W tym artykule zebraliśmy odpowiedzi na najczęstsze pytania dotyczące wysyłki faktur do KSeF z poziomu Fakturowni. Dowiesz się z niego, jak działa wysyłka ręczna i automatyczna, jakie obowiązują terminy, które dokumenty trafiają do KSeF oraz co zrobić w sytuacjach nietypowych.
Jak działa wysyłka faktur z Fakturowni do KSeF
Jak wygląda wysyłka faktur z Fakturowni do KSeF?
Przy integracji Fakturowni z KSeF sam proces wystawiania dokumentów nie zmienia się. Różnica dotyczy sposobu ich przekazania do KSeF — ręcznie albo automatycznie.
Przy wysyłce ręcznej po zapisaniu dokumentu dostępne są dwa przyciski:
- Zapisz i wyślij do KSeF – widoczny tylko dla użytkowników z odpowiednimi uprawnieniami,
-
Zapisz – zapisuje dokument bez wysyłki, np. do późniejszej edycji, sprawdzenia lub akceptacji.
Przy wysyłce automatycznej dokument jest przekazywany do KSeF od razu po kliknięciu Zapisz, również tylko wtedy, gdy dokument wystawia użytkownik z uprawnieniem do wysyłki do KSeF.
Powiązany artykuł: Jak wysyłać faktury z Fakturowni do KSeF
Kiedy następuje wysyłka faktur do KSeF – od razu po zapisaniu faktury, przy próbie wysłania faktury mailem czy w innym momencie?
To zależy od ustawień na koncie:
- jeśli masz włączoną automatyczną wysyłkę, dokument trafia do KSeF od razu po jego zapisaniu,
- jeśli masz włączoną ręczną wysyłkę, dokument trzeba wysłać osobno przyciskiem Wyślij do KSeF.
Warto pamiętać, że faktury wystawione w KSeF dla polskich kontrahentów B2B nie muszą być przekazywane dodatkowo e-mailem. Nabywca odbiera je bezpośrednio w KSeF.
Czy mogę przygotować fakturę wcześniej i wysłać do KSeF później?
Tak, ale tylko wtedy, gdy korzystasz z ręcznej wysyłki faktur do KSeF. Możesz wtedy najpierw zapisać dokument, a dopiero później wysłać go do systemu.
Przed wysyłką zwróć uwagę na:
- poprawną datę wystawienia,
- termin przekazania dokumentu do KSeF.
Jeśli wysyłka następuje dzień później, dokument będzie obsłużony w trybie offline24.
Czy system zapamiętuje, że faktura została wysłana i nie wyśle jej po raz drugi do KSeF?
Tak. Po poprawnym przesłaniu dokument otrzymuje status i numer KSeF, dlatego nie jest wysyłany ponownie.
Czy w Fakturowni mogę sprawdzić, czy moja faktura została poprawnie wysłana do KSeF?
Tak. Informacja o statusie wysyłki jest widoczna na liście faktur.
Najczęstsze statusy to:
- Wysłano poprawnie – dokument został przyjęty przez KSeF i otrzymał numer KSeF,
- W trakcie wysyłki – dokument oczekuje na przetworzenie przez KSeF,
-
Błąd wysyłania – dokument został odrzucony i należy go poprawić, a następnie wysłać ponownie.
Powiązany artykuł: Jak wysyłać faktury z Fakturowni do KSeF
Terminy i moment wysyłki do KSeF
Czy faktura po wystawieniu jest od razu wysyłana do KSeF, czy mogę zlecić wysyłkę na koniec miesiąca?
Zgodnie z zasadami KSeF faktury należy wysyłać na bieżąco, a nie zbiorczo na koniec miesiąca.
W praktyce oznacza to:
- najlepiej wysyłać dokument tego samego dnia, w którym został wystawiony,
- w wersji produkcyjnej KSeF możliwe jest skorzystanie z trybu offline24, czyli dosłanie faktury najpóźniej w następnym dniu roboczym.
Tryb offline24 dotyczy sytuacji, gdy po stronie przedsiębiorcy występują przejściowe trudności techniczne.
Powiązany artykuł: Tryby awaryjne offline i offline24
Do ilu dni od daty sprzedaży lub wystawienia trzeba przesłać fakturę do KSeF?
