Fakturownia - pierwsze kroki w systemie
Ostatnia aktualizacja: 2024-09-06
Fakturownia to nowoczesne i intuicyjne narzędzie do zarządzania fakturami i finansami. System pozwala na szybkie i efektywne wystawianie faktur, śledzenie płatności oraz kontrolowanie stanu finansów firmy. W niniejszym artykule przeprowadzimy Cię przez pierwsze kroki w Fakturowni, pokazując, jak założyć konto, skonfigurować podstawowe ustawienia, wystawić swoją pierwszą fakturę oraz jak korzystać z dodatkowych funkcji, które mogą znacząco usprawnić zarządzanie finansami Twojej firmy. Dzięki temu poradnikowi, obsługa Fakturowni stanie się dla Ciebie prosta i intuicyjna, a Ty będziesz mógł skupić się na rozwijaniu swojego biznesu.
1. Załóż konto w systemie (jeśli jeszcze go nie masz)
Aby założyć konto w Fakturowni:
- przejdź na stronę główną Fakturowni i skorzystaj z przycisku Załóż konto lub Testuj za darmo (upewnij się, że adres strony rozpoczyna się od https, co zapewni Ci bezpieczeństwo połączenia);
- podaj swój adres e-mail oraz hasło i kliknij Zarejestruj się;
- nadaj nazwę dla swojego konta i przejdź do systemu za pomocą przycisku Przejdź do programu.
2. Zweryfikuj adres mailowy
Na adres mailowy, który podałeś przy rejestracji, system wyśle wiadomość z linkiem aktywacyjnym. Zachęcamy, aby zweryfikować adres mailowy na samym początku pracy z systemem. Weryfikacja adresu mailowego zapewni bezpieczeństwo danych, które będziesz przechowywać na koncie.
![E-mail powitalny od Fakturowni z linkiem do panelu, loginem użytkownika oraz linkiem do weryfikacji adresu mailowego.](https://files1.intum.net/r/radgost/files/32680/PIERWSZE_KROKI_weryfikacja_maila.png)
3. Wprowadź dane Twojej firmy
Po założeniu konta możesz od razu wystawić fakturę, klikając w widoczny na środku ekranu niebieski przycisk + Faktura, jednakże zacznijmy od konfiguracji najważniejszych ustawień Twojego konta.
Na początek uzupełnij dane Twojej firmy. W tym celu przejdź do menu Ustawienia > Dane firmy. Dane możesz wprowadzić ręcznie lub zaczytać je z bazy GUS, korzystając z przycisku Zaczytaj dane po NIP, REGON lub KRS. Dane, które wprowadzisz, będą automatycznie podstawiane na wystawianych dokumentach jako dane Twojej firmy.
Po zapisaniu danych Twojej firmy w każdym momencie możesz edytować je w zakładce Dane firmy.
Zobacz jak w ramach konta:
- stworzyć dział firmy
- dodać różne numery konta bankowego
- zmienić nazwę numeru identyfikacyjnego (domyślnie NIP)
4. Aktywuj niezbędne dokumenty przychodowe
W Fakturowni możesz wystawić wiele typów dokumentów, ale dla zachowania porządku na koncie sugerujemy włączenie tych, z których korzystasz na co dzień.
Aby zobaczyć pełną listę dokumentów, których możesz użyć, przejdź do menu Ustawienia > Ustawienia konta > Twoje konto. Na środku strony zobaczysz sekcję Jakie dokumenty wystawiać.
![Ustawienia wyboru typów dokumentów do wystawienia w programie Fakturownia, w tym faktury, noty księgowe, paragony, zamówienia, i oferty cenowe.](https://files1.intum.net/r/radgost/files/32680/PIERWSZE_KROKI_jakie_dokumenty_wystawia%C4%87.png)
5. Aktywuj niezbędne dokumenty kosztowe
Fakturownia to nie tylko dokumenty przychodowe, ale także możliwość dodawania dokumentów kosztowych Twojej firmy. Wprowadzając do systemu całą dokumentację, będziesz mieć możliwość odzwierciedlenia pełnej sytuacji finansowej Twojej firmy w szczegółowych raportach.
