Najczęstsze błędy przy wysyłce faktur do KSeF i sposoby ich rozwiązania

Jeżeli wysyłka dokumentu do KSeF zakończy się błędem, na liście faktur w kolumnie KSeF pojawi się symbol ❗. Aby sprawdzić przyczynę problemu, kliknij tę ikonę przy wybranej fakturze. W wyświetlonym oknie znajdziesz szczegółowy komunikat zwrócony przez system. Wskaże on jaki element faktury wymaga poprawienia, by wysyłka mogła zakończyć się powodzeniem.

Poniżej opisaliśmy najczęściej występujące błędy podczas wysyłki do KSeF oraz sposoby ich rozwiązania.

AUTORYZACJA I UPRAWNIENIA

Najpierw zautoryzuj się w KSeF

Błąd oznacza, że połączenie z KSeF nie zostało jeszcze nawiązane lub sesja wygasła.
💡 Rozwiązanie:
Przejdź do ustawień integracji KSeF i ponownie wykonaj autoryzację.

Brak wskazanego właściciela certyfikatu

Komunikat oznacza, że użytkownik nie został prawidłowo przypisany do certyfikatu wykorzystywanego przez integrację.
💡 Rozwiązanie:
Sprawdź konfigurację użytkowników i uprawnień po przejściu do zakładki Ustawienia > Integracje i dodatki > KSeF > Ustawienia > Szczegóły i uprawnienia zgodnie z instrukcją uprawnienia użytkowników w Fakturowni – kto może wysyłać dokumenty i jak to ustawić.

Dokument nie może zostać przesłany do KSeF, ponieważ Sprzedawca nie jest zautoryzowany z Krajowym Systemem e-Faktur

Połączenie zostało utworzone, ale użytkownik nie posiada wymaganych uprawnień.
💡 Rozwiązanie:

1. Przejdź do zakładki Ustawienia > Integracje i dodatki > KSeF > Ustawienia > Szczegóły i uprawnienia.
2. Nadaj odpowiednie uprawnienia w Aplikacji Podatnika.
3. Odśwież sesję KSeF.

Nie udało się wysłać dokumentu (błąd 403)

Nie posiadasz odpowiednich uprawnień do wysyłania faktur.
💡 Rozwiązanie:

1. Nadaj odpowiednie uprawnienia w Aplikacji Podatnika.
2. Skontaktuj się z obsługą Fakturowni w celu odświeżenia sesji.
3. Więcej informacji znajdziesz w artykule najczęstsze problemy z konfiguracją integracji z KSeF.

Faktura była wysłana przed nawiązaniem połączenia z KSeF

Dokument został przygotowany do wysyłki jeszcze przed aktywacją integracji.
💡 Rozwiązanie:
Ponów wysyłkę faktury po prawidłowym połączeniu z KSeF.

Unieważniony certyfikat po stronie Aplikacji Podatnika

Certyfikat wykorzystywany do komunikacji z KSeF został unieważniony.
💡 Rozwiązanie:
Wygeneruj nowy certyfikat w Aplikacji Podatnika i ponownie skonfiguruj połączenie.

Przekroczono liczbę prób wysyłki faktury do KSeF

Ten komunikat wymaga dodatkowej weryfikacji przez dział techniczny.
💡 Rozwiązanie:
Skontaktuj się z obsługą Fakturowni i podaj numer dokumentu, którego dotyczy problem. Prześlij zgłoszenie poprzez LINK z przypisaną kategorią KSeF. W celu weryfikacji dokumentu nadaj również dostęp dla pomocy technicznej.

PROBLEMY Z DATAMI

Nieprawidłowy format daty na fakturze

Brak pełnej daty sprzedaży lub wpisano jedynie rok i miesiąc.
💡 Rozwiązanie:
Uzupełnij datę w formacie RRRR-MM-DD. Przykład: 2026-02-03

Błąd: „invalid date” / Error: Element P_6 is not a valid value of the atomic type

Data wykonania usługi została wpisana w nieprawidłowym formacie.
💡 Rozwiązanie:
Wybierz datę z kalendarza dostępnego przy polu „Data wykonania usługi”. Data musi mieć format RRRR-MM-DD.

