Status dostarczenia faktury sprawdzisz w sekcji Aktywności związane z dokumentem pod podglądem faktury w Fakturowni. Funkcja przyda się każdemu, kto chce upewnić się, że kontrahent otrzymał dokument wysłany wprost z serwisu. Poniżej znajdziesz, jak do niej dotrzeć i jak odczytać wyświetlane statusy.
Jak sprawdzić, czy faktura dotarła do kontrahenta?
Panel aktywności jest dostępny dla wszystkich typów dokumentów dostępnych w systemie. Aby sprawdzić aktywności:
- przejdź do listy faktur w Fakturowni i kliknij numer faktury, którą chcesz sprawdzić, by przejść do jej podglądu,
- przewiń stronę w dół - pod treścią faktury znajdziesz sekcję Aktywności związane z dokumentem,
- odczytaj status przy odpowiedniej wysyłce - jeśli fakturę wysłano do kilku adresów jednocześnie, status wyświetla się osobno dla każdego adresata.
Statusy wysyłki faktur w systemie
Status wysyłki dokumentu może przyjąć jedną z następujących wartości:
🔵 Wysłano
Wiadomość została przekazana do wysyłki i oczekuje na potwierdzenie od serwera pocztowego kontrahenta. To stan przejściowy – w normalnych warunkach po chwili zmieni się na Dostarczono. Fakturownia nie narzuca limitu czasu oczekiwania – status zmieni się dopiero po odpowiedzi serwera pocztowego kontrahenta.
🟡 Odroczono
Serwer pocztowy kontrahenta chwilowo odrzucił wiadomość. Część serwerów stosuje tzw. greylisting – celowo blokuje pierwszą próbę dostarczenia od nieznanego nadawcy i oczekuje jej ponowienia. System ponawia wysyłkę automatycznie, więc nie musisz nic robić. Jeśli serwer kontrahenta ostatecznie odrzuci wiadomość, status zmieni się na Niedostarczono – choć w rzadkich przypadkach, gdy dostawca poczty nie wyśle potwierdzenia odrzucenia, status może pozostać jako Odroczono.
🟡 Oczekuje na KSeF
Status widoczny wyłącznie na kontach z aktywną integracją KSeF. Wysyłka e-maila jest wstrzymana do momentu, aż faktura otrzyma numer KSeF nadany przez Krajowy System e-Faktur (rządowy system do obsługi faktur elektronicznych). Wiadomość zostaje wysłana automatycznie po jego nadaniu – bez dodatkowej akcji z Twojej strony. Jeśli faktura nie otrzyma numeru KSeF (np. z powodu błędu po stronie systemu rządowego), wysyłka pozostaje wstrzymana bezterminowo – system nie anuluje jej automatycznie. Więcej informacji znajdziesz w artykule wysyłka e-maila z fakturą przy włączonej integracji z KSeF.
🟢 Dostarczono
Serwer pocztowy kontrahenta potwierdził przyjęcie wiadomości. Nie oznacza to, że kontrahent ją przeczytał – wiadomość mogła trafić np. do folderu SPAM. Fakturownia nie śledzi otwarcia wiadomości przez odbiorcę, dlatego nie możesz sprawdzić, czy faktura została faktycznie przeczytana.
🟢 Własny serwer
Status pojawia się na kontach korzystających z wysyłki przez własny serwer SMTP. W tym wariancie Fakturownia nie otrzymuje potwierdzeń dostarczenia, dlatego status nie informuje o rzeczywistym dotarciu wiadomości do kontrahenta – oznacza jedynie, że została ona przekazana do wysyłki przez Twój serwer pocztowy.
🔴 Niedostarczono
Wysyłka nie powiodła się. System wyświetla komunikat z przyczyną niedostarczenia, co ułatwia ustalenie źródła problemu – np. błędnego adresu e-mail lub przepełnionej skrzynki odbiorcy. Popraw adres e-mail kontrahenta i wyślij fakturę ponownie – formularz wysyłki zawsze tworzy nową wiadomość na podstawie aktualnych danych faktury.