Jeżeli wysyłka dokumentu do KSeF zakończy się błędem, na liście faktur w kolumnie KSeF pojawi się symbol ❗. Aby sprawdzić przyczynę problemu, kliknij tę ikonę przy wybranej fakturze. W wyświetlonym oknie znajdziesz szczegółowy komunikat zwrócony przez system. Wskaże on jaki element faktury wymaga poprawienia, by wysyłka mogła zakończyć się powodzeniem.
Poniżej opisaliśmy najczęściej występujące błędy podczas wysyłki do KSeF oraz sposoby ich rozwiązania.
AUTORYZACJA I UPRAWNIENIA
Najpierw zautoryzuj się w KSeF
Błąd oznacza, że połączenie z KSeF nie zostało jeszcze nawiązane lub sesja wygasła.
💡 Rozwiązanie:
Przejdź do ustawień integracji KSeF i ponownie wykonaj autoryzację.
Brak wskazanego właściciela certyfikatu
Komunikat oznacza, że użytkownik nie został prawidłowo przypisany do certyfikatu wykorzystywanego przez integrację.
💡 Rozwiązanie:
Sprawdź konfigurację użytkowników i uprawnień po przejściu do zakładki Ustawienia > Integracje i dodatki > KSeF > Ustawienia > Szczegóły i uprawnienia zgodnie z instrukcją uprawnienia użytkowników w Fakturowni – kto może wysyłać dokumenty i jak to ustawić.
Dokument nie może zostać przesłany do KSeF, ponieważ Sprzedawca nie jest zautoryzowany z Krajowym Systemem e-Faktur
Połączenie zostało utworzone, ale użytkownik nie posiada wymaganych uprawnień.
💡 Rozwiązanie:
- Przejdź do zakładki Ustawienia > Integracje i dodatki > KSeF > Ustawienia > Szczegóły i uprawnienia.
- Nadaj odpowiednie uprawnienia w Aplikacji Podatnika.
- Odśwież sesję KSeF.
Nie udało się wysłać dokumentu (błąd 403)
Nie posiadasz odpowiednich uprawnień do wysyłania faktur.
💡 Rozwiązanie:
- Nadaj odpowiednie uprawnienia w Aplikacji Podatnika.
- Skontaktuj się z obsługą Fakturowni w celu odświeżenia sesji.
- Więcej informacji znajdziesz w artykule najczęstsze problemy z konfiguracją integracji z KSeF.
Faktura była wysłana przed nawiązaniem połączenia z KSeF
Dokument został przygotowany do wysyłki jeszcze przed aktywacją integracji.
💡 Rozwiązanie:
Ponów wysyłkę faktury po prawidłowym połączeniu z KSeF.
Unieważniony certyfikat po stronie Aplikacji Podatnika
Certyfikat wykorzystywany do komunikacji z KSeF został unieważniony.
💡 Rozwiązanie:
Wygeneruj nowy certyfikat w Aplikacji Podatnika i ponownie skonfiguruj połączenie.
Przekroczono liczbę prób wysyłki faktury do KSeF
Ten komunikat wymaga dodatkowej weryfikacji przez dział techniczny.
💡 Rozwiązanie:
Skontaktuj się z obsługą Fakturowni i podaj numer dokumentu, którego dotyczy problem. Prześlij zgłoszenie poprzez LINK z przypisaną kategorią KSeF. W celu weryfikacji dokumentu nadaj również dostęp dla pomocy technicznej.
PROBLEMY Z DATAMI
Nieprawidłowy format daty na fakturze
Brak pełnej daty sprzedaży lub wpisano jedynie rok i miesiąc.
💡 Rozwiązanie:
Uzupełnij datę w formacie RRRR-MM-DD. Przykład: 2026-02-03
Błąd: „invalid date” / Error: Element P_6 is not a valid value of the atomic type
Data wykonania usługi została wpisana w nieprawidłowym formacie.
💡 Rozwiązanie:
Wybierz datę z kalendarza dostępnego przy polu „Data wykonania usługi”. Data musi mieć format RRRR-MM-DD.
PROBLEMY ZE STAWKAMI VAT
Stawka VAT jest nieprawidłowa
KSeF akceptuje wyłącznie stawki obowiązujące w Polsce.
Poprawne stawki:
- 23
- 8
- 5
- 0
- zw
- np
Dla stawek nieliczbowych należy używać małych liter.
Rodzaj dokonywanej sprzedaży nie może być pusty
Dotyczy faktur ze stawką „np”.
💡Rozwiązanie:
Wybierz rodzaj dokonywanej sprzedaży przed wysłaniem dokumentu. Sekcja ta jest dostępna na formularzu tworzenia faktury pod pozycjami. Więcej informacji w artykule określ rodzaj dokonywanej sprzedaży dla faktur ze stawką NP.
