapisz</strong>, dokument zostaje utworzony w systemie, ale <strong>nie zostaje wysłany do KSeF</strong>
    </li>
</ul>

<img alt="Przycisk „Zapisz” w formularzu faktury – zapis dokumentu bez automatycznej wysyłki do KSeF w systemie Fakturownia." src="https://assets2.intum.net/1/cms/assets/kb-old/s1/radgost/files/Zrzut_ekranu_2026-01-09_153847.png" class="w-auto max-w-full h-auto">

<p>W tej sytuacji <strong>osoba z nadanymi uprawnieniami do wysyłki dokumentów do KSeF musi zlecić ręcznie wysyłkę dokumentu do KSeF</strong>, który został wystawiony przez osobę bez uprawnień do wysyłki do KSeF.</p>

<p>Więcej informacji o rolach użytkownika a uprawnieniach wysyłania faktur do KSeF znajdziesz w artykule <a href="https://pomoc.fakturownia.pl/159675649-Rola-uzytkownika-a-uprawnienie-wysylania-faktur-do-KSeF#gdzie" target="_blank">Gdzie sprawdzić czy określony użytkownik ma aktywną wysyłkę do KSeF?</a></p>

<h2 id="ręczna">Ręczna wysyłka faktur do KSeF</h2>

<ol>
    <li>Jeśli chcesz pracować wyłącznie ręcznie wejdź w <strong>Ustawienia &gt; Integracje i dodatki &gt; KSeF &gt; Ustawienia</strong> lub <strong>Ustawienia &gt; Ustawienia KSeF</strong>
    </li>
    <li>Upewnij się, że suwak <strong>Automatycznie wysyłaj tworzone dokumenty do KSeF</strong> jest wyłączony (szary)</li>
</ol>

<img alt="Przełącznik ustawień wysyłki dokumentów do KSeF w pozycji wyłączonej w panelu Fakturownia." src="https://assets2.intum.net/1/cms/assets/kb-old/s1/radgost/files/Zrzut_ekranu_2025-12-10_111039.png" class="w-auto max-w-full h-auto">

<p>Jeśli masz wyłączoną automatyczną wysyłkę to w formularzu faktury widoczny jest przycisk <strong>Zapisz</strong> lub <strong>Zapisz i wyślij do KSeF</strong>. To, czy faktura zostanie wysłana, zależy od uprawnień użytkownika:</p>

<h4>Dla osób z nadanymi uprawnieniami do wysyłki dokumentów do KSeF np. Właściciel konta i Administrator</h4>
<ul>
    <li>
        <strong>Zapisz</strong> – zapisuje dokument w systemie i nie wysyła do KSeF. Pamiętaj, że w takiej sytuacji należy przesłać dokument tego samego dnia, kiedy faktura została wystawiona. Jeśli wystawisz dokument o 22:00 24 września, to wciąż 24 września musisz wysłać dokument do KSeF do godziny 23:59 aby był przesłany w trybie online. Przesyłając go w dniu kolejnym, faktura zostanie przesłana już w trybie nie online, a offline24.
    </li>
    <li>
        <strong>Zapisz i wyślij do KSeF</strong> – zapisuje i od razu wysyła dokument do KSeF.
    </li>
</ul>

<h4>Dla osób bez nadanych uprawnień do wysyłki do KSeF np. Użytkownik lub rola własna</h4>
<ul>
    <li>Domyślnie widoczny jest tylko przycisk <strong>Zapisz</strong> – zapisuje dokument w systemie i nie wysyła do KSeF. Pamiętaj, że w takiej sytuacji należy tego samego dnia, kiedy faktura została wystawiona, aby osoba z uprawnieniami do <strong>Wysyłanie do KSeF</strong> przesłała ją do KSeF.</li>
    <li>Jeśli w ustawieniach integracji KSeF zaznaczysz uprawnienie <strong>Wysyłanie do KSeF</strong> dla tych użytkowników, to tu również pojawi się przycisk <strong>Zapisz i wyślij do KSeF.</strong>
    </li>
</ul>

<img alt="Przyciski „Zapisz” i „Zapisz i wyślij do KSeF” w formularzu faktury w systemie Fakturownia." src="https://assets2.intum.net/1/cms/assets/kb-old/s1/radgost/files/32680/KSeF_przyciski_wysyki.png" class="w-auto max-w-full h-auto">

<h4>Model mieszany (praktyczny w zespołach i integracjach e-commerce)</h4>
<p>Dla konta włącz automatyczną wysyłkę, ale <strong>u użytkowników bez uprawnień do KSeF</strong> zapis dokumentu nie wyśle go do KSeF (zostanie tylko utworzony na koncie Fakturowni). Dzięki temu część zespołu - osoby uprawnione może decydować o wysyłce dokumentów do KSeF a np. integracje mogą wystawiać faktury po API w programie Fakturownia i od razu przesyłać do KSeF.</p>