Trzeba rozróżnić dwie kwestie:
- termin wystawienia faktury,
-
termin przesłania jej do KSeF.
Jeśli sprzedaż miała miejsce dziś, fakturę możesz wystawić zgodnie z przepisami nawet później — co do zasady do 15. dnia następnego miesiąca. Natomiast kiedy już wystawisz fakturę, należy przesłać ją do KSeF niezwłocznie.
W praktyce: - jeśli data wystawienia na fakturze jest dzisiejsza – dokument trafi do KSeF online,
- jeśli data wystawienia jest z wczoraj – dokument będzie obsłużony w trybie offline24,
- jeśli opóźnienie jest większe – przed wysyłką warto zmienić datę wystawienia na bieżącą.
Technicznie KSeF może przyjąć dokument wysłany kilka dni później, ale takie opóźnienie może wiązać się z ryzykiem sankcji za nieterminowe wystawienie dokumentu.
Czy mogę wysyłać faktury do KSeF w innej kolejności niż je wystawiam?
Tak. Kolejność wysyłki nie musi odpowiadać kolejności wystawiania faktur.
Trzeba jednak pamiętać, że dokumenty powinny zostać wysłane do KSeF w obowiązującym terminie — najlepiej tego samego dnia, a najpóźniej w trybie offline24, jeśli dotyczy.
Ustawienia wysyłki i automatyzacja
Czy mogę ustawić wysyłkę do KSeF raz dziennie o konkretnej godzinie?
Nie. Integracja nie przewiduje harmonogramu wysyłki o określonej porze dnia.
Dostępne są dwa modele:
- automatyczna wysyłka tuż po wystawieniu faktury,
-
ręczna wysyłka w wybranym momencie dnia.
Niezależnie od wybranego modelu trzeba pamiętać o terminie przekazania dokumentu do KSeF.
Czy można ustawić automatyczną wysyłkę faktur do KSeF tylko na określony czas?
Nie. Automatyczna wysyłka działa tak długo, jak jest aktywna w ustawieniach konta.
Jeśli włączysz automat, wszystkie nowe faktury wystawiane w tym czasie będą przekazywane do KSeF od razu. Dokumenty zapisane wcześniej i niewysłane trzeba wysłać osobno, np. ręcznie lub zbiorczo.
Czy mogę ustawić wysyłkę faktur do KSeF osobno dla każdego działu?
Nie. Ustawienia wysyłki do KSeF obowiązują dla całego konta.
Oznacza to, że nie można ustawić osobnego trybu dla poszczególnych działów, firm czy części zespołu. Takie rozwiązanie pomaga zachować spójność i ogranicza ryzyko pominięcia wysyłki.
Czy można ustawić, aby faktury były wysyłane do KSeF dopiero po opłaceniu?
Nie. Przy obowiązkowym KSeF faktura powinna zostać wysłana niezależnie od tego, czy została już opłacona.
Opóźnianie wysyłki do momentu płatności mogłoby spowodować naruszenie obowiązku przesyłania dokumentów do systemu.
Czy mogę wysłać wiele faktur naraz do KSeF? Nawet przy ręcznej wysyłce?
Tak. Możesz zaznaczyć na liście wiele dokumentów i kliknąć Wyślij do KSeF.
W jednej masowej wysyłce można wysłać do 100 faktur. Jeśli dokumentów jest więcej, będą przetwarzane kolejno, a ich status będzie stopniowo aktualizowany.
Czy wysyłając faktury zbiorczo, każda z nich otrzyma osobny numer KSeF?
Tak. Każda faktura — niezależnie od tego, czy została wysłana osobno czy w wysyłce zbiorczej — otrzymuje własny, indywidualny numer KSeF.
Czy nadal mogę wysyłać faktury mailem?
Tak, funkcja wysyłki e-mail pozostaje dostępna.
Trzeba jednak pamiętać, że:
- dla polskich kontrahentów B2B faktura trafia do odbiorcy przez KSeF,
- dla kontrahentów zagranicznych oraz konsumentów dokument nadal przekazujesz tak jak dotychczas, np. mailowo.
