Inwentaryzacja produktów w magazynie

W Fakturowni można wystawić dokument "Inwentaryzacja" (remanent), który automatycznie zlicza aktualne stany magazynu. Pozwala on też skorygować stan magazynu do tzw. "spisu z natury". 

Aby wystawić dokument inwentaryzacji należy wejść w zakładkę  Magazyn > Dokumenty magazynowe > Nowy dokument i w rodzaju wybrać Inwentaryzacja.



W  rubryce Magazyn na formatce dokumentu inwentaryzacji, określamy dla jakiego magazynu będziemy wykonywać spis towarów.

W rubryce Waluta określamy walutę produktów, które mają być brane pod uwagę z danego magazynu, podczas inwentaryzacji. 

Rubryka Data wystawienia określa datę graniczną do jakiego momentu chcemy zliczyć stan magazynowy danego magazynu, od początku aktywacji tego magazynu. 
Ważna jest też możliwość zaznaczenia okna Nie uwzględniaj nieaktywnych produktów. Pozwala ona ominąć w dokumencie inwentaryzacji produkty usunięte, które mają status produktów nieaktywnych. Więcej informacji o produktach nieaktywnych znajduje się tutaj. 

Po kliknięciu przycisku Zapisz , program rozpoczyna zliczanie stanów i generowane dokumentu inwentaryzacji. 
 


Po wykonaniu przez system całej operacji należy kliknąć przycisk Gotowe. 



Program pokaże nam gotowy dokument inwentaryzacji uwzględniając: ilość produktu, korektę, cenę netto, wartość netto, podatek VAT, wartość brutto. W podsumowaniu dokumentu pojawią się wartości kwotowe podliczonego magazynu. 

Powyższy obraz celowo  pokazuje przykład ze stanami ujemnymi niektórych produktów, żeby zwrócić uwagę na opcje możliwości sprzedawania towaru, którego nie ma w magazynach co znaczy, że wystawiliśmy więcej dokumentów WZ niż dokumentów PZ dla danego produktu (dzieje się tak w momencie jeżeli nie zaznaczymy opcji "Nie pozwalaj sprzedawać produktów, których nie ma w magazynie" znajdującej się w zakładce Ustawienia > Ustawienia konta > Konfiguracja > Magazyny).

Uwaga!!! Nawet gdy w momencie wykonywania inwentaryzacji okaże się, że nie do wszystkich faktur sprzedażowych zostały uprzednio wystawione dokumenty magazynowe, Fakturownia asekuracyjne uwzględni ilości produktu, które zostały sprzedane bez dokumentów magazynowych, podczas zliczania stanu magazynu. 
Takie działanie systemu jest spowodowane dostosowaniem do przebiegu procesu transakcji kupna-sprzedaży: sprzedaż udokumentowana fakturą sprzedażową, dla której towar jest fizycznie wydawany, powinna skutkować pomniejszeniem dostępności tego towaru w magazynie. 
 

Co w momencie, gdy mamy też do dyspozycji tzw. "spis produktów z natury", czyli policzony ręcznie stan magazynu dla danych produktów?

W tym momencie możemy wprowadzić do dokumentu inwentaryzacji aktualny stan produktu, edytując go za pomocą przycisku Edytuj. 

 Pojawi nam się formularz, w którym będzie można zmienić rubrykę ilość, w każdym z produktów. 



Wprowadzone dane będą widoczne po zapisaniu zmian w rubryce Korekta.

Zapis inwentaryzacji jest traktowany jako zapis tymczasowy. Inwentaryzację można w każdym momencie edytować i nanieść kolejne korekty. 
Przydaje się to w momencie, gdy mamy bardzo dużo produktów w magazynie i w danym momencie ( jednego dnia) nie zdążyliśmy zrobić całego spisu z natury. Możemy wrócić do dokumentu, edytować go i dokończyć pracę. 

Inaczej jest natomiast z opcją ostatecznego zatwierdzenia dokumentu inwentaryzacji. 

Zatwierdzanie inwentaryzacji ( zapis końcowy). 

W systemie dodaliśmy opcję zatwierdzania inwentaryzacji, za pomocą której możemy zapisać ostateczną postać dokumentu, w momencie gdy już upewnimy się, że nie chcemy dokonywać kolejnych poprawek. 