<h4>Wszystkie sposoby wysłania dokumentu</h4>

<p>Jeśli masz włączony tryb ręczny, faktura po zapisaniu nie wysyła się sama do KSeF. Wysyłkę jej możesz zlecić na kilka sposobów — w zależności od tego, gdzie aktualnie pracujesz w systemie:</p>

<p><strong>Wysyłka z formatki wystawiania faktury (podczas tworzenia dokumentu)</strong></p>
<p>Najprostsza metoda przy wystawianiu dokumentu:</p>
<ol>
    <li>
        <strong>Zapisz</strong> – zapisuje fakturę w Fakturowni, bez wysyłki do KSeF
    </li>
    <li>
        <strong>Zapisz i wyślij do KSeF</strong> – zapisuje i od razu wysyła fakturę do KSeF
    </li>
</ol>

<img alt="Przyciski „Zapisz” i „Zapisz i wyślij do KSeF” w formularzu faktury w systemie Fakturownia." src="https://assets2.intum.net/1/cms/assets/kb-old/s1/radgost/files/32680/KSeF_przyciski_wysyki.png" class="w-auto max-w-full h-auto">

<p><strong>Wysyłka pojedynczo z listy faktur</strong></p>
<p>Możesz wysłać już wystawioną fakturę bez wchodzenia w jej edycję:</p>
<ol>
    <li>przejdź do <a href="https://app.fakturownia.pl/goto?after_url=invoices?kind=vat" target="_blank"><strong>Przychody &gt; Faktury</strong></a> (lista dokumentów),</li>
    <li>w kolumnie <strong>KSeF</strong> kliknij ikonę/przycisk statusu <strong>Wyślij do KSeF</strong> przy wybranej fakturze,</li>
    <li>system zleci wysyłkę i status w kolumnie <strong>KSeF</strong> zmieni się na odpowiedni (np. „w trakcie", „wysłano", „błąd").
        <img alt="Kolumna KSeF na liście faktur z ikoną wysyłki i statusem dokumentu w systemie Fakturownia." src="https://s3.eu-west-1.amazonaws.com/attachments.intum.net/1/23a350945986b7156f74e28445d357288a7f921b" class="w-auto max-w-full h-auto">
    </li>
</ol>

<p><strong>Wysyłka masowa z listy faktur</strong></p>
<p>Jeśli chcesz wysłać kilka faktur jednocześnie:</p>
<ol>
    <li>na liście faktur zaznacz checkboxami wybrane dokumenty,</li>
    <li>kliknij przycisk <strong>Wyślij faktury do KSeF</strong> (zbiorcza akcja dla zaznaczonych pozycji),</li>
    <li>system przekaże dokumenty do KSeF, a każdy dokument otrzyma własny status i numer KSeF po przyjęciu.
        <img alt="Masowa wysyłka faktur do KSeF – lista faktur z zaznaczonymi dokumentami i przyciskiem zbiorczej wysyłki w systemie Fakturownia." src="https://s3.eu-west-1.amazonaws.com/attachments.intum.net/1/8cf02d2322250693cd69b56fd92364680f632efd" class="w-auto max-w-full h-auto">
    </li>
</ol>

<p><strong>Wysyłka z podglądu zapisanej faktury</strong></p>
<p>Jeżeli jesteś w podglądzie konkretnej faktury:</p>
<ol>
    <li>wybierz przycisk <strong>KSeF</strong>,</li>
    <li>z tego miejsca dokument zostanie przesłany do KSeF</li>
</ol>

<img alt="Podgląd szczegółów faktury z wyróżnionym przyciskiem „KSeF” do wysyłki dokumentu do Krajowego Systemu e-Faktur." src="https://assets2.intum.net/1/cms/assets/kb-old/s1/radgost/files/NUMERY_IDENTYFIKACYJNE_wybor_opcji_-1-.png" class="w-auto max-w-full h-auto">
<h4>Kolejność wysyłki, gdy w paczce jest faktura bazowa i jej korekta/końcowa</h4>
<p>Jeśli w jednej wysyłce zbiorczej zaznaczysz zarówno fakturę bazową (lub zaliczkową), jak i powiązaną z nią korektę (lub fakturę końcową), system zadba o poprawną kolejność automatycznie.</p>
<div class="bg-gray-100 dark:bg-amber-950 border border-gray-300 dark:border-amber-700 rounded px-4 py-3 my-4">
    <strong class="text-red-700 dark:text-amber-300">WSKAZÓWKA!</strong> Faktura bazowa/zaliczkowa zawsze zostanie wysłana jako pierwsza. Wysyłka powiązanej korekty/faktury końcowej z tej samej paczki zostanie automatycznie odroczona do momentu, aż baza otrzyma numer KSeF.
</div>
<p>Odroczony dokument pojawi się na liście faktur ze <strong><a href="https://pomoc.fakturownia.pl/najczestsze-bledy-przy-wysylce-faktur-do-ksef-i-sposoby-ich-rozwiazania#wysy%C5%82ka-zbiorcza-faktury-bazowej-razem-z-korekt%C4%85-lub-faktur%C4%85-ko%C5%84cow%C4%85" target="_blank">statusem błędu wysyłki</a></strong> i komunikatem informującym o konieczności ponowienia wysyłki. Jeśli w wysyłce zbiorczej choć jedna faktura nie zostanie wysłana z tego powodu, zobaczysz komunikat: <em>„Część faktur nie została zlecona do wysłania do KSeF — sprawdź statusy na liście i w razie potrzeby ponów wysyłkę.”</em></p>
<div class="bg-gray-100 dark:bg-amber-950 border border-gray-300 dark:border-amber-700 rounded px-4 py-3 my-4">
    <strong class="text-red-700 dark:text-amber-300">UWAGA!</strong> Aby uniknąć odroczenia, możesz też wysłać fakturę bazową osobno, poczekać na jej numer KSeF, a dopiero potem wysłać korektę/fakturę końcową.
</div>
<h2 id="gdzie">Gdzie sprawdzić czy użytkownik (pracownik) ma aktywną wysyłkę do KSeF?</h2>