Powiązany artykuł: Wysyłka e-maila z fakturą przy włączonej integracji z KSeF
Czy mogę nadal wysyłać faktury do klientów mailem, jeśli obowiązkowy KSeF jest dla mnie dopiero od 1 kwietnia?
Tak. W takiej sytuacji warto korzystać z trybu hybrydowego.
W trybie hybrydowym:
- dokumenty kosztowe są pobierane z KSeF,
- dokumenty sprzedażowe wysyłasz do KSeF tylko wtedy, gdy chcesz.
Dzięki temu faktury, które nie zostały jeszcze wysłane do KSeF, można nadal edytować i wysyłać e-mailem jak dotychczas.
Gdy korzystanie z KSeF stanie się dla Ciebie obowiązkowe, trzeba ręcznie wyłączyć tryb hybrydowy w ustawieniach.
Powiązany artykuł: Tryb hybrydowy KSeF w Fakturowni
Czy faktury z WooCommerce, BaseLinker lub Allegro są wysyłane automatycznie do KSeF od razu po wystawieniu?
To zależy od tego, czy dana integracja została dostosowana do wymogów KSeF i do dokumentacji API.
Integracje przygotowane przez Fakturownię zostały dostosowane do obsługi KSeF. W przypadku innych integracji zewnętrznych może być konieczne ich odpowiednie dostosowanie przez dostawcę.
Jakie dokumenty trafiają do KSeF
Czy faktury dla osób fizycznych (B2C, bez NIP) trzeba wysyłać do KSeF?
Nie ma takiego obowiązku. Wystawianie faktur dla osób fizycznych w KSeF jest dobrowolne.
W ustawieniach integracji możesz zdecydować, czy takie dokumenty mają być przesyłane do KSeF.
Czy proformy, noty obciążeniowe lub uznaniowe oraz rachunki bez VAT muszą być wysyłane do KSeF?
Nie. Do KSeF trafiają wyłącznie:
- faktury,
- faktury korygujące.
Pozostałe dokumenty pozostają poza KSeF i przekazujesz je klientowi tak jak do tej pory.
Czy paragony z NIP (faktury uproszczone) będą w KSeF?
Do końca 2026 roku paragony z NIP do 450 zł pozostają wyłączone z wysyłki do KSeF.
Od 1 stycznia 2027 r. faktury uproszczone będą musiały być wystawiane w KSeF. W praktyce oznacza to, że paragon z NIP przestanie pełnić rolę faktury uproszczonej i konieczne będzie wystawienie do niego faktury ze znacznikiem FP w KSeF.
Czy faktury sprzedaży dla zagranicznych kontrahentów muszę wysyłać do KSeF?
Tak — jeśli wystawiasz dokument jako polski podatnik i jest to faktura w rozumieniu polskich przepisów VAT, dokument powinien trafić do KSeF również wtedy, gdy dotyczy kontrahenta zagranicznego.
Trzeba jednak pamiętać, że kontrahent zagraniczny nie odbierze takiej faktury z KSeF, więc dodatkowo należy przekazać mu dokument poza systemem, np. w formie PDF.
Czy fakturę ze stawką VAT 0% dla zagranicznej spółki trzeba wysyłać do KSeF?
Tak. Stawka VAT 0% nie zwalnia z wysyłki do KSeF.
W strukturze KSeF przewidziano osobne oznaczenia dla takich transakcji, m.in. dla:
- transakcji krajowych,
- WDT,
- eksportu.
Edycja, pobieranie i integracja
Czy mogę edytować faktury w Fakturowni przed ich wysyłką do KSeF?
Tak, ale tylko wtedy, gdy korzystasz z ręcznej wysyłki.
W takim modelu po zapisaniu dokumentu możesz go edytować dowolnie aż do momentu wysłania do KSeF. Po wysyłce edycja dokumentu nie jest już możliwa.
Czy mogę w Fakturowni edytować fakturę przesłaną już do KSeF i do klienta?
Nie. Faktury wysłanej do KSeF nie można już edytować.
Jeśli trzeba poprawić jej treść, należy wystawić fakturę korygującą.
Czy w Fakturowni mogę pobrać PDF faktury jeszcze niewysłanej do KSeF w celu jej wydrukowania?