PROBLEMY ZE STAWKAMI VAT

Stawka VAT jest nieprawidłowa

KSeF akceptuje wyłącznie stawki obowiązujące w Polsce.
Poprawne stawki:

• 23
• 8
• 5
• 0
• zw
• np

Dla stawek nieliczbowych należy używać małych liter.

Rodzaj dokonywanej sprzedaży nie może być pusty

Dotyczy faktur ze stawką „np”.
💡Rozwiązanie:
Wybierz rodzaj dokonywanej sprzedaży przed wysłaniem dokumentu. Sekcja ta jest dostępna na formularzu tworzenia faktury pod pozycjami. Więcej informacji w artykule określ rodzaj dokonywanej sprzedaży dla faktur ze stawką NP.

Podstawa zwolnienia z podatku VAT nie może być pusta

Dotyczy faktur ze stawką „zw”.
Rozwiązanie:
W danych firmy ustaw domyślną stawkę VAT „zw” oraz podstawę zwolnienia z VAT. Następnie zapisz zmiany. Więcej informacji, jak przypisać domyślną stawkę podatku dla działu znajdziesz w artykule domyślna stawka podatku na dokumentach działu.

Zaliczka z zamówienia ze stawką VAT „nie wyświetlaj” (disabled)

Zamówienie zostało utworzone przed wdrożeniem KSeF i zawiera starą, ukrytą stawkę VAT „nie wyświetlaj”. Zaliczka lub jej korekta wystawiona na podstawie takiego zamówienia dziedziczy tę stawkę, która nie jest akceptowana przez KSeF.

💡Rozwiązanie:
Jeśli zamówienie zawiera pozycję ze starą, ukrytą stawką VAT nie wyświetlaj i masz aktywną integrację z KSeF, system nie pozwoli wystawić nowej faktury zaliczkowej. Zostanie wyświetlony komunikat z prośbą o zmianę stawki VAT na zamówieniu (np. na zw lub np z uzupełnionym rodzajem sprzedaży), ponieważ dokument z dotychczasową stawką zostałby odrzucony przez KSeF.

Jeśli faktura zaliczkowa lub jej korekta zostały już wcześniej wystawione z takiego zamówienia, na podglądzie dokumentu pojawi się ostrzeżenie informujące, że KSeF może odrzucić dokument, wraz z sugestią wystawienia modyfikacji zamówienia z poprawioną stawką VAT.

PROBLEMY Z NUMERAMI IDENTYFIKACYJNYMI

NIP – wybrany rodzaj dokumentu wymaga podania przedrostka kraju

Najczęściej dotyczy faktur WDT.
💡 Rozwiązanie:
Dodaj kod kraju przed numerem NIP sprzedawcy. Przykład: PL1234567890.

NIP – pole nie może być korygowane

W KSeF nie ma możliwości korekty numeru NIP.
💡 Rozwiązanie:

1. Wystaw korektę całkowitą.
2. Wystaw nową fakturę z poprawnym numerem NIP.
   Jeżeli NIP nie był zmieniany, sprawdź zgodność danych pomiędzy fakturą pierwotną i korektą. Czy wystawienie korekty będzie poprawne dla Twojej transakcji skonsultuj z księgowością lub informacją podatkową. Wskazane rozwiązanie dotyczy wyłącznie aspektów technicznych.

Odbiorca – NIP nie może być puste

💡 Rozwiązanie:

• Jeżeli odbiorca jest osobą prywatną, zaznacz opcję Osoba prywatna.
• Jeżeli faktura ma zostać wystawiona dla firmy bez NIP, dodaj odpowiednie wartości w słowniku numerów identyfikacyjnych, a następnie na fakturze wybierz opcję brak. Jak dodać w słownikach dodatkowe oznaczenia dla numerów identyfikacyjnych przeczytasz w artykule jak zmienić typ numery identyfikacyjnego.