Przycisk dostępny jest w poglądzie tymczasowo zapisanego dokumentu.  



Widzimy, że mamy też informacje o aktualnym statusie dokumentu: Dokument inwentaryzacji nie został zatwierdzony! W tym przypadku mamy możliwość ponownych edycji dokumentu i zmiany ilości. 

Po kliknięciu przycisku Zatwierdź inwentaryzację  program rozpocznie jej ostateczny zapis.



Po kliknięciu przycisku Gotowe, inwentaryzacja jest już zamknięta. W momencie gdy, chcielibyśmy edytować dokument i nanieść zmiany program pokażę nam komunikat Inwentaryzacja jest zamknięta i zablokuje nam możliwość edycji ilości produktów. 


Przycisk zatwierdzania inwentaryzacji dostępny jest też z poziomu edytowanego dokumentu. 


Dodatkowym przyciskiem wyboru przy opcji zatwierdzania inwentaryzacji jest wybór Przelicz inwentaryzację ponownie. Powoduje on przeliczanie systemowe inwentaryzacji ponownie, w momencie gdy po stworzeniu inwentaryzacji (ale przed zatwierdzeniem) dodaliśmy w międzyczasie dokument magazynowy w zakresie dat wchodzących w daną inwentaryzacje. 

UWAGA! Nie należy używać przycisku "Przelicz inwentaryzacje ponownie" w momencie gdy nanieśliśmy zmiany ręczne w ilości produktów w jeszcze niezatwierdzonej inwentaryzacji. Użycie przycisku spowoduje skasowanie danych Użytkownika i powrócenie do automatycznych przeliczeń systemowych. 



Drukowanie dokumentu inwentaryzacji. 



Dokument inwentaryzacji możemy wydrukować zarówno z cenami zakupu (zak), jak i z cenami sprzedaży. Możliwe jest też ukrycie cen.

Wystarczy skorzystać z menu podręcznego widocznego nad zapisanym dokumentem inwentaryzacji, a dokładniej z opcji Drukuj > Drukuj z cenami sprzedaży/Drukuj z cenami zakupu/Drukuj bez cen. 

Ważna jest też opcja Druku bez produktów, które mają stany zerowe, gdy dane produkty np. dawno nie były sprzedawane i nie chcemy żeby były ujęte w inwentaryzacji. 



Może się zdarzyć, że nie mając włączonej opcji Obsługa magazynów, wygenerowaliśmy już kilka faktur, a po włączeniu gospodarki magazynowej chcemy na koniec roku wygenerować inwentaryzację. Co stanie się wtedy z produktami, sprzedanymi na fakturach bez określonego magazynu? 

W momencie generowania inwentaryzacji program zasygnalizuje nam, że nie wszystkie faktury są przypisane do magazynu. 



Po wybraniu magazynu i kliknięciu przycisku Przypisz magazyn program pozwoli wykonać na nowo dokument inwentaryzacji. 

Zerowe ilości na podsumowaniu magazynowym przy dokumencie Inwentaryzacji. 

Gdy tworzone jest zestawienie dokumentów magazynowych w zakładce Magazyny > Dokumenty magazynowe, może się zdarzyć, że przy dokumencie inwentaryzacji ilościowej pojawiają się zera w kolumnach ilość i wartość. 



Nie są to wartości tego co inwentaryzacja zliczyła na magazynie np. na koniec roku. Zera sygnalizują nam, że nie było żadnych zmian wprowadzanych przez nas przy generowaniu tej inwentaryzacji. Czyli nie było ponownej edycji inwentaryzacji i wykonywania spisu z natury. Gdybyśmy zrobili spis z natury do danej inwentaryzacji i zmienili ilość produktów, zamiast zer pojawiłyby się konkretne wartości. 

Powyższa inwentaryzacja jest inwentaryzacją ilościową magazynu, ceny sprzedaży, czy zakupu na tą inwentaryzację pobierają się z karty produktu, a nie z dokumentów magazynowych. 
Do inwentaryzacji kosztowej w programie służy raport o nazwie "Inwentaryzacja kosztowa". 

Wypróbuj w Fakturowni