<p>Aby sprawdzić czy adres e-mail, dodany jako użytkownik do konta, ma dostęp do wysyłki faktur do KSeF, przejdź do zakładki <a href="https://app.fakturownia.pl/goto?after_url=account_users" target="_blank"><strong>Ustawienia &gt; Użytkownicy</strong></a>. W kolumnie <strong>Wysyłanie do KSeF</strong> zobaczysz oznaczenie <strong>Tak</strong>, jeśli wysyłka jest aktywna lub <strong>Nie</strong>, jeśli możliwość wysyłki do KSeF nie jest dostępna dla wybranego usera. Aby nadać uprawnienia do wysyłki do KSeF przejdź do <a href="https://app.fakturownia.pl/goto?after_url=apps/ksef" target="_blank">Ustawienia &gt; Integracje i dodatki &gt; KSeF</a> &gt; Ustawienia &gt; Szczegóły połączenia z KSeF</p>

<img alt="Lista użytkowników z uprawnieniami do wysyłania dokumentów do KSeF według ról i działów w systemie Fakturownia." src="https://assets2.intum.net/1/cms/assets/kb-old/s1/radgost/files/32680/KSeF_wysyanie_do_ksef_uprawnienia.png" class="w-auto max-w-full h-auto">

<h2 id="status">Status KSeF i Informacja KSeF</h2>

<p>Na liście dokumentów widoczna jest kolumna <strong>KSeF</strong> oraz po lewej stronie filtr <strong>Status KSeF</strong>.</p>

<p>Statusy są różne i sygnalizują poszczególne sytuacje:
    <img src="https://s3.eu-west-1.amazonaws.com/attachments.intum.net/1/2b2f706e6bc88954507eac0754c22c65d14931f1" alt="Ikony statusów KSeF na liście faktur w systemie Fakturownia: do wysyłki, wysłano poprawnie, w trakcie, błąd wysyłki, brak połączenia, nie dotyczy." class="w-auto max-w-full h-auto">
</p>

<ol>
    <li>wyślij dokument do KSeF – <strong>niebieska ikona</strong> „wyślij do KSeF" widoczna jest przez ograniczony czas na liście Przychodów (w dniu wystawienia dokumentu i dzień później - do momentu, gdy termin jeszcze nie minął) - później nadal możesz wysłać fakturę z poziomu jej podglądu lub akcji masowej,</li>
    <li>wyślij dokument do KSeF w trybie offline 24 - <strong>żółta ikona</strong> "wyślij do KSeF" widoczna jest przy tych dokumentach, dla których termin wysyłki zgodny z KSeF już minął - dla wysyłki takiego dokumentu, system wyświetli komunikat "<em>Faktura zostanie wysłana do KSeF w trybie offline24 – termin przesłania do KSeF już minął. Rozważ wystawienie faktury z datą bieżącą, jeśli to możliwe. Po wysłaniu dokumentu nie będzie możliwości jego edycji oraz usunięcia. W przypadku błędów konieczne będzie wystawienie faktury korygującej.</em>",</li>
    <li>dokument poprawnie przesłany do KSeF,</li>
    <li>dokument jest w trakcie przesyłania do KSeF, odśwież stronę i sprawdź czy status zmieni się,</li>
    <li>błąd wysyłki dokumentu do KSeF. Sprawdź komunikat w <strong>Informacja KSeF</strong>, popraw błędy lub spróbuj ponowić wysyłkę jeśli to błąd serwera KSeF,</li>
    <li>połączenie z integracją KSeF jest nieaktywne - NIP jest niepołączony. Przejdź do <strong>Ustawienia &gt; Integracje i dodatki &gt; KSeF</strong> &gt; Ustawienia w sekcji <strong>Masz dostępne następujące połączenia</strong> kliknij w <strong>Szczegóły</strong> swojego połączenia i <strong>Spróbuj ponownie</strong>,</li>
    <li>dokumenty, które nie podlegają pod konieczność wysyłki do KSeF np. paragon, proforma itp..</li>
</ol>
<p>Zbiorcza wysyłka do KSeF:</p>