PROBLEMY Z DANYMI ADRESOWYMI

Kraj – nieprawidłowy kod kraju sprzedawcy lub nabywcy

Pole Kraj (Sprzedawcy lub Nabywcy) zawiera wartość spoza słownika KSeF (TKodKraju) — została wpisana ręcznie albo wybrano nieprawidłową pozycję. Zobaczysz komunikat: „[wartość]” nie jest w słowniku KSeF (TKodKraju). Wybierz inny kraj w danych sprzedawcy/nabywcy na fakturze.

💡 Rozwiązanie:

• na formularzu faktury wybierz kraj Sprzedawcy/Nabywcy z listy rozwijanej — nie wpisuj nazwy kraju ręcznie.
• jeżeli problem nadal występuje: wybierz tymczasowo inny kraj, zapisz dokument, ponownie wybierz właściwy kraj, zapisz zmiany - przed tym działaniem sprawdź, czy nie masz aktywnej automatycznej wysyłki do KSeF.

Dodatkowo: jeśli na koncie z aktywną integracją KSeF otworzysz fakturę, na której kraj Sprzedawcy lub Nabywcy nie znajduje się w słowniku KSeF, zobaczysz na formularzu faktury baner ostrzegawczy jeszcze przed próbą wysyłki, z informacją, którego pola dotyczy problem.

Miejscowość – nie może być puste

💡 Rozwiązanie:
Uzupełnij miejscowość w dedykowanym polu „Miejscowość”.

PROBLEMY Z KOREKTAMI

Brakuje danych faktury korygowanej

Przy aktywnej integracji z KSeF nie można wystawić korekty do dokumentu, którego nie ma w systemie.
💡 Rozwiązanie:
Odtwórz dokument pierwotny w systemie, a następnie wystaw do niego korektę zgodnie z instrukcją korekta danych na fakturze.

Do faktury została wystawiona faktura korygująca – wysyłka do KSeF jest zablokowana

Jeżeli istnieje już korekta, wysłanie faktury pierwotnej może spowodować niespójność danych.
💡 Rozwiązanie:

1. Najpierw wyślij fakturę pierwotną do KSeF - jeśli wystawiłeś już korektę, usuń ją z systemu.
2. Następnie wystaw korektę.
3. Wyślij korektę do KSeF.

Wysyłka zbiorcza faktury bazowej razem z korektą lub fakturą końcową

Jeśli w jednej wysyłce zbiorczej zaznaczysz jednocześnie fakturę bazową (lub zaliczkową) oraz jej korektę (lub fakturę końcową), Fakturownia automatycznie wyśle najpierw dokument bazowy, a wysłanie zależnego dokumentu odroczy do kolejnej próby.

⚠️ WAŻNE: Odroczony dokument otrzyma status błędu wysyłki z jednym z poniższych komunikatów. To nie jest błąd wymagający Twojej interwencji poza ponowieniem wysyłki - wystarczy spróbować ponownie po zakończeniu wysyłki dokumentu bazowego.

• „Poczekaj, aż zakończy się proces wysyłania do KSeF faktury bazowej [numer], a następnie ponów wysyłkę korekty.” - baza z tej samej paczki jest jeszcze w trakcie wysyłki.
• „Poczekaj, aż zakończy się proces wysyłania do KSeF faktury zaliczkowej, a następnie ponów wysyłkę faktury końcowej.” - analogicznie dla faktury końcowej i zaliczki.
• „Wysyłka faktury bazowej [numer] do KSeF nie powiodła się. Wyślij najpierw fakturę bazową, a następnie ponów wysyłkę korekty.” - wysyłka bazy z tej samej paczki zakończyła się błędem.
• „Wysyłka faktur zaliczkowych ([numery]) do KSeF nie powiodła się. Wyślij najpierw faktury zaliczkowe, a następnie ponów wysyłkę faktury końcowej.” - analogicznie dla zaliczek.

Po wysyłce zbiorczej, jeśli którykolwiek z zaznaczonych dokumentów nie został wysłany, zobaczysz komunikat:

„Część faktur nie została zlecona do wysłania do KSeF - sprawdź statusy na liście i w razie potrzeby ponów wysyłkę.”