Nie. Faktury nie można wydrukować przed jej wystawieniem.
Jeśli chcesz wcześniej pokazać klientowi dokument, najlepiej skorzystać z proformy.
Czy mogę pobrać faktury z systemu zewnętrznego, wgrać je do Fakturowni i za jej pośrednictwem przesłać do KSeF?
Tak. Możesz:
- wyeksportować dokumenty z zewnętrznego systemu,
- zaimportować je do Fakturowni,
- zaznaczyć je na liście,
- użyć funkcji Wyślij faktury do KSeF.
Czy jest możliwość wysyłki do KSeF z poziomu API?
Tak. Fakturownia umożliwia wysyłkę do KSeF z poziomu API.
API pozwala m.in. na:
- wysyłkę faktury do KSeF już podczas jej tworzenia,
- wysyłkę wcześniej wystawionych dokumentów,
- sprawdzenie statusu wysyłki,
- pobranie numeru KSeF.
Dokumentacja:https://github.com/fakturownia/API/blob/master/KSeF.md
Pytania praktyczne i sytuacje wyjątkowe
Co zrobić, jeśli w trybie ręcznym nie wyślę faktury do KSeF w dniu jej wystawienia?
Nie trzeba wystawiać faktury od nowa.
Jeżeli minął tylko 1 dzień, po prostu wyślij ją kolejnego dnia — system obsłuży ją w trybie offline24.
Jeżeli minęło kilka dni, przed wysyłką zmień datę wystawienia na aktualną, a dopiero potem kliknij Wyślij do KSeF.
Co się dzieje z fakturami w trybie offline24 po powrocie do trybu online? Czy wyślą się automatycznie?
To zależy od ustawień:
- przy automatycznej wysyłce dokumenty zgromadzone w kolejce zostaną przesłane automatycznie,
- przy ręcznej wysyłce trzeba je wysłać samodzielnie, np. zbiorczo z listy faktur.
Co, jeśli sprzedaż jest późno, np. o 23:59, i system nie zdąży wysłać faktury do KSeF?
W KSeF momentem wystawienia faktury jest chwila jej skutecznego przyjęcia przez system i nadania numeru KSeF.
Jeżeli dokument nie zostanie przyjęty jeszcze tego samego dnia, lecz dopiero następnego, będzie potraktowany jako faktura wystawiona w trybie offline. Jest to dopuszczalne, o ile mieścisz się w zasadach offline24.
Co, jeśli wystawię fakturę dziś, a do KSeF wyślę jutro?
W takiej sytuacji dokument zostanie obsłużony w trybie offline24.
Ten tryb pozwala dosłać fakturę najpóźniej do końca następnego dnia roboczego po jej wystawieniu. Warto pamiętać, że za doręczoną uznaje się ją dopiero w momencie nadania numeru KSeF.
To może mieć znaczenie np. przy fakturach wystawianych na przełomie miesięcy.
Co, jeśli omyłkowo wyślę do KSeF tę samą fakturę dwa razy?
W Fakturowni nie ma możliwości ponownego wysłania tego samego dokumentu do KSeF, jeśli został już poprawnie oznaczony jako wysłany.
Co z serwerami KSeF, jeśli wszyscy będą wysyłać faktury w tym samym czasie? Ile trwa nadanie numeru KSeF?
Dokumentacja KSeF nie wskazuje gwarantowanego czasu nadania numeru KSeF dla pojedynczego dokumentu.
W praktyce numer KSeF jest nadawany po skutecznej walidacji i przyjęciu faktury przez system. Zwykle następuje to w ciągu kilku minut, ale przy większym obciążeniu lub problemach technicznych czas ten może się wydłużyć.
KSeF działa asynchronicznie, a system przewiduje także mechanizmy awaryjne, takie jak tryby offline. W Fakturowni, jeśli odpowiedź z KSeF trwa dłużej, dokumenty mogą zostać obsłużone w trybie offline24, tak aby nie blokować bieżącej pracy.
Masz pytanie, na które odpowiedzi tu nie ma? Przejdź na naszą stronę Często zadawane pytania, gdzie sukcesywnie uzupełniamy ją o nowe odpowiedzi lub skorzystaj z zakładki Kontakt.