Jeżeli na pasku menu nie widzisz zakładki Wydatki, przejdź do menu Ustawienia > Ustawienia konta. W sekcji Jakie dokumenty wystawiać aktywuj dokumenty po stronie wydatków.
![Ustawienia dokumentów w programie Fakturownia, zakładka Wydatki, z zaznaczonymi opcjami Faktury, Rachunki i Paragony, oraz Import towarów - procedura uproszczona.](https://files1.intum.net/r/radgost/files/32680/PIERWSZE_KROKI_wydatki.png)
6. Ustaw format numeracji dokumentów
Jeśli korzystasz z własnego sposobu numeracji faktur, przed wystawieniem pierwszej faktury możesz zdefiniować w zakładce Ustawienia > Ustawienia konta > Numerowanie sposób numeracji Twoich dokumentów.
Sugerowanym przez Fakturownię, domyślnym formatem numeracji, jest nr-m/mm/yyyy, czyli kolejny numer dokumentu w danym miesiącu, łamane przez miesiąc, łamane przez rok. Numeracja dokumentów w tym formacie będzie resetować się co miesiąc. Format ten możesz zmienić korzystając z następujących zmiennych: yyyy, yy, mm, dd, nr, nr-m, nr-d.
![Ustawienia numerowania faktur w programie Fakturownia z rozwijaną listą przykładów formatów numerowania, z wybranym formatem nr/m/mm/yyyy.](https://files1.intum.net/r/radgost/files/32680/PIERWSZE_KROKI_numerowanie.png)
Wybierając format numerowania, możesz wybrać jeden z proponowanych formatów numeracji lub stworzyć swój własny format. Do formatu numeracji możesz wprowadzić także pewną stałą, określającą np. dział Twojej firmy. Jeśli chcesz, aby faktury były numerowane w sposób FV/UK/1/12/2018 skorzystaj z następującego formatu: FV/UK/nr-m/mm/yyyy.
Jeśli rozpoczynasz pracę z Fakturownią w środku roku i chcesz, aby numeracja była kontynuacją prowadzonej dotychczas numeracji, podczas wystawiania pierwszego dokumentu w systemie nadaj ręcznie odpowiedni numer faktury. System w polu numer domyślnie zaczyta 1. Jeśli ostatnia wystawiona faktura poza Fakturownią miała numer 16, w polu numer zmień ręcznie z 1 na 16. Dalsza numeracja będzie biegła względem najwyższego numeru wykorzystanego w danym formacie.
![Formularz edycji faktury w programie Fakturownia z zaznaczonym polem 'numer' w formacie nr/m/mm/yyyy, przykładowy numer 16/06/2024.](https://files1.intum.net/r/radgost/files/32680/PIERWSZE_KROKI_zmiana_numeru.png)
Zobacz jak w ramach konta:
- zmienić format numeracji korzystając z dostępnych zmiennych
- numerowane są dokumenty po stronie wydatków
- ustalić numerację oddzielną dla różnych działów/firm
7. Dokumenty z VAT i bez VAT
Na sposób wystawiania dokumentów bez wątpienia wpływ ma fakt, czy jesteś vatowcem, czy nie. Fakturownia domyślnie proponuje uwzględnianie na dokumentach podatku VAT w wysokości 23%. Jednak w ramach ustawień konta możesz zmienić zarówno nazwę podatku, jego stawkę, jak również zupełnie wyłączyć go na dokumencie.