Niepoprawny kod kraju sprzedawcy lub nabywcy przy wystawianiu korekty

Problem dotyczy korekt do faktur wystawionych przed wdrożeniem KSeF, na których pole Kraj Sprzedawcy lub Kraj Nabywcy zostało zapisane w starym, opisowym formacie (np. „Czechy”, „Niemcy”), którego system nie może zmapować na standardowy kod kraju.

Podczas wystawiania korekty może pojawić się jeden z komunikatów:

• „Faktura bazowa [numer]: niepoprawny kod kraju sprzedawcy/nabywcy „[wartość]”. Popraw dane na fakturze bazowej przed wystawieniem korekty.”
• „Niepoprawny kod kraju sprzedawcy/nabywcy „[wartość]”. Wybierz kraj Sprzedawcy/Nabywcy z listy przed wystawieniem korekty.”

💡 Rozwiązanie:
To, który komunikat zostanie wyświetlony, zależy od tego, czy do faktury bazowej została już wcześniej wystawiona inna korekta KSeF.

• Jeśli komunikat wskazuje fakturę bazową, otwórz fakturę wskazaną w komunikacie (klikając numer lub link) i popraw pole Kraj Sprzedawcy lub Kraj Nabywcy, wybierając kraj z listy rozwijanej. Nie wpisuj nazwy kraju ręcznie. Bez tej zmiany nie będzie możliwe zapisanie korekty.

• Jeśli komunikat nie wskazuje faktury bazowej, oznacza to, że do faktury bazowej została już wystawiona inna korekta KSeF i nie można jej edytować. W takiej sytuacji popraw pole Kraj Sprzedawcy lub Kraj Nabywcy bezpośrednio na tworzonej korekcie, wybierając kraj z listy rozwijanej.

Pole Kraj pozostawione puste jest automatycznie uzupełniane wartością Polska, a polskie warianty zapisu (np. „POLSKA”) są rozpoznawane automatycznie. Problem dotyczy wyłącznie niestandardowych zapisów krajów zagranicznych na fakturach wystawionych przed wdrożeniem KSeF.

Korekta KSeF musi zawierać wszystkie pozycje poprzedniego dokumentu / Pole “stan przed korektą” zostało zmodyfikowane / Pozycja w “stanie przed korektą” nie istnieje w poprzednim dokumencie

System dopasowuje pozycje korekty do pozycji z dokumentu pierwotnego na podstawie nazwy pozycji. Różnice w wielkości liter oraz dodatkowe/nadmiarowe spacje w nazwie są automatycznie tolerowane i nie powodują błędu. Błąd oznacza, że nazwa pozycji w korekcie rzeczywiście różni się treścią od nazwy na fakturze pierwotnej (lub ostatniej korekcie do niej) — najczęściej dotyczy to dokumentów tworzonych lub aktualizowanych przez API/integrację zewnętrzną.

💡 Rozwiązanie:

• Jeśli korekta przychodowa jest tworzona z poziomu formularza w systemie, wiersz „stan przed korektą” jest wczytywany automatycznie i zablokowany do edycji — błąd nie powinien wystąpić (patrz jak utworzyć korektę do faktury)
  UWAGA: dla korekt kosztowych (wydatkowych) ta blokada nie obowiązuje — wybranie podpowiedzi produktu w kolumnie „Po korekcie” może nadpisać wiersz „Przed korektą” i spowodować ten błąd, także przy tworzeniu korekty bezpośrednio z formularza w systemie, nie tylko przez API.
• Jeśli korekta jest wysyłana przez API, upewnij się, że nazwa pozycji w polu „stan przed korektą” jest identyczna z nazwą tej samej pozycji na fakturze pierwotnej (dopuszczalne są tylko różnice w wielkości liter i w liczbie spacji).
• Jeśli faktura ma kilka pozycji o tej samej nazwie, upewnij się, że kolejność/liczba pozycji w korekcie odpowiada dokumentowi pierwotnemu — w rzadkich przypadkach niejednoznacznego dopasowania system wybiera pozycję w kolejności dodania (FIFO).