<ul>
    <li>
        przy zaznaczeniu kilku faktur i kliknięciu <strong>„Wyślij faktury do KSeF”</strong> pojawia się okno potwierdzenia,
    </li>
    <li>
        jeśli któreś z zaznaczonych faktur mają przekroczony termin, wyświetla się lista z linkami do tych faktur i komunikat:
        <strong>„Rozważ wystawienie faktur z datą bieżącą, jeśli to możliwe”</strong> – możesz kliknąć link, żeby sprawdzić fakturę, albo od razu wysłać.
        <img src="https://s3.eu-west-1.amazonaws.com/attachments.intum.net/1/228d2323f5e76eada36c796070273acb70e60b5a" alt="Komunikat przy masowej wysyłce faktur do KSeF, gdy przynajmniej jedna faktura ma przekroczony termin wysyłki." class="w-auto max-w-full h-auto">
    </li>
</ul>

<p>Klikając na określony status pojawia się nam okno <strong>Informacja KSeF</strong> ze szczegółami komunikacji z KSeF.
    <img alt="Okno Informacja KSeF z polami: numer dokumentu, status, data wystawienia, data wysyłki, numer KSeF, data wystawienia w KSeF oraz sekcja błędów i pliki do pobrania." src="https://s3.eu-west-1.amazonaws.com/attachments.intum.net/1/789003eb34ff02f78e7a63513b79a54d8895cf70" class="w-auto max-w-full h-auto">
</p>

<p>Znajdziesz tu:</p>
<ul>
    <li>
        <strong>Numer dokumentu</strong> – numer Twojej faktury w Fakturowni
    </li>
    <li>
        <strong>Status</strong> – aktualny stan wysyłki (np. W trakcie, Wysłano poprawnie, Błąd wysyłania, Błąd serwera)
    </li>
    <li>
        <strong>Data wystawienia w Fakturowni</strong> – kiedy dokument utworzono w systemie
    </li>
    <li>
        <strong>Data wysyłki do KSeF</strong> – chwila, gdy faktura została przekazana do KSeF
    </li>
    <li>
        <strong>Numer KSeF</strong> – identyfikator nadany przez KSeF (po pomyślnym przyjęciu). Numer KSeF zobaczysz także na podglądzie faktury w sekcji <strong>Aktywności związane z dokumentem</strong> oraz w pobranym <strong>UPO KSeF</strong>
    </li>
    <li>
        <strong>Data wystawienia w KSeF</strong> – data przyjęcia i zarejestrowania faktury w KSeF
    </li>
    <li>
        <strong>Błędy</strong> – jeśli wysyłka się nie powiodła, pojawi się komunikat z Ministerstwa Finansów.
    </li>
</ul>

<p><em>Przykład: Duplikat faktury. Faktura o numerze KSeF: xxxxxxxxx-20251202-050020684550-06 została już prawidłowo przesłana do systemu w sesji: 20251202-SO-2740F71000-A3A727B45B-EE lub Wskazany element w strukturze e-Faktury nie spełnia wymogów: pole Adres nie może być puste</em></p>

<p>Dla statusu <strong>Błąd serwera</strong> zwykle wystarczy ponowić wysyłkę później.</p>

<p><strong>Pliki do pobrania</strong></p>
<ul>
    <li>
        <strong>Faktura KSeF</strong> – oryginał pliku XML przyjętego przez KSeF zgodny ze strukturą FA(3)
    </li>
    <li>
        <strong>UPO KSeF</strong> – Urzędowe Poświadczenie Odbioru – potwierdzenie przyjęcia dokumentu z numerem KSeF po poprawnym przyjęciu
    </li>
</ul>

<div class="bg-gray-100 dark:bg-amber-950 border border-gray-300 dark:border-amber-700 rounded px-4 py-3 my-4">
    <strong class="text-red-700 dark:text-amber-300">WAŻNE!</strong> Nie zmieniaj nazwy pobranego pliku XML – zawiera ona unikalny identyfikator KSeF dokumentu.
</div>

<p><strong>Wyślij ponownie</strong> – jeśli w dokumencie był błąd, który został poprawiony to z tej pozycji możesz jeszcze raz wysłać go do KSeF</p>

<h2 id="filtr">Filtr Status KSeF</h2>

<p>Na liście <a href="https://app.fakturownia.pl/goto?after_url=invoices?kind=vat" target="_blank"><strong>Przychody &gt; Faktury</strong></a> po lewej stronie znajdziesz filtr <strong>Status KSeF</strong>.</p>