Podstawa zwolnienia z podatku VAT nie może być pusta
Dotyczy faktur ze stawką „zw”.
Rozwiązanie:
W danych firmy ustaw domyślną stawkę VAT „zw” oraz podstawę zwolnienia z VAT. Następnie zapisz zmiany. Więcej informacji, jak przypisać domyślną stawkę podatku dla działu znajdziesz w artykule domyślna stawka podatku na dokumentach działu.
Zaliczka z zamówienia ze stawką VAT „nie wyświetlaj” (disabled)
Zamówienie zostało utworzone przed wdrożeniem KSeF i zawiera starą, ukrytą stawkę VAT „nie wyświetlaj”. Zaliczka lub jej korekta wystawiona na podstawie takiego zamówienia dziedziczy tę stawkę, która nie jest akceptowana przez KSeF.
💡Rozwiązanie:
Jeśli zamówienie zawiera pozycję ze starą, ukrytą stawką VAT nie wyświetlaj i masz aktywną integrację z KSeF, system nie pozwoli wystawić nowej faktury zaliczkowej. Zostanie wyświetlony komunikat z prośbą o zmianę stawki VAT na zamówieniu (np. na zw lub np z uzupełnionym rodzajem sprzedaży), ponieważ dokument z dotychczasową stawką zostałby odrzucony przez KSeF.
Jeśli faktura zaliczkowa lub jej korekta zostały już wcześniej wystawione z takiego zamówienia, na podglądzie dokumentu pojawi się ostrzeżenie informujące, że KSeF może odrzucić dokument, wraz z sugestią wystawienia modyfikacji zamówienia z poprawioną stawką VAT.
PROBLEMY Z NUMERAMI IDENTYFIKACYJNYMI
NIP – wybrany rodzaj dokumentu wymaga podania przedrostka kraju
Najczęściej dotyczy faktur WDT.
💡 Rozwiązanie:
Dodaj kod kraju przed numerem NIP sprzedawcy. Przykład: PL1234567890.
NIP – pole nie może być korygowane
W KSeF nie ma możliwości korekty numeru NIP.
💡 Rozwiązanie:
- Wystaw korektę całkowitą.
- Wystaw nową fakturę z poprawnym numerem NIP.
Jeżeli NIP nie był zmieniany, sprawdź zgodność danych pomiędzy fakturą pierwotną i korektą. Czy wystawienie korekty będzie poprawne dla Twojej transakcji skonsultuj z księgowością lub informacją podatkową. Wskazane rozwiązanie dotyczy wyłącznie aspektów technicznych.
Odbiorca – NIP nie może być puste
💡 Rozwiązanie:
- Jeżeli odbiorca jest osobą prywatną, zaznacz opcję Osoba prywatna.
- Jeżeli faktura ma zostać wystawiona dla firmy bez NIP, dodaj odpowiednie wartości w słowniku numerów identyfikacyjnych, a następnie na fakturze wybierz opcję brak. Jak dodać w słownikach dodatkowe oznaczenia dla numerów identyfikacyjnych przeczytasz w artykule jak zmienić typ numery identyfikacyjnego.
PROBLEMY Z DANYMI ADRESOWYMI
Kraj – wybierz kraj Sprzedawcy z listy
Kraj został wpisany ręcznie lub wybrano nieprawidłową pozycję.
💡 Rozwiązanie:
- Wybierz kraj z listy systemowej.
- Jeżeli problem nadal występuje:
- wybierz tymczasowo inny kraj,
- zapisz dokument,
- ponownie wybierz właściwy kraj,
- zapisz zmiany.
Miejscowość – nie może być puste
💡 Rozwiązanie:
Uzupełnij miejscowość w dedykowanym polu „Miejscowość”.
PROBLEMY Z KOREKTAMI
Brakuje danych faktury korygowanej
Przy aktywnej integracji z KSeF nie można wystawić korekty do dokumentu, którego nie ma w systemie.
💡 Rozwiązanie:
Odtwórz dokument pierwotny w systemie, a następnie wystaw do niego korektę zgodnie z instrukcją korekta danych na fakturze.
Do faktury została wystawiona faktura korygująca – wysyłka do KSeF jest zablokowana
Jeżeli istnieje już korekta, wysłanie faktury pierwotnej może spowodować niespójność danych.
💡 Rozwiązanie:
- Najpierw wyślij fakturę pierwotną do KSeF - jeśli wystawiłeś już korektę, usuń ją z systemu.
- Następnie wystaw korektę.
- Wyślij korektę do KSeF.
