Masz kilka działów w firmie i chcesz, żeby dokumenty były numerowane spójnie - bez chaosu i powtarzających się numerów? Dzięki funkcji wspólnej numeracji możesz połączyć różne typy dokumentów w jeden ciąg i zachować pełną kontrolę nad ich kolejnością. Sprawdź, jak to działa i kiedy warto z niej skorzystać, aby uniknąć bałaganu w numeracji.
Wspólna numeracja dokumentów o tym samym formacie
Wśród użytkowników Fakturowni są osoby, które w ramach jednego działu korzystają z różnych typów dokumentów i chcą, aby miały one wspólny schemat numeracji. Z myślą o nich wprowadzono opcję, która pozwala połączyć numerację - dzięki temu kolejne numery są nadawane naprzemiennie dla wybranych dokumentów.
Aby aktywować wspólną numerację dokumentów o tym samym formacie:
- Przejdź do zakładki Ustawienia > Ustawienia konta > Numerowanie,
- zaznacz pole wyboru Wspólna numeracja dokumentów o tym samym formacie,
- zatwierdź zmiany przyciskiem Zapisz.
Aktywacja tej opcji w ustawieniach ogólnych konta będzie miała wpływ na numerację we wszystkich działach - nawet jeśli w niektórych z nich włączono osobne ustawienia numeracji dokumentów.
Jeśli natomiast aktywujesz opcję Wspólna numeracja dokumentów o tym samym formacie z poziomu konkretnego działu, zmiana będzie dotyczyć wyłącznie tego działu, a nie wszystkich działów na koncie.
Wśród użytkowników Fakturowni są również osoby, które korzystają z możliwości tworzenia wielu działów firmy. W takich przypadkach numeracja dokumentów może się różnić w zależności od działu.
Przypadek 1 - ten sam format numerowania w jednym dziale
Jeżeli wystawimy kolejno: paragon, fakturę, paragon, fakturę o wspólnym formacie numerowania (nr-m/mm/yyyy), to bez włączonej opcji numery tych dokumentów będą się numerować: 1/04/2016, 1/04/2016, 2/04/2016, 2/04/2016. Po zaznaczeniu opisanego pola numeracja będzie taka: 1/04/2016, 2/04/2016, 3/04/2016, 4/04/2016.
Przypadek 2 - dwa działy z różnymi formatami numerowania
Mamy dwa działy. W pierwszym dziale numeracja dla paragonów i faktur to (nr-m/mm/yyyy), a w drugim dziale (nr/yyyy). Po włączeniu opcji dział pierwszy numeruje zamiennie faktury i paragony: 1/04/2016, 2/04/2016, 3/04/2016, 4/04/2016, dział drugi zaś: 1/2016, 2/2016, 3/2016, 4/2016. Tu wszystko jest dobrze. Specyficznym przypadkiem jest przypadek 3.
Przypadek 3 - dwa działy z takimi samymi formatami numerowania
Mamy dwa działy. W obu działach numeracja dla paragonów i faktur to (nr/yyyy), czyli paragony i faktury w każdym z działów numerowane są tak samo.
Bez uruchomienia opcji Wspólna numeracja dokumentów o tym samym formacie program ponumeruje dokumenty tak: paragon (dział 1) – 1/2016, faktura (dział 1) – 2/2016, paragon (dział 2) – 3/2016, faktura (dział 2) – 4/2016.
Po uruchomieniu opcji dla każdego z działów należałoby dodać np. literkę lub znak w numeracji działów, żeby odróżnić je od siebie - wtedy numeracja będzie zachowywać się jak w przypadku 2. Przykładowo: numeracja dla działu pierwszego A/nr/yyyy, numeracja dla działu drugiego B/nr/yyyy da w efekcie: paragon (dział 1) – A/1/2016, faktura (dział 1) – A/2/2016, paragon (dział 2) – B/1/2016, faktura (dział 2) – B/2/2016.
Wspólne numerowanie tych samych typów dokumentów a integracja z KSeF
Dla kont z aktywną integracją z Krajowym System e-Faktur działanie systemu w zakresie wspólnej numeracji dokumentów o tym samym formacie ulega zmianie.
W przypadku KSeF dokumenty o wspólnym polu RodzajFaktur=VAT (czyli w Fakturowni: faktura VAT, faktura MP, faktura marża, WDT oraz eksport towarów) - jeśli mają ustawiony identyczny schemat numerowania - otrzymują unikalne numery w ramach jednej serii.
Nawet jeśli na koncie nie jest aktywna opcja Wspólna numeracja dokumentów o tym samym formacie, system automatycznie sprawdza typ wystawianego dokumentu oraz przypisany do niego schemat numeracji. Jeśli schemat jest taki sam jak w przypadku innych dokumentów z tej grupy, kolejny numer zostanie nadany zgodnie z ciągłością numeracji.
Dzięki temu nie dojdzie do sytuacji, w której np. faktura VAT i faktura marża otrzymają identyczny numer (np. 1/04/2026). Jeśli faktura VAT otrzyma numer 1/04/2026, to faktura marża zostanie oznaczona jako 2/04/2026.