<img alt="Lista filtrów statusu KSeF w systemie: wszystkie, do wysyłki, wysłano poprawnie, w trakcie wysyłki, błąd wysyłania/serwera, pozostałe." src="https://assets2.intum.net/1/cms/assets/kb-old/s1/radgost/files/Zrzut_ekranu_2025-12-11_115417.png" class="w-auto max-w-full h-auto">

<p>Pozwala on zawęzić widok tylko do dokumentów o wybranym etapie obsługi w KSeF:</p>
<ul>
    <li>
        <strong>wszystkie</strong> – pełna lista dokumentów, niezależnie od statusu KSeF
    </li>
    <li>
        <strong>Do wysyłki</strong> – tylko te dokumenty które się kwalifikują do wysyłki do KSeF i są przygotowane w Fakturowni, a jeszcze <strong>nie zostały wysłane</strong> (np. gdy masz tryb ręczny)
    </li>
    <li>
        <strong>Wysłano poprawnie</strong> – faktury przyjęte przez KSeF; mają nadany numer KSeF i datę wystawienia w KSeF.
    </li>
    <li>
        <strong>Offline</strong> – faktury przesłane do KSeF w trybie offline
    </li>
    <li>
        <strong>W trakcie wysyłki</strong> – dokumenty oczekujące na przetworzenie po stronie KSeF (kolejka).
    </li>
    <li>
        <strong>Błąd wysyłania/serwera</strong> – dokumenty, które mają błąd wysyłania i wysyłka została odrzucona (np. błąd walidacji treści) lub problem techniczny po stronie KSeF.
    </li>
    <li>
        <strong>Pozostałe</strong> – przedstawia dokumenty, które nie podlegają pod konieczność wysyłki do KSeF np. paragon, proforma itp.
    </li>
</ul>

<h2 id="jakie">Jakie typy dokumentów w systemie Fakturownia podlegają wysyłce do KSeF</h2>

<ol>
    <li><a href="https://pomoc.fakturownia.pl/225408-Co-to-jest-faktura-definicja" target="_blank">Faktury sprzedaży</a></li>
    <li>Faktury korygujące</li>
    <li><a href="https://pomoc.fakturownia.pl/106234-Jak-wystawic-fakture-walutowa-do-zagranicznego-kontrahenta-" target="_blank">Faktury walutowe</a></li>
    <li><a href="https://pomoc.fakturownia.pl/431820-Tworzenie-faktury-zaliczkowej-do-zamowienia" target="_blank">Zaliczki i faktury końcowe</a></li>
    <li><a href="https://pomoc.fakturownia.pl/106328-Faktury-VAT-MP" target="_blank">Faktury MP</a></li>
    <li><a href="https://pomoc.fakturownia.pl/106842-Jak-wystawiac-faktury-VAT-marza-" target="_blank">Marża (VAT marża)</a></li>
    <li><a href="https://pomoc.fakturownia.pl/321461-Faktury-wewnatrzwspolnotowe-czym-sa-i-jak-je-wystawic-" target="_blank">WDT</a></li>
    <li><a href="https://pomoc.fakturownia.pl/315567-Faktura-Odwrotne-Obciazenie-" target="_blank">Odwrotne obciążenie</a></li>
    <li><a href="https://pomoc.fakturownia.pl/16605614-Eksport-towarow" target="_blank">Eksport towarów</a></li>
    <li>
        <a href="https://pomoc.fakturownia.pl/1236977-VAT-OSS" target="_blank">Faktury OSS</a> (z włączonym znacznikiem "Faktura OSS")
    </li>
    <li>
        <a href="https://pomoc.fakturownia.pl/96221545-Faktura-VAT-RR-czym-jest-" target="_blank">Faktury VAT RR (rolnicze)</a> – wysyłka opcjonalna.
    </li>
</ol>

<p><strong>Pamiętaj: faktury dla konsumentów (B2C) czy zagranicznych kontrahentów mogą podlegać innym zasadom – sprawdź aktualne wyłączenia w przepisach.</strong></p>

<h2 id="pobieranie">Jak pobrać faktury w formacie KSeF XML</h2>

<ol>
    <li>
        <strong>Pojedynczo</strong> – z poziomu <strong>okna Informacja KSeF</strong> danej faktury – przycisk <strong>Faktura KSeF (XML)</strong>
        <img alt="Dwa przyciski umożliwiające pobranie plików XML faktury: Faktura KSeF oraz UPO KSeF." src="https://assets2.intum.net/1/cms/assets/kb-old/s1/radgost/files/Zrzut_ekranu_2026-01-08_183810.png" class="w-auto max-w-full h-auto">
    </li>
    <li>
        <strong>Masowo</strong> – zaznacz wszystkie interesujące Cię faktury na liście faktur, a następnie wybierz jeden z eksportów w zakładce <strong>Eksport/Wydruki</strong> np. <strong>Pobierz pliki XML KSeF Faktur</strong>
        <img alt="Menu eksportu dokumentów z rozwijaną listą opcji, podświetlona opcja „Pobierz pliki XML KSeF faktur” w systemie Fakturownia." src="https://assets2.intum.net/1/cms/assets/kb-old/s1/radgost/files/Zrzut_ekranu_2026-01-08_183738.png" class="w-auto max-w-full h-auto">
    </li>
</ol>