Wysyłka zbiorcza faktury bazowej razem z korektą lub fakturą końcową
Jeśli w jednej wysyłce zbiorczej zaznaczysz jednocześnie fakturę bazową (lub zaliczkową) oraz jej korektę (lub fakturę końcową), Fakturownia automatycznie wyśle najpierw dokument bazowy, a wysłanie zależnego dokumentu odroczy do kolejnej próby.
⚠️ WAŻNE: Odroczony dokument otrzyma status błędu wysyłki z jednym z poniższych komunikatów. To nie jest błąd wymagający Twojej interwencji poza ponowieniem wysyłki - wystarczy spróbować ponownie po zakończeniu wysyłki dokumentu bazowego.
- „Poczekaj, aż zakończy się proces wysyłania do KSeF faktury bazowej [numer], a następnie ponów wysyłkę korekty.” - baza z tej samej paczki jest jeszcze w trakcie wysyłki.
- „Poczekaj, aż zakończy się proces wysyłania do KSeF faktury zaliczkowej, a następnie ponów wysyłkę faktury końcowej.” - analogicznie dla faktury końcowej i zaliczki.
- „Wysyłka faktury bazowej [numer] do KSeF nie powiodła się. Wyślij najpierw fakturę bazową, a następnie ponów wysyłkę korekty.” - wysyłka bazy z tej samej paczki zakończyła się błędem.
- „Wysyłka faktur zaliczkowych ([numery]) do KSeF nie powiodła się. Wyślij najpierw faktury zaliczkowe, a następnie ponów wysyłkę faktury końcowej.” - analogicznie dla zaliczek.
Po wysyłce zbiorczej, jeśli którykolwiek z zaznaczonych dokumentów nie został wysłany, zobaczysz komunikat:
„Część faktur nie została zlecona do wysłania do KSeF - sprawdź statusy na liście i w razie potrzeby ponów wysyłkę.”
PROBLEMY Z POZYCJAMI FAKTURY
Dodatkowe pole na pozycjach faktury is not included in the list: GTIN, PKWiU, PKOB, CN
KSeF akceptuje wyłącznie następujące pola:
- GTIN
- PKWiU
- PKOB
- CN
💡 Rozwiązanie:
Usuń własną kolumnę z pozycji faktury przed wysyłką do KSeF. Edytuj dokument i w sekcji pozycje skorzystaj z przycisku ukryj [nazwa kolumny]. Więcej informacji w artykule dodatkowe pole na pozycjach faktury.
Opis pozycji nr X przekracza limit 256 znaków
Opis produktu jest zbyt długi.
💡 Rozwiązanie:
- Włącz wyświetlanie opisu produktu na pozycjach faktury zgodnie z instrukcją opis produktu wyświetlany na fakturze.
- Skróć lub usuń opis.
- Zapisz fakturę.
- Ponownie wyślij dokument do KSeF.
Pole „Kod produktu” nie może przekraczać 50 znaków
Kod produktu może zawierać maksymalnie 50 znaków.
💡 Rozwiązanie:
Skróć kod produktu i zapisz dokument. Jeśli nie widzisz kodu produktu na fakturze, aktywuj jego wyświetlanie w ustawieniach konta zgodnie z instrukcją wyświetlaj kod produktu.
PROBLEMY Z RODZAJEM DOKUMENTU
Ten typ dokumentu nie wymaga wysyłki do KSeF
Najczęściej przyczyną jest użycie innego rodzaju numeru identyfikacyjnego niż NIP lub próba wysłania dokumentu nieobsługiwanego przez KSeF.
Sprawdź:
- czy w danych firmy wybrano numer identyfikacyjny typu „NIP”,
- czy dokument jest obsługiwany przez KSeF - pełną listę dokumentów objętych obowiązkiem wysyłki do KSF znajdziesz w artykule jakie typy dokumentów w systemie Fakturownia podlegają wysyłce do KSeF. Jeśli Twój dokument jest zgodny z listą, ale błąd nadal występuje, sprawdź czy w ustawieniach konta nie zmieniłeś nazwy dokumentu wyłączonego z obowiązku KSeF na własną.
Nie można utworzyć w KSeF faktury zaliczkowej bez utworzenia zamówienia
Faktura zaliczkowa musi być powiązana z zamówieniem.
💡 Rozwiązanie:
- Utwórz zamówienie na pełną wartość transakcji.
- Powiąż z nim fakturę zaliczkową.
- Ponownie wyślij dokument.
Jak wystawić fakturę zaliczkową do zamówienia przeczytasz w artykule tworzenie faktury zaliczkowej do zamówienia.
DUPLIKATY I LIMITY WYSYŁKI
Duplikat faktury
Faktura została już wcześniej prawidłowo przesłana do KSeF.
KSeF identyfikuje duplikaty na podstawie:
- NIP sprzedawcy,
- numeru faktury,
- rodzaju faktury.
Ponowne wysłanie identycznego dokumentu nie będzie możliwe.