Aby zmienić nazwę podatku przejdź do menu Ustawienia > Ustawienia konta > Konfiguracja > Faktury i dokumenty i zdefiniuj nazwę i/lub stawkę podatku, które będą Ci potrzebne. Na przykładzie pokazujemy hiszpański podatek IVA w wysokości 21%:
![Ekran konfiguracji w programie Fakturownia z zaznaczonym polem domyślnego procentu podatku 21 i nazwy podatku IVA.](https://files1.intum.net/r/radgost/files/32680/PIERWSZE_KROKI_podatek.png)
Kolumnę VAT możesz też wyłączać każdorazowo podczas wystawiania dokumentu, wybierając opcję nie wyświetlaj w kolumnie VAT% na formularzu tworzenia dokumentu.
Jeżeli nie wykazujesz na wystawianych dokumentach żadnej stawki podatku, możesz ją wyłączyć jednorazowo w ustawieniach konta. Przejdź do zakładki Ustawienia > Ustawienia konta > Twoje konto. W sekcji Faktury z VAT czy bez VAT (dawne rachunki) odznacz checbox przy opcji Uwzględniaj podatek VAT na fakturach i zapisz zmiany. Na formularzu kolumna VAT % nie będzie widoczna.
8. Uzupełnij bazę klientów i produktów (opcjonalnie)
Aby zacząć fakturowanie w Fakturowni nie musisz uzupełniać bazy produktów i klientów. Podczas wystawiania każdego dokumentu (po jego zapisie), wprowadzane dane będą zapamiętywane w systemie, a po przejściu do zakładki Produkty oraz Klienci zobaczysz tworzące się listy użytych danych. Dane, które będą zapisane na listach produktów i klientów będą podpowiadane automatycznie podczas wystawiania kolejnych dokumentów. Taka opcja przyspiesza wystawienie dokumentu oraz daje pewność, że nie pomylisz się wprowadzając dane za każdym razem ręcznie.
Powrót
Komentarze
Jan Malinowski
Do dzisiaj nie używałem podatku VAT więc wyłączyłem tę kolumnę i nie pojawiała się na tworzonych fakturach. Teraz będę wystawiał faktury z podatkiem VAT i zaznaczyłem opcję ale na nowych fakturach nadal się nie pojawia kolumna i trzeba ręcznie dodawać ją.
2019-03-01 15:54
Bagi
Proszę o udzielenie dostępu do konta dla pomocy technicznej: https://pomoc.fakturownia.pl/148038-Jak-udzielic-dostepu-Pomocy-Technicznej-
Pozdrawiam,
Bagi
2019-03-01 16:43
Andrii Gnatyshyn
2021-11-08 16:41
piotr.wajs
funkcja dopisania wartości takich jak: rozmiar, szerokość, wysokość, waga są wartościami czysto informacyjnymi dla danego produktu.
Nie pojawiają się jako sumaryczne jednostki na fakturach lub dokumentach magazynowych.
Pozdrawiam,
Piotr
2021-11-09 15:41
Zofia Przybyła
2023-09-22 13:55
michalb
proszę sprawdzić czy opcja dodania przedmiotowych danych do pola odbiorca będzie dla Państwa właściwym rozwiązaniem.
Instrukcja: https://pomoc.fakturownia.pl/7475280-Dodawanie-Odbiorcow-polaczonych-z-Nabywca-w-systemie-
Pozdrawiam,
Michał
2023-09-26 13:06
anonim
2024-09-04 22:07
michalb
jest możliwość wydruku faktury bezpośrednio z poziomu systemu.
https://pomoc.fakturownia.pl/126483-Jak-wydrukowac-oryginal-i-kopie-faktury
Pozdrawiam,
Michał
2024-09-05 13:32
Marzena
W dniu dzisiejszym nie dochodzą faktury wysłane mailem. Dla pewności wysyłane były również na mojego maila i niestety nadal nie dochodzi. Proszę o pomoc gdzie leży problem. Z góry dziękuję.
2024-09-05 16:21
szymonk
poproszę o zgłoszenie e-mailowe na: info@fakturownia.pl w którym będzie zawarty numer dokumentu, którego dotyczy problem z wysyłką.
Pozdrawiam,
Szymon
2024-09-06 12:44
Dodaj komentarz