<p>Kolumna z numerem KSeF dostępna jest w:</p>
<ul>
    <li>eksport do XLS (z pozycjami faktur),</li>
    <li>eksport do CSV,</li>
    <li>eksport do XLS,</li>
    <li>pobierz listę faktur w formacie PDF,</li>
    <li>eksport do XML.</li>
</ul>
<div class="bg-gray-100 dark:bg-amber-950 border border-gray-300 dark:border-amber-700 rounded px-4 py-3 my-4">
    <strong class="text-red-700 dark:text-amber-300">WAŻNE!</strong> <a href="https://pomoc.fakturownia.pl/200419092-jak-pobierac-faktury-kosztowe-wydatki-z-ksef-do-fakturowni#jzyk-wydatkw-pobieranych-z-ksef" target="_blank">Faktury wydatkowe pobierane z KSeF</a> są zawsze wyświetlane w języku polskim, niezależnie od ustawień językowych działu lub konta. Ustawienia językowe obowiązują wyłącznie dla faktur sprzedażowych oraz wydatków wprowadzonych poza KSeF.
</div>

<h4>Eksporty księgowe</h4>

<p>Dodaliśmy do eksportów księgowych <strong><a href="https://fakturownia.pl/apps/export-optima">ERP Optima</a></strong> oraz <strong><a href="https://fakturownia.pl/apps/symfonia_export">Symfonia</a></strong> pole z numerem KSeF. Pola zostały uwzględnione w miejscach przewidzianych przez dokumentację dostawców powyższych programów księgowych.</p>

<p>Pole z numerem KSeF zostanie dodane również w ramach innych naszych eksportów po udostępnieniu odpowiedniej dokumentacji przez pozostałych dostawców oprogramowań księgowych.</p>

<div class="bg-gray-100 dark:bg-amber-950 border border-gray-300 dark:border-amber-700 rounded px-4 py-3 my-4">
    <strong class="text-red-700 dark:text-amber-300">UWAGA!</strong> XML wygenerowany poprzez opcję <strong>Eksport KSeF XML fa(3)</strong> nie jest tym samym plikiem XML, który został <strong>wysłany do KSeF przez automatyczną integrację</strong>.<br>
    Przy wysyłce dokumentu przez integrację Fakturowni z KSeF, dokument trafia do KSeF m.in. w konkretnej sesji, z zapisaną datą i godziną wysyłki oraz <strong>unikalnym znacznikiem pliku</strong>. Ten właśnie XML (zgodny z tym, co przyjął KSeF) jest dostępny <strong>bezpośrednio pod dokumentem</strong> i tylko ten plik należy przekazywać do księgowości/klienta.<br><br>
    Ręczny <strong>Eksport KSeF XML fa(3)</strong> tworzy <strong>nowy plik XML</strong> w momencie kliknięcia eksportu – z <strong>innym znacznikiem</strong>, mimo że dane w środku mogą wyglądać identycznie.<br><br>
    Nie jest to ten sam XML, który został wysłany i zapisany w KSeF. Z tego względu:
    <ul>
        <li><strong>po wysyłce dokumentu do KSeF nie należy eksportować już XML ręcznie,</strong></li>
        <li><strong>zawsze pobierz XML dostępny pod dokumentem wysłanym do KSeF.</strong></li>
    </ul>
</div>

<div class="bg-gray-100 dark:bg-amber-950 border border-gray-300 dark:border-amber-700 rounded px-4 py-3 my-4">
    <strong class="text-red-700 dark:text-amber-300">WAŻNE!</strong> Nie zmieniaj nazw pobranych plików KSeF XML. W nazwie zawarty jest unikalny identyfikator KSeF powiązany z konkretną fakturą.
</div>

<h2 id="edycja">Edycja faktury po wysyłce do KSeF</h2>

<p>Po nadaniu numeru KSeF treści faktury nie edytujemy, ta funkcja zostaje automatycznie zablokowana.</p>