PROBLEMY Z POZYCJAMI FAKTURY

Dodatkowe pole na pozycjach faktury is not included in the list: GTIN, PKWiU, PKOB, CN

KSeF akceptuje wyłącznie następujące pola:

• GTIN
• PKWiU
• PKOB
• CN
  💡 Rozwiązanie:
  Usuń własną kolumnę z pozycji faktury przed wysyłką do KSeF. Edytuj dokument i w sekcji pozycje skorzystaj z przycisku ukryj [nazwa kolumny]. Więcej informacji w artykule dodatkowe pole na pozycjach faktury.

Opis pozycji nr X przekracza limit 350 znaków

Opis produktu jest zbyt długi.
💡 Rozwiązanie:

1. Włącz wyświetlanie opisu produktu na pozycjach faktury zgodnie z instrukcją opis produktu wyświetlany na fakturze.
2. Skróć lub usuń opis.
3. Zapisz fakturę.
4. Ponownie wyślij dokument do KSeF.

Pole „Kod produktu” nie może przekraczać 50 znaków

Kod produktu może zawierać maksymalnie 50 znaków.
💡 Rozwiązanie:
Skróć kod produktu i zapisz dokument. Jeśli nie widzisz kodu produktu na fakturze, aktywuj jego wyświetlanie w ustawieniach konta zgodnie z instrukcją wyświetlaj kod produktu.

Niewidoczny/niedrukowalny znak w nazwie lub opisie pozycji - błąd serwera

Zwykle efekt skopiowania tekstu z pliku PDF, który zawiera ukryty znak niedozwolony w dokumencie XML wysyłanym do KSeF - niewidoczny znak kontrolny/bajt zerowy.
💡 Rozwiązanie:
Otwórz fakturę, wejdź w edycję pozycji, usuń i wpisz ponownie (lub wklej jako czysty tekst) nazwę/opis pozycji, zapisz dokument i wyślij ponownie do KSeF. System od teraz automatycznie usuwa takie znaki przy zapisie nowej lub edytowanej pozycji/produktu.

PROBLEMY Z RODZAJEM DOKUMENTU

Ten typ dokumentu nie wymaga wysyłki do KSeF

Najczęściej przyczyną jest użycie innego rodzaju numeru identyfikacyjnego niż NIP lub próba wysłania dokumentu nieobsługiwanego przez KSeF.
Sprawdź:

• czy w danych firmy wybrano numer identyfikacyjny typu „NIP”,
• czy dokument jest obsługiwany przez KSeF - pełną listę dokumentów objętych obowiązkiem wysyłki do KSF znajdziesz w artykule jakie typy dokumentów w systemie Fakturownia podlegają wysyłce do KSeF. Jeśli Twój dokument jest zgodny z listą, ale błąd nadal występuje, sprawdź czy w ustawieniach konta nie zmieniłeś nazwy dokumentu wyłączonego z obowiązku KSeF na własną.

Nie można utworzyć w KSeF faktury zaliczkowej bez utworzenia zamówienia

Faktura zaliczkowa musi być powiązana z zamówieniem.
💡 Rozwiązanie:

1. Utwórz zamówienie na pełną wartość transakcji.
2. Powiąż z nim fakturę zaliczkową.
3. Ponownie wyślij dokument.
   Jak wystawić fakturę zaliczkową do zamówienia przeczytasz w artykule tworzenie faktury zaliczkowej do zamówienia.

DUPLIKATY I LIMITY WYSYŁKI

Duplikat faktury

Faktura została już wcześniej prawidłowo przesłana do KSeF.
KSeF identyfikuje duplikaty na podstawie:

• NIP sprzedawcy,
• numeru faktury,
• rodzaju faktury.
  Ponowne wysłanie identycznego dokumentu nie będzie możliwe.

PROBLEMY Z DODATKOWYMI PODMIOTAMI

Rodzaj podmiotu - nie został wybrany

Dodano dodatkowego odbiorcę lub wystawcę na fakturze, ale nie wybrano dla niego pola Rodzaj podmiotu.

💡 Rozwiązanie: Edytuj dokument, w sekcji dodatkowego podmiotu wybierz Rodzaj podmiotu (np. Odbiorca, Dodatkowy Nabywca, Wystawca faktury) i zapisz dokument ponownie. Więcej o tym polu w artykule wielu odbiorców i wystawców na fakturze.