<p>Dostępne są wyłącznie:</p>
<ul>
    <li>zmiany w załącznikach (zobacz sekcję <a href="#zalaczniki">Załączniki a wysyłka faktury do KSeF</a>),</li>
    <li>uzupełnienia danych dla księgowych (np. pola pomocnicze: podatek dochodowy, VAT – bez modyfikacji treści faktury wysłanej do KSeF),</li>
    <li>zmiana magazynu, jeśli dla faktury nie został jeszcze wystawiony dokument WZ zgodnie z instrukcją&nbsp;<strong><a href="https://pomoc.fakturownia.pl/151702592-wybor-magazynu-z-poziomu-tworzenia-faktury#zmiana-magazynu-na-fakturze-zablokowanej-numerem-ksef" target="_blank">Zmiana magazynu na fakturze zablokowanej numerem KSeF</a></strong>.&nbsp;<img src="https://s3.eu-west-1.amazonaws.com/attachments.intum.net/1/ba9bdfa5951578b6b9ed10bb9aac55d832d6793d" alt="Podgląd faktury sprzedażowej z dostępną opcją edycji wybranych elementów w tym pól księgowych, załączników i magazynu." style="width: auto;">
    </li>
</ul>
<p>Jeśli potrzebujesz zmienić dane merytoryczne, wystaw <a href="https://pomoc.fakturownia.pl/89452541-Jak-utworzyc-korekte-do-faktury" target="_blank"><strong>fakturę korygującą.</strong></a></p>

<h2 id="zalaczniki">Załączniki a wysyłka faktury do KSeF</h2>

<p>Wysyłka faktury do KSeF nie wpływa na to, czy klient dostanie załączniki dodane do dokumentu – można je przesłać e-mailem zarówno przed, jak i po nadaniu numeru KSeF.</p>

<div class="bg-gray-100 dark:bg-amber-950 border border-gray-300 dark:border-amber-700 rounded px-4 py-3 my-4">
    <strong class="text-red-700 dark:text-amber-300">WAŻNE!</strong> Obecnie (od lipca 2026) faktury domyślnie wysyłają się z załącznikami. Wystarczy dodać załącznik do dokumentu, aby został automatycznie dołączony do wysyłanej wiadomości e-mail – niezależnie od tego, czy faktura ma już nadany numer KSeF, czyli również gdy edycja jej treści jest zablokowana. We wcześniejszych wersjach systemu (przed lipcem 2026) wymagane było dodatkowo oznaczenie załącznika jako widoczny dla klienta – obecnie nie jest to już konieczne.
</div>

<p>Więcej informacji znajdziesz w artykułach: <a href="https://pomoc.fakturownia.pl/317871-Dolaczanie-zalacznikow-do-przesylanej-faktury" target="_blank">Dołączanie załączników do przesyłanej faktury</a> oraz <a href="https://pomoc.fakturownia.pl/32446052-zbiorcza-wysylka-faktur-wraz-z-ich-zalacznikami" target="_blank">Zbiorcza wysyłka faktur wraz z ich załącznikami</a>.</p>

<h2 id="kiedy">Kiedy wysłać e-mail z fakturą do Klienta (Kontrahenta)?</h2>

<p>Wysyłka wiadomości z fakturą z poziomu Fakturowni aktywna będzie dopiero w momencie, gdy fakturze zostanie nadany <a href="http://pomoc.fakturownia.pl/156558251-Czym-jest-numer-KSeF-i-gdzie-zobaczysz-go-na-fakturze-w-Fakturowni-" target="_blank"><strong>numer KSeF</strong></a>. Numer KSeF zostanie przypisany do dokumentu samoczynnie, po zaakceptowaniu faktury przez Krajowy System e-Faktur.</p>

<img alt="Komunikat o błędzie podczas wysyłania faktury e-mailem – brak nadanego numeru KSeF w systemie Fakturownia." src="https://assets2.intum.net/1/cms/assets/kb-old/s1/radgost/files/wrsg.png" class="w-auto max-w-full h-auto">

<h2 id="faq">FAQ - pytania i odpowiedzi</h2>

<p>W poniższym artykule zebraliśmy najczęściej zadawane pytania w obszarze wysyłki dokumentów do KSeF: <a href="https://pomoc.fakturownia.pl/faq-wysylka-faktur-do-ksef-w-fakturowni" target="_blank">FAQ: wysyłka faktur do KSeF w Fakturowni - Odpowiedzi na najczęstsze pytania klientów</a></p>

<h3>1. Faktury cykliczne – jak są wysyłane do KSeF?</h3>

<p>Źródło dokumentu nie ma znaczenia: faktury utworzone w ramach cykli czy też tworzone po API wysyłają się automatycznie (gdy automat jest włączony) lub wymagają ręcznego zlecenia wysyłki – dokładnie tak samo, jak zwykłe faktury.</p>

<h3>2. Czy podpisywanie/wysyłanie wielu faktur naraz nadaje osobny numer KSeF dla każdej faktury?</h3>

<p>Tak. Nawet jeśli podpiszesz lub wyślesz wiele faktur „hurtowo", każda faktura jest osobnym dokumentem i dostaje własny numer KSeF oraz własny status (przyjęta/odrzucona/w trakcie).</p>

<h3>3. Czy mogę wysyłać faktury do KSeF w innej kolejności niż je wystawiłam?</h3>

<p>Tak. Możesz wysyłać je w dowolnej kolejności — ważne jest, żeby były wysłane zgodnie z obowiązującym trybem (online tego samego dnia albo w trybie offline, jeśli dotyczy). Numeracja w KSeF i tak jest niezależna od Twojej kolejności wysyłki.</p>

<h3>4. Czy w Fakturowni jest dostępne samofakturowanie oraz wysyłanie faktur wystawionych przez Nabywcę w KSeF?</h3>

<p>Nie, w Fakturowni to rozwiązanie nie jest dostępne.</p>

<p>Masz pytanie, na które odpowiedzi tu nie ma? Przejdź na naszą stronę <a href="https://fakturownia.pl/ksef-faq" target="_blank"><strong>Często zadawane pytania</strong></a>, gdzie sukcesywnie uzupełniamy ją o nowe odpowiedzi lub skorzystaj z zakładki <a href="https://fakturownia.pl/kontakt" target="_blank"><strong>Kontakt.</strong></a></p>

---

## Powiązane

- [Jak dodać warunki transakcji na fakturze KSeF?](https://pomoc.fakturownia.pl/jak-dodac-warunki-transakcji-na-fakturze-ksef.md)
- [Korekta do zera w KSeF – jak wycofać błędną fakturę?](https://pomoc.fakturownia.pl/korekta-do-zera-w-ksef-jak-wycofac-bledna-fakture.md)
- [Identyfikator wewn. z NIP (IDWew) w danych firmy – jak działa?](https://pomoc.fakturownia.pl/identyfikator-wewn-z-nip-idwew-w-danych-firmy-jak-dziala.md)
- [Jak dodać obciążenia i odliczenia na fakturze (KSeF) – węzeł Rozliczenie?](https://pomoc.fakturownia.pl/wezel-rozliczenie-jak-dodac-obciazenia-i-odliczenia-na-fakturze-ksef.md)
- [Ustawienia integracji z KSeF w Fakturowni – szczegółowe omówienie funkcji](https://pomoc.fakturownia.pl/ustawienia-integracji-z-ksef-w-fakturowni-szczegolowe-omowienie-funkcji.md)
- [Tryby awaryjne offline i offline24](https://pomoc.fakturownia.pl/200860128-tryby-awaryjne-offline-i-offline24.md)
- [KSeF w Fakturowni – od czego zacząć, prosto i krok po kroku](https://pomoc.fakturownia.pl/200767698-ksef-w-fakturowni-od-czego-zaczac-prosto-i-krok-po-kroku.md)
- [Tryb hybrydowy dla mikroprzedsiębiorców i firm bez obowiązku KSeF: odbiór kosztów i dobrowolna wysyłka sprzedaży do KSeF](https://pomoc.fakturownia.pl/200701733-tryb-hybrydowy-ksef-w-fakturowni-odbior-kosztow-i-dobrowolna-wysylka-sprzedazy.md)
- [Jak pobierać faktury kosztowe (wydatki) z KSeF do Fakturowni?](https://pomoc.fakturownia.pl/200419092-jak-pobierac-faktury-kosztowe-wydatki-z-ksef-do-fakturowni.md)
- [Jak połączyć Fakturownię z KSeF 2.0 - Uwierzytelnienie manualne – wgranie certyfikatów (uwierzytelniający i offline) z KSeF do Fakturowni](https://pomoc.fakturownia.pl/200350226-jak-polaczyc-fakturownie-z-ksef-2-0-uwierzytelnienie-manualne-wgranie-certyfikatow-uwierzytelniajacy-i-offline-z-ksef-do-fakturowni.md)
- [Jak połączyć Fakturownię z KSeF (DEMO) – autoryzacja integracji krok po kroku](https://pomoc.fakturownia.pl/197913379-jak-polaczyc-fakturownie-z-ksef-demo-autoryzacja-integracji-krok-po-kroku.md)
- [KSeF w Fakturowni – kluczowe informacje](https://pomoc.fakturownia.pl/193838251-ksef-w-fakturowni-kluczowe-informacje.md)
- [KSeF: Uprawnienia użytkowników w Fakturowni – kto może wysyłać dokumenty i jak to ustawić](https://pomoc.fakturownia.pl/159675649-ksef-uprawnienia-uzytkownikow-w-fakturowni-kto-moze-wysylac-dokumenty-i-jak-to-ustawic.md)
- [KSeF a wygląd faktury w Fakturowni: kod QR, link weryfikacyjny i numer KSeF (PDF/wydruk)](https://pomoc.fakturownia.pl/157412975-ksef-a-wyglad-faktury-w-fakturowni-kod-qr-link-weryfikacyjny-i-numer-ksef-pdf-wydruk.md)
- [Wysyłka e-maila z fakturą przy włączonej integracji z KSeF](https://pomoc.fakturownia.pl/157007738-wysylka-e-maila-z-faktura-przy-wlaczonej-integracji-z-ksef.md)
- [Czym jest numer KSeF i gdzie zobaczysz go na fakturze w Fakturowni?](https://pomoc.fakturownia.pl/156558251-czym-jest-numer-ksef-i-gdzie-zobaczysz-go-na-fakturze-w-fakturowni.md)